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19.08.1983

RZ-Chefs kämpfen mit präziser Online-Verrechnung

Trotz hohen bürokratischen Aufwands sind DV-Manager und Controller nach wie vor darauf bedacht, in ihrem Unternehmen eine verursachungsgerechte DV-Kostenverrechnung durchzuführen. Besonders wichtig wird die exakte Verrechnung vor allem dann, wenn Fachabteilungen in eigener Verantwortung DV-Leistungen sowohl für Entwicklungen als auch für den laufenden Betrieb ordern. Jede Art von

Kostenumlage führe zu einer höheren Transparenz der DV-Aufwendungen, meint Wolfgang Dähnke, Geschäftsstellenleiter bei der GMO in Hamburg. Dies erhöhe letztlich das Kostenbewußtsein innerhalb der DV- sowie der Fachabteilungen. Rationale Gesichtspunkte könnten dadurch nach und nach das oft von Sachbearbeitern gewünschte

"Nice-to-have"-System ablösen.

Wolfgang Dähnke

Geschäftsstellenleiter Hamburg, GMO Gesellschaft

für Moderne Organisationsverfahren

mbH & Co., Hamburg

In den "Gründerjahren" der Datenverarbeitung stellte sich die Frage der Verrechnung von DV-Kosten- nicht, da sie im gesamten Kostenblock eines Unternehmens einen so geringen Anteil annahmen, daß man sich wenig Gedanken machen mußte und machte.

Die Situation hat sich grundsätzlich geändert. Heute betragen die DV-Kosten schon ein bis vier Prozent des Umsatzes. Ein Kostenblock also, über dessen Aufgliederung und Verteilung es sich nach dem Verursacherprinzip nachzudenken lohnt.

Zur Klarstellung soll der Begriff dieser Kosten kurz definiert werden.

DV-Kosten sind die Kosten, welche beim zur Verfügungstellen der Dienstleistungen "Informationsverarbeitung" anfallen. Also die Kosten für die hardwaremäßige Ausstattung eines Rechenzentrums, der dazugehörigen Räume und Energien und des notwendigen Personals wie Operating, Systemprogrammierung und Anwendungsentwicklung.

Aus obiger Definition ergeben sich demgemäß zwei Kostenblöcke, die zur Umverteilung anstehen:

1. Die dem Rechenzentrum zuzuordnenden Kosten des Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage (Produktionskosten) und

2. die Kosten für die Entwicklung von Anwendungssoftware.

Die Verteilung der Produktionskosten sollte konsequenterweise nach dem Grad der Nutzung erfolgen, wobei aber die Belastung der genutzten Ressourcen mit zu berücksichtigen ist.

Es erscheint notwendig, den gesamten Block der Produktionskosten aufzusplitten:

- Endbenutzergeräte, zum Beispiel Bildschirme, Bildschirmdrucker und die dazu notwendigen Steuereinheiten, stehen in den Räumen der Fachabteilung und sind dieser direkt zuzurechnen.

- Den Kosten der CPU und Systemsoftware sollten alle Personalkosten für Systemprogrammierung, Operating, AV direkt zugeordnet werden. Hieraus würde sich der Verrechnungsumsatz für die CPU-Stunde ergeben.

- Peripheriegeräte (Platten, Bänder etc.) sollten nach Belastung, also nach Zugriffen und nach Verweilzeit der Daten, den entsprechenden Fachbereichen belastet werden.

Über Protokolle (zum Beispiel SMF) könnte dem Benutzer eine genaue Auflistung seiner pro Applikation anfallenden Kosten zugestellt werden.

Die Kosten für den Betrieb des Rechenzentrums würden am Beginn einer Abrechnungsperiode anhand der Vergangenheitsdaten kalkuliert und dem Benutzer offen zur Verfügung gestellt. Am Ende einer Abrechnungsperiode erfolgt dann eine Nachkalkulation, die zu einer entsprechenden Be- beziehungsweise Entlastung der einzelnen Bereiche führen könnte.

In bezug auf die Kosten für die Anwendungsentwicklung ist ähnlich zu verfahren. Das Kostenbudget der Entwicklungsmannschaft wird am Anfang einer Periode kalkuliert. In dieses Budget fließen Gehälter, Raumkosten, Verwaltungsaufwendungen ein.

Hieraus und aus der Entwicklungskapazität ergibt sich der kalkulatorische Stundensatz für eine Systementwicklungsstunde.

Ein zu entwickelndes Anwendungssystem würde mit diesem Verrechnungsstundensatz zuzüglich der Maschinenbelegung kalkuliert und der Fachabteilung belastet. Nach Abschluß des Projektes ist auch hier eine Nachkalkulation mit entsprechender Be- beziehungsweise Entlastung notwendig.

Diese Art der Umlage der Systementwicklungskosten bietet die folgenden Vorteile:

1. Die Fachabteilung wird frühzeitig in die Systementwicklungsphase eingebunden.

2. Die Systementwicklung erfolgt nach rein rationalen Gesichtspunkten, "Nice-to-have"Systeme werden nicht entwickelt.

3. Die Fachabteilungen führen eine strenge Kostenkontrolle der DV-Abteilung durch.

Jede Art der Kostenumlage bewirkt eine wesentliche höhere Transparenz der DV-Kosten, was letztendlich zu einem höheren Kostenbewußtsein innerhalb der DV-Abteilungen und Fachabteilungen führen wird.

Günter Schmitz

Leiter des DV-Controlling

Stahlwerke Peine-Salzgitter

AG, Salzgitter

Der Datenverarbeitung wurde in den letzten Jahren neben der Aufgabe der Rationalisierung auch die Funktion Übertragen, die verschiedenen unternehmensspezifischen Informationsprozesse miteinander zu verknüpfen. Komplexe, bereichsvernetzende Anwendungen - integrierte Informationssysteme - wurden entwickelt.

Dezentrale Datenverarbeitungssysteme, als ergänzende Bausteine der zentralen Datenverarbeitung, stehen heute immer stärker im Mittelpunkt jeder DV-Investitionsplanung. Dem vielfältigen Hardwareangebot mit sinkenden Beschaffungskosten stehen steigende Entwicklungs- und Betriebskosten gegenüber.

Der Forderung des Managements nach aktuellen und qualifizierten Entscheidungshilfen zur optimalen Unternehmensführung wird versucht durch Nutzung immer neuer DV-Technologien zu entsprechen.

Nur eine zentral durchgeführte Planung und Realisierung dieser Informationsprojekte mit seinen verteilten DV-Systemkonzepten und der Einsatz standardisierter Software können unkontrollierte Kostenentwicklungen verhindern.

In wirtschaftlich angespannten Zeiten hat sich das Kostenbewußtsein des Anwenders auch bei der Planung seiner DV-Projekte stärker ausgeprägt. So steht der Datenverarbeiter vor der Aufgabe, seinem zukünftigen Kunden, dem Anwender, frühestmöglich und verbindlich die zu erwartenden DV-Projektkosten als eine Basisinformation für jede Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu nennen.

Andererseits benötigt auch die Datenverarbeitung selbst diese Informationen als Planungsgrundlage für ihre zu erbringenden DV-Dienstleistungen.

Dieser Zielsetzung Rechnung tragend, hat die zentrale Datenverarbeitung der Stahlwerke Peine-Salzgitter AG, die DV-Dienstleistungen für das eigene Unternehmen und Gesellschaften der Salzgitter-Gruppe erbringt, für die Kostenplanung und die Verrechnung ihrer Leistungen ein dialogorientiertes zentrales Erfassungs- und Steuerungssystem (Zeus) entwickelt.

Ziel dieses Verfahrens war es, die Kostenverrechnung für DV-Dienstleistungen transparent zu gestalten, kostendeckend zu arbeiten und die Leistungen für alle DV-Kunden mit einheitlichen Kostensätzen zu berechnen. Die direkt und indirekt in der DV anfallenden Kosten müssen hierzu sachgerecht einzelnen Leistungen zugeordnet werden, um anschließend die Inanspruchnahme der verschiedenen Leistungen bewerten und jedem Kunden/Auftrag in Rechnung stellen zu können.

Voraussetzung für ein funktionierendes DV-Controlling und ein effizientes Arbeiten mit diesem System ist der Zwang zur Planung der Kosten und Erlöse im Dienstleistungsbereich Datenverarbeitung. Kostensätze je Leistungsart für die Leistungsverrechnung und die Vorgabe von Erlösen je Kostenstelle/Projektleiter sind damit Vokabeln des Datenverarbeiters geworden.

Jeder Projektverantwortliche hat heute für die von ihm zu erbringende DV-Dienstleistung - differenziert nach laufender, maschineller Verarbeitung im Rechenzentrum und kreativer Leistung in der Softwareentwicklung - eine Kalkulation zu erstellen, die nach Auftragserteilung durch den Anwender dann seinen Kostenrahmen für diese DV-Projektrealisierung limitiert.

Die laufende Erfassung und Zuordnung aller verbrauchten Ressourcen (automatische Erfassung für RZ-Leistungen und manuell aus den Tätigkeitsberichten des kreativen Bereichs) führt zu einem immer aktuellen, maschinell erstellten Soll-/Ist-Vergleich aller Leistungen eines DV-Projektes.

Dem Projektleiter steht heute damit ein Planungs- und Steuerungswerkzeug zur Verfügung, das ihm über seinen Bildschirm permanent jede quantifizierte Planabweichung zur Kenntnis gibt und ihm damit ein gezieltes Eingreifen für gesteuerte Maßnahmen bei Kosten-Outline-Situationen ermöglicht.

Nach über zweijähriger Erfahrung mit diesem System können wir andererseits auch feststellen, daß die Transparenz in der Kostenverrechnung nach dem Verursachungsprinzip und damit die Gleichbehandlung aller DV-Anwender das notwendige Vertrauen für ein erfolgreiches Zusammenarbeiten zwischen Anwender und Datenverarbeiter geschaffen haben.

Udo-Achim Wrieske

Inhaber und Geschäftsführer der Wrieske Gruppe BDU,

Hamburg

Mit der stetig voranschreitenden Entwicklung der Bildschirmverarbeitung gewinnt der Einsatz der EDV auch für diejenigen Bereiche der Unternehmen an Bedeutung, die bisher einen sinnvollen und wirtschaftlichen Nutzen nicht erkennen konnten. Der Benutzer, der grundsätzlich die Vorteile der EDV erkannt hat, wünscht sich eine Anwendung, welche er von der Art, dem Inhalt, der Durchführung und den möglichen Kosten her verantwortlich überblicken kann.

Art, Inhalt und Durchführung einer Anwendung kann der Benutzer hinreichend genau untersuchen.

Die Abschätzung und Beurteilung möglicher beziehungsweise tatsächlich anfallender Kosten aus dem Einsatz der EDV ist häufig nicht genau möglich.

Bei pauschaler Verrechnung der EDV-Kosten im Sinne von Umlagen ergibt sich zudem das Problem, daß die EDV-Klein-Verbraucher mit relativ hohen Kosten belastet werden. Das führt oft dazu, daß diese Benutzer von einer EDV-Unterstützung aus Kostengründen Abstand nehmen oder für die gleichen Kosten ein dezentrales, mittleres oder kleines EDV-System unterhalten können, mit dem sie die gleichen Aufgaben (aber kostengünstiger) lösen können wie als Benutzer eines Großsystems der EDV.

Eine gerechte Kalkulation und Verrechnung von EDV-Kosten kann nur in folgender Weise und mit Hilfe entsprechender Software erreicht werden:

- Bestimmen der betrieblichen Benutzertypen,

- Aufbauen und Versorgen der Stammdatei für die Plankalkulation und Verrechnung der EDV-Kosten,

- Übernahme von Verrechnungseinheiten aus einem Accounting-Lauf ,

- Ermittlung der betriebswirtschaftlichen Monats-EDV-Gesamtleistung,

- Umrechnen der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse in weiterverrechenbare Ergebnisse,

- Einstellen der Verrechnungswerte in die Stammdatei für die Plankalkulation und Verrechnung der EDV-Kosten einschließlich , Soll-/Ist-Vergleich, Korrektur,

- Weiterleiten (und gegebenenfalls Verdichten) der Verrechnungswerte an BAB (Betriebsabrechnungsbogen) und innerbetriebliche Leistungsverrechnung

Es ist erforderlich, eine Maschinenbelegungsplanung (Jahresplanung, Monatsplanung) nach Kostenstellen und Kostenarten zu erstellen.

Aufgrund dieser Planung ist zu erkennen, weicher Benutzer geringeren und welcher Benutzer größeren Bedarf hat.

Die verschiedenen Benutzer-Typen werden in unterschiedliche Bewertungsgruppen unterteilt, welche als Prozentsatz dargestellt werden; zum Beispiel Großverbraucher, Normalverbraucher, Kleinverbraucher.

Mit der Stammdatei für die Plankalkulation und Verrechnung der EDV-Kosten werden die EDV-Verbrauchsmengen und EDV-Verbrauchswerte/ Benutzer überwacht.

Mit der Software für die Plankalkulation und Verrechnung der EDV-Kosten korrespondiert automatisch das jeweils installierte Accounting-System.

Die aus dem Accounting-Lauf übernommenen Verbrauchswerte werden zunächst mit dem gemäß Kostenart relevanten Kostensatz bewertet.

Für diejenigen Anwender, die eine flexible (Grenz-)

Plankostenrechnung anwenden, wird der Kostensatz unterteilt in den proportionalen und fixen Anteil.

Der Zwischenwert für die EDV-Kostenverteilung wird gemäß "Benutzer-Typ" verändert.

Über- und Unterdeckung werden auf die beteiligten EDV-Verbraucher gemäß tatsächlich stattgefundenem Verbrauchsverhältnis verteilt.

Der ermittelte Verbrauch wird nach Kostenarten unterschiedlich in die Ist-Kostenfelder der Stammdatei für die Plankalkulation und Verrechnung der EDV-Kosten eingestellt.

Gleichzeitig werden die Ist-Werte mit den Planwerten verglichen und die Abweichung ermittelt, des weiteren die monatlichen Ist-Werte in Jahres-Kumulativ-Felder addiert.

Ist-, Plan-, Abweichungs- und Kumulativwerte werden im Soll-/Ist-Vergleich ausgedruckt.

Der ermittelte EDV-Verbrauch wird an ein EDV-Programm für die Erstellung eines Betriebsabrechnungsbogens weitergeleitet. Bei der Überleitung der Verbrauchswerte sind die fixen und proportionalen Anteile aufgegliedert soweit das vorhandene Programm für die Erstellung des Betriebsabrechnungsbogens auf der Basis der flexiblen (Grenz-) Plankostenrechnung arbeitet.

Nicht nur die laufenden Kosten sind voll Bedeutung, sondern in zunehmendem Maße auch die Entwicklungskosten.

Ein gut funktionierendes Projekt-Accounting sorgt für die Transparenz der Entwicklungskosten, die - auf eine Nutzungszeit von fünf Jahren bezogen - der gleichen (vorstehend geschilderten) Verrechnungsphilosophie unterliegen sollten wie die laufenden DV-Kosten.

Alles andere hieße: Sich Sand in die Augen zu streuen ... Im Bereich der Kosten werden wir nur noch durch realistische Einschätzungen und Verfahrensweisen erfolgreich sein können.