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29.08.2006

Sky-Chefs servieren SAP-Planzahlen

Annette Münch 
Ein neues Planungswerkzeug macht das Controlling des Airline-Caterers LSG effizienter.

Etwa 369 Millionen Mahlzeiten kochte die LSG Sky Chefs Deutschland GmbH aus Neu-Isenburg im Jahr 2005 für Fluggäste verschiedener Luftfahrtgesellschaften weltweit. Damit trotz dieser großen Mengen jede Fluglinie zur richtigen Zeit die passenden Gerichte bekommt, muss jeder Handgriff sitzen und alles minutiös nach Plan verlaufen, auch die Kostenplanung.

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Das Unternehmen gehört zur LSG Lufthansa Service Holding AG, die ihrerseits eine 100-prozentige Tochter der Deutschen Lufthansa AG mit Sitz in Neu-Isenburg ist. Es sorgt mit ihrem Kerngeschäft Airline Catering für mehr als 270 Airlines weltweit für die Gaumenfreuden der Flugpassagiere. Das Unternehmen operiert unter der Marke "LSG Sky Chefs" und ist an 190 Standorten in 49 Ländern vertreten, darunter auch mit Niederlassungen an 16 Flughäfen in Deutschland.

Jeder Standort der LSG Sky Chefs Deutschland GmbH hat individuelle Kundenstrukturen. Die dahinter liegende Kostenkalkulation der Speisen, die auf den Flügen serviert werden, erfordert einen Kraftakt, der mit den bisherigen Anwendungen SAP R/3 und Microsoft Excel als autonomes Frontend nicht mehr wunschgemäß gelang. Gesucht wurde ein geeignetes Tool für das monatliche Forecasting und die jährliche Budgetierung.

Kostenrechnung mit Hindernissen

In der Vergangenheit bewerkstelligten die Sky-Chefs den Forecast außerhalb der SAP-Software in Excel. Dezentrale Controller erhielten ein komplexes und pflegeaufwändiges Excel-Package. Dabei wurden in SAP gebuchte Istdaten per Download extrahiert und zwar sowohl aus der SAP-Kostenrechnung (CO-CCA) als auch aus der SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA). "Sverweis"-Formeln in Excel lasen diese Informationen automatisch in das Package ein. Aufgrund des großen Datenvolumens war die manuelle Übertragung der Daten aus Excel in die SAP-Software zeitlich nicht möglich. Eine Lösung mit maschineller Schnittstelle kam wegen der Vielzahl von verknüpften Excel-Dateien ebenfalls nicht in Frage. Somit waren weder Forecast- noch Budgetdaten in SAP verfügbar: Die komplette Konsolidierung hatte in Excel zu erfolgen. Wegen der knappen Zeit standen die zwei Controller in der Zentrale ebenso wie ihre Kollegen an den jeweiligen Standorten enorm unter Druck.

Kostenstellenstrukturen

Für LSG Sky Chefs Deutschland GmbH wurde dieses System zur Abbildung der komplexen Geschäftsprozesse zu unflexibel. Die individuellen Anforderungen der einzelnen Standorte konnten nicht realisiert werden. Dazu gehören zum Beispiel die unterschiedlichen Kundenstrukturen und Standorte sowie die damit verbundenen abweichenden Kostenstellenstrukturen für das Personal. Zudem wünschten sich die Anwender detailliertere Daten sowie eine Harmonisierung der Forecast- und Budgetprozesse. Die LSG Sky Chefs Deutschland GmbH wollte nicht mehr nur die Kostenstellen, sondern auch die Produkterlöse sowie -kosten aus Kundensicht erfassen, um so Standardwerte pro Kunde und Mahlzeit zu erhalten. Die Detailinformationen wie etwa die kalkulatorischen Personal- und Materialkosten und Zeitwerte für die Prozesse lagen vor, nur ein geeignetes Tool fehlte. Die LSG Sky Chefs Deutschland GmbH forderte eine Lösung, die in allen Fällen nach dem gleichen Prinzip arbeitet: Die Kostenplanung sollte künftig direkt im Modul CO-CCA und die Erlösplanung direkt im Modul CO-PA (Ergebnis- und Marktsegmentrechnung) erfolgen. Neben der geforderten Flexibilität hinsichtlich Oberfläche und (Excel-)Funktionen war entscheidend, dass das Tool in allen Fällen bidirektional mit SAP kommuniziert und diese Daten verwerten kann.

SAP und Excel im Duett

In "Kern OPO" (One Page Only) fand die LSG Sky Chefs Deutschland GmbH, wonach sie suchte: ein Planungs-Tool, das SAP und Excel verbindet. Auf eine Evaluierung weiterer Produkte wurde verzichtet.

Das Produkt des Freiburger Unternehmen Kern AG bot den Anwendern folgende Vorteile:

• Excel wird direkt über SAP-Software gestartet;

• Daten werden automatisch von SAP in Excel eingelesen beziehungsweise von dort in die ERP-Umgebung geschrieben;

• sämtliche Ist- und Planungsdaten liegen in SAP;

• Kern OPO koppelt individuelle Bereiche der Excel-Tabelle direkt mit SAP;

• schnellere Arbeitsabläufe im Forecast- und Planungsprozess;

• mehr Transparenz in den Prozessen;

• dauerhafte Zeit- und Kosteneinsparungen wegen einfacher Nutzung und Pflege der Lösung.

"One Page Only" bedeutet in diesem Fall, dass die Planung einer Kostenstelle vollständig auf einem Excel-Blatt erfolgt. Sämtliche Planungsfälle für die Kalkulation der Speisen (Kosten, Kennzahlen, Leistungsarten, Leistungsaufnahmen, Jahres-, Monats- und Fachsichten) werden in einer Oberfläche gemeinsam behandelt. In SAP hingegen sind diese Planungen in verschiedenen Transaktionen zu vollziehen. Vor Planungsbeginn definiert das zentrale Controlling das für die LSG Sky Chefs Deutschland GmbH gültige Planungsformular. Dieser so genannte OPO-Master ist eine Excel-Datei, in der alle Excel-Funktionen wie Formeln, Formate, Gültigkeiten und Makros eingesetzt werden können. Für die Planung meldet sich der Kostenstellenleiter am ERP-System an und startet die OPO-Transaktion. Dabei hält sich Kern OPO voll an die Berechtigungen des SAP-Users, zieht eine Kopie von dem Master und integriert das Duplikat mit allen Excel-Funktionen direkt in die SAP-Maske.

Historische Daten

Parallel sammelt Kern OPO die historischen Daten zum Planungsobjekt ein (Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element und Ergebnisobjekt). SAP gibt den Rahmen und Excel die Oberfläche, in der die historischen SAP-Daten angezeigt und die neuen Plandaten gebildet werden. Schließlich bucht Kern OPO die neuen Plandaten direkt in das SAP-System. Bei Bedarf lässt sich die Excel-Oberfläche lokal speichern, offline bearbeiten und wieder in die SAP-Lösung einbetten.

Nicht alles Out-of-the-Box

Daten können die Anwender über drei Masken ("OPO-Master") erfassen: den Erlös-Master, den Personalkosten-Master und den Kosten-Master, der die sonstigen Erlöse sowie Sachkosten abbildet. Die beiden Kosten-Master griffen auf bereits vorhandene Strukturen zurück und ließen sich deshalb einfach an die neuen Bedürfnisse anpassen. Anders verhielt es sich mit dem Erlös-Master. Aufgrund der vielschichtigen Detailinformationen, die alle mit einfließen sollten, musste ein neuer OPO-Master entwickelt werden, der genau die von der LSG Sky Chefs Deutschland GmbH gewünschte Struktur abbildet. Heute liest das Unternehmen die Standardkalkulation für Material und Personal sowie die Zeitwerte der Prozesse bis hin zu Detailangaben wie dem Standardwert pro Kunde und Mahlzeit ein und bildet damit die Deckungsbeitragsrechnung II für Forecast und Budget auf Kundenebene ab.

Jeder Master lässt sich leicht ändern: Eine weitere Kostenart, eine neue Zeile, eine zusätzliche Zwischensumme, eine neue Formel - das alles geschieht mit den bekannten Excel-Techniken. Und weil der Master an zentraler Stelle gepflegt wird, sind die Änderungen an der Erfassungsoberfläche sofort wirksam und für jeden Planer sichtbar. Die SAP-üblichen aufwändigen Transporte von geänderten Einstellungen fallen komplett weg.

Zahlenfutter für jeden Anlass

Die LSG Sky Chefs Deutschland GmbH erledigt mit zwölf Controllern deutschlandweit für 24 Einheiten die monatliche Berichterstattung, die Budgetierung und den Jahresabschluss nach der neuen Methode. Die monatlichen Hochrechnungen aufs Jahresende werden jeweils in SAP in neue Versionen geschrieben, so dass im ERP-System inklusive Jahresabschluss unterjährig zwölf Jahresergebnisse zur Verfügung stehen. Eine aufwändige Konsolidierung entfällt. Für den Verkauf gibt es im CO-PA eine kundenbezogene Deckungsbeitragsrechung für die Planungszeiträume. Die Vorbereitungen für die Anwendung in Belgien und Skandinavien laufen. (fn)