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20.06.1986 - 

Textsoftware stahl der Datenverarbeitung mehrfach die Show:

Stadt Weiden fährt bei TV dreigleisig

WEIDEN (CW) - Ihr "Heil" im Nebeneinander von drei verschiedenen Textverarbeitungsmöglichkeiten hat die Stadtverwaltung Weiden in der Oberpfalz gefunden. Zum einen wurde hier mit "dummen" Terminals ein zentraler Schreibdienst, zum anderen lokale TV-Sachbearbeiterlösungen geschaffen. Die Software für die Versorgung dieser Arbeitsplätze läuft jeweils auf einem Großrechner. Seit kurzem praktiziert man in Weiden darüber hinaus aber auch noch den Mikro-Mainframe-Link.

Der Begriff "integrierte Text- und Datenverarbeitung" läßt sich sehr weit auslegen. Viele sprechen zum Beispiel bereits dann von Integration, wenn sie dazu eine Reihe von Prozeduren nacheinander "abhändeln" müssen, um die Daten mit viel Aufwand und Zwischenkopien dort hin zu bringen, wo sie gebraucht werden - so an eine bestimmte Stelle im Brief. Oft muß sich der Endbenutzer durch Eingabe der verschiedensten DV-Kommandos beziehungsweise durch Drücken vieler Tasten zur Briefschreibung also "Anfangsprogrammierwissen" aneignen. Genau das wollte man in Weiden nicht. Als man dort im Jahre 1978 die Konzeption für die Integration von Text- und Datenverarbeitung schuf, hatte man schon den Satz im Auge: Der Computer soll für die Menschen da sein und nicht umgekehrt.

Damit die Integration von Text- und Datenverarbeitung am Arbeitsplatz akzeptiert wird und wenig technische Probleme bringt, bedarf es - so Organisationsleiter Hermann Legat von der Stadtverwaltung Weiden - einiger Vorbereitung und vor allem der Auswahl guter Textsoftware. Die Stadt Weiden in der Oberpfalz setzt seit knapp vier Jahren das Produkt M/Text (früher EDIT genannt) von Kühn & Wey in Freiburg ein. Ein vorher eingesetztes weltweit vertriebenes Programmpaket war nicht genügend bedienerfreundlich und technisch sehr kompliziert. Ferner war der Datenübergriff trotz massiver Unterstützung vom Softwareanbieter nicht zu realisieren.

Im Zusammenhang mit der Planung und Einrichtung eines neuen Rathauses stellte man fest, daß an vielen Arbeitsplätzen sehr häufig Sachbearbeitung und Schreibarbeit ineinander übergehen und daher oft mit den gleichen Informationen gearbeitet wird. Es kam die Frage auf, für die Bereiche Daten- und Textverarbeitung das gleiche System zu nutzen. Dabei stand einerseits die Datenintegration im Vordergrund, andererseits aber langfristig die totale Information des Sachbearbeiters via Bildschirm. In Untersuchungen stellte man fest, daß im Rahmen der dialogorientierten Vorgangsbearbeitung sehr oft Kurz- oder Schemabriefe verfaßt werden, die durch Eingabe weniger Informationen am Bildschirm schneller erstellt werden könnten als durch das Ausfüllen von Formularen oder gar durch Diktat.

Dateiübergriffe

Mit einem IBM-Rechner 4331 begannen dann Ende 1980 die Weidener ihre zur damaligen Zeit, zumindest für Verwaltungen dieser Größenordnung nahezu utopischen Forderungen, zu realisieren. Mit einer weltweit eingesetzten Text- beziehungsweise Dokumentations-Software begannen sie die zentrale Textverarbeitung auf dem Host. Bereits anderthalb Jahre später wurden schon die ersten Dateiübergriffe realisiert. Allerdings nach einem Wechsel der Textsoftware. Mitte 1982 nämlich setzt man nach reiflicher Überlegung und längerer Testphase die Software EDIT ein. Heute wird auf der IBM 4361 neben den Anwendungen Textverarbeitung in moderner Form betrieben, wobei von der Textverarbeitung unmittelbar auf Dateien der Datenverarbeitung zugegriffen wird, beziehungsweise dorthin Daten abgestellt werden. Ferner werden aus der Dateiverwaltung automatisch Briefe ausgelöst.

Für die Text- und Datenverarbeitung bei der Stadtverwaltung Weiden, die auch ein Krankenhaus mit 636 Betten zu betreuen hat, sind zur Zeit über 70 Bildschirme und zehn Drucker eingesetzt. Alle Bildschirme sind so ausgestattet, daß sie sowohl für Text- als auch Datenverarbeitungsaufgaben genutzt werden können. Das hat ganz nebenbei noch den Effekt, daß die Mitarbeiter bei Umsetzungen innerhalb der Verwaltung überall das gleiche Arbeitsgerät vorfinden, was nicht zu unterschätzende Hemmungen abbaut.

Einrichtung eines zentralen Schreibdienstes

Textverarbeitung war bis 1980 bei der Stadt Weiden noch ein Fremdwort. Anfang 1981 bot sich mit der Zusammenfassung der meisten Dienststellen in einem Hause die Chance im Rahmen einer Umorganisation einen zentralen Schreibdienst, genannt Textverarbeitungssekretariat (TVS), einzurichten. Obgleich man damals bereits erkannte, daß die Zukunft wieder in der Dezentralisierung liegt, entschloß man sich zu diesem Schritt. Man wollte zunächst vor Ort die bei derartiger Arbeitsverteilung üblicherweise vorhandene "Luft" herauslassen und - was genauso wichtig war - einheitliche Anwendungen entwickeln, die mit entsprechendem Komfort später in die Sachbereiche zurückgegeben werden können. Damit waren die Weichen für beide Richtungen gestellt, nämlich die zentrale und die dezentrale Textverarbeitung.

Die Richtigkeit der damaligen Konzeption verdeutlicht die Gegenüberstellung der einstigen und der heutigen Schreiborganisation. Mit dreieinhalb reinen Schreibarbeitsplätzen, 30 Mischarbeitsplätzen (10 - 40 Prozent Schreibarbeit) waren bei rund 230 Mitarbeitern der engeren Stadtverwaltung viele schreibende Sachbearbeiter tätig.

An acht Texterfassungsplätzen bewältigen fünf Ganztags- und vier Halbtagskräfte mittlerweile den überwiegenden Teil des Schriftverkehrs der Stadtverwaltung. Anfangs wurden nur etwa 80 Mitarbeiter versorgt und nur individueller Text geschrieben. Rasch folgten aber Bausteine und verschiedene Ganzbriefe. Die Automation wuchs also in den vergangenen Jahren Schritt für Schritt. So wurden Sachbearbeiter und TV-Sekretärinnen behutsam an die neue Technik herangeführt. Sobald durch verbesserten Technikeinsatz im Textverarbeitungssekretariat wieder Kapazitäten frei wurden, schloß man weitere Sachgebiete an. Heute werden rund 170 des 230 Mitarbeiter zählenden Rathauses vom TVS unterstützt.

Der zentrale Schreibdienst soll auch weiterhin bestehen bleiben. Denn es gibt immer wieder Arbeiten, die dort zweckmäßiger und wirtschaftlicher erledigt werden können, als vor Ort. Daneben entstehen aber immer mehr Lösungen, die am Sachbearbeiterplatz zweckmäßiger und rationeller erledigt werden können.

Textverarbeitung ist auch dezentral über jeden Bildschirm im Hause möglich. Diese Chance wird konkret bereits an verschiedenen Stellen genutzt. Meist handelt es sich hier um komplexe Anwendungen - sogenannte Sachbearbeiterlösungen - oder programmierbare Textverarbeitung. Darunter sind einmal solche die bereits unter dem Aspekt der direkten Erledigung durch den Sachbearbeiter konzipiert wurden, aber auch viele Lösungen zu verstehen, die zunächst im zentralen Schreibdienst über individuellen Text zu Textkonserven und schließlich zu echten Sachbearbeiterlösungen herangewachsen sind und die nur noch wenige Eingaben erforderlich machen. Auch zunächst skeptische Sachbearbeiter sahen im Laufe der Zeit die Vorteile der sofortigen Veranlassung von ausgefeilten Kurz- und Schemabriefen ein.

Aber auch individuelle Textbearbeitung - natürlich in geringem Umfang - wird vor Ort erledigt. Der bereits vorhandene Bildschirm ersetzt dabei ein Textsystem, eine Speicherschreibmaschine oder die Schreibmaschine schlechthin.

Textverarbeitung darf insbesondere für "Wenigschreiber" keine Wissenschaft sein. Damit sie auch von diesem Kreis angenommen wird, müssen die sonst üblichen DV- oder auch schon manche TV-Befehle "eingedeutscht" beziehungsweise in sogenannten sprechenden Bausteinen versteckt werden. In Weiden wurden eine Reihe von Bausteinen "gestrickt", die für sich sprechende Namen haben Sie enthalten - zu nächst für den Endbenutzer unsichtbar - die nach EDV-Deutsch klingenden Befehle und Steuerungsanweisungen. So sind in dem Baustein "eb" (= Eingabebild für den externen Brief) die Formularklasse, die Anordnung von Anschrift und Bezugszeichen, die Textgestaltung inklusive Rand, der automatische Seitenwechsel und der DV-Übergriff auf Adreß- und Sachbearbeiterdateien enthalten.

Plausibilitätsprüfung ist inbegriffen

Selbst bei Gliederungen werden anstelle der Befehle sprechende Bausteine verwendet, die automatisch die Gliederungsziffern bringen, die Einrückungen und Leerzeilen beachten, und wenn erforderlich sogar ein Inhaltsverzeichnis erzeugen. So erstellt beispielsweise der Baustein "1." die Ziffer 1 und rückt den Text entsprechend ein. Der Baustein "2." steht dann für die Ziffer 2, 3, 4. Ist eine Untergliederung notwendig, übernehmen dies die Bausteine " # a)" und "#b)" und so weiter, natürlich mit den erforderlichen Texteinrückungen. Ferner wurde großer Wert auf Plausibilitätskontrollen gelegt. Es werden sehr viele Bausteineinfügungen auf ihre Richtigkeit geprüft und auch selbst einprogrammierte Fehlermeldungen erzeugt. Jeder Text - gleich, ob er erst individuell eingegeben werden muß oder durch Bausteinnummern erzeugt wird - kann auf dem Bildschirm angezeigt und über die Qualitätsdrucker ausgegeben werden. Bereits bei individuellen Briefen (Fließtext) stehen bei der Textverarbeitung über den zentralen Computer alle Erleichterungen des Bildschirms und der komfortablen TV-Software zur Verfügung.

Ferner wird schon bei allen externen und internen Briefen auf Sachbearbeiter- und Adreßdateien zugegriffen. Aufgrund der Eingabe des Sachbearbeiternamens holt die Software, ohne daß der Anwender einen separaten Befehl oder eine Taste drücken muß, aus der DV automatisch die Sachbearbeiterdaten für die Bezugszeichen und stellt diese an die richtige Stelle des Briefes. Sofern die Anschrift des Adressaten im Computer gespeichert ist, genügt zum Beispiel eine Namenskurzbezeichnung, die Lieferantennummer oder dergleichen, um die komplette Adresse ins Adreßfeld eingesetzt zu bekommen. Ferner stehen neben obigen Möglichkeiten weitere in Abhängigkeit zu verschiedenen Fakten programmierte Erleichterungen zur Verfügung. So wird die Anrede vom System aus den Angaben im Adreßfeld automatisch erzeugt. Für ständig wiederkehrende längere Wörter oder Wortgruppen werden nur Abkürzungen eingegeben, die das System durch Langtext ersetzt.

Der geschilderte Komfort führt bereits bei normalem Schriftverkehr zu enormen Arbeitserleichterungen und Zeiteinsparungen.

System ist frei programmierbar

Für viele Bereiche der Verwaltung bestehen Bausteine und Ganzbriefe. Komplette Texthandbücher existieren für das Baugenehmigungs- und Bußgeldverfahren, die Baulandumlegung und das Personalwesen.

Hervorzuheben ist auch die Möglichkeit der freien Programmierung des Systems. So können durch bestimmte Abprüfungen in Abhängigkeit von verschiedenen Voraussetzungen andere Textvarianten, zusätzliche Formulare oder Briefe automatisch erzeugt werden.

Die konsequente Weiterverfolgung der Baustein- und Ganzbrieftechnik ermöglicht es, den Diktantenkreis zu erhöhen und so den Schriftgutausstoß im Schreibdienst in den letzten drei Jahren nahezu verdreifachen - und das ohne Stellenmehrung. Im Gegenteil, durch die Ausarbeitung der Textverarbeitung wurde Luft bei der Sachbearbeitung geschaffen, was in einigen Bereichen eine neue Arbeitsverteilung ermöglichte, die sogar Stelleneinsparungen zur Folge hatte. Weiter konnten in vielen Bereichen Spitzenbelastungen abgebaut und notwendige Stellenvermehrungen abgewendet werden.

Ein nicht unwesentlicher Teil der Textverarbeitung in einer Kommunalverwaltung bietet sich jedoch für direkte Sachbearbeiterlösungen an. Diese müssen aber so ausgefeilt sein, daß sie den Sachbearbeiter nicht mehr belasten, als dies beim Diktieren der Fall ist. Darüber hinaus haben diese Lösungen den Vorteil, daß Sachbearbeiter, die bereits über einen Bildschirm verfügen, einen Teil ihres Schriftverkehrs schnell komfortabel und mit geringstmöglichem Aufwand selbst erledigen können.

So werden in verschiedenen Bereichen durch Eingabe weniger Daten Briefe aus Bausteinen erzeugt. Die Bildschirme stehen dabei für DV-Anwendungen ohnehin zur Verfügung. Im Stadtbauamt sind es beispielsweise die Erschließungsbeitragsbescheide, die vom Sachbearbeiter mit Hilfe eines entsprechenden Programms durch wenige Eingaben errechnet, geschrieben und gleichzeitig in der Stadtkasse automatisch zum Soll gestellt werden. Gegenüber der bisherigen Organisation - nämlich Diktat oder Ausfüllen von Formblättern - bietet diese Konzeption eine wesentliche Beschleunigung des Gesamtablaufes. Daneben wurden Lösungen geschaffen, bei denen aus der DV heraus automatisch Briefe angestoßen werden. So werden im Friedhofswesen alle Bescheide und Benachrichtigungen mit der Bearbeitung der Grabdatei automatisch ausgelöst, der Textverarbeitung übergeben und in ansprechender Qualität ausgedruckt.

Die Sachbearbeiterlösung "Erschließungsbeitrag" zeigt aber sehr deutlich, daß komfortable und anwenderfreundliche TV-Software für EDV-Systeme auch dort Einsatzmöglichkeiten bietet, wo DV-Programme aus wirtschaftlichen oder zeitlichen Gründen nicht entwickelt oder eingesetzt werden können.

Rechnen, Wegstecken und Leeren von Speichern sowie ähnliche DV-Befehle machen die Textsoftware nicht nur für typische TV-Anwendungen interessant. Mit dieser Anwendung können in relativ kurzer Zeit DV-reife Prozeduren erstellt werden. So wurden Schnellösungen für die Telefonverwaltung und Abrechnung, Personalkapazitätsabrechnungen und die Auswertung und Organisationsuntersuchungen erstellt.

Ferner entstand als Vorgriff auf eine spätere DV-Lösung die Anwendung Grundbesitzverwaltung. Durch die ständige Aktualisierung der Daten können kleinere Datenbestände sofort ausgewertet werden. Der Alltagsbetrieb zeigte, daß die meisten Auswertungen während des Jahres über die Befehle der Grundsoftware (Kommando MAP, FIND usw.) möglich waren - also ohne Textprogrammieraufwand. Selbst die größeren Auswertungsmakros waren mit wenig Programmieraufwand realisierbar. Einen weiteren Pluspunkt konnte die in Weiden eingesetzte Software in den letzten Tagen verbuchen. Neuerdings gibt es auch eine PC-Version mit Datenaustausch vom und zum Host.

Die Bausteine und Makros die also für den Host erstellt wurden können mit einem einfachem Befehl auf den PC geholt werden und sind dort voll einsatzfähig. Natürlich auch ganz normale Dokumente. So bereitet man derzeit in Weiden den PC-Einsatz für den ärztlichen Schreibtisch im Krankenhaus vor. Der Benutzer findet sowohl am Host als auch am PC das gleiche Umfeld vor. Masken und Befehle sind identisch.