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04.10.2002 - 

Wohnungswirtschaft mit R/3

SAP-Prozesse reichen bis ins Netz

Die Berliner Wohnungsbaugesellschaft Gesobau AG verlängert ihre Geschäftsprozesse sukkzessive ins Internet. Der jüngste Spross: eine auf SAP R/3 basierende Interessentenverwaltung. CW-Bericht, Jan Schulze

Berlin ist für Wohnungsbaugesellschaften kein leichtes Pflaster. Wegen der zahlreichen leerstehenden Wohnungen kämpfen die Unternehmen ständig um die Gunst der Interessenten. Um in diesem schwierigen Umfeld wirtschaftlich agieren zu können, verlängert die Gesobau AG immer mehr Prozesse aus dem SAP-System ins Internet.

Das informationstechnische Rückgrat zur Verwaltung der rund 43000 Wohnungen, die das Unternehmen betreut, bildet SAP R/3. Den Schritt zur Abbildung der Geschäftsprozesse in einer Standardsoftware machte Gesobau bereits vor sechs Jahren, zunächst im Finanz- und Rechnungswesen. "Wir hatten das Ziel, alles über R/3 zu erledigen", erläutert Petra Gothe, Finanzvorstand des Unternehmens. Im Rahmen der Softwareeinführung wurden auch die wohnungswirtschaftlichen Prozesse wie etwa Mietvertragsverwaltung im Branchenmodul RE (Real Estate) des Walldorfer Softwarehauses abgebildet. Eine elektronische Mieterakte projektierte Gesobau bereits vor zwei Jahren, mittlerweile steht ein Großteil der Dokumente in digitaler Form zu Verfügung. Auf der Basis einer Dokumenten-Management-Lösung des Herstellers Ixos wurde ein über R/3 nutzbares Archiv geschaffen.

Intranet-Anbindung der Handwerker

Während die IT in der Vergangenheit nur die internen Arbeitsabläufe unterstützte, weitet Gesobau mit den jüngsten Projekten die medienbruchfreie Prozesskette über die Unternehmensgrenzen aus. Den Anfang markierte eine Lösung, um Handwerkern den Zugang zu den Systemen zu geben. Diese ging vor kurzem produktiv.

Das Ziel der Internet-gestützten Handwerkerkopplung war, Aufträge an die verschiedenen Gewerke, etwa Elektriker oder Maler, nicht mehr manuell zu erteilen. Statt dessen sollten sich die Handwerker ihre Aufträge selbst über das Internet abholen können und auf diesem Weg auch Statusmeldungen in die Gesobau-Systeme eintragen. Dazu hat jeder Handwerker, der dauerhaft mit dem Unternehmen zusammenarbeitet, einen geschützten Bereich im R/3, auf den er über einen Browser zugreift.

Da sowohl die Auftragserteilung als auch die Rückmeldungen des Handwerkers ohne Medienbrüche und Doppelerfassungen erfolgten, sei dieser Prozess jetzt so schlank wie möglich, freut sich Thomas-Georg Klein, IT-Leiter der Gesobau. Die Aufträge für Reparaturen würden nun direkt im R/3 angelegt und automatisch an den zuständigen Handwerker weitergeleitet. Die Mitarbeiter bei Gesobau müssen nur noch den Status überwachen und können automatisiert überprüfen, ob Reaktions- und Fertigstellungszeiten eingehalten werden.

Mietinteressenten im Web

Im Rahmen der Handwerkerselbstbedienung hat Gesobau auch den Arbeitsprozess in diesem Bereich umgestellt. Statt der Einzelaufträge erhalten die Handwerker nun einen Rahmenvertrag für bestimmte Wohnungen mit mindestens zweijähriger Laufzeit und pauschaler Bezahlung. Dadurch verringere sich der administrative Aufwand deutlich, beteuert Finanzchefin Gothe. Statt Einzelrechnungen zu begleichen, rechnet die Wohnungsbaugesellschaft nun nur noch einmal jährlich mit den Handwerkern die Pauschalbeträge ab. Durch die langfristigen Verträge könnten die Handwerker auch günstige Preise anbieten. Immerhin gehe es bei den Instandhaltungsarbeiten der Gesobau-Wohnungen insgesamt um einen zweistelligen Millionenbetrag pro Jahr.

Die Resonanz der Handwerker ist gut, erläutert Klein. Der Aufwand habe sich auch für sie reduziert. Zum Beispiel sei der elektronische Postkorb deutlich übersichtlicher und sortierter, als wenn die Handwerker einen Stapel Papier abarbeiten müssten. Über ein Dutzend Betriebe aus verschiedenen Gewerken sind mittlerweile an die Handwerkerkopplung angeschlossen.

Das aktuellste Projekt ist eine Internet-basierende Interessentenverwaltung, die seit Juni in Betrieb ist. Auch hier wurde der Prozess aus R/3 ins Web verlängert: Neben Informationen zu den Stadtteilen, in denen die Wohnungsbaugesellschaft aktiv ist, können sich potenzielle Mieter über Angebote informieren. Dazu legt ein Interessent online bei der freiwilligen Registrierung ein eigenes Profil mit den Eckdaten der gesuchten Wohnung an. Sind im System dazu passende Objekte hinterlegt, kann er sich direkt benachrichtigen lassen, zum Beispiel per E-Mail oder SMS. Auch dieses Angebot stößt laut Klein auf reges Interesse. Bis zu 60 Neuregistrierungen könne Gesobau wöchentlich verbuchen. Der Anteil der registrierten Web-Site-Besucher liege bei durchschnittlich drei bis fünf Prozent.

Wirtschaftlich ist die Investition in die Interessentenverwaltung laut Gothe ebenfalls ein Erfolg. Durch die Online-Interessentenverwaltung verspricht sich die Finanzchefin deutliche Einsparungen im Marketing und gleichzeitig eine höhere Reichweite der Gesobau-Offerten. Wgen des heftig umkämpften Mietmarkts in Berlin seien bislang aufwändige Marketing-Aktionen wie Tage der offenen Tür notwendig, um die Interessenten in die Bestände des Unternehmens zu locken. "Das kostet für das ganze Unternehmen über alle Niederlassungen im Jahr soviel wie die ganze Einführung der Interessentenverwaltung oder noch mehr", erläutert die Finanzchefin.

Probleme bei der Einführung der Online-Prozesse gab es laut Klein zumindest auf technischer Seite nicht. Gesobau setzt konsequent auf SAP-Produkte und kauft auch die meisten Dienstleistungen bei den Walldorfern ein. "Die Einführung der Handwerkerkopplung ging reibungsloser als wir dachten", so Gothe. Bei der Interessentenverwaltung seien dagegen einige Schwierigkeiten aufgetreten, die Zusammenarbeit zwischen der Wohnungsbaugesellschaft und SAP habe teilweise an Koordinationsproblemen gelitten. Wobei Klein klarstellt: "Die Handwerkerkopplung war deutlich weniger komplex als die Interessentenverwaltung."

Den mit den beiden jüngsten Projekten begonnenen Weg möchte die Gesobau weiterführen. Beim Online-Angebot klafft noch eine Lücke, die es zu schließen gilt: Bis jetzt stehen für die Mieter selbst kaum Dienste im Internet bereit. Ein Mieterportal für Self-Services, etwa um Schäden an der Wohnung zu melden, ist laut Klein in Planung. Auch ein Internet-Zugriff auf den persönlichen Schriftverkehr im Gesobau-Archiv soll realisiert werden, um den Mietern zum Beispiel den schnellen Zugriff auf Nebenkostenabrechnungen zu ermöglichen. Bis zum kommenden Jahr hofft der IT-Leiter, auch diese Prozesse ins Web verlängern zu können.

Ein weiteres Potenzial sieht Klein im M-Commerce. Etwa bei Bestandsbegehungen müssten heute noch viele Daten vor Ort auf Papier erfasst und später in die Systeme eingebucht werden. Um diese Doppelerfassungen zu vermeiden, hat das Unternehmen den Einsatz von PDAs (Personal Digital Assistants) ins Auge gefasst. Bei der Plattform wird sich nach den jetzigen Erkenntnissen Microsofts Windows CE gegen Palm OS durchsetzen: "Die Windows-PDAs kommen am besten mit SAP zurecht", begründet der IT-Chef seine Entwicklung.

Die starke Ausrichtung der Unternehmens-IT auf SAP bereitet Klein kein Kopfzerbrechen. Damit könnten die Gesobau-Mitarbeiter konsequent in ihrer gewohnten Softwareumgebung arbeiten und müssten nicht auf neue Produkte geschult werden. "Deswegen schauen wir, dass wir uns möglichst im Rahmen der SAP-Softwarefamilie bewegen." Ein Best-of-Breed-Ansatz ist für Klein kein Thema, die einheitliche und konsistente Benutzerführung überwiege alle funktionalen Vorteile gemischter Systemlandschaften. Auch die Frage nach den Schnittstellen stelle sich bei diesem Ansatz nicht.

Das Unternehmen

Die 1900 gegründete Gesobau AG ist eine der großen Wohnungsbaugesellschaften in Berlin. Durch den Zusammenschluss mit zwei Ostberliner Immoblienfirmen Mitte der neunziger Jahre weitete sie ihre Tätigkeit auch auf den Ostteil der Stadt aus. Sie bewirtschaftet zirka 43000 eigene Wohnungen, rund 8500 Gewerbeeinheiten sowie 3500 Stellplätze und Garagen. Die gut 700 Mitarbeiter erwirtschafteten im vergangenen Jahr einen Umsatz von mehr als 217 Millionen Euro.