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IT-Training/Hoechst-Tochter Hiserv schult 30 000 Mitarbeiter

Rundum-sorglos-Paket nimmt Angst vor der R/3-Einführung

30.04.1999
Von Gabriele Müller* Ihr Konzept für die Einführung und Schulung von SAP R/3 überzeugte eine fachkundige Jury: Die Frankfurter Firma Hiserv gewann im Rahmen des vierten IT-Trainingskongresses die Auszeichnung für das beste Anwendertraining.

"Unser Erfolgsrezept?" Ulrich Bos muß nicht lange überlegen. "Als Hoechst-Tochterunternehmen verfügen wir über vielfältige Erfahrungen in der Prozeßindustrie", erklärt der Geschäftsführer der Hiserv Hightech International Services GmbH. Ihre genaue Kenntnis von Strukturen und Abläufen in großen Unternehmen und das nötige Trainings-Know-how haben die Frankfurter auch in ein Konzept eingebracht, mit dem sie auf dem vierten IT-Trainingskongreß in Bonn den IT-Trainings-Award gewannen.

"Wir hatten zwar ein gutes Gefühl, weil wir viele der geforderten Kriterien erfüllten, aber wir waren trotzdem überrascht, als es klappte", freut sich Bos. Die Jury würdigte bei der Preisverleihung ausdrücklich die "realisierte Synchronisation von Entwicklungsprozeß, Training und Implementierung einer SAP-Standardsoftware". Die Macher des Trainingskonzepts, unter anderen Simone Floß, Produkt-Manager für den Bereich Training, und Rainer Weilbächer, Leiter des Schulungsprojekts für die Firma Infraserv: "Der IT-Trainings-Award hat uns gezeigt, daß wir mit unserem Konzept auf dem richtigen Weg sind."

"Für alle Aufgaben sind motivierte und qualifizierte Mitarbeiter die unerläßliche Voraussetzung", betont Hiserv-Geschäftsführer Bos. "Und die müssen beim ständigen technologischen Fortschritt in der Informationstechnologie entsprechend sinnvoll geschult werden."

Kernpunkt der Schulungsphilosophie: "Wir liefern unseren Kunden individuelle Konzepte, in deren Mittelpunkt der Anwender steht." Das bewies das Unternehmen bei seinem ersten großen Referenzkunden, der Mutterfirma Hoechst AG. Als der Konzern 1994 seine bevorstehende Umstrukturierung bekanntgab, hatte das auch Auswirkungen auf die hauseigenen IT-Abteilungen. Gleich mit der Gründung als Tochterfirma bekam Hiserv den Auftrag vom Frankfurter Chemieriesen an rund 30000 Arbeitsplätzen bis zum Jahr 2001 innerhalb der gesamten Hoechst-Gruppe SAP R/3 einzuführen.

Die stolze Bilanz heute: Fast zwei Jahre vor dem angesetzten Endtermin hat Hiserv mehr als 200 R/3-Installationen unterstützt und realisiert. "Insgesamt haben wir bei diesem ersten großen Auftrag einige tausend Anwender geschult", berichtet Floß. Daß dies soviel schneller als geplant umgesetzt werden konnte, führt Hiserv-Chef Bos auch auf die Einbindung der Schulungsteilnehmer in das Gesamtkonzept zurück. "Wir haben von Anfang an versichert, daß durch die Einführung von SAP R/3 kein einziger Arbeitsplatz wegfallen würde. Wir haben den Kollegen auch klargemacht, daß sie mit diesen neuen Kenntnissen auch ihren eigenen Stellenwert erhöhen."

Wenn den Schulungsteilnehmern deutlich gemacht werde, daß ihr Fachwissen und ihre Erfahrung die Basis für die Softwareschulung seien, fühlten sich die zukünftigen SAP-Anwender auch motiviert, eigene Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Eine Strategie, die aufzugehen scheint, denn Mitte dieses Jahres werden die betreffenden Firmen der Gruppe mit einem Jahresumsatz von rund 50 Milliarden Mark auf SAP R/3 umgestellt sein. "Natürlich ist das für uns ein großer Erfolg, den wir als Referenz für weitere Kunden sehen", kann sich das Unternehmen freuen.

Eines dieser Einzelprojekte, für das Hiserv mit dem IT-Trainings-Award ausgezeichnet wurde, bestand in der Einführung und Schulung der Anwender bei Infraserv, einer Hoechst-Service- und Betreibergesellschaft für den Standort Frankfurt Hoechst mit rund 4200 Mitarbeitern. Infraserv wünschte ausdrücklich prozeßorientierte, maßgeschneiderte Trainingsmaßnahmen für die fast 1500 Teilnehmer, wie sich Rainer Weilbächer erinnert. "Die große Zahl der Anwender, die in sehr kurzer Zeit geschult werden mußten, erforderte eine akribische Vorbereitung."

Denn für die unterschiedlichen Interessen und Anwendungsgebiete im Unternehmen mußten jeweils viele Kurse auf verschiedenen Ebenen für unterschiedliche Anwendungsbereiche konzipiert werden, die größtenteils parallel stattfanden. "Die Firma Infraserv hat zehn Geschäftseinheiten", so Weilbächer. "Wir mußten für alle Anwender, gleich ob sie aus dem technischen Service, dem arbeitsmedizinischen Zentrum, dem Immobilien-Management, der Materialwirtschaft, dem Personalwesen, aus den Bereichen Finanzen und Controlling, Umwelt und Sicherheit, Informationstechnologie oder aus der Werkstechnik kamen, die passenden, genau abgestimmten Anwenderschulungen bereitstellen."

Dazu entwickelte das Hiserv-Team 34 Kurstypen, je nach Aufgabenfeld und Einsatz des Nutzers im Betrieb. Bis zu 30 Trainer hielten mehr als 400 Kurse ab, davon fanden zeitweise bis zu acht pro Tag gleichzeitig statt. Doch die Durchführung erforderte zunächst einen erheblichen organisatorischen Aufwand, wie Floß berichtet. "Alles in allem haben wir an die 5000 Einladungen an die Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen verschickt und zusätzlich in den sechs Wochen der Vorbereitung rund 2000 Telefonate geführt."

Vor dem eigentlichen Ausbildungsblock drückten auch die Trainer noch einmal die Schulbank. "Wir hatten erkannt, daß sich wegen der umfangreichen Projektarbeit und der zahlreichen SAP-Prozesse die Trainer möglichst früh das Know-how aus dem R/3-Projekt aneignen sollten", erklärt Floß. Hintergrund war, daß die Nutzer auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden bei ihrem ersten Kontakt mit R/3, also der Trainingsmaßnahme, bereits optimal und effizient in ihre neue Systemumgebung eingewiesen werden sollten. "Deshalb haben wir den sogenannten Power-Teacher-Ansatz verwirklicht", ergänzt Weilbächer.

Sechs Trainer arbeiteten von Anfang an, das heißt von März 1997, beim Einführungsprojekt direkt im Unternehmen mit. Sie konnten dadurch innerbetriebliche Prozesse und Besonderheiten ebenso gründlich kennenlernen wie die für den Kunden ausgewählten einzelnen SAP-Module. Für die Hälfte ihrer Arbeitszeit waren die Trainer so zunächst Teil des planenden und koordinierenden Projektteams. Die übrige Zeit konnten sie für die Konzeption der Kurse nutzen, gehörten dann also zum Trainingsteam.

Im September 1997 begann dann die eigentliche Schulungsphase, in der das Trainigsteam auf 30 Mitarbeiter verstärkt wurde. "Wichtig war auch die Einbindung der Co-Trainer, das heißt der Vor-Ort-Betreuer des Kunden bei der Trainingsumsetzung", erzählt Floß. Denn dieser Co-Trainer soll für die Schulungsteilnehmer als Ansprechpartner vor allem in Fragen der sich ändernden Organisationsstrukturen ständig präsent sein.

"Die Stärken unseres Konzepts? Zum einen, daß wir Schulungsunterlagen oder Übungen verwenden, die einen sehr großen Praxisbezug aufweisen." Dazu greife sein Unternehmen auf die Original-SAP-Standardmaterialien zurück, die ihm über die SAP-Ad- vanced Trainig Solution (SAP-Informationsdatenbank) zur Verfügung stünden. Außerdem benutze man die von Hiserv entwickelten Unterlagen und das existierende Datenmaterial des Kunden zur Erstellung des Kursmaterials.

Zum anderen unterscheide sich das Trainingskonzept aber auch durch seinen Aufbau von anderen Schulungen, so Weilbächer. Der Infraserv-Projektleiter nennt ein Beispiel: Für ein maßgeschneidertes Training sei es ganz entscheidend, die unterschiedlichen Bedürfnisse und Vorkenntnisse der jeweiligen Teilnehmer zu berücksichtigen. Vor das SAP-Training sei daher bei Bedarf eine Grundschulung etwa in Windows NT oder ein PC-Basistraining geschaltet.

Danach schließe sich mit der Einführung von R/3 - abhängig davon, ob die Anwender Grundkenntnisse besäßen oder nicht - der erste Schulungsteil für ein oder zwei Tage an. "Für ganz wichtig halten wir den Teil drei, eine Informationsveranstaltung, in der die sich ändernden Organisationsstrukturen und die Motivation der Anwender im Vordergrund stehen", erklärt Floß. "Hier haben die Anwender, nachdem sie einen ersten Einblick gewonnen haben, nochmals Gelegenheit, an ihre Führungsmannschaft Fragen zu stellen, Anregungen zu geben und Kritik zu üben." Diese Gelegenheit werde in aller Regel sehr gern genutzt und stärke auch die weitere Bereitschaft zum Lernen im dann folgenden eigentlichen Kernbereich des Trainings, weiß Produkt-Managerin Floß zu berichten.

Erst danach beginnen in der Regel die mehrtägigen Fachkurse und die erweiterten Übungen mit den ganz praktischen Leitfäden für den Arbeitsalltag, bevor die Teilnehmer in der Schlußphase gelernt haben, ihre betrieblichen Prozesse mit Hilfe von R/3 selbständig zu steuern. "Auch das unterscheidet uns von anderen Schulungsanbietern", ist Bos überzeugt. "Wir leisten eine kontinuierliche Betreuung der Anwender auch über den endgültigen Einführungstermin hinaus." Solcher Service wird bei den Frankfurtern als "Rundum-sorglos-Paket" für den Kunden bezeichnet.

"Nicht nur, daß ein Kunde die Installation des Systems und die Schulung der Mitarbeiter komplett an uns auslagert und sich damit auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann", heißt es. "Wir garantieren auch, daß die Anwender Inhalte vermittelt bekommen, die sie später in ihrem Aufgabenbereich einsetzen können." Dazu haben die Teilnehmer die Gelgenheit, schon während des Trainings mit einem eigenen System am Arbeitsplatz sämtliche Übungen und Varianten durchzuspielen. Nicht zu vergessen der Kostenvorteil, den Weilbächer ins Spiel bringt. "Firmen, die ihre Schulungsunterlagen in gleicher Qualität selbst konzipieren, müssen mit einem Zeitaufwand rechnen, der in etwa fünfmal höher ist und entsprechend mehr Kosten verursacht."

Mit solchen Argumenten und dem inzwischen erprobten Know-how wollen die Frankfurter auch weiter die Prozeßindustrie, von der Pharmabranche bis zur Spezialchemie, als Kunden gewinnen. Längst haben sie aber auch andere Branchen ins Visier genommen. Mit den Erfahrungen aus den Hoechst-Projekten und der engen Zusammenarbeit mit SAP wendet sich Hiserv jetzt verstärkt an Unternehmen aus den Bereichen Telekommunikation, Automobilindustrie oder Sozialversicherung. "Schon jetzt", kommentiert Bos, "haben wir rund 20 Prozent un- serer Kunden unabhängig vom Hoechst-Geschäft gewonnen. Diesen Anteil wollen wir weiter ausbauen.

HISERV

Die Hoechst-Tochter Hiserv, die im Juli 1996 gegründet wurde und zur Zeit rund 1100 Mitarbeiter in Europa, Asien, Australien und Amerika hat, versteht sich als weltweiter Full-Service-Anbieter für IT-Lösungen weltweit. Beratung, Implementierung und Betrieb von IT-Systemen, aber auch Schulungen, Support- und Helpdesk-Services gehören zu den Kernbereichen, in denen sich das Unternehmen auf dem Markt positioniert hat.

Angeklickt

Die Herausforderung bei Hiserv lautete, eine große Anzahl von Endanwendern innerhalb kurzer Zeit mit Training auf den SAP-R/3-Umstieg vorzubereiten. Als Erfolgsrezept für eine erfolgreiche Umsetzung nennt die Hoechst-IT-Tochter unter anderem die frühzeitige Einbindung der Benutzer sowie die Garantie, nach der Umstellung keinen Mitarbeiter zu entlassen.

Gabriele Müller ist freie Journalistin in Wuppertal.