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11.10.2002 - 

Aus dem Giftschrank der Berater und Marktforscher

Rezepte gegen den IT-Kostendruck

MÜNCHEN (rg) - Nach einem Jahr Krise und weiterhin schlechten Aussichten steht das Thema Kosteneinsparungen ganz oben auf der Agenda vieler IT-Abteilungen. Beratungshäuser, selbst von der erlahmenden Nachfrage getroffen, haben das Thema aufgegriffen und warten nun mit Tipps zur geschickten Verwendung der beschränkten Budgets auf.

Die Meta Group hatte sich für ihre diesjährige Europa-Konferenz in München ein besonderes Finale ausgedacht. In einem abschließenden Schaulaufen erklommen alle anwesenden Analysten die Bühne in der Absicht, drei Kostenspartipps zu nennen. Jean-Louis Privedi, Meta-Group-Chef für Europa, den Mittleren Osten und Afrika, hatte ihnen die Aufgabe gestellt, sich dabei kurz zu fassen und Vorschläge zu machen, die sich gleich am ersten Arbeitstag nach dem Kongress umsetzen lassen sollten. Diese Vorgabe konnten jedoch die wenigsten erfüllen. Fazit: Schlaue Kniffe, mit deren Hilfe sich kurzfristig nennenswerte Kosteneinsparungen erzielen lassen, sind Mangelware. Möglichkeiten zur Kostenreduktion, die sich innerhalb Jahresfrist umsetzen lassen, bieten sich dagegen viele.

Bei der Meta Group steht, wie für fast alle Beratungsunternehmen und Marktforscher, das Thema IT-Inventur ganz oben auf der Prioritätenliste. Die bei vielen Anwenderunternehmen entstandenen heterogenen IT-Landschaften haben dazu geführt, dass in größeren Organisationen meist nicht klar ist, ob die vorhandenen Ressourcen optimal - und manchmal auch, ob sie überhaupt - genutzt werden. Außerdem kann kaum ein Unternehmen beziffern, welchen Beitrag einzelne Anwendungen zum wirtschaftlichen Ertrag des Unternehmens leisten.

Y2K-Chance nicht genutzt

Dabei standen alle Anwender vor zwei bis drei Jahren vor der Aufgabe, ihre gesamten IT-Strukturen gründlich zu durchleuchten, um ihre Systeme für den Wechsel in das neue Jahrtausend fit zu machen. Die allgemeine Verunsicherung und der in vielen Firmen entstandene Zeitdruck führten jedoch dazu, dass die wenigsten Unternehmen die Chance wahrnahmen, Prozesse und Strukturen aufzubauen, um neuerlichen Wildwuchs zu vermeiden. Nicht umsonst erfreut sich das Thema IT-Asset-Management erst jetzt wachsender Beachtung.

Die Meta Group unterscheidet zwei Bereiche, wo der Rotstift angesetzt werden kann. Zum einen sind dies IT-Leistungen, die lediglich Commodities darstellen, aber wenig zum Geschäftserfolg beitragen. Zum anderen sollte der Einsatz von nicht ausgereiften und überflüssigen Technologien vermieden werden. Für die kostensparende Umgestaltung von IT-Organisationen empfielt die Meta Group ein fünfstufiges Vorgehen: In einem ersten Schritt sollten Unternehmen herausfinden, wie groß der Wert jedes einzelnen IT-Elements für das Unternehmen ist. Eine geeignete Kategorisierung helfe nicht nur bei der Feststellung, welche Systeme abgeschaltet werden können, sondern auch bei der Frage, welche Projekte mit Nachdruck verfolgt werden sollten und welche besser auf Eis gelegt werden.

Fünf-Punkte-Plan der Meta Group

Daraus lässt sich - zweitens - eine Struktur für das IT-Portfolio-Management entwickeln. Dazu müssen alle Kostenarten analysiert und entsprechende Messgrößen definiert sein. Hier sei die Einrichtung entsprechender Scorecards hilfreich, so die Analysten. Der dritte Schritt besteht in der Festlegung, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht und wo proaktiv investiert werden sollte.

Erst wenn diese Punkte abgearbeitet sind, darf das Unternehmen nach Meta-Group-Lesart an die Technik herangehen. Dann zeige sich, auf welche Techniken das Unternehmen künftig setzen solle und welche besser nicht weiterverfolgt werden oder ob sich Teilbereiche für die Ausgelagerung an Dienstleister eignen. Zu guter Letzt bleibe die Transformation der eigenen IT-Abteilung, um sie auch personell in die Lage zu versetzen, die erarbeiteten Ziele zu erreichen.

IT-Verträge auf den Prüfstand

Für Anwender, denen diese Vorgehensweise zu akademisch erscheint oder die kurzfristig sparen müssen, hatten die Meta-Group-Mannen auch einige handfeste Tipps im Köcher. So empfahlen die Analysten den IT-Verantwortlichen, alle Verträge mit den Lieferanten von Hardware, Software und Dienstleistungen mindestens einmal pro Jahr zu überprüfen - und am besten sofort damit zu beginnen. Zu fragen sei, ob die Preise, Konditionen oder Service-Level-Agreements noch der aktuellen Marktsituation entsprächen.

Einen breiteren Rahmen nahm auf der Jahreskonferenz der Meta Group auch das Thema Outsourcing ein. Neben bestehenden Verträgen sollten die Unternehmen genau prüfen, welche IT-Bereiche sich für die Auslagerung eigneten. Dale Kutnick, Gründer und Research Director der Meta Group, riet dem Auditorium, Vorsicht walten zu lassen: "Lagern Sie nichts aus, was Sie nicht absolut verstanden haben." Erst wenn die Outsourcing-Strategie stehe, lohne ein Vergleich der verschiedenen Anbieter. Zudem sollten sich die Anwender bereits im Vorfeld etwaiger Verhandlungen Gedanken über Vertragskonditionen und geeignete Abrechnungsmodelle machen. Ohne diese Vorarbeiten sei nicht ausgeschlossen, dass die erwarteten Einsparungseffekte ausblieben.

Die Überprüfung von Outsourcing-Verträgen empfehlen nicht nur die Meta Group oder A.T. Kearney (siehe Kasten "Ansatzpunkte für die Kostenreduktion"). Auch Charles Homs, Senior Analyst European Corporate Technology bei Forrester Research, rät, die eingesetzten Dienstleistungspakete zu durchleuchten. Er gibt jedoch zu bedenken, dass der Wechsel zu neuen Outsourcing-Partnern meist ebenfalls mit erheblichen Kosten verbunden ist: " Umstellung und Eingewöhnungsphase sind nicht zu unterschätzen."

Sparen kostet Geld

Auch Homs empfiehlt dringend, zunächst zu untersuchen, wie viele der gekauften Softwarelizenzen nur im Schrank liegen. Besonders im Middleware-Bereich hätten viele Firmen Softwarepakete angeschafft, die nur zu einem Bruchteil wirklich genutzt würden. Robert Ziegler, Manager im Bereich Strategic Technology Consulting bei A.T. Kearney, rät zudem, Spezialanwendungen mit niedrigem Beitrag zum Geschäftserfolg durch Standardapplikationen zu ersetzen.

Woran es bei der aktuellen Spardiskussion am wenigsten mangelt, sind Kostenoptimierungsstrategien, die in der Anfangsphase erst einmal zum Teil beträchtliche Summen für die Einführung neuer Software verschlingen. Damit taugen sie wenig für die schnelle Entlastung des IT-Budgets. Da etlichen Marktforschern zufolge nicht damit zu rechnen ist, dass die IT-Budgets in absehbarer Zeit wieder kräftig wachsen, kann es sich zumindest mittelfristig rächen, derartige Ansätze kategorisch als "zu teuer" zu verwerfen. Irgendwann lassen sich diese Investitionen ohnehin nicht mehr aufschieben.

AMR Research hat beispielsweise einen Report mit Projektvorschlägen zusammengestellt, die auf Grund der notwendigen Aufwendungen nur für Firmen interessant sein dürften, deren IT-Budgets noch Spielraum bieten. Unter anderem haben die Analysten in vielen Großunternehmen unwirtschaftliche Datenauswertungssysteme ausgemacht. Durch viele innerbetriebliche Kompromisse sei dort ein Data-Mart-Wildwuchs entstanden, der zu erheblichen Kosten führe. Die so entstandenen Redundanzen lägen zwischen 35 und 70 Prozent. AMR empfiehlt daher jedem Unternehmen, das mehr als 15 Data-Marts unterhält, über eine Konsolidierung der Daten in einem Business Warehouse nachzudenken. Damit ließen sich nicht nur Kosten sparen, sondern obendrein auch echter Mehrwert für die Endanwender schaffen. Ähnliche Potenziale sieht AMR beim Reporting. Bei der Erstellung von Berichten würden meist ähnliche Formate und Berechnungen genutzt, in der Praxis aber fast alle Reporting-Prozesse neu aufgesetzt. Hier ließen sich durch die Einrichtung eines geeigneten Komponenten-Repositorys erhebliche Synergien erzielen.

Archivierung schafft Speicherkapazitäten

Im Speicherbereich sieht AMR ebenfalls erhebliche Sparpotenziale. Es sei zwar erwiesenermaßen sinnvoll, der Erhöhung des Speicherbedarfs mit den Konzepten Network Attached Storage (NAS) oder Storage Area Networks (SAN) zu begegnen. Daneben mache aber allein die Archivierung selten genutzter Daten bis zu 60 Prozent der Speicherkapazitäten frei. Durch den mit Hilfe des "Application Data Managements" (ADM) reduzierten Bestands an aktiv genutzten Daten lasse sich zudem die Performance der Applikationen erheblich steigern.

Diesen und ähnlichen Vorschlägen ist gemein, dass sie beträchtliche Anfangsinvestitionen verlangen, aber nur bei einem Erfolg der Projekte zu wirklichen Einsparungen führen. Derartige Kostensenkungsprogramme müssen also möglichst umsichtig angegangen werden, um nicht noch mehr Investitionsleichen anzuhäufen.

Ansatzpunkte für die Kostenreduktion

Robert Ziegler, A.T-Kearney-Manager im Bereich Strategic Technology Consulting, hat für die COMPUTERWOCHE eine Liste von Bereichen aufgestellt, die auf Kostensenkungspotenziale untersucht werden sollten:

-IT-Applikationsportfolio:

In vielen Unternehmen sind historisch gewachsene, heterogene Anwendungslandschaften zu finden, was einen hohen Aufwand bei der Weiterentwicklung und beim Betrieb zur Folge hat. Das bestehende Anwendungsportfolio ist zu überprüfen, und Spezialanwendungen mit niedrigem Beitrag zum Geschäftserfolg sollten durch Standardapplikationen ersetzt werden.

-IT-Organisation und Prozesse:

Indem Organisationsstrukturen und Prozesse auf eindeutige Verantwortungszuordnung und -effizienz untersucht werden, lassen sich nicht nur die Kosten reduzieren. Auch Servicequalität und Mitarbeiterzufriedenheit verbessern sich.

-IT-Projekte:

Laufende IT Projekte sollten auf Wertbeitrag und Risiko überprüft werden. Vorhaben ohne schlüssigen Business-Plan stoppen! Geplante Projekte sollten nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten priorisiert werden. Eine Straffung des Projekt-Managements und eine verbesserte Koordination führen zu weiteren Kostensenkungen.

-IT-Infrastruktur:

Die Komplexität der Infrastruktur ist ein wesentlicher Kostentreiber der IT. Durch eine Standardisierung der Hard- und Software lassen sich große Einsparungen in Beschaffung, Betrieb und Weiterentwicklung erreichen. Infrastrukturbereiche erstrecken sich dabei von Endgeräten über Kommunikationsnetze bis hin zu Systemarchitekturen.

-Make-or-Buy-Entscheidungen/Outsourcing:

Aus der Unternehmens- und IT-Strategie sollten Kernkompetenzen abgeleitet werden, die einen wettbewerbsdifferenzierenden Vorteil ausmachen. Für Nicht-Kernkompenzen wie PC-Support oder Rechenzentrumsbetrieb ist über eine Fremdvergabe zu entscheiden. Mittels Outsourcing lassen sich in der Regel nicht nur die Kosten senken; die Variabilisierung der Kosten erleichtert darüber hinaus die IT-Budgetplanung.

-Festlegung des benötigten Service-Levels:

Ein sehr hohes IT-Service-Niveau (fast 100 Prozent Systemverfügbarkeit, komplette Systemredundanz, luxuriös ausgestattete Arbeitsplatzrechner) bestimmt nachhaltig die IT-Kosten. Die Entscheidung über die Notwendig einer "Premium IT" muss in Einklang mit dem strategischen Vorteil getroffen werden.

- IT-Beschaffung/Management von Outsourcing-Partnern:

Verträge von Outsourcing-Partnern und IT-Lieferanten sollten regelmäßig auf marktübliche Preise überprüft werden. Einsparungen können dabei auch vergangenheitsbezogen verhandelt werden. Das Management der Partner sollte über Service-Level-Agreements erfolgen, in denen Leistungseinheiten, Preise und Servicequalität hinterlegt sind. Methoden des strategischen Beschaffungs-Managements, zum Beispiel Volumenkonzentration oder Global Sourcing, helfen, günstigere Einkaufspreise zu erzielen.

Teure Karteileichen

SAP-Systeme sind nicht nur in der Anschaffung teuer - auch im laufenden Betrieb entstehen Kosten unter anderem durch Wartungsgebühren. Durch geschicktes Accounting lassen sie sich aber reduzieren. Hierzu bieten verschiedene Unternehmen Werkzeuge an.

Basis für die Preisberechnung ist die Zahl der Benutzer in einem R/3- oder Mysap.com-System. Ein "Professional"-User schlägt zum Beispiel mit rund 3800 Euro zu Buche. Ein "Info"-Benutzer ist dagegen viel preisgünstiger. SAP vermisst Installationen regelmäßig und berechnet so die Wartungsgebühren. Unternehmen können also Geld sparen, wenn sie inaktive User-Accounts, Test-User oder Benutzer, die unnötige Rechte haben, rechtzeitig identifizieren und aus dem System entfernen beziehungsweise die Rechte kürzen. Mysap enthält hierfür Reports, die aber häufig umständlich zu erstellen und schwer zu interpretieren sind. Drittanbieter haben schon lange die Schwächen des Berechtigungskonzepts erkannt und bieten Zusatzwerkzeuge.

Die Kunden der Honico Systems GmbH, Hamburg, nutzen "Accountman" unter anderem für die Reduzierung der SAP-Kosten. SAP-Experte Ralf Kempf von Honico beobachtet, dass in wenig gepflegten R/3-Systemen die Quote inaktiver Benutzer nicht selten bei bis zu 25 Prozent liegt. Je nach Vertrag ließen sich die Wartungskosten also drastisch reduzieren. Unter anderem verwendet die Robert Bosch GmbH das Honico-Tool, um über 220 R/3-Systeme abzurechnen.

Auch das Tool "Checkaud for SAP R/3" der IBS Schreiber GmbH, Hamburg, ermöglicht entsprechende Auswertungen. So können damit zum Beispiel abgelaufene Benutzerkonten und Benutzer, die noch nie im System angemeldet waren, identifiziert werden.