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29.11.1991 - 

Mitarbeiter müssen schon im Vorfeld informiert werden

SAP-Software ist in hohem Maße schulungsbedürftig

Die Einführung von SAP-Software führt zu weitreichenden Änderungen des Arbeitsablaufs im Unternehmen. Werden die Mitarbeiter nicht rechtzeitig motiviert, informiert und geschult, kommen die Vorteile des Systems nur bedingt zum Tragen. Burkhard Bauman und Gerd Haucke* zeigen auf, was bei der Einführung und Schulung von SAP-Software beachtet werden sollte.

Die Entscheidung für SAP-Software ist für das Unternehmen - bildlich gesprochen - eine Ehe, die nur der Tod scheidet, denn die kostspieligen Investitionen und die mühsame Koordination von SAP-Software und Unternehmensstruktur verhindern Seitensprünge. Deshalb erfordert die Einführung des Systems eine sorgfältige Planung und Organisation. So muß die Aufbau- und Ablauforganisation in Hinsicht auf die SAP-Software untersucht und angepaßt werden.

Diese Anpassungen werden nicht immer nur als notwendiges Übel betrachtet. Unternehmen verfolgen häufig auch ausdrücklich das Ziel, mit der Einführung der SAP-Standardsoftware eine weitgehende Anpassung der Strukturen und Abläufe an das der SAP-Software zugrundeliegende und vielfach erprobte Organisationsmodell zu erreichen.

Die Einführung der SAP-Software hat auch weitreichende Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter, wobei die Anforderungen an die Sachbearbeiter steigen. Ihre Verantwortung wird größer, denn Ein, gaben im System haben an unterschiedlichen Stellen Auswirkungen, und eine Vorgangsbearbeitung im SAP-System erfordert ein Überspringen der Abteilungsgrenzen.

Beispielsweise erscheint eine Buchung des Sachbearbeiters im Wareneingang zeitgleich in der Bilanz und GuV-Rechnung des Unternehmens. Sie hat also gleichzeitig Auswirkungen auf entfernte Bereiche des Unternehmens. Über die gemeinsamen Daten wachsen die Abteilungen enger zusammen und tragen bei Datenbankänderungen eine stärkere Verantwortung, da sich fehlerhafte Eingaben nicht nur lokal auswirken.

Routinearbeiten werden verringert und die Tätigkeiten der Sachbearbeiter aufgrund der hohen Integration der Anwendungen anspruchsvoller. Im Idealfall bearbeitet das System die Routinefälle, und der Sachbearbeiter kann mehr Zeit auf "kritische Vorgänge" verwenden.

Die Inforrnationsverarbeitung vollzieht sich an den Entstehungsorten der Daten, sprich: in den Fachabteilungen. Wenn das System täglich beziehungsweise stündlich aktuelle Daten liefern soll, muß die Eingabe, Überprüfung und Bearbeitung im System sofort erfolgen, Nur damit stehen sie allen Anwendern zeitgleich zur Verfügung. Da das SAP-System Geschäftsvorgänge und Abteilungen verbindet, erfordert es ein engagierte Zusammenarbeit der Beteiligten, ein Aspekt, der auch in den Schulungen Beachtung finden sollte.

Beim Einsatz von SAP-Software ist ein Umschalten auf manuelle Sachbearbeitung nicht mehr möglich, da alle relevanten Informationen im System gespeichert sind. Der Sachbearbeiter ist auf Gedeih und Verderb an sein SAP-Modul gekettet.

Die Akzeptanz des Anwenders bestimmt den Nutzungsgrad der SAP-Funktionen. Häufig ist es so, daß Anwender bestimmte Funktionen aus Unkenntnis oder Angst nicht benutzen und die Vorteile der Software nicht mehr zum Tragen kommen. Neben Organisation, Arbeit und Systemdesign hat vor allem der Einführungsprozeß einen Einfluß auf die Akzeptanz. Partizipation und eine gute Informationspolitik sind bei der Einführung des SAP-Systems allerdings selten anzutreffen.

Dialogmeldungen tragen eher zur Verwirrung bei

Der SAP-Trainer erfährt in den ersten Stunden der Schulung häufig, daß die Teilnehmer völlig unterschiedlich über das einzuführende System informiert wurden. Häufig haben sie keine konkreten Informationen erhalten, welche Auswirkungen das SAP-System künftig auf ihre Arbeitsabläufe hat. Die Gerüchteküche führt zu einem Hochschaukeln von Ängsten.

Das muß aber nicht sein. Mit Hilfe von durchgängiger Informationspolitik, Partizipation und guter Schulung ist es möglich, Alternativen zu entwickeln. Die Beschäftigten fühlen sich auf diese Weise durch das System herausgefordert - und dies im positiven Sinn. Von den 100 größten Unternehmen de Bundesrepublik setzen 76 SAP-Software ein. Kenntnisse der Arbeitnehmer in diesem Bereich erhöhen ihren Marktwert. Auch unter diesem Gesichtspunkt sollte das Abschlußzertifikat der Schulung gesehen werden.

Der SAP-Trainer sollte ein angenehme Unterrichtsatmosphäre herstellen und den Mitarbeitern klarmachen, daß SAP-Software nicht in erster Linie eingesetzt wird, um damit Arbeitsplätze einzusparen, sondern um aktuelle Informationen bei der Entscheidungsfindung zu besitzen.

Hier muß der Trainer auch die Gefühlslage erfahrener Sachbearbeiter berücksichtigen. Die SAP-Software stellt vordergründig einen Angriff auf das gesicherte Expertenwissen des Sachbearbeiters dar. Das Selbstbewußtsein des Mitarbeiters leidet und muß mit dem DV-System neu hergestellt werden.

SAP-Software ist nicht selbst erklärend. Die Online-Hilfe wurde zwar hoch entwickelt, aber die Logik des Systems erschließt sich nicht im Selbstlauf. Für den Anfänger tragen die Dialogmeldungen und die Hilfetexte eher zur Verwirrung bei als zur Information. Zudem orientiert sich die von SAP ausgelieferte schriftliche Dokumentation an unternehmensspezifischen Standards und nicht am tatsächlich eingerichteten System. Die Zukunft bei SAP läßt hoffen, denn haben früher die Entwickler die Systemdokumentation geschrieben, so sollen es künftig (Dokumentation zu Release 5.0) professionelle Manualschreiber sein. Auch sieht man in Walldorf bereits Software-Ergonomen und Lernlektoren.

Es ist banal zu sagen, daß die Schulung Wissen über die Funktionen des SAP-Systems vermitteln soll. Nicht banal ist die Frage, aus welchen Bestandteilen dieses Funktionswissen bestehen soll. Wird den Mitarbeitern nur ein begrenztes Paket von einfachen Anweisungen (Transaktionen) und Befehlen (OK-Codes und Funktionscodes) den Umgang zur Verfügung gestellt und diese exzessiv geübt, so kann dies kurzfristig durchaus sinnvoll sein, um Ängste abzubauen oder um Oberhaupt bestimmte Resultate mit denn System zu erzielen. Nur sollte das Hintergrundwissen ebenfalls bereitgestellt sich Zusatzaufgaben und unvorhergesehene Störungen nur dadurch bewältigen lassen. Dazu muß der Mitarbeiter eine ganze Menge mehr wissen - vor allem über die generelle Funktionsweise des Systems -, als es zur unmittelbaren Bewältigung der Arbeitsaufgabe notwendig ist.

Die Erfahrung zeigt, daß das Funktionswissen auch für einfach erscheinende Aufgaben relativ umfassend sein muß. Häufig unterschätzt der Auftrag der Schulung den Umfang des Wissens, das die Beschäftigten erwerben rnüssen. Deshalb sollten die SAP-Trainer von vornherein einkalkulieren, eher höherwertige Wissensbestandteile zu vermitteln, als der Auftraggeber zunächst einplant. Beispielsweise läßt sich die An- und Abmeldeprozedur im SAP-System nur richtig verstehen, wenn Hintergrundwissen über Teilhaberbetrieb und Dialogsteuerung zumindest rudimentär vorhanden ist.

Werkzeugkoffer wird zur Verfügung gestellt

Das Basissystern R12 ist Voraussetzung für den Einsatz der unterschiedlichen SAP-Anwendungsprogramme. In der Basisschulung, die natürlich schon mit einem Seitenblick auf die beabsichtigte Applikation durchgeführt werden muß, erwirbt der Anwender grundlegende Kenntnisse über das SAP- System, etwa An- und Abmelden im System, die Arbeit mit Transaktionscodes und OK-Codes die Tabellensteuerung, den Alternativmodus, Matchcodesuche und die Hilfen-Möglichkeiten. In einer guten Schule lernt der Mitarbeiter Hilfe zur Selbsthilfe. Dem Anwender wurde ein Werkzeugkoffer zur Verfügung gestellt. Er kann in etwa überblicken und herausfinden, ob seine Bordmittel zur Fehlerbeseitigung ausreichen.

Die Basisschulung muß bereits das künftig eingesetzte SAP-Modul berücksichtigen. Der Anwender darf nicht den Eindruck bekommen, daß er abstraktes DV-Wissen anhäuft. Zudem sollte eine Einführung die Neugier der Anwender auf die eigentlichen Arbeitstransaktionen wecken.

Um am Wissen der Teilnehmer anzuknüpfen, sollte der Trainer vom betrieblichen Alltagsaufgaben ausgehen. Auf diese Weise läßt sich gezielt der Zugang zum Fachwissen der Teilnehmer herstellen. Häufig entsteht auch eine fruchtbare Diskussion über die existierende Betriebsorganisation.

Erst im zweiten Schritt beschäftigen sich die Teilnehmer damit, diese Aufgabe mit Hilfe des Systems zu lösen. Welche Transaktionen werden benötigt? Wie muß die Bearbeitung innerhalb der Transaktionen aussehen? Welche Kette von Transaktionen muß im SAP-System bearbeitet werden?

Individueller Bezug zum Unternehmen fehlt

Die Erkenntnisse der ersten Fragestellung, wie die Teilnehmer manuell betriebliche Aufgaben bearbeiten, können nicht unverändert auf das DV-System übertragen werden. Das SAP-System verändert viele Arbeitsabläufe, Tätigkeiten, die vorher manuell erfolgten, werden vom System teilweise automatisch im Hintergrund erledigt, wie zum Beispiel die Fortschreibung von Beständen.

In der Schulung kann mit Analogien und Metaphern gearbeitet werden. Das SAP-System ist den Mitarbeitern (und oft auch den Vorgesetzten) neu, und deshalb gibt es Schwierigkeiten, es sich vorzustellen. Analogien und Metaphern helfen hier weiter, beispielsweise das Schloß-Schlüssel-Bild für Berechtigungen im Benutzerstammsatz und den Berechtigungsgruppen in den Stammsätzen oder die Analogie Karteikarte für Infotypen in RP.

Der SAP-Trainer sollte versuchen, den Teilnehmern Strukturen zu vermitteln. Zum Beispiel ist es relativ unergiebig, verschiedene Transaktionen einfach hintereinander abzuhandeln. Nur wenn der Anwender ein System begreift, ist er in der Lage, es sinnvoll zu nutzen. Hierfür ist eine kleine grafische Darstellung häufig hilfreich, die aber nur zur Verdeutlichung dienen und keine inhaltlichen Erklärungen ersetzen kann. Der Vorbereitungsaufwand zur Erstellung dieser Materialien ist allerdings enorm. Er rechnet sich häufig erst bei einer bestimmten Anzahl von Schulungstagen.

Die Qualifikation der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um mit dem neuen SAP-System sinnvoll arbeiten zu können. Nur wenn der Sachbearbeiter spielend mit dem System umgehen kann, ist es ihm möglich, die ihm zur Verfügung gestellten Informationen auch tatsächlich zu nutzen.

Die schönste Schulung nutzt wenig, wenn der Mitarbeiter nicht gelernt hat, sein Wissen im betrieblichen Alltag anzuwenden. Der SAP-Trainer wird deshalb ohne eine systematische Analyse typischer Arbeitsaufgaben der Teilnehmer nicht auskommen. Nur dadurch kann das Training optimal auf die Anforderungen der Teilnehmer abgestimmt werden. Dabei sollten sich Trainings und Alltagssituation am Arbeitsplatz möglichst ähneln. Beim Anlegen von Stammdaten im Betrieb sind bekannte Objekte wie betriebliche Formulare in Übungsaufgaben zu verwenden. Voraussetzung hierfür ist ein Dozent, der die Fachsprache beherrscht und die Arbeitsabläufe versteht.

Der Nutzen der SAP-Software steigt mit zunehmender Anzahl der eingesetzten Module, da erst dann die Vorteile des integrierten Daten-Managements zum Tragen kommen. Deshalb sollte der Dozent zumindest ungefähr die Schnittstellen dieser Integration kennen.

Die Schulungsangebote von SAP in Walldorf sind meist nicht auf Endanwender ausgerichtet, womit der individuelle Unternehmensbezug fehlt. Als vorteilhaft haben sich Inhouse-Seminare im Unternehmen herausgestellt, da hier der Schulungsteilnehmer nicht eine Standardfassung des SAP-Systems kennenlernt, sondern das bereits auf die betrieblichen Erfordernisse eingerichtete System. Eine Diskussion firmen, spezifischer Probleme kann im Unterricht stattfinden. Eine solche Teilnehmerdiskussion wirkt Motivierend und kann manchmal, durch den Sachverstand der Sachbearbeiter hervorgerufen, zum Aufdecken von Inkonsequenzen im realisierten SAP-System führen.

Flexibel läßt sich bei Inhouse-Seminaren auch das Problem der Freistellung lösen. Beispielsweise ist es möglich, eine Gruppe vormittags zu schulen, die nachmittags wieder arbeitet. Die nachmittags zu schulende Gruppe übernimmt vormittags die laufende Arbeit.

Gelegenheit zum Üben am Arbeitsplatz

Die Verteilung der Schulungstage, zusammenhängend oder in verschiedenen Blöcken, läßt sich individuell festlegen. Unabhängig von betrieblichen Erfordernissen ist eine zeitliche Distanz zwischen Basisschulung und Fachschulung des Moduls auch sinnvoll, um den Teilnehmern Gelegenheit zum Üben am Arbeitsplatz zu geben.

Nicht zu unterschätzen ist die Erstellung firmenspezifischer Seminarunterlagen. Insbesondere die Arbeitsabläufe im System können damit genau so dokumentiert werden, wie sie auch später im Produktivbetrieb anfallen, Die SAP-Dynpros (Bildschirmmasken) entsprechen der späteren realen Arbeitssituation.

Die Funktionsvielfalt des SAP-Systems erfordert eine genaue Vorstellung über die gewünschten Arbeitsabläufe und klare organisatorische Regelungen. Werden Inhouse-Seminare zu einem Zeitpunkt geordert, zu dem das SAP-System noch nicht betrieblich angepaßt wurde und viele organisatorische Entscheidungen noch nicht gefallen sind, muß der SAP-Trainer häufig auf Fragen wie ein Jurist antworten "Es kommt drauf an..."

Aus betrieblichen Zwängen heraus werden Schulungen häufig zu früh angesetzt. Wenn dazu noch die Einübung zu kurz kommt, weil das laufende Tagesgeschäft vordringlich ist, hat das Unternehmen, eingedenk der Vergessenskurve von Ebbinghaus, Geld zum Fenster rausgeworfen.

Aufgrund der großen Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter, die häufig relativ schnell geschult werden müssen, damit der Produktivbetrieb aufgenommen werden kann, braucht das Unternehmen einen erfahrenen, flexiblen Schulungspartner. Er sollte bereits bei der betrieblichen Konzeption der Schulungsveranstaltungen, also möglichst früh, hinzugezogen werden. Eine Befragung von SAP-RM-nutzenden Unternehmen durch die Universität Köln im Jahr 1990 ergab: Nach Einführung des Systems waren sich alle Firmen darin einig, daß die "Wichtigste Maßnahme in der Durchführung unternehmensinterner Kurse für alle künftigen Systembenutzer ... bestand". Als besonders wichtig wurde darüber hinaus auch die Installation eines Testsystems gleichzeitig oder einige Wochen vor der eigentlichen Systeminstallation angesehen.

Lernprogramm kann Schulung nicht ersetzen

Überwiegend wird in der betrieblichen Praxis zu wenig Übungszeit eingeplant, die aber auch durch eine noch so gute Schulung nicht ersetzt werden kann. Schuld daran sind oft organisatorische Mängel. Die Terminals sind bestellt, aber noch nicht da, oder sie sind vorhanden, aber das Computermobiliar fehlt.

Oft haben die Mitarbeiter keine Zeit zum Üben, da sie nach der Schulung die in der Zwischenzeit angefallene Arbeit zusätzlich zum laufenden Arbeitsanfall abarbeiten müssen.

Hierzu kommt, daß die Übungszeiten recht großzügig geplant werden muß, da Anfänger für die meisten Tätigkeiten mit dem SAP-System länger brauchen als ohne die Verwendung der Software.

Erst wenn sich aufgrund der Übung eine bestimmte Routine entwickelt hat, kann der Produktivitätsvorteil der Software ausgenutzt werden.

Beachtet werden muß auch, daß die Übungszeiten nur sinnvoll zusammenhängend und über einen bestimmten Zeitraum genutzt werden sollten. Um komplexe Aufgaben durchzuspielen und auch im System "Wiederzufinden", sind durchgängige Übungszeiten von drei bis vier Stunden notwendig.

Neue Medien wie Computer Based Training (CBT) lassen sich auch unterstützend bei der SAP-Schulung einsetzen. Die SAP AG bietet zwei PC-Lernprogramme "Grundlagen" und "ATAB-Tabellen" an. Ab Anfang 1992 gibt es ein weiteres CBT-Programm "ABAP/4: Reports aufrufen und starten".

Diese PC-Lernprogramme ersetzen keine Schulungen, sind aber geeignet, um Kenntnisse aufzufrischen oder in das Themengebiet einzuführen. Die Firm, Applied Learning International GmbH setzt bei ihrem Angebot von SAP-Lernsoftware auf Hören, Sehen und Tun mit Hilfe des Compact Disk Training (CDT) mit der CD-ROM als Informationsträger.

Es ist verwunderlich, daß erst jetzt solche Medien von SAP und Dritten angeboten werden. Im PC-Bereich leben viele Verlage davon, didaktisch aufbereitete Lernmittel zielgruppengerecht anzubieten. Konkurrenz auf diesem Marktsegment könnte sich für den Kunden vorteilhaft auswirken.