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31.08.2006

SAP-Umstellung bei der Stadt Braunschweig

Microsoft Project wird gerne zur Steuerung von komplexen IT-Projekten eingesetzt. The Project Group aus München zeigt, wie man dieses Werkzeug noch besser in die interne IT-Struktur eines Kunden integrieren kann.

Von Dr. Ronald Wiltscheck

Auch der öffentliche Dienst kommt nicht umhin, seine Kosten in den Griff zu bekommen. Deshalb gehen immer mehr Gemeinden und Städte dazu über, ihre veraltete Buchhaltungsmethode "Kameralistik" auf die in der freien Wirtschaft übliche doppelte Buchführung umzustellen.

Diesen weisen Entschluss hat im Vorjahr auch die Stadt Braunschweig gefasst. Um den Übergang von der reinen Einnahmen-Ausgaben-Betrachtung (Kameralistik) auf die doppelte Buchführung auch IT-technisch festzumachen, bekam die EDV-Abteilung grünes Licht zur Einführung der ERP-Software von SAP als dem zentralen kaufmännischen System.

Dieses gewaltige Projekt gilt es natürlich genau zu planen. Hierbei setzt die Stadt Braunschweig auf Microsoft Project 2003. Mit diesem Werkzeug aus Redmond steuert die interne IT-Abteilung bereits seit zwei Jahren all ihrer Projekte. Offenbar kam man mit dieser Software so gut zurecht, dass sich die Stadt Braunschweig ebenfalls im Vorjahr dazu entschlossen hat, dieses serverbasierte System auch im Baudezernat einzuführen.

Gleichzeitig wollte die Stadtverwaltung Braunschweig die Microsoft-Project-Software mit dem dazugehörigen SAP-Modul PS (Project System) so eng verknüpfen, dass man die Projektdaten nur einmal erfassen und abrechnen sollte. Diese Aufgabe schrieb man öffentlich aus, und mehrere Anbieter bewarben sich um den Auftrag. Den Zuschlag hat schließlich nach zweimonatiger Evaluierungsphase The Project Group (TPG) aus München erhalten.

Schwierige Ausgangslage im Baudezernat

"Das TPG-Integrationsprodukt PS Link hat uns durch die vielen Referenzen und das Preis-Leistungs-Verhältnis klar überzeugt", begründet Jörg Unger aus dem Fachbereich Zentrale Dienste diese Entscheidung der Stadt Braunschweig. Durch die Mitwirkung der TPG Informationstechnologie GmbH erhofft sich der Projektverantwortliche eine deutliche Verbesserung im Termin- und Kosten-Controlling innerhalb der Baumaßnahmen. Er erwartet ferner, dass nach der vollendeten Integration von Microsoft Project im SAP-System damit auch die Arbeitszeiten der Projektbeteiligten bequem erfasst werden können. "Besonders wichtig ist uns zudem, dass unsere Projektleiter und Controller mit einem anwenderfreundlichen und für ihre Aufgaben optimierten Werkzeug arbeiten können", erklärt Unger.

Als nun The Project Group anfang 2006 daranging, Microsoft Project im Baudezernat der Stadt Braunschweig einzuführen, war die Ausgangslage schwierig. In diesem Bereich der Stadtverwaltung gab es die unterschiedlichsten Methoden und Werkzeuge zum Steuern von Projekten. Die Rückmeldung über erfolgte Projektfortschritte geschah beispielsweise mittels uneinheitlich gestalteter und unübersichtlicher Excel-Tabellen.

Gleichzeitig befand sich auch das Baudezernat gerade zu diesem Zeitpunkt mitten in der Umstellung von der Kameralistik auf die doppelte Buchführung. All diese Faktoren machten auch dem Kunden klar, dass er ein einheitliches, integriertes System für die Planung und Steuerung von Projekten dringend benötigt.

TPG bekam nicht zuletzt deshalb den Zuschlag, weil der Microsoft-Gold-Partner den Verantwortlichen bei der Stadt Braunschweig klarmachen konnte, dass für die Verknüpfung mit dem SAP-System eine Standardschnittstelle der ERP-Software verwendet werden sollte. Genau auf diese setzt aber das auf dem Microsoft Project Server 2003 basierende Produkt "TPG PSLink".

Kaum Verzögerungen

Nach einem halben Jahr, im Juli 2006, war schließlich Microsoft Project in allen dafür vorgesehenen Fachbereichen des Baudezernats im Einsatz. Innerhalb des eingeplanten Zeitrahmens gab es nur einige kaum ins Gewicht fallende Verzögerungen - bedingt durch unterschiedliche Wünsche der verschiedenen Fachbereiche innerhalb des Baudezernats. Dies betraf insbesondere das Controlling von Projekten. Es gab dort unterschiedliche Vorstellungen darüber, wie die einzelnen Aufträge verbucht werden sollten: bezogen auf das gesamte Projekt oder auf einzelne Phasen, die von unterschiedlichen Personen verantwortet werden.

Im Zusammenhang mit der Integration von Microsoft Project ins SAP-System sind noch einige andere kleinere Probleme aufgetaucht. "Es war schwierig, die Anforderungen aus dem Projektgeschäft mit den Erfordernissen des Controllings in Einklang zu bringen", erinnert sich Achim Schmidt-Sibeth von The Project Group GmbH. "Das lag unter anderem auch daran, dass durch die parallele Einführung des SAP-Systems viele Punkte noch ungeklärt waren."

Auswahl des Frontends

So war zuerst zu entscheiden, welches System - die SAP-Maske oder der Microsoft-Project-Client - den Datenaustausch anstoßen sollte. Ferner musste der Kunde festlegen, wie genau Projektmitarbeiter ihre Arbeitszeiten in Microsoft Project erfassen müssen, um sie anschließend ins SAP-System zu übergeben. Ferner galt es herauszufinden, ob diese Zeiten direkt oder über eine Zwischenstufe zu übertragen sind, falls sie eine Plausibilitätsprüfung durchlaufen müssen.

Andererseits hatte TPG mit seinem Kunden gemeinsam zu definieren, welche Daten vom SAP-System in Microsoft Project wandern sollten, um beispielsweise die mit bestimmten Prozessen verbundenen Kosten auch in der Projektsteuerung sichtbar zu machen. Hierbei tauchte bereits am Anfang die generelle Frage auf, ob überhaupt ins SAP-System schreibend eingegriffen werden darf. TPG konnte sich aber mit dem Baudezernat schnell auf einen gemeinsamen Nenner einigen, welche Daten in die ERP-Applikationen grundsätzlich übertragbar sind. Dabei dürfen nicht alle am Projekt Beteiligten alles Erlaubte tun, es hängt von ihrer Position ab, ob sie Finanzberichte oder Investitionsanträge erstellen dürfen.

Zurzeit arbeitet der jeweilige Projektleiter im Baudezernat der Stadt Braunschweig fast ausschließlich mit Microsoft Project als Frontend. Mit der SAP-Maske soll er so wenig wie möglich zu tun haben. Das war auch das Ziel des Integrationsprojekts der TPG: Projektbeteiligte arbeiten nur mit dem Microsoft-Werkzeug. Hierfür benötigte Daten werden auf Befehl oder zeitgesteuert aus dem SAP-System herausgeholt, neue "Ist"-Daten wandern anschließend dorthin zurück. Zum Einsatz gelangt dabei die "SAP .Net Connector"-Schnittstelle. Diese basiert auf dem Business Object Repository. Die Schnittstelle soll noch im September 2006 in Produktivbetrieb gehen.

Folgeprojekte "drohen"

Für das Integrationsprojekt bei der Stadt Braunschweig hat der Dienstleister etwa 70 Manntage an Arbeitszeit aufgewendet. Die gesamten Projektkosten inklusive der Wartung haben rund 150.000 Euro betragen. Dafür sparen Projektverantwortliche bei der Stadt Braunschweig viel Zeit beim Erfassen der Projektdaten. Egal, ob es sich um Arbeitszeiten, Ressourcenbedarf oder Kostenberechnung handelt, sie benötigen hierfür nur noch eine Anwendung, in diesem Fall den Webclient von Microsoft Project. Der Datenaustausch mit dem SAP-System erfolgt transparent.

Durch diese aufwändige Installation hat The Project Group viel an Erfahrung gewonnen, die der Dienstleister in künftigen Projekten bei der öffentlichen Hand gut verwerten kann. Auch bei der Stadt Braunschweig wollen immer mehr Mitarbeiter das Microsoft-Werkzeug nutzen. TPG bietet auch die entsprechenden Produktschulungen an. Und weitere Lizenzerlöse aus dem Verkauf des Integrationsmoduls "TPG PS Link" sind ebenfalls zu erwarten.