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24.02.2009

Sorgenkind E-Mail-Management

Am 11. Februar trafen sich Branchenexperten und IT-Manager zur CW-Konferenz ECM 2009 in Frankfurt. Topthemen waren E-Mail-Management und aktuelle Anwenderstrategien.

Eröffnungsredner Andreas Zilch, Vorstand der Experton Group, hatte gleich zu Anfang positive Neuigkeiten zu vermelden. Während die Krise auch den IT-Markt trifft und Analysten 2009 mit einem Rückgang um 3,7 Prozent rechnen, soll der ECM-Markt für Software und Services in diesem Jahr um 7,3 Prozent wachsen. Zilch zitierte darüber hinaus aus einer aktuellen ECM-Studie, derzufolge die Datenmenge bei deutschen Anwendern in zwei Jahren um 24 Prozent wachsen wird.

Wissen gebunkert

Über Sorgen und Nöte der Anwender sprach Volker Halstenbach, Partner beim Beratungsunternehmen Zöller & Partner. Zu den wichtigsten Problemen im Content-Management-Umfeld zählen aus seiner Sicht, dass über 80 Prozent der digitalisierten Informationen in Unternehmen in persönlichen Ablagen liegen - mit entsprechenden Folgen beim Ausscheiden von "wissenden" Mitarbeitern. Außerdem befänden sich 90 Prozent der relevanten Informationen für Knowledge-Worker in unstrukturierten Dokumenten, die nur selten per ECM verwaltet würden.

Im ersten Anwendervortrag des Tages sprach Theo Maier, Leiter ECM/IT bei der Micronas GmbH, über die Einführung einer durchgängigen, automatischen Rechnungseingangsbearbeitung. Ziel war dabei die Reduzierung manueller Arbeiten sowie die volle Integration in die zentralen Softwaresysteme SAP, Saperion und Kofax.

Es folgte ein weiterer Praxisbericht, in dem Walter Scholl, Leiter Finanzbuchhaltung und EDV beim Automobilzulieferer Odenwald Chemie GmbH, über Prozessoptimierung und PDM-Einführung auf der Basis von ECM-Technologien berichtete.

Stefan Pfeiffer, Market Manager ECM & Lotus bei IBM Deutschland, sprach anschließend über den Dauerbrenner E-Mail-Archivierung. Er ging dabei vor allem auf den rechtlichen Status von E-Mails als Handelsbriefe ein und warnte davor, das Thema zu relativieren. E-Mails hätten bereits in vielen Gerichtsprozessen eine mitentscheidende Rolle gespielt.

Im Anschluss an den Vortrag hatten die Konferenzteilnehmer die Möglichkeit, zwischen zwei Roundtable-Diskussionen zu wählen. Die erste Diskussionsrunde moderierte Pfeiffer, es ging erneut um Probleme und Lösungen rund um E-Mail-Management. Die angeregte Diskussion mit den anwesenden IT-Managern zeigte, dass sich Unternehmen bis heute schwertun mit klar definierten und rechtssicheren Regelwerken beim Umgang mit E-Mails.

Diskussion mit Anwendern

Durch die zweite Diskussionsrunde führte Heiner Schwarte, Solution Sales Manager ECM & Enterprise 2.0 von der Oracle Deutschland GmbH, unter dem Motto "Integration von Content-Management-Plattformen". Hier interessierten sich die anwesenden Anwender für grundlegende Fragen rund um die ECM-Einführung. Die Grenzen der IT kamen schließlich beim Thema Web 2.0 zur Sprache. Geht es beispielsweise darum, unstrukturierten Content mit strukturiertem Content zu verbinden, so erfordert das eine Verschlagwortung und Metadaten - und solche Aufgaben fallen ganz klar in die Zuständigkeit der Fachbereiche.

Den zweiten Teil des Konferenztages startete Professor Manfred Leisenberg mit seinen Ausführungen zum Thema ECM und Web 2.0. Unternehmen seien zunehmend mit neuen Kommunikations- und Wissensplattformen konfrontiert, beispielsweise mit Blogs oder Wikis. Das berge einerseits Gefahren, andererseits können Unternehmen mit der richtigen Management-Strategie gegensteuern und dann davon profitieren.

Blick in die Glaskugel

Im Anschluss blickte IT-Unternehmer und Technologieberater Damir Tomicic noch tiefer in die Glaskugel und schilderte dem Auditorium Beispiele und Szenarien einer Technologiewelt nach Web 2.0. Im "Next Web" wird Cloud-Computing die Basis für IT-Anwendungen aller Art - auch für ECM.

Robert Grim vom österreichischen Bundesrechenzentrum zeigte im letzten Anwendervortrag des Tages, wie ECM als Shared Service landesweit allen öffentlichen Verwaltungsinstitutionen zur Verfügung gestellt werden kann. Zu guter Letzt schlug Rechtsanwalt Wolfgang Hackenberg noch einmal den Bogen zum Thema E-Mail-Archivierung. Dabei stellte er aus rechtlicher Sicht klar, welchen Stellenwert E-Mails im Geschäftsalltag besitzen, wann überhaupt eine Pflicht zum Archivieren besteht und wie Unternehmen mit wenig Aufwand und Aktionismus beim E-Mail-Management mehr erreichen können.