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19.10.1990 - 

Einführungsphasen sind wichtig (Teil 2)

Standardsoftware - eine folgenreiche Entscheidung

Standardsoftware ist in der Diskussion. Ob ihr Einsatz nutzbringend oder unwirtschaftlich ist, hängt nicht zuletzt vom Grad der Modifikation dieser Produkte ab. Wolfgang Haschke und Robert Hürten führen in ihrem zweiteiligen Beitrag aus, wie Auswahl, Einsatz und Überprüfung von Standardsoftware sinnvoll erfolgen kann und welche Alternativen zu

Standardprodukten und Eigenentwicklungen bestehen.

Zwischen den Alternativen Eigenentwicklung und Standardsoftware gibt es noch weitere Varianten für eine wirtschaftliche Erstellung beziehungsweise Beschaffung von Software:

- Software-Übernahme, wo eine fertige Branchenlösung gekauft wird,

- die Konzeptübernahme, wo eine vorhandene Konzeption übernommen wird,

- kooperative Entwicklung, wo eine gemeinsame Lösung realisiert wird.

Sowohl dem DV-Controller als auch dem Revisor werden damit diskussionswürdige Lösungen für eine kostengünstige Software-Erstellung beziehungsweise -beschaffung aufgezeigt. Für den Revisor dürften diese Überlegungen dann von Interesse sein, wenn er im Rahmen einer projektbegleitenden Revision auch den Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit zu begutachten hat.

In den Gesprächen mit unseren Kunden stellen wir immer wieder fest, daß bei den meisten nur zwei Alternativen geprüft werden: Entweder Eigenentwicklung oder Kauf von Standardsoftware. Daß zwischen diesen zwei Möglichkeiten noch andere Varianten für eine wirtschaftliche Erstellung beziehungsweise Beschaffung von Software liegen, wird nicht in Betracht gezogen.

Wir haben festgestellt daß die Gewichtung der Argumente für oder gegen Standardsoftware je nach Interessenslage der Entscheidungsträger sehr unterschiedlich sein können. Ans diesem Grund stellen wir hier die wichtigsten Entscheidungskriterien zusammen.

Als wichtigste Regel ist zu beachtene, daß Standardsoftware nur für Standardaufgaben sinnvoll genutzt werden kann. Dies bestätigen auch die Verkaufsstatistiken der Softwarehäuser. Standardsoftware wird zuerst in den Arbeitsgebieten eingesetzt, in denen die Unternehmen gesetzliche Anforderungen beachten müssen und wo sich der Wettbewerb des Marktes nicht auswirkt: die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Finanzbuchhaltung. Dagegen wird im Vertriebsbereich nicht so häufig Standardsoftware eingesetzt.

Als wichtigste Argumente für die Nutzung von Standardsoftware lassen sich ausführen:

- Anstehende Aufgaben können schnell realisiert werden.

- Entwicklungskosten sind auf viele Anwender verteilt. Dadurch entsteht ein Kostenvorteil.

- Das fachliche Know-how für die Anwendung wird im Softwareprodukt mitgekauft.

- Bei einem Produkt aus einem guten Softwarehaus kann man eine

ausgereifte technische Lösung erwarten.

- Eine Software, die seit längerer Zeit bei einer Vielzahl von Anwendern

eingesetzt ist, dürfte stabil und ausgetestet sein.

- Softwarepflegekosten sind im Rahmen eines Vertrages fest kalkulierbar. Gegen die oben aufgeführten Vorteile sind folgende Nachteile abzuwägen: - Standardsoftware ist für den einzelnen Anwender zu breit angelegt, was einen höheren Ressourcenbedarf bedingt.

- Die innerbetriebliche Organisation muß an die Standardsoftware angepaßt werden.

- Die Standardsoftware muß an die innerbetrieblichen Anforderungen

angepaßt werden.

- Die fachliche Kompetenz geht beim Anwender der Standardsoftware mit

der Zeit verloren.

- Die kurzfristige Anpassung der gekauften Softwarelösung an neue betriebliche Anforderungen wird erschwert, da Programm-Know-how und -Dokumentation nicht beim Anwender vorhanden sind.

- Der Anwender gerät in die Abhängigkeit vom Softwarelieferanten.

- Der Softwarepflegevertrag kann sich negativ auswirken, wenn nicht benötigte Programmverbesserungen häufig zur Installation "unnötiger" neuer Releases führen.

Die Praxis zeigt, daß die Vorteile von Standardsoftware oft zu hoch beziehungsweise die Nachteile unterbewertet werden.

Von einer Software-Übernahme soll gesprochen werden, wenn eine von einem anderen Anwender individuell erstellte Software ganz oder teilweise übernommen wird. Diese Übernahme unterscheidet sich in ihren Vorteilen und Nachteilen ganz erheblich vom Einsatz einer Standardsoftware. Dabei sind deutliche Vorteile zu erkennen.

Daß die Software-Übernahme nicht so häufig genutzt wird, hat seinen Grund darin, daß sie umso wirtschaftlicher ist, je stärker Abgeber und Übernehmer gleichartige Geschäftstätigkeiten ausüben. Diese Voraussetzung wird aber um so eher erfüllt, je stärker die Anwender im Wettbewerb stehen.

Es leuchtet ein, daß Mitbewerber in der Regel kein großes Interesse daran haben, internes Organisations-Know-how offenzulegen oder gar weiterzugehen. Diese Argumentation gegen die

Software-Übernahme wird jedoch öfter vorgetragen als sie in der Praxis berechtigt ist, weil sich zum Beispiel die Verkaufsgebiete nicht überschneiden oder Absprachen anderer Art - zum Beispiel allgemeine Geschäftsbedingungen - bereits bestehen.

Bei der Software-Übernahme treten - im Vergleich zur Standardsoftware - Verschiebungen zwischen den Vor- und Nachteilen auf: Der Vorteil einer besonders schnellen Realisierung anstehender Aufgaben wird auch bei der Software-Übernahme erreicht.

Da in der Regel nur Software von gleichartigen Anwendern zur Übernahme in Frage kommt, wird sich die Zeit für die Realisierung noch verkürzen. Die Praxis zeigt, daß im Durchschnitt die Anpassungsanforderungen an die übernommene Software geringer sind als bei der Standardsoftware. Das gleiche ist auch hinsichtlich der Anpassung der innerbetrieblichen Organisation an die Fremdsoftware zu beobachten.

Wird die Software von einem gleichgelagerten Unternehmen übernommen, so tritt auch im Stadium der Angebotsauswertung eine Beschleunigung ein. Die Ursache hierfür liegt in der Tatsache, daß zwischen Anbieter und Interessent das gleiche fachliche Sprachniveau vorhanden ist. Der Anbieter kann den Interessenten bei der Ermittlung seines Organisationsbedarfs fachlich kompetenter unterstützen als der Verkäufer einer Standardsoftware.

Da bei der Software-Übernahme eine Individuallösung vorliegt, übernimmt der neue Anwender kein zu breit angelegtes Programm. Der Bedarf an Hardware-Ressourcen wird nicht überhöht sein. Kommt der Anbieter aus der gleichen Branche, so wird auch er gezwungen sein, auf neue Anforderungen, die zum Beispiel vom Gesetzgeber verlangt werden, schnell zu reagieren.

Bei der Software-Übernahme von Produkten aus der gleichen Branche wird deshalb das Problem der Softwarepflege im Hinblick auf fremdbestimmte Anforderungen kein Problem sein. Dagegen dürften Anpassungen der Software an neue Bedürfnisse des Übernehmers zu Problemen führen, wenn der Anbieter in diesen Neuerungen keinen Vorteil für sich erkennt.

Als Nachteil der Software-Übernahme läßt sich anführen, daß die absoluten Produktkosten mit großer Wahrscheinlichkeit höher sein werden als bei einer Standardsoftware. Dies ergibt sich daraus, daß bei der Kalkulation des Preises keine hohe Verkaufszahl angesetzt wird. Die Praxis zeigt, daß nur ganz selten "Freundschaftspreise" gemacht werden, vor allem nicht bei Mitbewerbern.

Stellenwert der Dokumentation

Ob die im Vergleich zur Standardsoftware hohen Produktpreise über das gesamte Projekt gesehen doch günstiger sind, muß im einzelnen untersucht werden. Im Gegensatz zur Standardsoftware wird man bei der Software-Übernahme nur selten Referenzen einholen können. Aussagen über die Zuverlässigkeit der Programme werden nur vom Hersteller gemacht.

Der Käufer sollte sich deswegen auch die Quellenprogramme zeigen lassen, um zu sehen, wie die Programmierung erfolgte. Die Erfahrung zeigt, daß für ein gutes Softwarehaus die Dokumentation einen anderen Stellenwert hat als für eine interne, firmeneigene Programmiergruppe. Darüber hinaus sollte der Interessent nicht nur mit den DV-Leuten verhandeln, sondern auch Gespräche mit Mitarbeitern der Fachabteilungen führen, die mit der neuen Software arbeiten sollen.

Besondere Beachtung muß bei einer Übernahme-Software der zukünftigen Pflege beigemessen werden. Sie wird bei einer Übernahmen nur in seltenen Fällen zu einem festen Preis vertraglich garantiert. In der Regel geht der Anbieter keine Verpflichtung für die Software ein. Deswegen erhält der Käufer die Quellenprogramme ausgehändigt.

Im Gegensatz zur Standardsoftware muß der Kunde Programmierer beschäftigen, die ihm die Pflege der Software durchführen. Die andere Alternative, ein drittes Unternehmen für die Pflege der übernommenen Software einzuschalten, ist erfahrungsgemäß sowohl von den Kosten als auch von der Wirkung her nicht sinnvoll.

Wenn von einer laufenden DV-Anwendung nur die fachliche Konzeption übernommen wird, handelt es sich um eine sogenannte Konzeptübernahme. Oft scheitert die Übernahme einer laufenden

DV-Anwendung an der Tatsache, daß beim Interessenten nicht die gleiche Hard- oder Software installiert ist wie beim Programmentwickler.

Beachtet man, daß heute erfahrungsgemäß etwa 30 Prozent des gesamten Aufwandes einer Software-Entwicklung allein für die fachliche Grob- und Feinkonzeption aufgebracht wird, so kann in der Übernahme der fachlichen Konzeption bereits eine deutliche Reduzierung der Entwicklungskosten liegen. In den Fällen, in denen Anbieter und Interessenten mit gleichen Datenbankstrukturen arbeiten, können auch die Programmvorgaben noch sinnvoll mitübernommen werden.

Beim Übernehmer würden sich dann die eigenen Aufgaben weitgehend auf die Codierung und den Test beschränken. Damit dürften dann mehr als 50 Prozent des Gesamtaufwandes gegenüber der Eigenentwicklung einzusparen sein. Bei der Konzeptübernahme handelt es sich um einen echten Know-how-Kauf. Sie ist mit einem Auftrag an einen externen Berater zu vergleichen, der eine neue EDV-Konzeption erarbeiten soll.

Für eine wirkungsvolle Konzeptübernahme sind die gleichen Voraussetzungen wie bei einer Software-Übernahme zu beachten. Ein Vorteil der Konzeptübernahme liegt darin, daß der zukünftige Anwender nicht an den vorhandenen starren Rahmen einer bestimmten

DV-technischen Lösung gebunden ist. Dadurch sind eventuell notwendige Änderungen an der vorliegenden Konzeption leichter durchzufahren.

Programmtechnische Auswirkungen auf bereits bestehende Programme sind nicht zu beachten. Bei der Konzeptübernahme erhält der Anwender trotz einer konzeptionellen Fremdbestimmung der Software eine individuelle DV-Lösung, die sich vor allem auf die Pflege positiv auswirkt. Der Übernehmende selbst hat mit der Codierung auch die technische Dokumentation erstellt. Er ist also bei Programmänderungen nicht auf fremde Unterlagen angewiesen. Bei der Softwarepflege unterliegt der Übernehmende auch nicht einer Fremdbestimmung durch den Softwarelieferanten, wie sie zum Beispiel bei einer Standardsoftware vorhanden ist.

Der Vorteil der Konzeptübernahme gegenüber einem Beratungsauftrag für die Entwicklung einer neuen DV-Anwendung liegt darin, daß das fachliche Ergebnis schon vor der Auftragserteilung bekannt und bewertbar ist. Hinzu kommt, daß die Kosten für das fertige

Produkt-"Konzept" günstiger sein werden als der Beraterauftrag für die Entwicklung eines gleichwertigen Konzeptes.

Bei der kooperativen Entwicklung bilden gleichartige

DV-Anwender eine Arbeitsgemeinschaft mit dem Ziel, gemeinsam eine Anwendungssoftware zu planen, zu entwickeln und zu pflegen. Dieses Vorgehen kann als Idealfall einer Branchen-Standardsoftware angesehen werden. Der zukünftige Anwender hat Einfluß auf den Inhalt, die Gestaltung und die Pflege seiner Anwendung.

Ein Spezialfall der kooperativen Entwicklung liegt vor, wenn mehrere gleichartige Anwender gemeinsam einen Software-Entwickler beauftragen, eine neue Softwarelösung zu erstellen. Typisches Beispiel für eine kooperative Entwicklung sind die gemeinsamen Rechenzentren der Geldinstitute.

Der Vorteil dieser kooperativen Entwicklung liegen darin, daß Anwender bei Inhalt, Aufbau und Weiterentwicklung (Pflege) der Software mitbestimmen können. Durch die Erstellung der Software mit Blick auf eine definierte Anwendergruppe wird eine Überladung der Lösung vermieden.

Anwender können auf die Programmierung so Einfluß nehmen, daß bestimmte Methoden und Strukturen eingesetzt beziehungsweise eingehalten werden. Bei der Softwarepflege haben die Entwickler die Möglichkeit, den Rhythmus für die Einführung von Änderungen und Ergänzungen selbst zu bestimmen. Voraussetzung für die Nutzung dieser Vorteile ist aber, daß die Gruppe langfristig kooperativ arbeitet. Um dies zu erreichen, sind die Kooperationsverträge sorgfältig zu gestalten.

Die Gruppe selbst darf nicht zu groß sein, auch wenn dies unter dem Gesichtspunkt der Kostenverteilung sinnvoll wäre. Hat die Gruppe zu viele Mitglieder, so wird der Einfluß des einzelnen zu gering. Auf der anderen Seite dürften mit hoher Wahrscheinlichkeit zu viele Zugeständnisse an die individuellen Wünsche der Gruppenmitglieder gemacht werden.

Kooperative Entwicklung als jüngste Lösung

Insgesamt ist die kooperative Entwicklung - unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren - die günstigste Lösung von Software-Erstellung beziehungsweise -beschaffung. Die oben genannten Nachteile dürften hier nicht zum Tragen kommen. Der Nachteil dieses Vorgehens liegt in der Möglichkeit, daß die Entwicklungsgruppe auseinanderfällt und sich kein Gruppenmitglied für ein Fortbestehen der Software verantwortlich fühlt.

Die Folgen einer solchen Situation können deutlich verringert werden, wenn die Beteiligten darauf achten, daß eine vollständige Dokumentation über alle Phasen des Software-Life-Cycles geführt wird.

Die Kosten für die Software werden nicht linear mit der Anzahl der Gruppenmitglieder fallen. Vielmehr werden die Kostenersparnisse pro Mitglied von den Kosten der Phasen eins, zwei und fünf bestimmt, die für jedes Mitglied getrennt anfallen. Nur bei den Phasen drei und vier können die Kosten unter den Mitgliedern aufgeteilt werden.

Wolfgang Haschke und Robert Hürten sind Unternehmensberater bei der EDV-Controlling Unternehmensberatung GmbH in Heppenheim.