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Standardsoftware kann nicht alle Anwenderwünsche erfüllen

26.02.1988

Gerade mittelständische Unternehmen haben gute Gründe, dafür, Standardsoftware einzusetzen. "Denn Individualprogramme", so formuliert es beispielsweise Wolfgang John, Betriebsleiter der John und Partner Vertriebsgesellschaft in Kiel, "sind letztlich bei der Wartung von einem SW-Unternehmen oder einem Programmierer abhängig." Allerdings könne ein Standardprodukt niemals sofort alle Wünsche einer langjährig gewachsenen Organisationsstruktur erfüllen. Aus diesem Grund favorisiert auch Benno Ott, Geschäftsführer der DRO GmbH in München, den Einsatz von Individuallösungen - gerade in Bereichen wie Fertigungssteuerung, Materialwirtschaft sowie betriebswirtschaftlicher Planungs- und Kontrollrechnung. Denn diese Systeme müßten normalerweise individueller definiert sein, als Standardsoftware es zuläßt. Oberstes Ziel müsse es in jedem Fall sein, für den eigenen Betrieb die wirtschaftlichste Lösung zu finden. Oft würden nämlich die Folgekosten, die bei der Beschaffung von "Fertiglösungen" entstanden, unterschätzt.

Benno Ott, Geschäftsführer der DRO, Gesellschaft für Datenverarbeitung, Rationaliesierung und Organisation mbH, München

Die Frage Standardsoftware oder Individuallösung stellt sich für mittellständische Unternehmen im Maschinen- und Sondermaschinenbau überwiegend in den Arbeitsgebieten Fertigungssteuerung, Materialwirtschaft und betriebswirtschaftliche Planungs-, Kontroll- und Kalkulationsrechnungen. Diese müßten normalerweise individueller definiert sein, als Standardlösungen es zulassen. Inwieweit zusätzlich eine Ablauforganisation an die Standardsoftware angepaßt werden muß beziehungsweise kann, oder ob umgekehrt zu verfahren ist, stellt eine Aufgabe beziehungsweise sogar ein Problem für sich dar - vor allem für die spätere Kostenentwicklung der Unternehmung.

Zunächst muß die für den eigenen Betrieb zumutbare und wirtschaftlichste Lösung gefunden werden. Bei der Beschaffung von Standardsoftware werden die Folgekosten, die durch eine Anpassung der Organisation eines Unternehmens an die Standardsoftware entstehen, häufig unterschätzt. Sie lassen sich erst bei der Installation oder spätestens bei der Einführung exakt feststellen.

Bei sorgfältiger Analyse der Gesamtkosten - Standardlösung und Folgekosten - gegenüber dem Einsatz genau definierter Individualprogramme kann in den mittelständischen Betrieben die individuelle Programmierung die kostengünstigste Lösung sein, gerade was die betriebswirtschaftlichen und dispositiven Programme betrifft.

Das gilt besonders dann, wenn die Individuallösung bewährte Abläufe und eingespielte Apparaturen nicht tangiert, sondern effizienter

macht.

Dieses Problem stellte sich auch für die Knauer GmbH in Geretsried, ein mittleres Unternehmen des Spezialmaschinenbaus. Anfang 1980 gab es für das betriebswirtschaftliche Rechnungswesen kein den Anforderungen entsprechendes Standardpaket. Wir entwickelten in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung eine Individuallösung für diesen Bereich. Dazu gehören Vor- und Nachkalkulation, die kurzfristige

produktbezogene Erfolgsrechnung und die Soll/Ist-Rechnungen. Für die Organisation der Materialwirtschaft einschließlich des Stücklistenwesens wurden Standardpakete erworben. Schnittstellen und Überleitungen von Daten erforderten Individualprogramme.

Eingriffe in die bestehende Organisation blieben wegen der Ausgewogenheit der Mischung von Standard- und Individuallösung gering.

Dabei war berücksichtigt, daß Änderungen betrieblicher Abläufe Schulungsaufwand erfordern: Je größer das Ausmaß der Änderungen an Arbeitsplätzen, um so mehr Restriktionen für die Akzeptanz neuer Regeln können erwartet werden. Die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter können nicht von heute auf morgen umgestellt werden. Genau hier kann beim geschickten "Einpassen" individueller Programme in die gesamte Abwicklung viel Effizienz gewonnen werden.

Heute steht Knauer vor dem Problem, daß alle Programme von der IBM /34 auf die IBM /36 gebracht werden müssen. Ausschlaggebend für diese Umstellung war, daß das Modell /34 nicht mehr länger gewartet wird. Die Frage war, ob neben der Hardware auch eine Software-Umstellung zweckmäßig wäre.

Aufgrund der Projektanalyse unter Einbeziehung der zusätzlichen Kosten der Standardsoftware, der Folge-Programmierkosten für die Schnittstellen und der Mehrbelastung und Lernkurve der Mitarbeiter fiel bei Knauer der Entschluß, die bisherigen Standard- und Individualprogramme der Material- und Stücklistenverwaltung, der betriebswirtschaftlichen Abrechnungen ohne Änderungen auf die IBM /36 zu übernehmen.

Nur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Finanzbuchhaltung wurden neue Standardlösungen eingesetzt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde dabei nur deshalb ersetzt, weil die alten Programme nicht mehr genutzt werden.

Die Mehrkosten für den Einsatz einer neuen Standardsoftware einschließlich "Folgekosten" würden zur Zeit nicht gerechtfertigt sein.

Die individuell programmierten Pakete aus dem Bereich Betriebswirtschaft sind aufgrund ihrer unternehmensindividuellen Definition und Verwendung wie bisher uneingeschränkt tragfähig für weitere Jahre.

Klaus Bierkarre, Betriebsleiter der Weier Elektromotorenwerke

GmbH & Co. KG, Eutin

Für ein Unternehmen, das wie wir keine eigene DV-Abteilung hat, kann es verhängnisvoll werden, Standardsoftware anhand - von Adaptionen an die Betriebsstruktur anzupassen. Es ist ja so, daß die Programme immer weiterentwickelt werden, und somit könnten bei einem Release-Wechsel enorme Probleme, bei der Konvertierung auftreten.

Von den internen Anforderungen her reicht für unser Unternehmen ein Standardpaket völlig aus. Eine Anpassung der Software wäre hier reiner Perfektionismus, der nichts bringt.

Aus diesem Grund haben wir dann auch die Organisation mit dem Softwarekauf umgestellt. Erstaunlich dabei war, daß es keine Probleme mit den alten Gewohnheiten der betroffenen Bereiche gab - im Gegenteil. Die Umstrukturierung war sehr willkommen, da auch von den Mitarbeitern eine straffere, übersichtlichere Organisation für erforderlich gehalten wurde. Zu berücksichtigen ist hierbei aber auch, daß den einzelnen Bereichen kein starres Konzept auferlegt worden ist. Den Mitarbeitern mußten Freiräume gelassen werden wie zum Beispiel im Einkauf: Hier kann individuell entschieden werden, wie die Artikellieferantenstruktur aufzubauen ist. Dadurch wurde die Umstellung auch nie als Zwang empfunden.

Mittlerweile haben wir seit 1986 drei Bereiche mit Standardsoftware abgedeckt. Voraussetzung für den Einkauf war, daß zuerst einmal alle Stammdaten beziehungsweise Artikelnummern erfaßt werden mußten. In dieser Abteilung laufen heute alle Bestellungen, Wareneingänge und Eingangsrechnungen über die DV. Nachdem das Projekt Einkauf einigermaßen abgeschlossen war, nahmen wir den Verkauf in Angriff. Auch hier mußten erst einmal die Produkte definiert und diese neue Struktur an die Abteilung weitergegeben werden. Dieses Verfahren wird jetzt begleitend mit der Auftragsannahme fortgesetzt; es müssen jedoch vergleichsweise wenig neue Artikelbezeichnungen angelegt werden.

Nachdem der Verkauf umstrukturiert worden ist, konnten wir uns der Fertigungsorganisation zuwenden. Voraussetzung war in diesem Bereich, daß zuerst Stücklisten erstellt wurden. Das heißt, die Bestandteile der jeweiligen Elektromotoren werden in eine Liste aufgenommen. Dieses Verfahren betrifft auch die Lagerwirtschaft. Hier werden Teile nur noch anhand der Stücklisten ausgegeben. Vorteil dieses Konzeptes ist es, daß mit der Fertigstellung eines Motors gleich auch das Rohmaterial vom Lagerbestand abgebucht wird. Somit sind wir immer auf dem aktuellsten Stand, was die Lagerhaltung betrifft.

Mit Standardsoftware abgedeckt werden müssen noch die Kostenrechnungen und Anlagenbuchhaltung sowie die Zeitwirtschaft.

Wolfgang John, Geschäftsführer der Firma Elac Phonosysteme GmbH und

John + Partner Vortriebs-Gmbh, Kiel

Gerade mittelständische Untemehmen sollten sich der Standardsoftware bedienen, denn Individualprogramme sind letztendlich bei der Wartung und bei Problemen von einem Softwareunternehmen oder einem Programmierer abhängig. Man muß sicher sein können, daß bei einem Softwareproblem sofort Hilfe angeboten wird. Dabei haben große Hersteller mit vielen Niederlassungen den Vorteil, daß stets mehrere Spezialisten zur Verfügung stehen, die weiterhelfen können. Dies war auch ein Grund, uns für Nixdorf zu entscheiden und das Programmpaket Top zu kaufen, denn somit liegt die Hardwareverantwortung und die Softwareverantwortung in einer Hand und es gibt einen Gesamtverantwortlichen, der größtes Interesse hat, daß alles funktioniert.

Natürlich kann Standardsoftware nie alle Wünsche im Rahmen langjährig gewachsener Strukturen eines Unternehmens erfüllen. Man muß schon eine gewisse Flexibilität mitbringen, um die Funktionalität von Standardsoftware von ausnutzen zu können. Die Frage ist also, inwieweit kann die bestehende Organisation angepaßt werden, oder andersherum, wie kann die Software für die unternehmenseigenen Erfordernisse umgestellt werden - ohne daß es sich um eine Individualanpassung handelt.

Ein wichtiges Entscheidungskriterium für uns war, daß verschiedene Programmpakete integrierbar einsetzbar sind. Das heißt, Daten sind einmal zu erfassen und müssen dann automatisch an die entsprechenden Bereiche verschiedener Programme übergeben werden beziehungsweise von dort aus verarbeitet werden können. Um aus Daten der Vergangenheit Zukunftsprognosen erarbeiten zu können, war für uns

wichtig, Datenbestände im Standard so aufbereiten zu können, daß diese nach unseren Wünschen sortierbar, summierbar, vergleichbar und in jeder beliebigen Variation abrufbar gemacht werden können. Zum Beispiel Kundenumsätze und Artikelumsätze müssen als MAT (Monthly Anual Turnover) führbar sein und über die Ankopplung eines PC in grafischer Darstellung auswertbar gemacht werden können.

Diese Anforderungen werden sowohl für die Vertriebsorganisation als auch die Fertigungssteuerung benötigt und sind für eine monatliche fortschreibende Jahresposition, wie wir sie für unsere Fertigungsplanung einsetzen, unerläßlich.

Derartig komplexe Standardsoftware birgt jedoch die Gefahr der komplizierten Bedienung. Denn je mehr Möglichkeiten der Nutzung gegeben sind, um so mehr Bedienungsfehler können auftreten. Daher erfordert es sehr viel Aufwand und persönlichen Einsatz der Verantwortlichen, die integrierbaren Programmpakete zu verstehen und optimal anzuwenden.

Für unsere Firma, die bereits von der Gründung her EDV-organisiert war, mußten hinsichtlich der Organisationsstruktur keine Änderungen vorgenommen werden. Wir mußten lediglich den Beleglauf zwischen den Abteilungen disziplinierter gestalten und auf tägliches Sofortverarbeiten aller Stammdatenänderungen sowie Lagerbuchungen achten. Eine für unsere Mitarbeiter wichtige Umstellung war, daß Ware nur noch mit EDV-Belegen bewegt werden kann.

Nachdem wir nun über zwei Jahre das Modul "Comet Top" von Nixdorf im Einsatz haben, kann man das Fazit ziehen, daß keiner der seriösen Wünsche an die Programme unerfüllt geblieben ist. Die großen individuellen Nutzungsmöglichkeiten von Comet Top, bieten außerdem den Vorteil, daß Wünsche, die bekanntlich erst in der täglichen Arbeit entstehen, ohne weiteres nachträglich erfüllt werden konnten, ohne Fremdaufwand und ohne zusätzliche Kosten. Ganz im Gegensatz zu unseren früheren Erfahrungen mit einem Individualprogramm, bei dem spätere Änderungswünsche die Kosten des Gesamtprogrammes fast überstiegen, da die Änderungskosten ja nicht im freien Wettbewerb standen, sondern wir an den Monopolisten Softwarehaus gebunden waren.