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21.05.1993 - 

Zu viele EIS-Produkte setzen nur auf Praesentation

Schlecht konzipierte MIS koennen fatale Folgen haben

Im Mittelpunkt der Diskussion ueber Management-Informationssysteme stand in den vergangenen Jahren vor allem die technische Leistungsfaehigkeit von Hard- und Software. Diese Tendenz laesst sich auch heute noch bei der Einfuehrung moderner Executive-Information- System-Generatoren (EIS-Generatoren) erkennen. Der Vorteil dieser Systeme wird darin gesehen, ueber eine komfortablere Gestaltung der Informationspraesentation zu einer Verbesserung der Entscheidungsfaehigkeit zu gelangen.

Das Bemuehen um einen anwenderspezifischen, konzeptionellen Unterbau von Management Informationssystemen (MIS), so zeigen wiederholte Klagen von Anwendern, ist noch immer die Ausnahme. Dieses Versaeumnis hat zwei Folgen: Erstens beschraenkt sich das MIS auf bestimmte Funktions- und Hierarchiebereiche, was eine unternehmensweite Sichtweise im Rahmen eines uebergreifenden Informations-Managements verhindert. Zweitens fehlt in den meisten Faellen die strategische Perspektive: Statt neue Wege der Informationsbeschaffung zu gehen, orientiert man sich vor allem an den gegebenen Datenbestaenden.

Weil der strategische Charakter des MIS nur selten gesehen wird, koennen vorhandene Potentiale nicht genutzt werden. Dies traegt dazu bei, dass die Akzeptanz der Systeme nach wie vor gering ist. Im folgenden moechten wir deshalb Moeglichkeiten einer staerkeren Systematisierung der MIS-Konzeption diskutieren. Unsere Systematik koennte fuer MIS-Anwender den Charakter einer Checkliste zur Bewertung bestehender beziehungsweise zur Konzeption neuer Systeme haben. Ihre Anwendung ist in Fallstudien erprobt worden und hat Schwaechen bei den betrachteten Systemen aufgezeigt.

Strategisch vorzugehen heisst, eine sorgfaeltige Analyse der Ziele und Beduerfnisse des anwendenden Unternehmens durchzufuehren. Ein entscheidender Schritt dazu ist die Ermittlung und Strukturierung von Informationsdefiziten bei den Systemnutzern. Die Befragung der Mitarbeiter und die Erhebung der durchzufuehrenden Aufgaben gibt Aufschluss darueber, welcher Informationspool fuer die Erreichung der Unternehmensziele erforderlich ist.

Soll hieraus ein konzeptioneller Vorschlag fuer das MIS abgeleitet werden, ist die Strukturierung der auftretenden Informationsdefizite unabdingbar. Einerseits ist zu analysieren, in welcher Form Informationsdefizite auftreten, andererseits sind ihre Ursachen zu ermitteln.

Bei der grossen Bandbreite von Informationsdefiziten ist es zweckmaessig, ihre Erscheinungsformen zu gruppieren. Dazu lassen sich drei Betrachtungsebenen heranziehen. Erstens geht es darum festzustellen, welchen Einfluss organisatorische Hemmnisse auf den Status von Informationsdefiziten haben. So ist festzustellen, welche Unternehmensfunktion - etwa Chefetage, Marketing, Vertrieb oder Fertigungsleitung - beziehungsweise welche Hierarchieebenen an der Nutzung des Systems beteiligt sind.

Auf der zweiten Ebene sollte der Charakter von Informationen naeher beleuchtet werden. Der Anwender muss sich ueberlegen, ob er quantitative Aspekte (etwa Umsatz) gegenueber qualitativen Informationen (Kundenzufriedenheit), operative (Tagesstatistiken) gegenueber strategischen Informationen (Trendentwicklungen) oder Basisinformationen (Groessen entlang der logistischen Informationskettegegenueber problembezogenen Aspekten (Lost-Order- Berichte) richtig bewertet.

In der dritten Gruppe wird das Spektrum der Informationsobjekte beleuchtet. Dabei ist die Frage zu beantworten, in welchen inhaltlichen Bereichen Informationswuensche beziehungsweise - defizite vorliegen. Als Beispiele dazu sind unter anderem Nachfrager-, Konkurrenz-, Technologie- und Brancheninformationen sowie volkswirtschaftliche Aspekte zu nennen.

Informationsdefizite erscheinen in den unterschiedlichsten Formen. Soll die spezifische Informationssituation verbessert werden, ist die genaue Analyse des jeweiligen Unternehmens notwendig.

Dieses Verstaendnis muessen die Nachfrager von MIS auf jeden Fall aufbringen. Die Beschaffung eines "Produktes von der Stange" loest diese Probleme keineswegs.

An die Betrachtung der Erscheinungsformen schliesst sich die Analyse der Ursachen von Informationsdefiziten an. Diese muessen abgestellt werden, soll das Informationssystem den gewuenschten Erfolg bringen. Drei Gruppen von Ursachen lassen sich voneinander unterscheiden: Zur ersten Kategorie der "intern begruendete Ursachen" fuer Informationsdefizite gehoeren das individuelle Verhalten der Nutzer, zum Beispiel die Nichtberuecksichtigung von Informationen aufgrund fehlenden strategischen Bewusstseins, oder die organisatorische Ausgangssituation im Unternehmen.

Als Beispiel hierfuer sind nichtabgestimmte Unternehmensziele und - strategien zu nennen, die einer systematischen Informationserhebung ueber alle Funktionsgrenzen hinweg im Wege stehen.

"Extern begruendete Ursachen" fuer Informationsdefizite gelten als klassisches Anwendungsgebiet eines MIS, denn sie werden durch Veraenderungen des Unternehmensumfeldes erzeugt. Faktoren wie Nachfrageentwicklung, Wettbewerbseinfluesse, Branchen-, Technologie- oder weltwirtschaftliche Entwicklung werden von den in der Praxis eingesetzten Systemen in der Regel nur ungenuegend beruecksichtigt.

Beispiele aus der juengsten Vergangenheit zeigen, dass Branchen wie zum Beispiel der deutsche Werkzeugmaschinenbau Entwicklungen in einigen der aufgezeigten Felder uebersehen haben.

Die dritte Gruppe moeglicher Ursachen fuer Informationsdefizite kann das MIS selbst sein, wenn es luecken- oder fehlerhaft gestaltet wurde. Inkonsistenzen treten in den Bereichen Informationsermittlung, -aufbereitung und -praesentation auf, sowie bei der DV-Ausstattung. Das MIS-System ist in manchen Faellen nicht nur fuer Informationsdefizite verantwortlich, es kann diese aufgrund falscher Konzeption sogar zementieren - darauf ist in Anbetracht der enormen Anschaffungs- und Folgekosten deutlich hinzuweisen.

Systematische Analyse der Unternehmenssituation

Bevor also ein schlagkraeftiges MIS erstellt werden kann, ist aus den genannten Gruenden zunaechst eine systematische Analyse der spezifischen Unternehmenssituation vorzunehmen. Um die aufgezeigten Informationsdefizite zu beseitigen, sollte bei der Konzeption eines MIS eine ganzheitliche Vorgehensweise gewaehlt werden. Weil gegenseitige Abhaengigkeiten und Wechselwirkungen unvermeidlich sind, wollen wir nachfolgend die einzelnen Faktoren, die die Informationsversorgung beeinflussen, in ihrer Gesamtheit betrachten.

Als wichtigste Einflussgruppen sind einerseits die Informationsinhalte und andererseits die Systemgestaltung zu nennen. Bei der Frage der Inhalte ist erstens zu klaeren, wie das Informationssystem organisatorisch eingebunden werden soll, zweitens, welche Informationsbeziehungen zwischen einzelnen Systemnutzern bestehen und drittens, welche Informationsobjekte zu betrachten sind (siehe Abb. 1).

Die organisatorische Einbindung beinhaltet die Frage, wer Systemnutzer ist und wer darueber hinaus noch am System beteiligt ist. Diese Untersuchung ist sowohl auf horizontaler als auch auf vertikaler Ebene durchzufuehren. Die horizontale Unternehmenssicht betrachtet unterschiedliche Funktionsbereiche und Abteilungen, waehrend die vertikale Sicht Systemnutzer auf unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen festlegt. Bei absatzmarktbezogenen Informationssystemen sind dies insbesondere der Aussen- und Innendienst, das Marketing-Management und Marketing-Staebe (Werbung, Marktforschung, etc.) und die Unternehmensleitung. Diese Betrachtungsweise ist eminent wichtig, weil sie dem horizontalen und vertikalen Integrationscharakter eines MIS Rechnung traegt.

Eng mit der organisatorischen Einbindung haengt die Betrachtung der Informationsbeziehungen zwischen einzelnen Systemnutzern zusammen. Dabei ist festzulegen, wer bei welchen Informationen Empfaenger und wer Lieferant ist. Beim Empfaenger muss beachtet werden, welche und wieviele Informationen er in welcher Verdichtungsform erhalten soll.

Verschiedene Arten der Information

Fuer den Informationslieferanten ist festzulegen, auf welche Informationsquellen er sich berufen soll und welche organisatorischen und technischen Beschaffungsmoeglichkeiten ihm dabei zur Verfuegung stehen. Es muss klar sein, welche Informationsqualitaet erreichbar ist und welche Beschaffungsmotivation der Informationslieferant hat.

Bei der Betrachtung der Systemnutzer und ihrer Informationsbeziehungen ist klarzustellen, welche Informationsobjekte (Information Scope) erfasst werden und in welcher Art und Menge die Informationen ueber die Objekte vorliegen sollen (Information Scale, siehe auch Abb. 1). Die Informationsarten unterscheiden sich etwa nach Kriterien wie qualitativ oder quantitativ, strategisch oder operativ sowie basis- oder problemorientiert. Eine Analyse, die diese Aspekte der Systeminhalte umfasst, wird oft vernachlaessigt. Sie bildet das Fundament fuer die Systemgestaltung, die nachfolgend betrachtet werden soll.

Bei der Systemgestaltung muss die Frage beantwortet werden, wie Daten beschafft, bearbeitet und praesentiert werden sollen. Dabei ist massgeblich, fuer welche Verwendungsart das Informationssystem vorgesehen ist und wie es hierarchisch anzusiedeln ist (siehe Abb. 2). Diese Faktoren haengen eng mit der Betrachtung der Systeminhalte zusammen, beide Aspekte wirken auch untereinander im Verbund.

Im Rahmen der Datenbeschaffung ist zu klaeren, welche Informationsquellen ueber einzelnen Objekte mit welcher DV- Technologie nutzbar gemacht werden koennen. Dabei geht es um die Frage, wie sich externe Datenbanken auswerten lassen, inwieweit der Aussendienst zum Beispiel durch Laptop-Ausstattung eingebunden wird, wie etwa Messeinformationen erfasst werden koennen, welche Basissysteme im eigenen Unternehmen bestimmte Informationen liefern und wie diese zu gestalten sind (zum Beispiel Reklamationssysteme).

Hohe Aufmerksamkeit sollte insbesondere der anwendungsfreundlichen Gestaltung von Masken und Benutzeroberflaechen im Aussendiensteinsatz und den Messeinformations-Systemen gewidmet werden. Weiterhin ist die Haeufigkeit und Regelmaessigkeit der Informationsbeschaffung festzulegen. Dabei muss man beruecksichtigen, dass manche Informationen, zum Beispiel aus Systemen zur Auftragsabwicklung, nur mit der Auftragsvergabe und damit unter Umstaenden unregelmaessig beschafft werden.

Bei der Systemgestaltung ist die Art der Datenhaltung und - bearbeitung ein wesentlicher Faktor der Informationsversorgung. Wesentlich sind hier die Klaerung der Fragen, ob eine logische und physische Datenintegritaet besteht und welche Moeglichkeiten der Weiterverarbeitung der Daten, zum Beispiel mit Methoden und Modellen, moeglich sind.

Bei marktbezogenen strategisch wichtigen Informationssystemen kann, beispielsweise zur Kundensegmentierung und Wettbewerbsanalyse, mit wenig komplexen Modellen eine Verbesserung der Informationsversorgung erreicht werden. Dies hat natuerlich Auswirkungen auf die Informationsbeschaffung.

Die Datenpraesentation als unmittelbare Schnittstelle zum Systemnutzer muss sowohl auf die Datenbeschaffung und -bearbeitung als auch auf die organisatorische Einbindung der Systemnutzer und der abzubildenden Informationsobjekte abgestimmt sein. Dabei geht es insbesondere um die Art des Datenzugriffs, beispielsweise durch die Generierung von Standardberichten oder ueber die Moeglichkeit des Abrufens von Ad-hoc-Berichten oder -Anfragen.

Weiterhin ist die Art der Informationsdarstellung zum Beispiel durch Tabellen, Graphiken, Texte, Portfolios oder Profile festzulegen. Diese Fragestellung wird heute weitgehend von Planungssprachen und EIS-Generatoren unterstuetzt.

Oftmals wird in der Praxis lediglich eine Modifikation des Berichtdesigns durchgefuehrt, wie es vor der EIS-Einfuehrung bestand.

Erstrebenswert waeren aber inhaltliche Qualitaetsspruenge, zum Beispiel eine Darstellung von Zielerfuellungsquoten auf verschiedenen Hierarchie-Ebenen. Dies koennte beim Nutzer zu einer Verbesserung der innerbetrieblichen Transparenz fuehren und dessen Gesamtverstaendnis fuer Prozessbetrachtungen positiv beeinflussen.

Weitere Faktoren der Systemgestaltung sind die Art der Systemverwendung als Planungs- oder Controlling-System und die angestrebte Hierarchie-Ebene in Form eines operativen oder strategischen Systems. Dies hat wiederum Auswirkungen auf die Datenbeschaffung, -bearbeitung und -praesentation.

Diese Ausfuehrungen, die die einzelnen Gesichtspunkte nur kurz anreissen konnten, zeigen, dass die MIS-Konzeption wesentlich komplexer ist, als in der Praxis oft wahrgenommen wird. Diese Vielschichtigkeit ist jedoch wenig verwunderlich, wenn man bedenkt, dass durch MIS eine vertikale und horizontale Informationsintegration erfolgen soll.

*Holger Bergmann und Ivo Krizek sind wissenschaftliche Mitarbeiter im Sonderforschungsbereich "Neue Informationstechnologien und flexible Arbeitssysteme" an der Ruhr-Universitaet Bochum.

Thesen zum MIS-Einsatz

1. Die EIS-Diskussion geht oft ueber die Frage der Datenpraesentation nicht hinaus. Viele Faktoren, die die Informationsversorgung massgeblich beeinflussen, werden bislang nicht ausreichend beruecksichtigt.

2. Grundlage der MIS-Konzeption muss die Kenntnis der Informationsdefizite und ihrer Ursachen sein.

3. Nur eine zusammenhaengende Betrachtung von Systeminhalten und - gestaltung ist sinnvoll. In der Praxis ist jedoch eine Konzentration auf Teile der Systemgestaltung anzutreffen, was den MIS-Erfolg in Frage stellt.

4. Die organisatorische Einbindung der Systemnutzer, ihre Informationsbeziehungen und -objekte sind bei einer zielorientierten Konzeption des Systeminhalts zu beruecksichtigen.

5. Nur eine Integration der Komponenten Datenbeschaffung, -haltung oder -verarbeitung, -praesentation, sowie Systemverwendung und Systemhierarchie fuehrt zum Erfolg.

6. Zur Verringerung der Komplexitaet sollte die MIS-Generierung bei einer ganzheitlich erfolgenden Konzeption modular und aufeinander abgestimmt realisiert werden.

Abb. 1: Systeminhalt

Analyse der Informationsinhalte. Quelle: Ruhr-Universität Bochum

Abb. 2: Systemgestaltung

Dimensionen der Systemgestaltung. Quelle: Ruhr-Universität Bochum