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26.10.1990 - 

"Techno-Streß" darf nicht überhand nehmen

Schulungsaufgaben steigen mit dem Technologie-Aufwand

Die Einführung neuer Technologien ist nur möglich, wenn das personelle Umfeld stimmt. Mitarbeiter müssen zum Teil mit großem Aufwand geschult werden, um den Anforderungen gewachsen zu sein. Dan Kamoji zeigt am Beispiel von Management-Informationssystemen (MIS) wie die organisatorischen und finanziellen Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung einer Schulungsmaßnahme beschaffen sein müssen.

Schulungsstrategien für Fachleute im Bereich der Management-Informationssysteme müssen unter Berücksichtigung langfristiger Unternehmensziele sorgfältig geplant werden. Für vorbereitende Überlegungen und Entscheidungsfindung sollte genügend Zeit veranschlagt sein. Sämtliche Anregungen, Kommentare, mögliche Schulungsstrategien und Lehrmethoden werden im Idealfall sowohl mit den betroffenen Mitarbeitern als auch mit dem Schulungspersonal diskutiert.

In der Planungsphase ist entscheidend eine gute Zusammenarbeit zu erreichen. Wenn die Kooperation funktioniert, bedeutet das: Alle Mitarbeiter ziehen gemeinsam an einem Strang, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Unternehmensleitungen analysieren Geschäftssituationen und fällen Entscheidungen, die auf den Unternehmensgewinn ausgerichtet sind. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, solange es sich um Investitionen in den Bereichen Hardware- und Maschinenausstattung handelt. Sobald jedoch in Menschen investiert wird, sollte vor jeder Entscheidung der menschliche Faktor eine angemessene Berücksichtigung finden.

Die Planung von Schulungsstrategien ist also relativ schwierig, denn die mit der Disposition betrauten Personen müssen die Notwendigkeit einsehen, Emotionen und Ängste der betroffenen Menschen bei der Planung einzubeziehen. Erst dann können Entscheidungen ,gefällt werden.

Eine Synthese von objektiver Entscheidungsfindung im Bereich der maschinellen Ausstattung und subjektivem Fingerspitzengefühl überall dort, wo Menschen involviert sind, wäre ideal. Das trifft natürlich grundsätzlich zu, insbesondere aber auf den Bereich der Management-Informationssysteme, wo besonders viele technologische Innovationen schnell verkraftet werden müssen.

Die explosionsartigen Entwicklungen der Technologien lösen bei MlS-Fachleuten erheblichen "Techno-Streß", Emotionen und Ängste aus. Es sind nicht nur die Mitarbeiter in den MIS-Abteilungen belastet, sondern auch Organisationsstruktur und Unternehmenskultur.

Menschen reagieren auf "Techno-Streß" emotional Sie belegen ihre subjektiven Gefühle und Ängste mit scheinbar logischen Begründungen. Wenn die Mitarbeiter des Planungsstabs diese plausibel erscheinenden Begründungen in ihrer oberflächlichen Aussage ernstnehmen, können sie den Kern des Problems nie erfassen.

In einem solchen Fall werden diejenigen, die mit der Planung beauftragt sind, feststellen, daß sich die Mitarbeiter nur schwer zur Zusammenarbeit motivieren lassen. Treten solche Umstände ein, so bieten sich Vorgehensweisen und Verfahren an die Emotionen beruhigen, Ängste abbauen und Bestätigung vermitteln .

Bestätigung kann auf verschiedene Weise zum Ausdruck gebracht werden. Eine Möglichkeit besteht zum Beispiel darin, beteiligten Personen eine positive Sichtweise zu vermitteln, in dem die Vorgesetzten aufrichtige Anerkennung für ihre Arbeit zum Ausdruck bringen, ehrliche Komplimente verteilen und ständig für ein gutes Feed-Back sorgen. Lob und Anerkennung sollten am Arbeitsplatz nie aus der Mode kommen.

Menschen müssen das Gefühl haben, erfolgreich zu sein, denn Erfolg ist die Grundlage für Selbstvertrauen und positives Denken. Nur so lassen sich neue Technologien gewinnbringend einführen. Geschieht die Einführung zu überhastet und werden den Mitarbeitern weder die notwendigen Werkzeuge noch die Zeit zugestanden, um sich auf Neue Technologien einzustellen, so können die Betroffenen keine Erfolgserlebnisse erzielen.

Das führt zwangsläufig zu Ablehnung, Distanzierung und Streß. Tatsächlich wird heutzutage zuviel Aufmerksamkeit der Technologie und zuwenig den Menschen geschenkt - das gilt besonders für MIS-Unternehmen Schulungsstrategien können also entscheidend zum Erfolg von Mitarbeitern und Technologien beitragen.

Um effektive Schulungsstrategien für die MIS-Fachleute entwickeln zu können, sind die typischen Charakteristika von MIS-Mitarbeitern zu beachten. Zu den Eigenschaften, die diese Fachleute typischerweise in ihre Arbeit einbringen, gehören der Wunsch und die Fähigkeit, weitgehend selbständig und ohne zuviel Beaufsichtigung zu arbeiten. MIS-Fachleute haben einen Sinn für Details und können strukturell denken. Sie arbeiten logisch und vorzugsweise mit Zahlen, außerdem genießen sie Freiheit und Kreativität ihrer Arbeit.

Die eben aufgezählten Eigenschaften prädestinieren diese Mitarbeiter zum Umgang mit dem Computer. Aber in MIS-Unternehmen ist es erforderlich, daß die Fachleute auch mit anderen Mitarbeitern kommunizieren, nämlich mit den Anwendern. Diese bringen jedoch andere Fähigkeiten und Denkstrukturen in die Arbeit ein als MIS-Fachleute.

Erfahrungsgemäß führt eine solche Konstellation zu Kommunikationsstörungen. Die Entfaltung beider Parteien ist gestört, zusätzlichen Spannungen sind Tür und Tor geöffnet. Diese Situation manifestiert sich nur allzu oft in Kosten- und Zeitplan-Überschreitungen - ganz zu schweigen von den persönlichen Frustrationen der Beteiligten.

Richtige Tools und genügend Zeit

Bei der Neueinführung von komplexen technischen Systemen sind solche Kosten- und Zeitplan-Überschreitungen keine Seltenheit. Dieses Problem läßt sich nur lösen, indem jede der beiden Parteien lernt, die Schwierigkeiten der anderen Seite zu verstehen und zu akzeptieren.

Wollen Schulungsstrategien eine erfolgreiche Zusammenarbeit von Technologie und Menschen erreichen, so sollten sie berücksichtigen, daß sich die Menschen der Technologie bedienen sollen - und nicht umgekehrt. Daher müssen den Mitarbeitern die richtigen Tools, das entsprechende Material und vor allem Zeit zur Verfügung gestellt werden. Nur so sind die Angestellten in der Lage, die Weiterentwicklungen der Technologie meistern zu können.

Bei der Budgetierung sind individuelle Schulungsansprüche besonders zu berücksichtigen. Dem Training sollte grundsätzlich mehr Bedeutung beigemessen werden, als allgemein üblich. Steigende Investitionen im Hardwarebereich müssen sich in einem steigenden Schulungsbudget widerspiegeln.

Mitarbeiter können durch finanzielle Belohnung und Anreize motiviert werden. Solche Vergünstigungen werden bisher üblicherweise nur in der Chefetage eingesetzt. Anreize sollten jedoch grundsätzlich auch auf niedrigeren Ebenen der Firmenhierarchie geschafften werden. Persönliche Meinungen und Neigungen zu respektieren kann sich als der Schlüssel zum Erfolg erweisen.

Die Lücke zwischen Technologie und Mensch läßt sich durch die Einstellung von begabten technischen Redakteuren schließen. Diese Autoren sollten in der Lage sein, strukturierte und gut lesbare MIS-Strategien und Leitfäden zu verfassen, mit deren Hilfe sich die Mitarbeiter erfolgreich Technologie aneignen können.

Es gibt verschiedene Ansätze für firmeninterne Schulungsprogramme: Gruppensitzungen, Computertraining, Audio- und Video- gestützte Ausbildung und Schulungen, in denen mit schriftlichen Unterlagen gearbeitet wird. Hinzu kommen alle denkbaren Kombinationen der verschiedenen Schulungstypen.

Unter den angeführten Schulungsmethoden bietet die Ausbildung in Gruppensitzungen folgende Vorteile:

- Unterschiedliche Individuen diskutieren ihre Schwierigkeiten und erarbeiten zusammen Lösungsmöglichkeiten

- Mitarbeiter lernen die Ängste und Sichtweisen ihrer Kollegen kennen und arbeiten zusammen.

- Verschiedene Persönlichkeitsmerkmale der Gruppenmitglieder kommen zum Tragen; das begünstigt sowohl die Kommunikation zwischen Schulungsleitern und -teilnehmern als auch die der Teilnehmer untereinander.

- Gruppenschulungen sparen Zeit und Geld.

Wenn die Schulungsstrategien diskutiert werden, sollte von vornherein sichergestellt sein, daß folgende Punkte im Programm Berücksichtigung finden:

- Die Teilnehmer sollten genügend Zeit und Gelegenheit bekommen, Fragen und Antworten auszutauschen. Sie müssen die Schulungsinhalte üben und in der täglichen Arbeit anwenden können.

- Das Budget für Schulungszwecke sollte ausreichend sein. An der Höhe des Budgets läßt sich unter Umständen das Engagement eines Unternehmens für ein bestimmtes Programm ablesen. Wird der Anteil für Schulungen zu gering veranschlagt, so handelt sich das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt höhere Kosten ein - nämlich dann, wenn neue Hardware und entsprechende Software aufgrund ungenügend ausgebildeter Techniker wenig effektiv eingesetzt werden.

- Im Zweifelsfall dürfte es sich auszahlen, wenn ein Unternehmen einen höheren Beitrag für Schulungsmaßnahmen budgetiert.

Investitionen in Schulungsmaßnahmen rentieren sich eher als Ausgaben, die später für die Beseitigung von Fehlern in den Systemen nötig sind. Solche Mängel können schnell teurer werden als ein ganzes Schulungsbudget.

- Zwischen der Schulung und der Umsetzung des Erlernten liegt naturgemäß ein gewisser Zeitraum. In der Regel dauert es eine Weile, bis die Schulungsteilnehmer neue technologische Informationen begriffen und verinnerlicht haben. Die Teilnehmer müssen Zeit haben, um sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen.

- Anwenderunternehmen sollten realistische Ansprüche an die neue Technologie stellen. Allzu häufig werden in der Einführungsphase zu hohe Ansprüche formuliert

- Schulungsteilnehmer müssen die Möglichkeit für ein internes Feedback haben.

- Die Führungsetage ist über den Erfolg der Schulungsprogramme zu informieren. Sie sollte davon überzeugt sein, daß derartige Programme Kosten sparen, die Effektivität steigern und dazu beitragen, kostspielige Fehler zu vermeiden.

- Wenn das Schulungsaufkommen eines Unternehmens aufgrund ständiger Neuerungen im Hard- und -Softwarebereich ins Unermeßliche steigt, muß die Frage erlaubt sein, ob diese oder jene Aufgabe wirklich unbedingt vom Computer gelöst werden muß. Der Einsatz von Rechnern in bestimmten Gebieten kann sehr kostspielig werden - vor allem, wenn diese Aufgaben besser von Menschenhand erledigt würden.

- Zwischen Investitionen in Schulungen und Ausgaben für Technologie sollte ein Gleichgewicht angestrebt werden. Neue Hard- und Software-Anschaffungen machen meistens auch neue Schulungsmaßnahmen erforderlich.

- Liegt der Level der Hard- und Software-Anschaffungen auf einem gleichbleibend hohen Niveau, so muß etwas unternommen werden, um ihn zu senken. Eine Möglichkeit wäre, die Computernutzung zu überprüfen, seine Auslastung zu steigern und die Information so zu strukturieren, daß die Anwender nur die Daten erhalten, die sie auch wirklich brauchen. Auf diese Weise lassen sich erhebliche Kosten einsparen. Häufig werden nämlich die Anwender mit einer Datenflut konfrontiert, die nicht immer zu den besten Ergebnissen führt.

- MIS-Manager dürfen sich nicht scheuen, Anwenderwünsche auszuschlagen, wenn diese in keinem Verhältnis zu deren tatsächlichen Bedürfnissen stehen. Die Verantwortlichen sollten auch nicht davor zurückschrecken, den Einsatz von Computern für Aufgabenbereiche abzulehnen, die besser ohne Computer auskommen. Es ist klar, daß mit steigenden Ausgaben für Hard- und Software-Anschaffungen auch die Kosten für Schulungen steigen.

Beschäftigt ein Unternehmen keine eigenen Schulungsexperten, so ist es gut beraten, sich an Anbieter zu wenden, die sich auf Schulungen spezialisiert haben und die verschiedene Arten von Schulungsunterlagen zur Verfügung stellen können. Anstatt das gesamte Schulungsbudget einem einzigen Anbieter zu übertragen, empfiehlt es sich, mehrere Unternehmen zu beauftragen und auf diese zunächst relativ kleine Beträge zu verteilen.

Nach einiger Zeit lassen sich die verschiedenen Anbieter, ihre Preise und die Effizienz ihrer Maßnahmen miteinander vergleichen. Den Zuschlag erhält der Anbieter, dessen Schulungsmethoden den Erfordernissen des Unternehmens am meisten entsprochen haben.