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20.09.2016 - 

5 Tipps für den perfekten Projektbericht

So erreicht die Case Study Ihre Kunden

Wolfgang Emmer arbeitet bei Evernine.
Case Studys, Fallstudien bzw. Projektberichte sind optimal, um sich als Experte und kompetenter Lösungspartner Kunden gegenüber zu präsentieren.

Viele Systemhäuser tun sich schwer, ihren Erfolg zu präsentieren, um damit auch Neukunden zu gewinnen. Eine Case Study, auch bekannt als Projektbericht oder Fallstudie, beschreibt, wie ein erfolgreiches Projekt bei einem Kunden durchgeführt wurde. Ein derartiger Praxisbeitrag behandelt die gesamte Projektlaufzeit - vom Erstkontakt zum Kunden, über erste Gespräche, die Präsentation der Lösung beim Kunden vor Ort, die Erstellung des Pflichtenheftes, über die eigentliche Durchführung des Projektes bis hin zum After-Sales-Support (Wartung, Schulung etc.).

Doch wie erstellt man eine derartige Case Study? Und auf welchen Weg kommuniziert man diese Inhalte an wen? Was genau sollte ein aussagekräftiger Projektbericht enthalten? Generell gilt: Ein derartiger Praxisbeitrag sollte informativ und nicht werbelastig sein. Hier 5 Tipps zur Erstellung und Distribution der Botschaft:

Wen wollen Sie ansprechen?

Zuerst muss die Zielgruppe definiert werden. Sie besteht in erster Linie aus Geschäftsführern und Fachabteilungen. Das heißt: So wenig "denglische" Inhalte und Begriffe wie möglich. Denn der Text und der Nutzen der Lösung müssen – auch ohne Lexikon mit Fachbegriffen – verständlich sein.

Der enge Fokus auf IT-Leiter ist wenig zielführend. Entscheidungen werden meist auf Geschäftsführungsebene oder von Abteilungsleitern (Vertrieb, Marketing, HR) getroffen.

Der Rahmen: Im Mittelpunkt eines Projektberichts sollte die Ausgangssituation des Kunden ("Vorher"), die Umsetzung und das Resultat ("Nachher") stehen.
Der Rahmen: Im Mittelpunkt eines Projektberichts sollte die Ausgangssituation des Kunden ("Vorher"), die Umsetzung und das Resultat ("Nachher") stehen.
Foto: sergign - shutterstock.com

Die Form und der Inhalt

Wichtig sind knackige Überschriften, Vorspann und kurze Zwischenüberschriften. Insgesamt sollte der Text nicht länger als 3.500 Zeichen sein. Er kann damit auf zwei Seiten gelayoutet werden.

Der Vorspann

Auch hier gilt die Acht-Sekunden-Regel. Das heißt: Sie haben nur wenig Zeit, den Leser in den Bann zu ziehen. Gelingt es Ihnen nicht, schon im Vorspann Aufmerksamkeit zu erregen, wird der Text nicht gelesen. Beginnen Sie mit dem absoluten Highlight des Projekts, z. Bsp. mit einer Aussage wie: "Der Kunde sparte schon in den ersten drei Monaten über 100.000 Euro an Kosten ein!"

Der Text

Stellen Sie zunächst den Kunden vor. Im Mittelpunkt sollten seine Ausgangssituation ("Vorher"), die Umsetzung und das Resultat ("Nachher") stehen. Zitieren Sie einen Projektverantwortlichen beim Kunden. O-Töne machen Texte lebendig. Dabei sollten Zitate allerdings authentisch und nicht "gestelzt" klingen oder in Schachtelsätzen daher kommen. Vermeiden Sie es, ständig den Produktnamen zu nennen oder die ganze Funktionalität aufzuzählen. Und sagen Sie auch dem Leser, was Sie bei diesem Projekt gemacht haben.

Nutzen, Nutzen, Nutzen!

Konkreter Nutzen drückt sich letztlich in Zahlen aus. Ihre Zielgruppe will Informationen, die sie beispielsweise bei der Entscheidungsfindung oder beim Marktüberblick unterstützen. Deshalb sollten Fakten genannt werden:
Wie lange dauerte das Projekt? Mit welchen Kosten ist zu rechnen? Gab es Probleme? Wenn ja, wie wurden sie gelöst? Was hat der Kunde von der Lösung? Was plant er als Nächstes?

Tipps und Tricks oder die daraus zu ziehenden Lehren in Stichworten sowie ein Fazit runden das Spektrum ab.

Das Layout

Kurze Übersichtskästen vermeiden Bleiwüsten, können Zusatzinformationen wie Kennzahlen über Projekte enthalten oder auch "Überflieger" dazu animieren, sich den Text doch in Gänze durchzulesen. Denken Sie auch an Schmuckbilder, Grafiken und Fotos, beispielsweise vom Zitatgeber. Setzen Sie den Kundennutzen plakativ in einem gesonderten Kasten deutlich in Szene.

Der Versand der Case Study

Journalisten und Blogger bevorzugen Meldungen im Volltext und per E-Mail. Per Link kann dann das komplette, ansprechend gelayoutete Dokument zur Verfügung gestellt werden. Das pdf-Format ist dagegen unbeliebt. Potentiellen Kunden können Sie gerne auch einen Papierausdruck der Case Study in die Hand drücken, z. Bsp. auf einer Messe. Dann sollte die Hardcopy aber in Farbe, in Hochglanz und auf einem dickeren Karton ausgedruckt sein, damit sie dem potentiellen Kunden auch nach dem Erstkontakt ins Auge fällt. Und vergessen Sie nicht Ihre Kontaktdaten anzugeben: Name, E-Mail, Telefonnummer und postalische Adresse, unabhängig davon, auf welchem Wege Sie die Case Study verteilen - per E-Mail oder persönlich. (rw)

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Bernd Hagemann

Ohne despektierlich zu sein: Was bitte rechtfertigt es, solche Gemeinplätze in Artikelform hier zu veröffentlichen? Die im Artikel aufgeführte Vorgehensweise sollte mittlerweile jedem bekannt sein. Ist das mal wieder eine als Artikel getarnte Werbung? JA! Die Evernine-Group macht Werbung für sich selbst. Hoffentlich hat Channelpartner wenigstens genug Geld für diese als Artikel getarnte Anzeige verlangt und bekommen. In Printmedien steht über einem solcher Text immer: ANZEIGE, dann weiß der Leser wenigstens, dass hier jemand für sich wirbt. Im Web scheint diese Vorgehensweise ausgehebelt zu werden. Schade! Damit werden unbedachte Leser m.E. hinter's Licht geführt.

Zum Inhalt:
Die äußere Form einer Case Study ist nun wirklich nicht so schwierig. Problematisch wird es für viele Unternehmen jedoch, wenn es um die richtigen Worte geht. Oft werden solche Texte von Werbetextern aus der Marketingabteilung verfasst. Entsprechend grauenvoll sind sie dann auch. Gespickt mit werblichen Superlativen. Oder die IT-Projektverantwortlichen schreiben selbst. Mindestens genauso schlimm. Solche Texte sind dann meist voller IT-Fachausdrücke, die nur Spezialisten verstehen. Das Schwierige an einer Case Study ist doch, die zum Thema und zum Unternehmen passenden Formulierungen zu finden. Die Struktur ist - anders, als im Artikel dargestellt - sicher den meisten hinlänglich bekannt.

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