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29.09.1995

Software-Strategien/Mythos BPR - Versuch einer Entzauberung (Teil 3) Make or buy - das ist eine alte Frage mit neuer Brisanz

In einer fuenfteiligen Artikelserie beschaeftigt sich Friedrich von Loeffelholz* mit dem Thema Geschaeftsprozess-Re-Engineering. Der erste Teil stellte die Schluesselfragen, die sich aus diesem Schlagwort ergeben. Im zweiten Beitrag wagte der Autor die These, dass es sich dabei lediglich um alten Wein in neuen Schlaeuchen handelt. Der dritte Artikel rueckt nun den alten Gegensatz zwischen Individual- oder Standardsoftware in ein neues Licht, worauf im vierten Teil eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung folgen wird. Geschaeftsprozess-Re-Engineering als Chance zum Lean Office soll der Gegenstand des fuenften und letzten Beitrags heissen.

Von Friedrich von Loeffelholz*

Ob das Business Process Re-Engineering (BPR) erfolgreich verlaeuft, haengt von der richtigen Software-Unterstuetzung ab. Gegen die leisen Stimmen, die eine individuelle Loesung favorisieren, fordert die Mehrzahl heute eine Standardsoftware - ohne zu bedenken, dass sie das Unternehmen damit nicht nur in ein starres Korsett zwaengen, sondern es ueberdies in das Chaos der Ueberkomplexitaet stuerzen.

DV/Org.-Leiter, Manager, Geschaeftsfuehrer und Vorstaende verstehen unter Individualsoftware immer noch verkorkste Cobol-Ruinen ohne Zukunftsperspektiven. In den 70er Jahren hat man individuelle Systeme entwickelt, so der Tenor, weil es damals noch keine Standardsoftware gab. Lange genug habe man sich mit verkrusteten DV-Abteilungen herumschlagen muessen, die dazu noch irrsinnige Summen verschlungen haetten. Standardsoftware sei der effizienteste Weg in die moderne Informationsgesellschaft. Dieser Ansicht schliessen sich sogar die DV-Abteilungen an.

Alle sehen ein, dass sie bei der Einfuehrung einiges an Aufwand treiben muessen, bis die Anwendung funktioniert. Umsonst gibt es nun einmal nichts. Wenn die Applikation aber erst einmal richtig laeuft, so hoffen sie, dann macht sich die Investion schon bezahlt.

In den Fachabteilungen aber kommt die in den 80er Jahren eingefuehrte Standardsoftware allmaehlich in Verruf. Die Anwender stoehnen unter dem hohen Aufwand zur Pflege der Daten. Zuviele Voraussetzungen muessen erfuellt werden, um den systemtechnischen Anforderungen der Programme gerecht zu werden. Die Softwarepakete schnueren die Unternehmen in ein zu enges Korsett. Das Ergebnis: Statt dass das System der Organisation dient, bedient die Organistation das System.

Um sich aus dieser Zwangsjacke zu befreien, haben die Unternehmen BPR-Projekte aus der Taufe gehoben. Doch auch hier ist Software- Unterstuetzung notwendig. Ein neues Auswahlprojekt steht an. Kaum jemand fragt, ob vielleicht die Art und Weise, wie damals die Software ausgewaehlt wurde, fuer die aktuellen Probleme verantwortlich zu machen sei.

Bei der Auswahl wurde naemlich nur gefragt: Welche unserer Anforderungen aus dem Pflichtenheft erfuellt das System? Niemand wollte wissen, was das System darueber hinaus noch konnte. Die zusaetzliche, nicht benoetigte Funktionalitaet aber war es, die den Bedienungsaufwand erhoeht und den Unternehmen das Fat Office beschert hat.

Auswahlprojekte fuer Software laufen im Prinzip immer nach demselben Muster ab. Anhand der folgenden Kriterien wird die Entscheidung fuer das angeblich beste System gefaellt: Zunaechst zaehlt das Ergebnis des Pflichtenhefts. Welches System wartet mit den meisten Haekchen auf? Der Favorit ist hier meist das System des Marktfuehrers, weil es die umfassendste Funktionalitaet aufweist. Diese Denkweise fuehrt fatalerweise zu hochkomplexen Systemen, die mehr ueberfluessige als nuetzliche Daten umfassen, denn Ueberfunktionalitaet verursacht hohen Verwaltungsaufwand, bringt aber keinen zusaetzlichen Nutzen.

Zweitens muessen die Hard- und Softwarebasis stimmen. In der Regel soll es ein Unix-System sein, dem eine relationale Datenbank zugrunde liegt. Zudem ist eine grafische Benutzeroberflaeche vorgeschrieben. Dabei wird uebersehen, dass Unix nichts mit Betriebswirtschaft zu tun hat, dass die Flexibilitaet der relationalen Datenbank dem Anwender des Standardpakets oft - zum Beispiel in der zumeist favorisierten Loesung - gar nicht zur Verfuegung steht und dass eine grafische Oberflaeche im Tagesgeschaeft eher hinderlich ist. Diese Einschraenkungen werden von den Anbietern tunlichst verschwiegen.

Das dritte Kriterium betrifft die Potenz des Software-Anbieters, sprich: die Anzahl der Mitarbeiter und der Installationen sowie die Hoehe des Gesellschaftskapitals. Spaetestens hier bleibt nur noch ein Unternehmen uebrig.

Allerdings lehrt die traurige Erfahrung, dass man auch vom Marktfuehrer keine qualifizierten Mitarbeiter bekommt. Der Markt der Spezialisten fuer diese hochkomplexen Systeme ist nahezu leergefegt und wird deshalb von voellig ueberzogene Preisen bestimmt (2000 bis 3000 Mark pro Manntag). Ausserdem sagt die Anzahl der Installationen nichts ueber die spezielle Eignung aus. Und die Hoehe des Gesellschaftskapitals ist keineswegs verantwortlich dafuer, dass eine Software stabil laeuft.

Wichtig fuer die Entscheidungsfindung ist aber auch die Mund-zu- Mund-Propaganda. In letzter Zeit hat unser Favorit hier einige Zweifel auf sich gezogen. Aber sollte das bisschen Gerede die

bisher eindeutige Praeferenz kippen? Zur Not faellt die Geschaeftsfuehrung eine einsame Entscheidung fuer das ihrer Ansicht nach beste System. Vergessen wird dabei, dass die Erfahrung Dritter mehr wiegen sollte als ein Hochglanzprospekt und dass gerade Software-Entscheidungen gemeinsam, also nicht im Alleingang des Managements, getroffen werden sollten.

Der Preis spielt auf einmal keine Rolle mehr

Auswahlkriterium Nummer fuenf offenbart einen eigenartigen Widerspruch: Fuer das Management sind die Kosten einer Investition bislang immer ausschlaggebend gewesen. Doch dieses Argument ist ploetzlich wie von magischer Hand weggefegt. Nach der zweiten Investitionsruine in Sachen Software spielen die Preise des Marktfuehrers auf einmal keine Rolle mehr. Diesmal soll es wirklich das beste System sein, koste es, was es wolle. Dass Beratung, Schulung und die spaetere Datenpflege mindestens ebensoviel Geld verschlingen wie Hard- und Software, muss man wohl erst am eigenen Leibe erlebt haben, bevor man es glaubt.

Wenn ein Unternehmen - entgegen aller Warnungen - ueber jede der beschriebenen Tretminen hinweggegangen ist, kommt ernsthaft nur noch ein Anbieter in Frage: der Marktfuehrer. In funktionaler Hinsicht laesst sein System keinen Wunsch offen. Wer Software nur unter dem Aspekt der Funktionen bewertet, zuendet jedoch eine Bombe, die das urspruengliche Projektziel "Lean Office" zum Platzen bringt.

Mit der komplexen Standardsoftware lassen sich effiziente, einfache und schlanke Geschaeftsprozesse kaum verwirklichen. Das Unternehmen ist wieder einmal den Zwaengen der vorgefertigten Software ausgeliefert. Und dabei werden viele Daten vorausgesetzt, die nur dazu dienen, die Funktionsfaehigkeit zu erhalten. Die genannten Auswahlkriterien sind also keine Garantie fuer einfache und schlanke Systeme.

Was laeuft also bei der Auswahl falsch? Die Entscheider stehen auf dem Standpunkt: lieber etwas zuviel als ein bisschen zuwenig. Dabei waere weniger meistens mehr.

Fuer die Anbieter bedeutet Komplexitaet nur einen einmaligen Entwicklungsaufwand. Das Produkt Software laesst sich, einmal entwickelt, mit minimalem Aufwand beliebig oft reproduzieren. Mit tausendfachen Lizenzgebuehren verdient der Anbieter dann eine Menge Geld. Unnoetige Komplexitaet schadet also nur den Anwendern. Sie koennen lediglich einen Bruchteil der angebotenen Moeglichkeiten nutzen, bedienen und pflegen.

Und dennoch streben auch die Kunden nach immer mehr Funktionalitaet. Wenn also die Anbieter staendig aufwendigere Produkte mit immer mehr Funktionen entwickeln, so kann man ihnen deswegen nicht einmal einen Vorwurf machen.

Das Streben nach moeglichst vielen Funktionen hat psychologische Ursachen. Je aufwendiger ein Produkt ist, so der Trugschluss, umso wertvoller und besser muss es sein. Bei der Beurteilung von Software sollten jedoch ganz andere Kriterien angelegt werden als als bei materiellen Produkten.

Stellen Sie sich vor, Sie koennten sich als Privatperson fuer 500000 Mark die gesamte Produktpalette von zehn Versandhauskatalogen mit je tausend Seiten e 50 Artikeln kaufen. Waere das nicht phantastisch? Egal, ob Waschmaschine, Stereoanlage, Video- Recorder, Geschirr oder Kleidung - jeder Artikel nur eine Mark!

Doch stellen Sie sich nun sich vor, alles wuerde am Tag X auf einen Schlag angeliefert. 50 grosse LKW mit Gegenstaenden, die Sie zum ueberwiegenden Teil garnicht brauchen. Sie muessten Lagerhallen bauen, alle Produkte sortieren, die Gebrauchsanweisungen lesen etc. Jede nuechterne Mensch wuerde ein solches Angebot ablehnen, und waere es noch so preiswert.

Bei Software hingegen scheint diese Verkaufsmasche zu funktionieren. Die Software-Unternehmen werben vorrangig mit der Funktionalitaet ihrer Produkte. So wird beispielsweise ein System gelobt, weil es angeblich mindestens 6000 Tabellen, mehr als 22000 Parameter und rund 500000 unterschiedliche Datenfelder hat. Die Anwender lassen sich durch solche Angaben leicht verzaubern. Doch nach der Installation kaempfen sie mit einem bislang nicht gekannten Aufwand zur Pflege des Systems.

Gerade das Management uebersieht beim Streben nach Wirtschaftlichkeit - moeglichst viel Leistung fuer moeglichst wenig Geld - dass funktionsueberfrachtete Softwaresysteme trojanische Pferde sind. Mittlerweile gibt es Anwender, die offen einraeumen, dass es zu einem Gutteil die Einfuehrung komplexer Standardpakete war, die sie in den finanziellen Ruin getrieben hat.

Die Entscheidung fuer ein angeblich erstklassiges Softwareprodukt wird oft folgendermassen begruendet: Warum sollen wir uns bei einer so wichtigen Investition mit einem Kleinwagen begnuegen, wenn man fuer etwas mehr Geld auch eine Luxuslimousine bekommen kann? Abgesehen davon, dass der Kleinwagen fuer viele Zwecke sinnvoller ist, hinkt dieser Vergleich. Denn die angebliche Luxuslimousine entpuppt sich oft als Braunkohlebagger, mit dem der Anwender dann taeglich zur Arbeit fahren muss. Die Komplexitaet vieler Standardpakete rechtfertigt diesen Vergleich, denn die Unternehmen benoetigen meist Jahre, um eine kleine Wegstrecke ihres BPR- Projekts zurueckzulegen. Und dazu wird die ueber Jahre gewachsene Organisationstruktur des Unternehmens niedergewalzt!

Doch wie konnten die Anwender in die Faenge der Anbieter laufen? In den Koepfen der meisten Anwender sitzt noch die leidvolle Erfahrung mit der Individualprogrammierung in den 70er Jahren.

Eines der wichtigsten Argumente fuer fertige Software ist ihre sofortige Verfuegbarkeit. Es hat sich zwischenzeitlich jedoch als Illusion erwiesen. Die Systemeinfuehrung zieht sich in der Regel ueber viele Jahre hin und wird zudem durch die in immer kuerzeren Abstaenden erscheinenden Releases gestoert.

Auch der vielgepriese Vorteil, dass man sich mit Standardsoftware bewaehrte Ablauforganisation kaufen koenne, ist ein Trugschluss. Die Unzufriedenheit der Fachabteilungen bezeugt das Gegenteil. Bewaehrte, eingespielte und effiziente Verfahren werden nicht selten durch aufwendige Zwangseingaben und -ablaeufe ersetzt.

Diese Zwangseingaben relativieren wiederum den prognostizierten Kostenvorteil der Software von der Stange. In vielen Projekten haben die hochkomplexen Softwarepakete vielmehr das Gegenteil bewirkt: Mit der Systemeinfuehrung ist auf die Verwaltung eine regelrechte Kostenlawine zugerollt.

Eigentlich hatten sich die Unternehmen mit der Standardsoftware- Einfuehrung auch die Unabhaengigkeit von der eigenen, als laestig empfunden DV-Org.-Abteilung erhofft. In Wahrheit gerieten sie in eine noch groessere Abhaengigkeit zu teuren - allerdings freundlichen - Beratern und Systemspezialisten. Diese Experten versuchen, die mangelhafte Anpassungsfaehigkeit der Systeme durch die Moeglichkeit zur Parametrisierung wegzudiskutieren. Denn als Systemspezialist kann man gut von der Parametrisierung leben. Das beweisen die zahlreichen Logo-Partner der Marktfuehrers.

Aber auch durch unzaehlige Parametertabellen laesst sich die Anpassungsprogrammierung nicht vermeiden. Denn die wettbewerbsentscheidenden Alleinstellungsmerkmale des Unternehmens werden durch die Parameter nicht abgedeckt. Im Gegenteil - die durch Parametertabellen weiter erhoehte Komplexitaet erschwert die Anpassungsprogrammierung zusaetzlich.

Fazit: Auf die Standardsoftware-Einfuehrung folgt bittere Enttaeuschung. Aber deshalb nun die Software von der Stange in Bausch und Bogen zu verteufeln, hiesse, das Kind mit dem Bade auszuschuetten. Die Frage muss lauten: Wo macht Standardisierung Sinn, und wo muss wieder mehr ueber Individualisierung nachgedacht werden?

Es gibt Anwendungsbereiche, deren Anforderungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften sehr stabil sind - auch auf lange Sicht. Hier ist eine Standardsoftware durchaus nuetzlich. Aber dort, wo Flexibilitaet, Reaktionsgeschwindigkeit und produktspezifische Parameter eine Rolle spielen, benoetigt das Unternehmen heute mehr Individualismus als bisher.

In der Finanzbuchhaltung schreibt der Gesetzgeber vor, was eine ordentliche Buchfuehrung ist. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird durch steuerlichen Vorschriften geregelt. Die Abgabenordung hat jedoch eine hoehere Aenderungsdynamik, was regelmaessig Anpassungen erforderlich macht. Eine gute Einkaufsabwicklung enthaelt viele individuelle Komponenten. Doch die Mehrzahl der Funktionen - Bestellwesen, Lieferantenauswahl, Mahnwesen, Wareneingang, etc. - laesst sich noch standardisieren.

Wie effizient eine Vertriebssteuerung ist, haengt bereits stark von der Entsprechung zwischen der Software und den individuellen Gegebenheiten des Produkts ab. Das Rabattgefuege ist fast ueberall unternehmensspezifisch aufgebaut, und woechentlich sollen die Ergebnisse vorgelegt werden. Also muessen die Betriebe ihre Standardpakete mit grossem Aufwand an ihre spezifischen Erfordernisse anpassen.

Eine wirkungsvolle Materialdisposition enthaelt haeufig mehr Individualismen als Standardfunktionen. Die Abhaengigkeit von den jeweiligen Produkten des Unternehmens ist hier recht gross.

Vorgefertigte PPS-Systeme zum Scheitern verurteilt

Fast ausnahmslos gescheitert sind die Projekte zur Einfuehrung von vorgefertigen Produktionssteuerungs-Systemen. Die Ursache liegt in den individuellen Besonderheiten und der Aenderungsdynamik, die der Fertigungsbereich nun einmal aufweist. Viele der wertschoepfenden, produktionsspezifischen Parameter sind in den Standardpaketen einfach nicht enthalten.

Was die Maschinensteuerung angeht, so wird es wohl niemandem in den Sinn kommen, fuer alle denkbaren Formen und Teile ein einziges System zu entwickeln. Fuer die NC-Steuerung bedienen sich die Unternehmen vielmehr der entsprechenden Programmiersprachen. Die Standardisierbarkeit geht gegen Null.

Die Anwender sollten sich die Fragen stellen, ob und wo sie wieder einfache, kleine und handhabbare Systeme einsetzen wollen. Die aeusseren Rahmenbedingungen veraendern sich immer schneller, und Kundenorientierung ist die dringlichste Forderung. Folglich koennen es sich immer weniger Unternehmen leisten, bei ihren monolithischen ueberintegrierten Standardpaketen zu bleiben. Sie sollten den Mut haben, auch bei ihrer Software individuelle, unternehmensspezifische und anwendungsnahe Wege zu beschreiten.

wird fortgesetzt

*Professor Dr. Friedrich Frhr. v. Loeffelholz lehrt an der Fachhochschule Wuerzburg/Schweinfurt/Aschaffenburg im Fachbereich Wirtschaftsingenieurwesen. Zudem war er viele Jahre in der Bewertung und Auswahl von PPS-Systemen taetig.