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09.05.2003

Ricoh macht Schluss mit der Excel-basierenden Planung

Seit langem bemängelte die Konzernleitung des japanischen Druckerherstellers Ricoh die langen Planungszeiten, Berichtszyklen sowie geringe Qualität der Finanzinformationen in seiner Europa-Zentrale im englischen Telford. Laut Finance Manager John Gittins nutzte das sechsköpfige Team bis dato nur Excel-Spreadsheets. Diese haben seiner Erfahrung nach folgende Nachteile: zu hoher manueller Aufwand, Auswertungen dauern lange und sind zu unflexibel, es kommt immer wieder zu peinlichen Fehlern, Informationen werden nicht transparent, Best Practices lassen sich nur schwer umsetzen, die Ergebnisse sind zu komplex, und das Management muss sich zu sehr auf die Spreadsheets verlassen.

Ricoh entschied sich deshalb, eine Softwarelösung einzuführen, die den Planungsprozess automatisieren, beschleunigen und verbessern soll. Die Wahl fiel auf die Planungssoftware "Adaytum", da sie laut Gittins andere Produkte, einschließlich Cognos Finance, insbesondere durch ihre Web-Architektur, Flexibilität, leichte Implementierung und Marktreferenzen übertraf.

Die Software ließ sich innerhalb eines Jahres einführen, wobei die reine Implementierung nur drei Monate dauerte. Dabei mussten "kleine Excel-Königreiche in der Finanzabteilung beseitigt werden", sagte der Manager. Im Ergebnis sank die Planungszeit von drei Monaten auf drei Wochen. Weitere Vorteile sind bisher: ein Forecast, der sich nun alle drei Monate aktualisieren lässt, eine detaillierte Datenbasis für alle Planungsdaten, Unternehmensziele können besser mit den tatsächlichen Ergebnissen abgeglichen werden, Finanzberichte liegen sieben Tage vor Monatsende vor, und Unternehmensinformationen lassen sich statt in drei nun in zwei Wochen publizieren. Zudem arbeiten die derzeit 30 am Planungsprozess beteiligten Mitarbeiten enger zusammen als bisher, das Abstimmungsverfahren und die Verantwortlichkeiten für die Pläne sind klar, und Pläne lassen sich schneller erstellen oder ihr Status prüfen.