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18.11.1988 - 

Textsysteme könnten produktiver genutzt werden:

Schulungserfolg wird nicht garantiert

Elke Schmidt ist Unternehmensberaterin in München.

Ausbildung sollte Garant dafür sein, daß die Mitarbeiter mit ihren modernen Arbeitsmitteln qualifiziert und motiviert arbeiten. In vielen Fällen indes müssen die Betroffenen feststellen, daß erst nach der Schulung die wahren Probleme auf sie zukommen. Elke Schmidt* plaudert aus dem "Nähkästchen".

Eine gutduftende Vorführdame zeigt gekonnt die Stärken eines Textsystems. Im Hintergrund ein Entscheidungsträger mit zukünftiger Anwenderin und ein geschulter Verkäufer der Firma Y. Nach der meist beeindruckenden Demonstration kommt es unweigerlich zu der Frage, wieviel Zeit benötigt werde, um dieses System so gekonnt zu beherrschen wie die gutduftende Vorführdame. Der Verkäufer, auf Kaufsignale getrimmt, wendet sich an die Anwenderin: "Normalerweise braucht man für dieses System zwei bis drei Tage (richtig sind fünf Tage) aber wie ich Sie so einschätze, werden Sie schon nach zwei Tagen fit sein." Noch ein Nachsatz, der die Ehrlichkeit unterstreichen soll: "Natürlich ist die Einstellung dazu wichtig. Ist jemand negativ eingestellt, dann dauert es entsprechend länger." Dies wäre jedoch offensichtlich hier nicht der Fall.

Die zukünftige Anwenderin, die durch die professionelle Demonstration gute 10 Zentimeter kleiner geworden ist, und bei der sich Ängste eingeschlichen haben, wird nun zusehends größer und bestätigt gerne, der Technik gegenüber ausgesprochen aufgeschlossen zu sein. Auch der Chef läßt keinerlei Zweifel an der Lernfähigkeit besagter Dame offen. Süßholzraspen auf allen Seiten ist angesagt. Häufig findet vor Festlegung des Schulungstermins zwischen Schulungsleiter und Verkäufer noch ein Gespräch statt. Eventuelle Bedenken werden diskutiert. Fragt der Verkäufer resigniert: "Was soll ich machen, wenn ich fünf Tage angebe und der Kunde antwortet, daß unser System schwierig sei und andere Schulungen mit zwei oder drei Tagen auskämen!?"

Nehmen wir einmal an, die Anwenderin ist durchschnittlich begabt und schafft das Drei-Tage-Pensum in der vorgegebenen Zeit. Was geschieht mit dem übrigen Stoff? Wurde erst einmal von einem Schulungsbedarf von zwei bis drei Tagen ausgegangen, ist der Auftraggeber in der Regel nicht gewillt, ohne Begründung zusätzliche Kosten zu übernehmen.

Nun wird spekuliert: Möglicherweise zweifelt die Anwenderin an ihrem eigenen Können oder sie sucht die vermeintliche Schuld in der Schulung, in der Dokumentation oder sie zweifelt an der Bedienerfreundlichkeit des Systems. Möglicherweise erwägt der Vorgesetzte, ob Frau X denn etwas schwerfällig sei.

Hinzu kommt, daß nach Ende der Schulung und Rückkehr ins Büro die Arbeit liegengeblieben ist.

Auf die Betroffene kommen Probleme zu, von denen sie während der Schulung nichts geahnt hat. In den meisten Fällen stimmen die Formate der Briefe oder hauseigenen Formulare nicht mit Formaten des Textsystems überein. Das Einrichten solcher Formulare erfordert jedoch einiges Geschick und ist zudem Voraussetzung für das erste brauchbare Exemplar und damit das erste Erfolgserlebnis.

Die Situation spitzt sich zu: Wissenslücken werden nicht aufgedeckt. Das System wird lediglich irgendwie genutzt. Da das komplette Leistungsspektrum noch nicht oder nicht mehr bekannt ist, wird somit vergleichsweise ein Renn-Auto ständig im ersten und zweiten Gang gefahren ohne zu wissen, daß höhere Gänge existieren.

Hierzu ein Fall aus meiner Beratungspraxis: Eine tüchtige Sekretärin mit einem Erfahrungsschatz von vier Jahren Textverarbeitung schied aus dem Unternehmen aus. Insgesamt wohl nicht mehr sehr motiviert, zeigte sie der neuen Mitarbeiterin nur noch oberflächlich die Funktionsweisen eines rund 20 000 Mark teueren Textsystems. Der neuen Sekretärin fehlte in der Anfangsphase der Mut, von sich aus eine Ausbildung anzuregen.

Somit wurde ein ausgereiftes Textsystem auf dem Niveau einer Speicherschreibmaschine genutzt. Die neue Mitarbeiterin hatte noch nie die Diskettenstation benutzt. Jeder Brief ging in den internen Speicher und wurde danach wieder gelöscht. Daß das System zum Beispiel auch Adressen selektieren und mit Briefen mischen konnte, war ihr (selbst nach zwei Jahren Praxis) nicht bekannt.

Es scheint unbegreiflich, daß Entscheidungen in sechs- und siebenstelliger Höhe getroffen werden, an der Voraussetzung für die optimale Nutzung der Investitionen aber, nämlich der Ausbildung, derart gespart wird.

Als vorbeugende Maßnahme sollten sämtliche firmenspezifische und für Ungeübte zeitraubende Belange außer Haus erledigt werden. Mit Installation des Systems wird diese individuelle Anwendung auf einer Diskette mitgeliefert.

Dies hat den Vorteil, daß die neue Anwenderin sofort mit ihrer Arbeit beginnen kann.

Zu einem späteren Zeitpunkt sollten gemeinsam mit der Mitarbeiterin verbesserte Methoden und Feinheiten bei Spezialanwendungen besprochen werden. Dabei werden eventuelle Wissenslücken aufgefüllt, und die Anwenderin hat nicht das Gefühl, alleingelassen zu sein.