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03.04.2006

Saubere Outlook-Telefonnummern

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.

Selbst bei disziplinierten Outlook-Nutzern dürften sich über kurz oder lang uneinheitliche oder gar logisch ungültige Telefonnummern in den Adressen einschleichen - sei es durch unaufmerksame Eingabe, Kopieren aus Signaturen oder den Import aus VCF-Dateien. Ein solcher Nummernverhau ist nicht nur ein ästhetisches Problem - spätestens bei einer Outlook-Telefonintegration oder der Synchonisation mit einem Handy oder Pocket-PC-Telefon entpuppen sich Anrufe aus den Kontakten als Glückssache.

Eines der wenigen Hilfsmittel zur Bereinigung von Telefonnummern bietet Andreas Schulz etwas versteckt in seiner Sammlung "Outlook Tools 3.2.5" (http://www.schultz-it.de/) für 29,90 Euro. Unter der Programmrubrik "Telefonnummern vereinheitlichen" stehen umfangreiche automatische Routinen zur Verfügung, die jede manuelle Bereinigung überflüssig machen. Dabei berücksichtigt eigentlich schon die Voreinstellung alle denkbaren Falschschreibungen, der Nutzer kann aber die Filtereinstellung auch noch durch eigene Modifikationen beeinflussen, um etwa statt 0049 die Variante +49 einzuführen. Wie bei allen Tools dieser Art empfiehlt es sich, vor dem Bereinigen die Kontakte zu sichern, um gegen eventuelle Fehler gewappnet zu sein.

Neben der Nummernhygiene bieten die Outlook-Tools andere Hilfen an. Dazu zählen das Korrigieren von Namensfeldern, das Löschen von Duplikaten sowie das Suchen und Ersetzen über alle Outlook-Ordner hinweg. Auch Schulferien fügt das Programm auf Wunsch in den Outlook- Kalender ein - wählbar sind hier alle deutschen Bundesländer und die Schweizer Kantone. Zu guter Letzt helfen die Werkzeuge auch gegen wuchernde Outlook-Datendateien, indem sie das Herauslösen von Anhängen aus E-Mails ermöglichen und diese in externen Dateisystemordnern ablegen. (Wolfgang Miedl)

CW-Fazit: Uneinheitlich oder unsauber notierte Telefonnummern lassen sich mit den Outlook-Tools automatisch auf eine einheitliche Notation trimmen.