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07.10.2015 - 

E-Mail, SMS, Social Media

Smartphone-Knigge für Fortgeschrittene

Tabea Jost ist freie Autorin aus Berlin.
Im beruflichen Alltag kann es leicht passieren, dass man in Fettnäpfchen der digitalen Kommunikation tritt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese gekonnt umgehen.

Nullen und Einsen - die Quintessenz der Digitalität. Sie ermöglichen eine berufliche Kommunikation mit Lichtgeschwindigkeit, rund um die Uhr, zwischen geographischen, wirtschaftlichen und menschlichen Gegensätzen. Und bergen Gefahren. Häufig wird man gerade im Netz missverstanden, klare Regeln und eine Etikette gibt es für die digitale Kommunikation bis dato nicht.

Eins steht fest: Genauso wie in der analogen gilt auch in der digitalen Welt der Satz Arthur Schopenhauers: "Höflichkeit ist Klugheit, folglich ist Unhöflichkeit Dummheit". Aber woran erkennt man Klugheit und Dummheit zwischen Null und Eins? Wir machen den Versuch, die wichtigsten Regeln in einem aktuellen Digital-Knigge für den Berufsalltag zusammenzufassen.

Once upon a time …

Der Versuch, Verhaltensregeln für das Internet zu finden, ist nicht neu. Bereits 1986 kursierten im Usenet die Ratschläge der fiktiven Kummerkastentante Emily Postnews, die der Software-Pioniers Brad Templeton erfunden hatte. Damals ging es um Themen wie Rechtschreibung, lange Signaturen und den richtigen Ton im Ur-Diskussionsforum. Im Jahr 1989 wurden die Ergebnisse im sog. Dokument RFC1855, dem wohl ersten Netz-Knigge mit "Netiquette Guidelines", zusammengefasst.

In jüngerer Vergangenheit gab es weitere Versuche, unter anderem auch hier in Deutschland: Spezialisten der Telekom Laboratories hatten nach mehrmonatigen Befragung von Teilnehmern aus zwölf Nationen 101 Leitlinien des digitalen Alltags - die eEtiquette - entwickelt. Auch der Deutsche Knigge-Rat in Bonn hat sich vorgenommen, den kommunikativen Unsitten der sozialen Netzwerke endlich verbindliche Höflichkeitsregeln für die digitale Kommunikation entgegenzustellen.

Und nicht zuletzt: Jugendliche hatten unter dem Titel "Kannste Knigge?" Vorschläge zum besseren Miteinander im heutigen Internetzeitalter gemacht. Trotzdem: Die Regeln, genauso wie die Medien, befinden sich in einem ständigen Wandel und brauchen regelmäßige Updates. Die aktuellsten und wichtigsten davon haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

E-Mail & Instant Messaging

Die E-Mail ist ein sehr effizientes und praktisches, aber auch ein gefährliches Medium. Es ist zwar schriftlich, dennoch nicht so verbindlich wie der konventionelle Brief und rasch verschickt - häufig ohne großes Nachdenken. Die leichte Verfügbarkeit einer E-Mail verführt zu einem Umgang, der uns und anderen manchmal Mehrarbeit, Störungen und Stress beschert. Deshalb:

  • Vorab immer sich die Frage stellen, ob E-Mail überhaupt das richtige Medium ist. Viele Menschen setzen E-Mails ein, auch wenn sie völlig ungeeignet sind. Wenn man komplizierte Prozesse erklären muss, schwierige Probleme lösen will oder sich mit Beschwerden auseinandersetzt, gibt es auch effektivere Kommunikationswege.

  • Knapp und präzise: Auf klare und unmissverständliche Formulierungen auf Business-Niveau achten.Alles, was mehr als 2 Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. Keep it VERY simple.

  • Rechtschreibung: Alle Regeln gelten auch im Mail-Verkehr. Zum Glück gibt es auch entsprechende Software-Tricks, die bei Rechtschreibung und Grammatik helfen. Unbedingt verwenden, wir sind im 21. Jahrhundert.

  • Tempo: Schnelles Beantworten zählt. Das ist letztendlich der größte Vorteil der elektronischen Post.

  • Aussagekräftiger Betreff: 2016 und immer noch existieren schlechte Betreff-Zeilen. Bitte mehr Zeit investieren und möglichst konkret sein, es lohnt sich.

  • "Kopie an" und "Antworten an alle" sparsam benutzen: Informationslawinen sollten verhindert werden. In CC gehören nur Kollegen, welche die Information wirklich benötigen. Dem Chef mit Mailkopien beweisen, dass man gute Arbeit zu bestimmten Tageszeiten leistet, ist einfach nur uncool. BCC in der geschäflichen Kommunikation ist nur in Ausnahmefällen wirklich nötig (und könnte gefährlich sein).

  • Rechtliche Bestimmungen: In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen.

  • Spam: Ungewünschte Spam-Newsletter nie abbestellen! "Unsubscribe" bedeutet für Spammer nur Folgendes: "Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen". Also, einfach ignorieren.

  • In dringenden Fällen: Lieber auf die E-Mail als Medium verzichten und stattdessen direkt anrufen. Es gibt keine Garantie, dass die elektronische Nachricht nicht übersehen oder als vermeintlicher Spam gelöscht wird.

Handy & Tablet

Wie gut sind Ihre Handy-Manieren im beruflichen Alltag? Wie vielSmartphone ist normal und wann nerve ich meine Umgebung einfach nur noch? "Nomophobie" nennen Experten die Angst, nicht erreichbar zu sein. Laut Umfragen leiden mindestens die Hälfte der Nutzer darunter und nehmen deshalb überall das Handy mit - mit negativen Folgen:

  • Eine reale Person hat immer Vorrang. Banal, wird aber immer wieder gern vergessen.

  • In Meetings sollte das Handy Pause haben.

  • Klingeltöne machen Leute: Im Berufsalltag sind Technobeats oder Schlager als Klingelton ein absolutes NoGo. Der richtige Klingelton ist so dezent wie möglich. Im Großraumbüro gilt: Alle Klingeltöne ausschalten!

  • Bei einem Business-Lunch im Restaurant auf Vibrationsalarm umschalten und den Display nach unten auf den Tisch legen. Bei eingehenden Anrufen gehört es laut Knigge den Raum zu verlassen.

  • Beim Telefonieren vor Kunden und Kollegen Abstand halten. Es gibt kaum etwas Anstrengenderes als sich die Gespräche anderer anhören zu müssen.

  • Bei SMS: Kurz und knapp texten ist völlig OK. Eine Anrede nach dem ersten Kontakt ist in der Regel auch nicht mehr nötig.

Social Media & Blogging

Auch Instagram, Facebook und Twitter sind keine Reiche ohne Regeln. So hat Facebook die sog. "Gemeinschaftsstandards" publiziert, zu denen sich alle Nutzer des Netzwerks verpflichtet fühlen sollen. Darüber hinaus existieren auch "ungeschriebene" Regeln, die jeder Social Media-Nutzer kennen sollte.

  • Netzwerke sorgsam auswählen - man muss nicht überall mitmachen. Überlegen Sie, welche für Sie geeignet sind und pflegen Sie diese regelmäßig.

  • Authentisch bleiben: Keine fiktive Identität aufbauen. Nicht nur Freunde und Kollegen, auch potentielle Geschäftspartner und Arbeitgeber recherchieren im Internet. Ihre Glaubwürdigkeit und Image leiden, wenn das Gesamtbild nicht stimmig ist.

  • Sich selbst zensieren: Keine Bilder, Texte oder Kommentare publizieren, die Ihre Arbeitgeber oder Kollegen nicht wirklich sehen wollen. Erst überlegen, dann posten: Das kurze Nachdenken vor dem Drücken des Senden-Button lohnt sich.

  • Werbung ist Tabu: "Friends" und "Follower" nicht mit agressiver Werbung belasten. Wenn Sie nur verkaufen wollen, werden Sie schnell ignoriert. Langfristig denken.

  • Empfehlungen geben: Netzwerk nutzen wie eine Kommunikationsplattform "wie im realen Leben". Die Hinweise auf eigene Projekte sollten mit Empfehlungen und Mehrwert für Ihre Freundschaften gemixt werden. Empfehlungen über interessante Filme, Bücher oder Produkte kommen immer gut an.

  • Höchste Zeit, dass es jemand laut sagt: Hunger ist keine wertvolle Statusmeldung. Bitte keine Fotos Ihrem vom Mittagsessen posten, es interessiert keinen.

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