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03.11.2000 - 

Application on Demand/Mitarbeiter auf neue Documentum-Version trainiert

Solvay führt Lernumgebung auf Abonnement-Basis ein

MÜNCHEN (CW) - Das niederländische Unternehmen Solvay Pharmaceuticals BV wird die Schulung großer Mitarbeitergruppen nicht mehr auf traditionellem Weg durchführen, sondern anhand einer Internet-basierenden E-Learning-Plattform. Unterstützung fand man bei einem Application-Service-Provider, der das System zur Miete bereitstellte und Solvay bei der Einführung half.

Unter E-Learning versteht man ein kommunikationsorientiertes Lernen mit Hilfe von Internet-Techniken. Diese Form der Ausbildung, bei der die Kommunikation mit Spezialisten, Trainern und anderen Lehrgangsteilnehmern im Mittelpunkt steht, wird den Prognosen zufolge in den kommenden Jahren enorm an Bedeutung gewinnen. Unangenehmer Nebeneffekt: Eine unternehmenseigene, für viel Geld eingerichtete E-Learning-Plattform kann schon vor ihrer Fertigstellung veraltet sein.

Dieses Problem will Solvay mit Hilfe einer ASP-Lösung umgehen. Dabei mietet das Unternehmen eine Online-Lernumgebung auf Abonnement-Basis an und verfügt damit stets über die neueste Version der Plattform. Überdies braucht es sich nicht selbst um die Implementierung zu kümmern, was unter Umständen ein sehr langwieriges und teures Unterfangen sein kann.

Die Firma Siennax gehört derzeit noch zu den wenigen europäischen ASP-Anbietern, die das Produkt "Learning Space" von Lotus im Portfolio führen. Innerhalb dieser Umgebung stehen verschiedene Unterrichtspakete zur Verfügung, die von einem Standardkurs für Textverarbeitung bis hin zu maßgeschneiderten Schulungsprogrammen reichen.

Für Solvay entwickelte der ASP ein komplettes E-Learning-Paket, mit dem die Mitarbeiter des pharmazeutischen Unternehmens in den Umgang mit dem Dokumenten-Management-System von Documentum eingewiesen werden sollten.

Solvay Pharmaceuticals, Tochter des weltweit operierenden Solvay-Konzerns, verteilt sich auf drei Standorte in den Niederlanden und beschäftigt 1500 Mitarbeiter. Im April 2000 führte das Unternehmen eine neue Version des Documentum-Programms ein. Da gerade die pharmazeutische Industrie besonders strengen Regeln auch hinsichtlich der Dokumentation unterliegt, mussten die Anwender noch vor dem Systemstart einen Einführungskurs absolvieren. Die Gruppe der zu schulenden Benutzer bestand aus rund 500 Personen.

"Wir suchten einen effizienten Weg, um eine große Gruppe von Personen in kurzer Zeit durch diesen Kurs zu schleusen", erklärt Solvay-Projektleiter Martyn Pranger. "Früher haben die Mitarbeiter einfach Gruppenunterricht bekommen, doch bei einer derart großen Teilnehmerzahl hätte das viel Zeit gekostet. Es war auch nicht nötig, alle Mitarbeiter zugleich zu schulen, denn nicht jeder brauchte dieses Wissen sofort."

Ein anderer großer Vorteil des ASP-Modells ist die transparente Kostenstruktur. Neben den Preisen für die Entwicklung des Lernprogramms und die dazugehörige Beratungstätigkeit wird ein Betrag für die Nutzung des Programms fällig. Dabei ist in einem Abonnementsystem fixiert, wie hoch der Festbetrag pro Arbeitssitzung und Benutzer anzusetzen ist. Pranger: "Die Kosten von E-Learning liegen etwa 40 Prozent unter denen einer herkömmlichen mittels Gruppenunterricht vorgenommenen Schulung, weil die damit verbundenen Nebenkosten entfallen." Es würden keine Unterrichtsräume mit Computer-Ausstattung benötigt, so Pranger, man spare die Fahrtkosten für die Kursteilnehmer, und der Arbeitsausfall sei deutlich geringer. "Früher beanspruchte dieser Kurs einen ganzen Tag, während unsere Mitarbeiter jetzt im Schnitt nur noch sechs Stunden für das gleiche Pensum benötigen."

Bei der Implementierung der E-Learning-Plattform galt es, eine Reihe wichtiger Punkte zu beachten. So sollte die Lernumgebung für die unterschiedlichen Ansprüche einzelner Gruppen ausgelegt sein. Schließlich umfasst das Teilnehmerspektrum sowohl sehr intensiv arbeitende Benutzer, die selbst Dokumente erstellen dürfen (Autoren), als auch Personen, die das Dokumenten-Verwaltungssystem nur einsehen können (Abfrager).

Die Gruppe der Abfrager kann den Kurs zu beliebiger Zeit freiwillig durchlaufen und lernt dabei, wie man in dem neuen System Dokumente schnell und effizient findet. Die Autoren hingegen müssen sich, um die Validität des Systems zu wahren, offiziell qualifizieren, bevor sie Dokumente erstellen dürfen. Für diese Benutzer stellt der Kurs somit ein Pflichtprogramm dar, das vor der Arbeit mit der neuen Dokumentenverwaltung absolviert werden muss.

Der Kurs baut auf den Standardverfahren von Solvay auf, in denen die Benutzung des Dokumenten-Verwaltungssystems beschrieben wird. Bisher mussten sich die Anwender während des Lehrgangs buchstäblich von Anfang bis Ende durch das Handbuch arbeiten. Für das E-Learning-Projekt wurde der Inhalt des Lehrbuches neu geordnet und in mehrere Dokumente für die neue Umgebung gegliedert. Zusätzliche Unterstützung bieten unter anderem ein virtueller Unterrichtsraum, ein Chatroom und eine Bücherei. Der Kursteilnehmer kann je nach individuellem Lernbedürfnis selbst entscheiden, ob und welche Kapitel er studieren möchte.

Startbereit innerhalb von drei MonatenDie Implementierung des E-Learning-Systems erfolgte in sehr kurzer Zeit. Die ersten Gespräche zwischen Siennax und Solvay fanden im März 2000 statt. Bereits im April entwickelte der ASP die einzelnen Kurs-Module und bereitete den Lehrstoff entsprechend auf. Die eigentliche Errichtung der Lernumgebung dauerte nur eine Woche, so dass die Schulung der ersten Kurse bereits Ende Mai starten konnte.

"Über die ganze Technik, die dahintersteckt, brauchten wir uns keine Gedanken zu machen", berichtet Pranger. "Wir mussten lediglich für einen geschützten Zugang von unserem Intranet über das Internet zur Lernumgebung bei Siennax sorgen."

Solvay hat die Möglichkeit, die Plattform in Zukunft weiter auszubauen. So will man die Lernumgebung beispielsweise auch für andere Kurse wie Office-Schulungen oder unternehmensspezifische Programme nutzen. Auch international besteht Interesse an dem E-Learning-Konzept: Es gibt Pläne, den Kurs in übersetzter Fassung in mehreren Solvay-Niederlassungen in Frankreich, Deutschland, Amerika und Spanien anzubieten.

Abb: Bei der Technik musste sich Solvey nur um den geschützten Zugang zum hauseigenen Intranet kümmern. Quelle: Siennax