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02.06.2005

Stammdaten-Management geht alle an

Michael Lindner
Unternehmen müssen sich besser organisieren, um ihre Stammdaten in den Griff zu bekommen.

Viele Unternehmen arbeiten heute mit inkonsistenten und mehrfach vorhandenen Daten, die das reibungslose Zusammenspiel in einem zunehmend globalen Firmengeflecht erschweren. So ist es wenig erfreulich, wenn die für die Konzernkonsolidierung benötigten Daten mühsam manuell zusammengestellt werden müssen, weil die Artikel in den Tochtergesellschaften unter verschiedenen Nummern geführt werden. Genauso schwierig ist es für eine zentrale Einkaufsabteilung, die Informationen über Lieferanten und gekaufte Artikel zu eruieren, um das so gesammelte Wissen gezielt für Einkaufsverhandlungen mit Lieferanten zu nutzen.

Um künftig die Pflege der Stammdaten systematisch anzugehen, sind folgende Kernaufgaben abzudecken:

- Daten-Konsolidierung (Regelwerk für die Behandlung voneinander abweichender Daten),

- Daten-Mapping (logische Klammer für die Einbindung bislang außerhalb der ERP-Welt geführter Informationen),

- Daten-Harmonisierung (Änderung einzelner Stammdaten) und

- Daten-Migrationen (Aufbau eines umfassenden Stammdaten-Managements).

Zudem haben sich im Lauf der Zeit drei grundsätzliche Organisationsmodelle herausgebildet.

Zentrales Management

Bei diesem Ansatz werden die Daten zentral in einem System gehalten und auch zentral zur Verfügung gestellt. Diese Form bietet sich für Unternehmen mit einem Zentralsystem an, auf das alle Tochterfirmen Zugriff haben. Neben der guten Kontrollierbarkeit der Qualität bei Anlage und Pflege erhalten sie mit ihm eine Komplettsicht auf die Stammdatenobjekte. Allerdings ist möglicherweise die Prozesskette bis zur Einpflege (Zeit) lang, und für eine Tochtergesellschaft können die Vorgaben zu unflexibel sein.

Vor allem erfordert dieses Vorgehen, aus allen vor Ort zum Beispiel beim Kunden gesammelten Daten die Informationen zu filtern, die an das Zentralsystem weitergegeben werden. Dies setzt natürlich eine gemeinsame, unternehmensweite Nomenklatur über Kerninformationen zu Kunden, Produkten, Standorten, Lieferanten und Partnern voraus. Was auf der grünen Wiese einfach erscheint, führt in der gelebten Praxis mit einem oft redundanten, von den eigenen Belangen geprägten Stammdatenset der einzelnen Unternehmensteile schnell zu Konflikten. Die Organisation des Stammdaten-Managements muss sich deshalb nach übergeordneten Geschäftszielen richten, über deren Bedeutung und Wert allgemein Akzeptanz und Transparenz herrscht.

Die Einführung eines zentral justierten Verfahrens sollte sorgsam in Projekte untergliedert sein. Oft bieten sich die intern verfügbaren Informationen über Kunden und Mitarbeiter als Start für die Konsolidierungsphase an. Richtig angepackt, geht es hier vor allem um eindeutige Namens- und Adressinformationen und um einen belastbaren Prozess zur Vermeidung von Dubletten. Die nächste Phase sollte dann die Konvergenz strukturierter und unstrukturierter Informationsinseln zum Ziel haben. Im dritten Schritt sind Informationen zu den Lieferanten und zu den Partnern einem gemeinsamen Ganzen zuzuführen.

Ein zentrales Stammdatensystem vereinfacht das Management der Informationen. Es besitzt jedoch den inhärenten Nachteil, den alle zentralen Konzepte mit sich bringen: Es entwickelt sich schnell zu einem Nadelöhr. Neueingaben, Änderungen oder Pflege bedingen langwierige Kontrollflüsse. Zudem bedienen sich Aufbau und Struktur für die globalen Datenattribute meist des kleinsten gemeinsamen Nenners, was schnell zu einer gewissen Praxisferne führt. Die Mitarbeiter vor Ort sehen sich gezwungen, entweder die globalen Attribute um lokale Informationen zu ergänzen und diese aufwändig in das zentrale System einzupflegen oder zusätzlich dezentrale Systeme vor Ort einzurichten, wodurch natürlich die guten Eigenschaften eines zentralen Stammdatensystems konterkariert werden.

Dezentrales Management

Die Überführung in ein zentrales Stammdaten-Management lässt sich häufig aus praktischen Gründen nicht durchhalten. Kein Häuptling vor Ort will so viel Transparenz. Seine Verkaufsförderung vor Ort, seine Anreize für Mitarbeiter enthalten keinen Informationsmehrwert, der ein zentrales Daten-Management rechtfertigt. Dagegen geht an der Zentralität des Berichtswesens und des hier zugehörigen Monitorings kein Weg vorbei. Die Basis-Nomenklatur festzulegen, den unverwechselbaren Artikelstamm zu definieren, über eine Mapping ID (heute of als XML Query) zur Kundennummer und dann zu klarschriftlichen Adressen zu kommen, ist folglich eine conditio sine qua non.

Die Daten werden hier von jeder Einheit autark, jedoch mit Hilfe eines vom globalen Stammdaten-Management vorgegebenen Regelwerks verwaltet. Beispiele sind Nummernkreise, Vorgaben zur Anlage des Materialtextes, diverse Klassifizierungsdaten beziehungsweise Einpflegeoptionen. Dies hat den Vorteil, die Pflege flexibler zu gestalten und die Reaktionszeiten zu verkürzen. Der Preis dafür können indes geringere Stammdatenqualität und Mehrfachanlage sein. Ebenso können eine fehlende übergeordnete Kontrollinstanz sowie die nicht vorhandene Vergleichbarkeit der Daten innerhalb des Unternehmensverbundes zum Problem werden.

Um hier gegenzusteuern, ist die Einrichtung einer zentralen Kontrollinstanz dringend geboten. Die Datenhoheit vor Ort kann sich außerdem nur der leisten, der seine Geschäfte als Finanzholding quasi im Franchising betreibt. Denn sie besitzt den Nachteil, sich gegen unternehmensweite Prozesse zu sperren. Weder sind übergreifende Kundenkampagnen organisierbar, noch kann beispielsweise die eigene Einkaufskraft eingesetzt werden, um die besten Konditionen beim insgesamt größten Lieferanten zu erzielen. Und doch ist das dezentrale Modell noch Alltag in vielen Konzernen mit diversen Fertigungsstätten, in schnell diversifizierten Unternehmen, in Firmen mit einem rasch gewachsenen Filialnetz und vor allem dort, wo Unternehmenszu- und -verkäufe ständig neue Integrationsanforderungen stellen.

Oft löst eine Verschlankung des operativen Geschäfts organisatorische Veränderungen aus. Wer zum Beispiel Aufträge zwischen Lägern administrieren muss, um die Lagerkapazität zu optimieren, wer einen raschen Prozess für werksübergreifende Aufträge sicherstellen will, wird an einheitlichen Materialstammdaten - unabhängig von dem physischen Ort der Administration - nicht vorbeikommen. Hierzu ist nicht nur die eindeutige Artikelnummer und die Regel zur Überführung in einen Volltext festzulegen. Auch der Prozess zur Administration von Veränderungen muss beschrieben werden.

Sternmodell

Viele Unternehmen finden deshalb Gefallen an dem Sternmodell, einer - möglicherweise idealen - Mischform der beiden oben beschriebenen Modelle. Es werden zentrale Datenelemente pro Stammdatenobjekt definiert (globale Daten), eventuell ergänzt um organisationsspezifische Attribute, die für die Prozesse relevant sind, und zentral abgespeichert. Die Pflege der Daten kann differenziert nach Zuständigkeit sowohl global als auch von den angeschlossenen Einheiten (Tochtergesellschaften, Kunden, Lieferanten) erfolgen. Ein Verteilungsmechanismus stellt sicher, dass die globalen Daten nach der Anlage oder Pflege auch bei den angeschlossenen Systemen ankommen. Letztere können darüber hinaus weitere Attribute besitzen, die jedoch nur lokal genutzt werden.

Dieses Modell führt zu eindeutigen Daten, verhindert Redundanzen und gestattet zugleich eine schnelle und flexible Anlage und Pflege von Stammdaten. Es verlangt aber meist starke Änderungen in der Organisation. Dies ist sicher der größte Nachteil des Sternmodells. Denn im Prinzip entsteht mit ihm ein virtuell zentrales Stammdaten-Management, das aus lokalen und zentralen Komponenten besteht. Hier kann ein Zielkonflikt entstehen, da die lokalen Verwalter der Stammdaten sich sowohl den globalen Vorgaben als auch den lokalen Wünschen verpflichtet sehen.

Ein Königsweg für die Organisation und den Betrieb eines Stammdaten-Managements existiert nicht. Für die erfolgreiche Verwaltung von Stammdaten ist es daher unumgänglich, es im Management zu positionieren, um die Landesfürsten in den Griff zu bekommen. Ferner sind allgemein gültige Regeln für das dezentrale Management der Stammdaten nötig. Das heißt, es sollte eine Instanz im Unternehmen geben, die sich mit den Anforderungen an Stammdaten auseinander setzt, die Regeleinhaltung beobachtet und im Missbrauchsfall steuernd eingreifen kann. Die IT kann durch spezielle Tools ein durchgängiges Stammdaten-Management unterstützen. Aber nur ein entsprechendes Bewusstsein der Mitarbeiter auch über die organisatorischen Grenzen hinweg führt letztlich zum Projekterfolg. (as)