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22.02.1985 - 

Bei der Produkteinführung liegt der Teufel im Detail:

Schulungskonzept für Standardsoftware hilft Geld sparen

MANNHEIM - Bevor neueingeführte dialogorientierte Software mit Datenbasis "läuft", kostet deren Detailkenntnis den Anwender häufig Schweiß, wenn nicht Tränen. Und das Unternehmen muß Geld und Zeit für Produktkenntnis opfern. Auch tragen Kompetenzfragen bei der Gestaltung neuer Grunddatenbestände zur Verwirrung bei. Der Autor schlägt ein Schulungsmodell vor, das die Produkteinführungsphase verkürzt.

Bei der Produkteinführung von dialogorientierter Software mit Datenbasis stellt sich dem Anwender die Frage, wie er seine bestehende Organisation auf das neue System abbilden kann. Er muß überdenken, welche organisatorischen Anderungen und welche programmäßigen Anpassungen erforderlich sind. Er muß also in möglichst kurzer Zeit die in dem Softwarepaket gebotenen Möglichkeiten bis ins Detail kennen. Spezielle Beratung ist dabei meist unumgänglich. Weiter besteht das Problem, den künftig mit dem System arbeitenden Personenkreis zu schulen. Zwar werden vom Hersteller Schulungen vor Ort oder beim Hersteller selbst angeboten. Diese sind aus finanziellen Gründen häufig auf einen ausgewählten Kreis von Mitarbeitern beschränkt. Ab einer bestimmten Größenordnung lohnt es sich daher, für Standardsoftwarepakete ein - vielfältig einsetzbares - Schulungsmodell zu erwerben, durch das eine individuelle Beratung auf ein Minimum beschränkt werden kann.

Erschwert wird der Einstieg in hochintegrierte Software noch dadurch, daß für die Durchführung vieler Geschäftsvorfälle von anderen Fachbereichen erst die Voraussetzung durch den Aufbau eines Grunddatenbestandes mit einer größtenteils vorgeschriebenen Funktionsfolge vorliegen muß. Dies ist nicht nur zeitaufwendig, sondern überschreitet die Fachkompetenz des Anwenders und verstärkt damit die Anfangsschwierigkeiten zusätzlich.

Genau diese Probleme ergaben sich bei der Produkteinführung des Programmpaketes IRD-Vertrieb.

Dabei handelt es sich um ein dialogorientiertes System für die Energiewirtschaft zur Abwicklung der Jahresverbrauchsabrechnung. Zählerverwaltung und Steuerung des Zahlungsverkehrs sind eingeschlossen. Erstellt wurde das Verfahrens-und Programmpaket von den Unternehmen Badenwerk AG Karlsruhe, der GEW Gas-, Elektrizitäts- und Wasserwerke Köln AG, der Städtischen Werke Kassel AG und der TWL - Technische Werke Ludwigshafen AG. Es war eine Kooperation mit den Beratungsunternehmen systema GmbH Mannheim und Wibera AG Düsseldorf. Das Paket - derzeit bestehen sechs Vertragsabschlüsse mit insgesamt 3,2 Millionen Zählern und Geräten - wird seit Januar '85 in vollem Funktionsumfang bei drei der genannten Werke im Originalbetrieb eingesetzt.

Um den vielfältigen Besonderheiten der einzelnen Unternehmen gerecht zu werden, sammelt das System wichtige Parameter zum Beschreiben der Organisationsstruktur in einem Tabellenwerk, die vom Anwender bei der Produkteinführung anzupassen sind. Diese Möglichkeit erhöht zwar die Flexibilität enorm, setzt aber Kenntnisse über das Systemverhalten voraus. Hinzu kommt der streng nach funktionalen Gesichtspunkten gegliederte Aufbau. Dadurch hat der Bediener beim alltäglichen Umgang ein hohes Maß an Freiheit und stellt den Aufbau über das System. Dem Anfänger fällt es allerdings schwer, sich ohne Bedienerführung mit den Eigenschaften vertraut zu machen.

Schulungsmodell demonstriert Systemfunktionen

Zur Unterstützung beim Aufbau eines unternehmensspezifischen Systems und zum Schulen von Mitarbeitern wurde ein Schulungsmodell erstellt, welches dem Anwender alle Funktionen des Systems auf einer ausführlich dokumentierten Modelldatenbank demonstriert. Das Modell beschränkt sich nicht nur auf das reine "Zeigen" wesentlicher Geschäftsvorgänge. Es erlaubt auch die Integration unternehmensspezifischer Daten ohne zeitraubende Vorarbeiten. Somit kann sich der Anwender in autodidaktischer Form in das System einarbeiten und gleichzeitig lernen, wie sich sein Aufgabenbereich auf dem Modell abbildet.

Das Schulungsmodell enthält also einen Grundbestand an Daten, der es ermöglicht, den Umfang jeder Funktion oder jedes Funktionskomplexes ohne spezielle Voraussetzungen zu zeigen und zu erproben. Dieser Grundbestand stellt eine Fülle von Beispielen dar. Sie decken einen möglichst großen Teil der relevanten Geschäftsvorgänge in den Fachabteilungen ab. Die Dokumentation, ohne die der Datenbestand fast wertlos ist, enthält neben der Vorgehensweise im Umgang mit dem Modell für jedes Beispiel mindestens einen Ordnungsbegriff beziehungsweise eine Referenz, die den Zugriff auf die Daten ermöglicht. Die Daten sind dabei so modular aufgebaut, daß sie sich beim Durchführen der Beispiele nicht gegenseitig beeinflussen.

Schwieriger wird es bei komplexeren Abläufen mit zeitlichen und funktionalen Abhängigkeiten, die aufgrund von Fälligkeitsprüfungen in den Programmen nicht zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden können. Hier werden Daten außerhalb des eigentlichen Grundbestandes in Form von Testpaketen vorgehalten, bei denen sich die erforderlichen Abhängigkeiten leicht ändern lassen. Da jede Dialogfunktion auch im Stapelbetrieb aufgerufen werden kann, können Testpakete mittels Prozedur automatisch zur Demonstration der verschiedenen Aufgabenkomplexe in den Datenbestand mit aufgenommen werden.

Am Ende der Beispiele angelangt, die den Datenbestand verändern, sind die Grunddaten nicht mehr brauchbar. Daher muß entweder durch einen Kopiervorgang oder durch Zurücksetzen - "Roll Back" - der Datenbank der Grundzustand wieder hergestellt werden, in dem Dokumentation und Datenbestand übereinstimmen.

Mit einem solchen Schulungsmodell findet der Benutzer ein Umfeld vor, das ihm den realen Betrieb simuliert. Er kann sich auf seinen fachlichen Problemkreis konzentrieren und Beispiele beliebig oft üben. Er vermeidet zeitaufwendige und demotivierende Vorarbeiten durch Vorgabe des Datenbestandes, wie er im Echtbetrieb sowieso vorhanden ist.

So haben Mitarbeiter der TWL und der SBL - Stadtbetriebe Linz GmbH, Österreich, durch Installation auf der werkseigenen Datenverarbeitungsanlage ebenso wie Mitarbeiter der GEW und der Berliner Kraft- und Licht Aktiengesellschaft (BEWAG) über eine Standleitung zur systema DV-Anlage in Mannheim Zugriff auf ein solches Schulungsmodell-System. Der Betrieb über die Standleitung erwies sich dabei von Vorteil, da noch fehlende Basissoftware bei der GEW und der BEWAG eine Schulung der Mitarbeiter am Bildschirm nicht zuließ. In solchen Fällen entfällt beim Anwender die Verwaltung im Rechenzentrum .

Schulungsmodell als Entscheidungshilfe

Weitere Vorteile ergeben sich aus dem Schulungsmodell: Zum einen unterstützt es die Entscheidung eines Interessenten, zum anderen erleichtert es die Abnahme und den Test eines neuen Release oder die Erweiterung des Funktionsumfanges durch Weiterentwicklungsmaßnahmen.

Ist ein Unternehmen am Erwerb des Produktes interessiert, so können sich kompetente Mitarbeiter in relativ kurzer Zeit vom Leistungsumfang des Systems überzeugen. Sie sind in der Lage abzuschätzen, welche Maßnahmen bei einer Einführung erforderlich sind oder den Nutzen für das eigene Unternehmen in Frage stellen. Genau diese Mitarbeiter wären auch geeignet, mit dem Schulungsmodell - gefüllt mit unternehmensspezifischen Daten - im eigenen Hause die Produkteinführung vorzunehmen.

Bei einem eingesetzten System werden bei Weiterentwicklungs- und Wartungsmaßnahmen zwangsläufig Komponenten ausgetauscht. Dies gilt insbesondere bei einem Produkt in der Entwicklung, bei dem nur Teilbereiche freigegeben sind. Der Anwender ist gut beraten, die neue Auslieferung vor dem Einsatz im Echtbetrieb auf Kompatibilität zu überprüfen. Hierbei unterstützt ihn das Schulungsmodell, denn es schafft die notwendigen Voraussetzungen für den Test.

Unabhängig von kurzer Einspruchsfrist Software abklopfen

Mit neuer Anwendungssoftware hat der Käufer häufig das Problem, die erworbene Software innerhalb einer meist kurzen Einspruchsfrist zu überprüfen. Das Schulungsmodell als Datenbasis in Verbindung mit formulierten und reproduzierbaren Testfällen vereinfacht die Abnahme wesentlich.

Im konkreten Fall IRD-Vertrieb hat sich zum Beispiel eine Projektgruppe der Stadtwerke Kiel AG mit dem Verfahren vertraut gemacht. Es ist auf der Datenverarbeitungsanlage der systema GmbH implementiert. Das Team ging über eine Wählleitung von Mannheim nach Kiel. In einem Zeitraum von sechs Wochen hatte, sich die Projektgruppe soweit vertraut gemacht, um ihre Entscheidungen für den IRD-Vertrieb zu untermauern.