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03.08.1990 - 

Das elektronische Archiv

Schnelle Bildverarbeitung bei der Bundesanstalt für Flugsicherung

Durch die Bildverarbeitung werden die Informationsteile innerhalb einer Verwaltung einer ganzheitlichen Vorgangsbearbeitung, Informationsverarbeitung und -gewinnung zugeführt, die bislang fehlten. Damit ergibt sich die Möglichkeit, Arbeitsabläufe, Durchlaufzeiten, Aktenverfügbarkeit, Aktualität der Daten, Informationsgewinnung zur Entscheidungsfindung und Synergieeffekte, kurz: die Effizienz einer Verwaltung, zu verbessern.

Aber dies kann nur erreicht werden, wenn sich die Bildverarbeitung als integraler Bestandteil der Büroumwelt etablieren kann, das heißt, daß Text, Daten und Bilder miteinander logisch verknüpft und an allen Plätzen verfügbar sind.

Ein Fallbeispiel soll die Vorteile der Bildverarbeitung in der Vorgangsbearbeitung darlegen.

Bildschirmtätigkeit mit ständiger Aktenpräsenz

Der Bundesminister für Verkehr hat die Bundesanstalt für Flugsicherung (BFS) mit der Erhebung und Einziehung von An- und Abfluggebühren ab Juli 1990 beauftragt. Das zu erwartende Gebührenvolumen wird ab 1991 zirka 250 Millionen Mark pro Jahr betragen. Viele der hierfür erforderlichen typischen Verwaltungstätigkeiten sind personal- und zeitintensiv. Als Beispiele seien hier die Archivierung und Registratur genannt.

Als konzeptuelle Grundlage sollte dabei ein elektronisches Archiv dienen. Das Ziel ist eine personal- und papierarme, ganzheitliche sowie bildschirmorientierte Vorgangsbearbeitung für die Datengewinnung, die Aufbereitung und den Gebühreneinzug zu schaffen. Bei der Vorgangsbearbeitung führt die reine Bildschirmtätigkeit ohne Medienbruch mit ständiger Aktenpräsenz über ein elektronisches Archiv (optische Speichermedien) eine Datenbank mit Informations-Retrieval sowie eine sehr fortschrittliche, integrierte Textverarbeitung zum Ziel.

Die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit konzentriert sich auf die qualitative Verbesserung der Arbeitsabläufe, auf Durchlaufzeiten, Aktenverfügbarkeit auf die Aktualität der Daten und die Informationsgewinnung zur Entscheidungsfindung, schließlich auf zu erwartende Synergieeffekte Die zentralen Funktionseinheiten sind hierfür die Gebührendaten-Datenbank und die Archivierungs-Retrieval-Funktion.

Diese Bausteine tragen zur qualitativen Verbesserung erheblich bei. Eine Lösung auf der Basis von konventionellen Verfahren (Akten und Registratur) würde erhebliche Personal-Aufstockungen und erhebliche Raumanforderungen zur Folge haben - ganz abgesehen davon, daß bestimmte verfahrenstechnische und organisatorische Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllt werden könnten.

Datenbank verwaltet Fundstelle automatisch

Das elektronische Archiv wird von einer Datenbank verwaltet und von entsprechenden Softwarebausteinen gesteuert. Jedes der Vorgangsbearbeitung zuzuleitende Dokument wird über einen Image-Prozessor und parallel dazu über einen OCR-Prozessor (Optical Charakter Recognition Prozessor) geführt. Der OCR-Prozessor erzeugt den signifikanten Daten-Textinhalt (strukturierte Daten), der in der Datenbank zur Verwendung als Volltext-lndex abgelegt wird. Der Image-Prozessor erzeugt ein originalgetreues Abbild zur Abspeicherung auf einem optischen Plattenlaufwerk (CDWORM). Die Ablagestelle (Fundstelle) wird von der Datenbank automatisch verwaltet. Die auf der CD-WORM (Write Once Read Many) abgelegten Dokumente sind dort manipulationssicher abgelegt. Die Dokumente lassen sich jederzeit über einen dokumentenechten Drucker in hoher Auflösungsqualität als Faksimile reproduzieren.

Vorgänge werden ohne Medienbruch bearbeitet

Das Wiederauffinden der Akten erfolgt entweder via direktem Zugriff über die Datenbank unter Kenntnis des entsprechenden Schlüssels (zum Beispiel Kundennummer) oder per beliebiger Suchbegriffe über den Volltext lndex (wie zum Beispiel Aktenzeichen, Geschäftszeichen, Stichworte, Namen, Namensfragmenten, Verfahrensbesonderheiten etc.) durch die Informations-Retrieval-Funktion als Volltext-Recherche (Volltext-Retrieval).

Die Sachbearbeiter werden so in die Lage versetzt, die gesamte einem Vorgang und Kunden zuzuordnende Originalkorrespondenz, nämlich Urkunden, Verträge oder Akten über die Bildverarbeitungskomponente (Image-Processing) und die dazugehörigen Datenbankinformationen mit den relevanten eigenen Texten beziehungsweise Dokumenten aus der Textverarbeitung (Word Processing) gleichzeitig am Bildschirm einsehen und bearbeiten zu können.Für diese Art Bildschirmanzeige ist die Verwendung von hochauflösenden Bildschirmen (200 dpi) mit mindestens 16-Zoll-Bilddiagonale ratsam.

Das eingesetzte Bürokommunikations-Paket erlaubt die Versendung von "Paketen", die aus Bildern (Images), Text und Daten bestehen, so daß beispielsweise ein Weiterreichen von Vorgängen ohne Medienbruch unter Einschluß der Bilder erfolgen kann.

Die ausgehende Korrespondenz wird ebenfalls archiviert, über das integrierte Mitteilungssystem hierarchisch "abgezeichnet" und an eine Drucker-Poststraße geleitet. Dort wird die Freigabe durch das Mitteilungssystem für die "elektronische Unterschrift" verwendet, die Korrespondenz gedruckt und durch die Poststraße postfertig gemacht.

Telefax erreicht den Papier-Status nicht

Ebenfalls in den Kreislauf "elektronisches Archiv" und Bildverarbeitung sind eingehende und ausgehende Telefax-Sendungen mit eingebunden. Die Fax-Mitteilungen werden allerdings nicht erst gescannt, da sie den Papier-Status nicht erreichen. Die Fax-Schnittstelle bildet der zentrale Rechner selbst, so daß theoretisch von jedem angeschlossenen Bildschirm-PC ein Telefax versendet oder empfangen werden kann. Die Bildverarbeitung macht dann die Anzeige der Telefaxe als "Abbild" (Image) möglich. Der Einsatz der "Freigabe/Abzeichnung" und der "elektronischen Unterschrift" über das integrierte Mitteilungssystem wird auch für ausgehende Faxe angewendet.

Welche Hard- und Softwarekomponenten kommen für das elektronische Archiv zum Einsatz? Zur Realisierung des Konzepts standen innerhalb der Nicht-operationellen- Datenverarbeitung (NOD) die System-Welten Siemens MX/BS2000 und Wang VS zur Auswahl. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und der Funktionalität fiel die Entscheidung für die Wang-VS-Systemwelt.

Durch den Einsatz von teilweise neuen Technologien und Komponenten wurde die vorhandene Struktur dieser DV-Umgebung in der NOD ausgebaut und den neuen Anforderungen entsprechend angepaßt. Dies gilt vor allem für die Bereiche Kommunikation und Speicherbausteine. Der Vorteil hierbei ist, daß durch Beibehaltung der Grundstruktur der DV-Umgebung für die jetzt schon bestehenden Aufgaben (Textverarbeitung, Sachbearbeitertätigkeit etc.) keine Änderung in den Arbeitsabläufen eintritt. Die neuen Aufgaben stellen sich als Weiterentwicklung eines schon bekannten Umfeldes dar. Die zusätzlichen Systemfunktionen sind lediglich aufgesetzt, so daß die Einarbeitung leichter abzuwickeln ist.

Die Hardwareplattform besteht im wesentlichen aus: CPU, Wang-VS-Rechner, Speicher, Magnetplatten, optische Platten in 12-Zoll-WORM-Technologie, Arbeitsplätze, hochauflösende 16-Zoll-Bildschirme, Wang-A3-Scanner mit einer Auflösung bis 400 dpi und automatischem Einzug sowie aus Laserdruckern von Kyocera und einem Kentek-Drucker mit dem Zertfikat "dokumentenecht" .

Die verwendeten Software-Schlüsselprodukte sind: relationale Datenbank Pace, Bildverarbeitung WIIS (Wang Integrated Image System), Informations-Mires (Modular Information Retrieval System), OCR, ICR/Gigaread, Bürokommunikation Office und WSN für vernetzte VS, Telefax, Wips (Wang Integrated Postal Integration Services).

Was spricht nun für das elektronische Archiv? Um die Entscheidungsfindung etwas transparenter zu machen, sei hier auszugsweise aus der Argumentenbilanz zitiert:

- Zugriff: Selbst bei sorgfältigster Führung der Akten wären sie bei Einsatz eines konventionellen Archivs für den Bearbeiter nicht sofort (Akte erst anfordern) oder erst nach langer Wartezeit (Akte im Geschäftsgang) verfügbar.

Ein Microfilm-Archiv hätte hierzu immer noch den Nachteil des exklusiven Einzelzugriffs. Nur durch Mehrfach-Konfektionierung der Jacketts und Aufstellen von mehreren Lesegeräten wäre hier eine Verbesserung zu erzielen.

Die erforderliche ständige Verfügbarkeit für mehrere gleichzeitige Zugriffe ist direkt ohne Mehraufwand nur über ein elektronisches Archiv realisierbar.

- Zeit: Die Zugriffszeit im konventionellen Archiv liegt im Mittel sehr hoch, da die manuellen Teile der Entnahme-Wiederablage und des Transports und der Verteilung sehr personal-und daher zeitintensiv sind. Das gleiche gilt für die Durchlaufzeit, die benötigt wird um eine Akte als Neuzugang im Archiv verfügbar zu machen.

Das Microfilm-Archiv weist im Mittel zwar eine niedrige Zugriffszeit auf, hat aber eine sehr hohe Durchlaufzeit, bedingt durch manuelle Indexierung, Verfilmung, Konfektionierung oder Jackettierung des Mediums. Soll ein paralleler Zugriff auf die Akten erfolgen, so erhöht sich diese Zeit durch die notwendige Mehrfach-Konfektionierung beziehungsweise Jackettierung.

Das elektronische Archiv hat eine sehr kurze Zugriffszeit (auch bei Mehrfachzugriffen) und eine sehr kurze Durchlaufzeit. Nach erfolgter Validierung der steuernden Datenbank, was zumeist über Nacht erfolgt, steht ein aktueller und integrer Datenbestand im Archiv bereit.

- Zugriffssicherheit: Im konventionellen Archiv hängt dies sicherlich von der Disziplin des eingesetzten Personals bei der Entnahme und Ablage der Akten und des verwendeten Organisationsrahmens ab.

Ansonsten werden Akten "unauffindbar".

Das Microfilm-Archiv hat eine hohe Zugriffssicherheit. Bei parallelen Zugriffen verschiedener Sachbearbeiter muß allerdings die gleichzeitige Verfügbarkeit des aktuellen Bestandes (Mehrfach-Konfektionierung) gewährleistet sein.

Das elektronische Archiv garantiert eine hohe Zugriffssicherheit für alle beteiligten Sachbearbeiter ohne Mehraufwand.

- Integrität der Datenbestände. Wie auch bei der Zugriffssicherheit entscheidet die Disziplin des Personals beim konventionellen Archiv. Da in der Regel aber auch Handakten zusätzlich parallel geführt werden, um die Wartezeiten beispielsweise bei Routinefällen zu überbrücken ist deren notwendiger ständiger Abgleich mit dem aktuellen Stand des Archivs ein Risikofaktor für die Integrität der Bestände.

Informationsgewinnung nach Wortfragmenten

Auch für das Microfilm-Archiv gilt ähnliches, da zur Überbrückung bis zur nächsten Konfektionierung in der Regel auch Handakten geführt werden. Hier sind die Handakten, der Konfektionierungsrhythmus und die Verfügbarkeit der jeweils aktuellen Jacketts oder Rollen die Risikofaktoren für die Integrität der Bestände.

Das elektronische Archiv liefert nach der Validierung der Datenbank einen integren Datenbestand für alle Sachbearbeiter gleichzeitig. Die mögliche ständige Aktenpräsenz für alle Beteiligten verführt nicht zur Führung von Hand- oder Nebenakten. Das Risiko liegt hier lediglich in der zwingend durchzuführenden täglichen Validierung.

- Informationsgewinnung: Der Zugriff auf ein konventionelles Archiv erfolgt in der Regel über Aktenzeichen, Kundennummer oder ähnliche Primärschlüssel. Ein Zugriff auf die Information mit der Fragestellung "Was steht in den Akten ?" ist nicht möglich. Auch die Verwertung von gemachten Erfahrungen (beispielsweise: " Wie hat der Sachbearbeiter X in gleichartigen Fällen entschieden?") läßt sich im direkten Zugriff ohne aufwendige manuelle Recherche nicht realisieren.

Das Microfilm-Archiv erlaubt einen erweiterten Zugriff über CAR (Computer Assisted Retrieval), wenn die manuelle Indexierung beim Verfilmen entsprechende Indizes vorsieht. Die Informationsgewinnung außerhalb dieser indexierten Wissensbasis ist wie beim konventionellen Archiv nicht möglich.

Erst das elektronische Archiv ermöglicht durch die freie Indexierung auf den Volltext, erreicht unter Verwendung eines OCR/ICR-Prozessors, die Informationsgewinnung nach beliebigen Stichworten oder Wortfragmenten. Die Verwertung von gemachten Erfahrungen sowie der direkte Zugriff auf die Information "Was steht in den Akten?" ist dadurch möglich (Informations-Retrieval).

- Räumlichkeiten: Das konventionelle Archiv benötigt sehr viel Büro- und Lagerraum, wobei der Lagerraum von Anfang an unangemessen großzügig bemessen sein muß, um eine spätere Zersplitterung in viele kleine Archiveinheiten zu vermeiden. Die Lagerräume müssen beispielsweise extrem gegen Feuereinwirkung und Wassereinbruch geschützt sein. Die Ab- lage von Sicherheitskopien für das gesamte Archiv ist aus vielerlei Gründen wohl kaum möglich.

Der Bedarf an Lagerraum des Microfilm-Archivs ist mittelgroß. Allerdings sind die Sicherheitsanforderungen an diese Räumlichkeiten sehr hoch (zum Beispiel Gasdichtigkeit). Die Ablage und Auslagerung von Sicherheitskopien läßt sich allerdings realisieren. Das Filmmaterial ist nach abgelaufener Aufbewahrungszeit als Sondermüll zu entsorgen. Zusätzlicher Raumbedarf liegt bei der Microfilmstelle (Verfilmung, Konfektionierung, Jackettierung) für Büroraum vor.

Das elektronische Archiv benötigt für die online verfügbaren Bestände (Jukeboxen) wenig Raum mit geringen Anforderungen an die Raumsicherheit (normaler Büroraum). Die offline verfügbaren Bestände der Langzeitarchivierung (bis 100 Jahre) beanspruchen sehr wenig Raum mit normalen Sicherheitsanforderungen. Die Übernahme der Dokumente kann in den normalen Büroräumen neben anderen Tätigkeiten problemlos erfolgen.

- Gesamtbild: Um sich umfassend über Vorgänge, gemachte Erfahrungen oder zur Standortbestimmung aus einem konventionellen Archiv unterrichten zu lassen, braucht man qualifiziertes Personal und viel Zeit. Denn die Akten müssen nach und nach von Hand gezogen und Stück für Stück manuell recherchiert werden.

Das Microfilm-Archiv bietet schon die Möglichkeit, auf der Basis der manuellen Indexierungen die Recherche rechnergestützt durchzuführen. Durch die Verknüpfungsmöglichkeiten für Bilder, Text und Daten läßt sich schon ein guter Überblick herstellen. Allerdings sind die nicht-indexierten Inhalte auch erst nach aufwendiger manueller Durchsicht der Recherche zugänglich.

Das elektronische Archiv mit der Kombination aus Bildverarbeitung, Zeichenerkennung (OCR/ICR) und Informations-Retrieval erschließt den gesamten lesbaren Zeichenumfang der Bilder und Dokumente für eine rechnergestützte Recherche mit Volltext-Retrieval. Erst dadurch läßt sich ein Großteil der heute brachliegenden Informationen und Kenntnisse in den Informationsstrom einer Behörde oder eines Unternehmens einbringen.

Für die Einführung der Bildverarbeitung in der Vorgangsbearbeitung gibt es einige Bedingungen, die unbedingt beachtet werden müssen:

1. gründliche Organisationsanalyse als ersten Schritt,

2. Erfassen der jetzt schon vorhandenen und zukünftig benötigten Fertigkeiten für die

Arbeitsplätze,

3. Werbung um Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern durch intensive Gespräche, Offenheit gegenüber Änderungsvorschlägen und Gestaltung nachvollziehbarer Arbeitsabläufe,

4. schrittweise Einführung der Technologie-Kooperation ist gefragt,

5. ständiges Begleiten bei Fragen zu den Applikationen während der Einführungs-und Übergangsphase,

6. umfangreiches Trainingskonzept, das die stufenweise Qualifikation der Mitarbeiter und das Vermitteln von Kompetenz im Umgang mit der neuen Arbeitsumgebung zum Ziel hat.

In der Kostenübersicht sind die Kosten für Personal, Geräteausstattungen, Material, Mieten für Büro- und Archivräume sowie der Microfilm-Entwicklerstelle enthalten.

Die Kosten der drei Archivmodelle zeigen, daß ab der Volumenklasse "100 000 Blatt/Monat" das Microfilm-Archiv billiger als das elektronische Archiv arbeitet. Allerdings sind dann die Nutzenaspekte differenziert zu betrachten, die nach Betrachten der Argumentenbilanz zugunsten des elektronischen Archivs sprechen.

Der Begriff der Wirtschaftlichkeit vollzieht gerade eine Wandlung. Die Bewertung der qualitativen Verbesserung von Arbeitsabläufen gerät stärker in den Vordergrund, und die Einschätzung ausschließlich nach exakt erfaßbaren quantitativen Bemessungsgrundlagen tritt zurück. Besonders für den Bereich Informationsgewinnung ist ein strategischer Vorteil durch bessere und schnellere Entscheidungsfindung quantitativ nicht abzudecken .

Die wichtigsten nicht quantifizierbaren Vorteile sind die Integrität der Archivbestände sowie die Informationsgewinnung und Erfahrungsauswertung über Volltext-Recherche.

Gerade der letzte Punkt ist nicht hoch genug einzuschätzen, beispielsweise für die Leitungsebene: Diese emanzipiert sich von den Trägern der verschiedenen sachbezogenen Informationen, die sie erst anstoßen mußten (Push-Prinzip), um einen Informationsteil des benötigten Informationspuzzles zu erhalten. Durch das Informations-Retrieval kann sich die Leitungsebene die benötigten Informationen selbst in kurzer Zeit vollständig über das elektronische Archiv besorgen (Pull-Prinzip).

Frustration bei nicht nachvollziehbaren Abläufen

Wenn die einzelnen Schritte der Arbeitsabläufe für das eingesetzte Personal nachvollziehbar sind und jeder Mitarbeiter mit der eingesetzten Technologie und vorhandenen Funktionalität wie selbstverständlich umgehen kann, baut sich die Akzeptanz auf. Bei nicht nachvollziehbaren Abläufen mit organisatorischen Brüchen entsteht sehr schnell Frustration bei den Betroffenen. Im Falle der Akzeptanz entwickelt sich bald eine Vertrautheit mit den einzusetzenden Werkzeugen (Software, Hardware), die dann auch selbstverständlich und sicher eingesetzt werden. Bei Frustration besteht Unsicherheit und Mißtrauen gegenüber den Werkzeugen. Es wird versucht, sie umzugehen, oder es werden alte Arbeitsverfahren wiederbelebt.