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13.10.1989 - 

Archivierungssystem für elektronische Vertragsführung

Siemens reklamiert für sich größte Online-Archiv Europas

Zur Unterstützung der vertrieblich/kaufmännischen Vertragsführung wird ab April 1990 allen inländischen Zweigniederlassungen und Technischen Büros der Siemens AG das wohl europaweit größte Online-Archiv auf Basis eines optischen Archivierungssystems zur Verfügung stehen.

Sowohl die notwendige Standardsoftware für die WORM-Archiv-Server und die View-Stationen wie auch die projektspezifischen Entwicklungen der festen Verbindung zwischen dem BS2000-Verfahren zur Vertragsführung und dem optischen System werden zur Zeit von der Sietec, einem Tochterunternehmen der Siemens AG, erstellt.

Ziel der Entwicklung ist es, die mit umfangreichen Kauf-, Miet- und Wartungsverträgen gefällten Aktenpaternoster durch optische Speicher zu ersetzen. Gegenüber Mikrofilm oder Mikrofiche erlaubt die Archivierung auf optischen Platten eine Einbindung in DV-technische Gesamtlösungen und eröffnet somit den Weg zu einem jederzeit dürchführbaren, gezielten Zugriff auf entsprechende Dokumente und Akten. Eine Studie zur Entwicklung einer solchen Gesamtlösung am Beispiel einer Zweigniederlassung führte im August 1988 zu dem Entschluß, das System für die Vertragsführung der Siemens AG im Inland aufzubauen.

Das neue System gewährleistet eine tagesaktuelle Informationsversorgung und verkürzt gleichzeitig die Durchlaufzeiten aller Schritte der Vertragsführung. Dabei soll auch auf nichtcodierte Informationen (NCI, Rastergrafik) wie Dokumente, Verträge und Briefe jederzeit zugegriffen werden können. In Zukunft wird es für die gesamte Vertriebsorganisation egal sein, wo sich die Vertragsakten befinden beziehungsweise wo sie auf WORMs gespeichert sind. Der immense Aufwand des Kopierens und Versendens von Dokumenten und schließlich des mehrmaligen Aktualisierens der Akten entfällt. Nicht zuletzt wird dieses System das Seine zum Thema "Kundennähe" - dem primären Anliegen einer jeden Vertriebsorganisation - beitragen.

Zwei gekoppelte Systeme sind die Basis dieser Einrichtung, die zum Teil bereits dezentral im Einsatz ist und künftig über ein Rechnernetz (WAN) bundesweit die Vertragsführung der Siemens AG unterstützen wird: Ein bei Siemens unter BS2000 entwickeltes System, das die Vertragsdatenbank realisiert, dient als "Master", und ein bei Sietec unter Sinix entwickeltes optisches Archivsystem als "Servant". Alle codierbaren, also elektronisch weiterverarbeitbaren Informationen werden über die BS2000-Anwendung in die Vertragsdatenbank und alle "Papierinformationen" in ein optisches Speichersystem übernommen. "Lebendige", also ständig veränderbare Informationen aus dem im Host-Rechner unter BS2000 geführten Informationssystem können jederzeit mit Dokumenten aus dem Archivsystem gekoppelt werden. Für den Nutzer heißt das, er kann vor Ort direkt auf eine komplette "elektronische Vertragsakte" zugreifen. Und die besteht sowohl aus Informationen aus der Vertragsdatenbank (zum Beispiel Rechnungsdurchschriften und andere codierte Daten), als auch aus solchen aus dem optischen System, also aus Kundenbriefen, Originalverträgen und ähnlichen nicht codierten Daten.

Das System enthält eine Bearbeitungs- und eine Auskunftszentrale, die jeweils an verschiedenen Orten untergebracht sein werden. Neben dem Sicherheitsaspekt wird damit gewährleistet, daß umfangreiche Auskünfte den Bearbeitungsablauf nicht beeinträchtigen. Alle Komponenten (Archiv, BS2000, View-Stationen) sind lokal via LAN (10 MBit/s) oder global über WAN (64 KBit/s) verbunden.

Als Archivträger für die riesigen Datenmengen - allein sieben Millionen Seiten an Papierakten sind zu Beginn zu übernehmen - wird das optische Medium WORM (Write Once Read Many) eingesetzt. Ihre Vorzüge sind eine hohe Speicherkapazität (3,2 Gigabyte bei der 12-Zoll-Platte), lange Lesegarantie und die durch die Einmalbeschreibbarkeit gewährleistete Datensicherheit im Sinne des HGB.

In den Zentralen werden mehrere Autochanger, in denen bis zu 50 dieser optischen Platten Platz haben, jeweils von Siemens-MX300-Rechnern unter Sinix gesteuert, die alle untereinander und mit dem BS2000-Rechner über Ethernet-LAN verknüpft sind. Auf den über LAN oder WAN angeschlossenen View-Stationen können Mitarbeiter zum einen mit dem Verfahren der Vertragsführung im BS2000 arbeiten.

Sie können sich zum anderen auch die einzelnen Dokumente einer Vertragsakte ansehen. Dabei werden mit hochauflösenden Bildschirmen DIN-A4-Seiten sowohl hoch als auch quer dargestellt.

An ebenfalls in das Netz eingebundenen Scanner-Arbeitsplätzen werden Dokumente gescannt und am Bildschirm geprüft. Umfangreiche Untersuchungen haben ergeben, daß eine Auflösung von 300 dpi (12 Punkte pro Millimeter) zur Archivierung und Reproduktion optimal ist. Der entsprechende Speicherbedarf von etwas mehr als einem Megabyte pro Seite wird direkt am Scanner-Arbeitsplatz auf durchschnittlich 45 Kilobyte (Fax-Gruppe IV) komprimiert. Da für die Anzeige auf einer View-Station 150 dpi genügen, geht schließlich eine nochmals auf zirka 22 Kilobyte pro Seite komprimierte Version des Dokuments auf Anfrage ins bundesweite Siemens-Datennetz.

Eine weitere Einsparung an Speicherkapazität wird durch die Daten- und Formular-Archivierung erreicht. Von bereits in DV-Verfahren erzeugten Dokumenten wie Handelsbriefen oder Buchungsbelegen wird nur der Inhalt in codierter Form abgespeichert. Der wird dem bereits abgelegten Format zugeordnet. Er kann dann - "montiert" im Originalerscheinungsbild - abgerufen werden.

Der Übertragungsbedarf solcher Seiten beläuft sich auf nur noch durchschnittlich 2 Kilobyte.

* Dipl.-Inf. Manfred Forst ist Leiter NCI-Systeme bei Sietec in Berlin. Dipl.-Ing. Klaus-Peter Fuhrmann ist Leiter des Projekts Optische Speicher im Rahmen der Vertragsführung bei Siemens