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27.08.1976

Statistiken im Bereich der Organisation und EDV

27.08.1976

Wenn man sich mit dem Thema der Statistiken im Bereich der Organisation beschäftigen will, muß man zunächst einmal definieren, was eine Statistik überhaupt ist. In der betriebswirtschaftlichen Literatur wird die Statistik als eine Methode zur Erfassung, Ordnung und Auswertung von Massenerscheinungen bezeichnet. Ihr Ziel ist die Erkenntnis von Zusammenhängen, in der höchsten Zielsetzung von (statistischen) Gesetzmäßigkeiten auf der Grundlage des Gesetzes der großen Zahl. Auf dem Sektor der Betriebsstatistik kann man die Statistik als eine Methode bezeichnen, die zur Erkenntnis der massenhaft auftretenden Betriebserscheinungen in ihrer Qualität, Quantität und ihren Zusammenhängen bis zur Erkenntnis betrieblicher Regelmäßigkeiten führt.

Wesentlich für eine Statistik ist die Beobachtung betrieblicher Erscheinungen im Zeitverlauf. So ist zum Beispiel eine einzelne Bilanz noch keine Statistik, die tabellarische Gegenüberstellung mehrerer Zeiträume führt aber zwangsläufig zu einer Statistik einfachster

Form, die schon gewisse Auswertungen der verschiedensten Art zuläßt.

Weshalb Statistiken im Organisationsbereich?

Man sollte im Bereich Der Organisation Statistiken führen lassen, um seine Leistungen erstens zu überwachen, sie aber zweitens auch in das rechte Licht rücken zu können. Gerade der zweite Gesichtspunkt ist für manchen ORG/EDV-Bereich noch wichtiger als die Überwachung der Leistung der einzelnen Abteilungen bzw. Mitarbeiter. Mit Hilfe von Statistiken kann man sowohl die Fachbereiche als auch das Management davon überzeugen, daß man so schlecht gar nicht ist. Vielfach beruht die "schlechte Meinung" über den Organisationsbereich darauf, daß man nicht weiß, was dieser Bereich überhaupt tut. Dies gilt besonders dann, wenn der Bereich in der letzten Zeit schnell gewachsen ist.

Mit Hilfe von Statistiken soll man Schwachstellen erkennen können, um rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Gefährliche Entwicklungen sollten aufgezeigt werden, damit man diese frühzeitig erkennt.

Steuerung des Bereichs durch Statistiken

Sicherlich kann man einen Bereich nicht durch Statistiken steuern. Man ist jedoch in der Lage, die entsprechenden Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen, so daß man steuernd eingreifen kann. Dementsprechend hat das Führen von Statistiken nur dann einen Sinn, wenn auch tatsächlich Konsequenzen aus den einzelnen Erkenntnissen ziehen will. Solche Konsequenzen können etwa darin liegen, daß man sich mit den betroffenen Fachbereichen zusammensetzt, um die aufgetretene Entwicklung zu besprechen. Sie können weiterhin darin bestehen, daß man sich an das Management wendet, um bestimmte Zustände zu ändern. Sie können aber auch personelle Maßnahmen nach sich ziehen.

Aufwand für Statistiken im Organisationsbereich

Vielfach werden Statistiken im Bereich der Organisation nur deshalb nicht geführt, weil man den damit verbundenen Aufwand vermeiden möchte. Selbst hat man keine Zeit, um diese Statistiken permanent führen zu können Das Problem liegt aber primär nicht darin, daß man den Aufwand für die laufende Pflege nicht investieren möchte, sondern darin, daß man selbst keine Zeit hat, ein statistisches Berichtssystem zu erarbeiten.

Gerade im Organisationsbereich werden jedoch von den einzelnen Mitarbeitern wertvolle Aufzeichnungen hinsichtlich aller Projekte gemacht, die man relativ einfach auswerten kann. Das Problem besteht also lediglich in einer systematischen Ordnung der einzelnen Komplexe.

Wenn man über ein eigenes Sekretariat verfügt kann man daran denken, dieses mit der laufenden Führung der Statistiken zu betrauen. Zwar ist eine Sekretärin generell nicht in der Lage, eine Statistik selbständig zu entwerfen, sie sollte jedoch so fähig sein, daß sie nach einmal erteilter Anweisung Zahlen erfassen und auswerten kann.

Ein Sekretariat ist auch aus seiner generellen Dienstleistungsfunktion her die richtige Stelle für das Führen von Statistiken aller Art. In vielen Fällen wird das Sekretariat sowieso eingeschaltet, so daß sich kein nennenswerter zusätzlicher Aufwand ergibt.

Es kommt entscheidend darauf an, daß man die notwendigen Daten für die Erstellung von Statistiken aller Art rechtzeitig bekommt. Somit liegt das Problem von Statistiken im Organisationsbereich mehr im Problemkreis der internen Rationalisierung des eigenen Bereiche.