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Neue Konferenz-Software


07.06.2013

Schluss mit langen Meetings

Hans Königes ist Ressortleiter Jobs & Karriere und damit zuständig für alle Themen rund um Arbeitsmarkt, Jobs, Berufe, Gehälter, Personalmanagement, Recruiting, Social Media im Berufsleben. Zusätzlich betreut das Karriereressort inhaltlich das Karrierezentrum auf der Cebit.
Weil sie am Markt nichts fanden, was ihren Wünschen entsprach, entwickelten MTU-Mitarbeiter eine eigene Meeting- und Aktionslösung, gemeinsam mit dem Partner ECS aus Neumarkt. Der bietet das Ergebnis nun als Produkt an.

Projekte werden komplexer, Sitzungen dauern länger, Protokolle sehen immer unübersichtlicher aus, und die Nachverfolgung des Beschlossenen wird zunehmend schwieriger. Zugleich sind immer mehr technische Hilfsmittel im Einsatz, beispielsweise Excel für ein simples Task-Management, Outlook, um Termine zu organisieren oder Access als Datenbank für Dokumente.

Ineffiziente Sitzungen

Viele Mitarbeiter greifen auf unterschiedlichste Anwendungen, Unterlagen und Systeme zu, was die Organisation ihres Arbeitslebens nicht unbedingt erleichtert. Sie quälen sich mit vielen Quellen zu Themen, Sitzungen und Aktionen herum und nehmen dabei zwangsläufig einen hohen Zeitaufwand und Doppelarbeit in Kauf. Entsprechend genervt können Mitarbeiter reagieren, weil Sitzungen ineffizient sind, Ergebnisse nicht richtig mitgeteilt werden und das Team beschlossene Aktivitäten nur unzureichend nachverfolgt.

Was liegt also näher, eines der Übel an der Wurzel zu packen und an der Verbesserung des - nennen wir es - Meetings-und Aktions-Managements zu arbeiten? Um den Sitzungsstress im Besonderen und damit auch alle Arbeiten davor und danach im Allgemeinen zu professionalisieren, haben Mitarbeiter von Deutschlands führendem Triebwerkshersteller MTU Aero Engines vor einigen Monaten gemeinsam mit dem mittelständischen Beratungs- und Softwarehaus Engineering Consulting & Solutions (ECS) GmbH aus Neumarkt eine Lösung entwickelt, die sich strikt an den Bedürfnissen der Nutzer orientiert. Genau das hatten sie am Markt nicht gefunden, wie Christian Roß, Leiter Engineering-Support-Prozesse beim Münchner Konzern, versichert. Deshalb die Entscheidung, eine Individuallösung anzustreben.

In ECS-Geschäftsführer und Inhaber Wolfgang Dietzler fand die MTU einen Partner, der den Ball aufnahm und sich für diese Idee begeistern ließ. Ziel sollte eine zentrale, flexible und einheitliche Lösung für alle Mitarbeiter sein. Nach zahlreichen Tests und jeder Menge Nutzer-Feedback steht das Programm nun kurz vor dem Rollout. Zunächst werden ab März dieses Jahres einige Teams damit arbeiten, danach, so die Vorstellung von Roß, soll die Software peu à peu unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden.

Christian Roß, Leiter Engineering-Support-Prozesse bei MTU, strebt eine Individuallösung für effektivere Meetings an.
Christian Roß, Leiter Engineering-Support-Prozesse bei MTU, strebt eine Individuallösung für effektivere Meetings an.
Foto: MTU

Wie der MTU-Mann berichtet, waren die Test-User vor allem von der einfachen Handhabung des Systems angetan. Sitzungen können mit einer Schnittstelle zu Outlook geplant und Teilnehmer im Vorfeld über die Tagesordnungspunkte informiert werden. "Mit wenigen Klicks lassen sich Aktionen definieren, bearbeiten und überwachen", erklärt MTU-Projektleiter Christof Rink. Protokolle werden automatisch erzeugt. Andere Anhänge lassen sich ebenfalls im Programm speichern, ebenso sind Verknüpfungen zu Laufwerken, ins Internet und auch ins sogenannte Teamcenter möglich.

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