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01.12.2000 - 

Elektronische Marktplätze/E-Procurement für den Mittelstand

Statt Downsizen von den Erfahrungen des ERP-Marktes lernen

Der Erfolg von E-Procurement, also von Marktplätzen, wird weitgehend von der Akzeptanz im Mittelstand abhängen. Auch wenn Großunternehmen und Konzerne das Thema längst auf der "To-do-Liste" haben, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) brauchen noch ihre speziellen Einstiegshilfen. Alexander Graf von der Schulenburg* ist auf einen eigenen Markt gestoßen.

Das Testen und Einführen einer Lösung für das elektronische Beschaffungswesen (E-Procurement) steht derzeit bei vielen großen Unternehmen weit oben auf der To-do-Liste. Die Reduzierung der Bestellkosten sowie eine nachhaltige Beschleunigung des Bestellvorgangs sind ausschlaggebende Gründe für die Investition in neue Softwarelösungen. Komplexe und hochleistungsfähige Tools stehen bereits heute zur Verfügung, um Großunternehmen und Konzernen elektronische Beschaffungsportale zu bieten.

Der Mittelstand verhält sich dagegen derzeit noch zögerlich, da kaum Lösungen auf dem Markt existieren, welche die Bedürfnisse und auch Befindlichkeiten des Mittelstandes zum Thema E-Procurement abdecken können. Doch mit einem Marktvolumen im deutschsprachigen Raum von etwa 1,6 Milliarden Mark in diesem Jahr und einem prognostizierten Wachstum auf rund 7,7 Milliarden Mark bis zum Jahr 2004 wird die generelle Akzeptanz dieser Beschaffungsform in Deutschland maßgeblich vom Engagement des Mittelstandes mit bestimmt werden.

Die Bereitschaft, das Internet in den Mittelpunkt strategischer Überlegungen zur effizienteren Gestaltung von Geschäftsprozessen zu rücken, wird sowohl in großen Unternehmen wie auch im Mittelstand zunehmend größer. Ob als zusätzliche Vertriebsplattform im E-Commerce oder zur Kostensenkung und Prozessoptimierung bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen im E-Procurement, das Internet bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, innerbetriebliche Abläufe oder Beziehungen zu Lieferanten und Kunden zu optimieren. Hat sich E-Commerce durch seinen früheren Start schon eher in den Beziehungen zwischen Unternehmen etabliert, so steht E-Procurement noch am Anfang des Weges. In einigen Bereichen besteht noch nicht einmal Klarheit über die Abgrenzung zwischen beiden Begriffen, da - wie häufig in der IT bei jungen Begriffen - zahlreiche Marketing-Abteilungen versuchen, ihrem Produktangebot eine Seite abzugewinnen, welche die Verwendung des Trend-Wortes E-Procurement rechtfertigt.

So viel ist inzwischen klar: Unter dem Oberbegriff E-Business wird eine Vielzahl an Einzeldisziplinen wie E-Commerce, E-Procurement und vereinzelt auch schon E-Services, E-Sourcing etc. subsummiert.

Von diesen neudeutschen Begriffen haben sich bisher E-Commerce und E-Procurement im gängigen Sprachgebrauch etabliert. Klassische E-Commerce-Angebote im Internet zeichnen sich dadurch aus, dass Anbieter über katalogbasierende Shop-Systeme potenziellen Kunden ihre Produkte und Dienstleistungen anbieten. Solche Lösungen haben sich inzwischen in Deutschland nicht zuletzt durch Angebote des Vorzeigeunternehmens Intershop durchgesetzt und sind über Schnittstellen an ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) angebunden beziehungsweise auch schon vollständig in diese integriert.

Die Intention im E-Commerce liegt in der Gewinnung neuer Kunden durch ein anbietendes Unternehmen. Dementsprechend existierten eine Vielzahl an bran-chenspezifischen Marktplätzen, die diese Intention tragen. Wird E-Procurement nur darauf reduziert, dass Einkäufer in Unternehmen in Shop-Lösungen Produkte suchen und finden können, ist dies unpräzise. Denn der Beschaffungsprozess im Unternehmen wird durch Shop-Lösungen nur geringfügig automatisiert.

Die Hauptarbeit bei diesen Lösungen in der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen verbleibt weiterhin beim Einkäufer: Anstatt in papierbasierenden Produktkatalogen unterschiedlicher Hersteller zu suchen, muss der Einkäufer auf verschiedenen Marktplätzen surfen; Angebote und Lieferanten müssen, wie gehabt, verglichen und ausgewählt, Bestellungen müssen erteilt werden. Dabei kommt es in der Regel zu zahlreichen Medienbrüchen durch die Verwendung von E-Mail, Fax oder gar Brief bei Ausschreibung, Auftragsvergabe, Rechnungsstellung etc. Ein durchgängiger Informationsfluss kann so nicht gewährleistet werden.

Gerade in diesen Bereichen setzen wirkliche E-Procurement-Lösungen an: Sie stellen den Bedarf des Einkäufers in den Vordergrund. Durch die Fokussierung auf den Einkäufer im Unternehmen verfolgen E-Procurement-Lösungen das Ziel, Unternehmen einen kostengünstigen Einkauf zu ermöglichen. Die in jüngster Zeit viel zitierten Einsparungspotenziale im Einkauf von bis zu 60 Prozent (zum Beispiel Boston Consulting Group) der durchschnittlich zwischen 130 und 160 Euro teuren Beschaffungskosten pro Einkauf (je nach Quelle) lassen sich nur realisieren, wenn Einkäufer - ausgehend von ihrem Bedarf - auf Strukturen zurückgreifen können, mit denen das Bestellwesen weitestgehend automatisiert und die Medienbrüche minimiert werden.

Zweifellos zählen zu den ersten Anbietern von E-Procurement-Lösungen die US-amerikanischen Unternehmen Ariba und Commerce One. Mit ihren Plattformen adressieren sie primär Großunternehmen und Konzerne wie Daimler-Chrysler und VW. Bei solchen Unternehmen amortisiert sich die Investition in eine Millionen teure Beschaffungssoftware durch nachhaltige Einsparungspotenziale im Einkauf. Viele Unternehmen sind derzeit in der Testphase: In einem ersten Schritt werden so genannte C-Güter, also Güter, die nicht produktionsrelevant sind, später auch A- und B-Güter beschafft. Dabei wird das aus dem E-Commerce bekannte Prinzip der katalogbasierenden Systeme zugunsten der Einkäufer genutzt.

Die ersten Erfahrungen haben bereits gezeigt, dass sich nicht alle Produkte effizient über katalogbasierende Bestellsysteme ordern lassen. Ausführungen der Boston Consulting Group zufolge identifizierte der Babcock-Konzern, einer der Vorreiter im Bereich des elektronischen Bestellwesens, knapp 300 Gütergruppen, von denen sich lediglich 15 Prozent für eine katalogbasierende Bestellung eigneten. 75 bis 80 Prozent der Bestellungen sind prädestiniert für Bestellungen über käufergetriebene Marktplätze, Auktionen oder projektindividuelle Ausschreibungen.

Vielfach werden E-Procurement-Lösungen in Form von käufergetriebenen Marktplätzen realisiert. Diese offerieren die Möglichkeit, direkte Geschäftsbeziehungen zwischen einkaufendem Unternehmen und einem dem Marktplatz angeschlossenen Lieferanten anzubahnen. Gerade großen Unternehmen bieten solche Marktplätze eine Reihe von Möglichkeiten, ihre Bestellabwicklung zu optimieren und mit qualifizierten Lieferanten zusammenzuarbeiten. Eine Untersuchung der Unternehmensberatung KPMG unter 500 Konzernen in Deutschland ergab beispielsweise, dass sich die Hälfte der befragten Unternehmen vom E-Procurement einen Abbau der Lieferantenzahlen verspricht. Konzerne wie Siemens haben nicht selten 200000 und mehr Lieferanten, die Frankfurter Flughafen AG immerhin noch 2500. Dementsprechend wird der Aufbau eines käufergetriebenen Marktplatzes auch zur Straffung der Lieferantenquote genutzt. Doch es gibt kaum eine Lösung, die eine gezielte Zulassung von ausgewählten Lieferanten zu eigenen Marktplätzen bietet. Vielmehr müssen alle registrierten Lieferanten des Marktplatzes akzeptiert werden.

Hohe Kosten verschrecken den MittelstandFast schon Tradition hat die Fokussierung auf Großunternehmen und Konzerne, wenn innovative Produktideen in den IT-Markt eingeführt werden. Erst wenn der Markt in der bevorzugten Zielgruppe enger wird, orientieren sich die ersten Unternehmen in Richtung Mittelstand. Durch abgespeckte Versionen wird dann häufig versucht, das im bisherigen Klientenkreis erfolgreich eingesetzte Produkt an den mittelständischen Unternehmer zu bringen. Das dies nicht immer zur vollen Zufriedenheit der Kunden gelingt, zeigen die Erfahrungen aus dem ERP-Markt. Dort hat sich inzwischen eine Reihe von speziell für den Mittelstand entwickelten Softwarelösungen etabliert und den fast schon verteilten Markt neu belebt.

Einige Marktführer im ERP-Markt bieten mittlerweile unter Titeln wie "Best Practice Solution" oder "Ready to Work" mittelstandsgerechte Lösungen an. Im Bereich E-Procurement ist dieser Weg kritisch zu beurteilen. Die für marktmächtige Großkonzerne entwickelten Lösungen können nicht als Light-Version für den Mittelstand adaptiert werden, da sie in wesentlichen Punkten nicht den Bedarf des Mittelstandes treffen und in der Implementierung, bedingt durch zahlreiche Wahlmöglichkeiten, zu komplex sind. Denn die Grundvoraussetzungen für einen erfolgreichen Einstieg ins E-Procurement beim ohnehin noch skeptischen Mittelstand unterscheiden sich nachhaltig von denen bei Großunternehmen. Mittelständische Unternehmen sind nicht zuletzt wegen der Erfahrungen mit langjährigen und kostenintensiven Einführungsprojekten von ERP-Systemen nicht bereit, für Softwaresysteme einen sechs- oder gar siebenstelligen Betrag auszugeben, bevor sie erste Erfahrungen mit Bestellungen über das Internet machen können. Investitionen in die heute etablierten Beschaffungsportale sind in der Regel für den Mittelstand schlichtweg zu teuer.

Anreize für Lieferanten schaffenAufgrund der in der Regel geringen Marktmacht des Mittelstandes ist der Ansatz, einen käuferbetriebenen Marktplatz für ein Unternehmen einzurichten, allein schon von der Lieferantenseite her eher kritisch zu beurteilen. Ist ein Lieferant gewillt, regelmäßig Marktplätze von Unternehmen wie VW oder Daimler-Chrysler nach Ausschreibungen zu durchsuchen, so wird er dies nicht unbedingt auch bei mittelständischen Unternehmen tun. Schon gar nicht, wenn diese Unternehmen ihre ersten E-Procurement-Erfahrungen mit der Beschaffung von C-Gütern sammeln möchten.

Lieferanten profitieren von Lösungen, die ihnen automatisch einen Zugang zu einer großen Anzahl von potenziellen Neukunden bieten. Wenn sie automatisch über neue verbindliche Bestellanfragen zum Beispiel per E-Mail, Fax oder über XML in Verbindung mit ihrem CRM-System informiert werden, ist für sie eine elektronische Beschaffungsbörse überaus interessant. Dies vor allem, wenn zum Beispiel über Sammelbestellungen auch große Abnahmemengen ausgeschrieben sind. Neben dem Zugang zu potenziellen Neukunden spielen auch die Kosten für die Nutzung eines elektronischen Vertriebswegs eine wichtige Rolle: Entfällt für Lieferanten das aufwändige Pflegen von Produktkatalogen wie im E-Commerce und auch das Surfen auf virtuellen käufergetriebenen Marktplätzen nach passenden Ausschreibungen, sind sie offen für neue Angebote. Unter diesen Voraussetzungen sind Lieferanten auch bereit, bei erfolgreichem Geschäftsabschluss eine bei E-Procurement-Lösungen übliche Transaktionsgebühr zu bezahlen.

An das Thema E-Procurement möchte der Mittelstand heute noch behutsam herangeführt werden. Interessenten suchen eine Möglichkeit, unverbindlich erste Erfahrungen im elektronischen Beschaffungswesen zu sammeln. Um das Vertrauen in die Nutzung elektronischer Beschaffungswege zu fördern, muss ein mittelstandsgerechtes Prinzip gefunden werden. Scheiden katalogbasierende Beschaffungsportale und käufergetriebene Marktplätze aus, so bleibt der Weg, unternehmenseigene Einkaufsbörsen im Internet einzurichten. Diese haben die Aufgabe, die realen Beschaffungsstrukturen im Unternehmen abzubilden. Für die Abbildung interner Beschaffungsstrukturen müssen bei solchen Einkaufsbörsen die Organisationsstruktur des Unternehmens und Verfügungsrahmen einzelner Mitarbeiter festgelegt, der Beschaffungsvorgang auf das Wesentliche reduziert und weitestgehend automatisiert werden.

Besonders wichtig ist es gemäß einer Studie von Pricewaterhouse-Coopers, dass Unternehmen bestehende Lieferantenbeziehungen in das elektronische Beschaffungswesen einbringen können. Erfahrungen zeigen, dass der Mittelstand primär regional einkauft. Damit steht das klassische Einkaufsverhalten des Mittelstands im Widerspruch zu dem von Großunternehmen und Konzernen, insbesondere aber zu den Möglichkeiten des Web. Um dennoch das elektronische Bestellwesen im Mittelstand zu etablieren, müssen diese Einkaufsbörsen neben einem Closed Shop, der alle existierenden Lieferantenbeziehungen beinhaltet, einen Zugang zu einem breiten Lieferantenpool (Open Shop) bieten. Wesentlich dabei ist, dass der Mittelständler selbst entscheiden kann, für welche Produktgruppen und bei welchen Bestellungen er diesen Open Shop nutzt. Auf jeden Fall aber steht das Ansinnen des Mittelstandes, über E-Procurement mittel- oder langfristig den Lieferantenkreis zu erweitern, im Gegensatz zu dem Bestreben von Großunternehmen und Konzernen, ihren Lieferantenkreis zu verkleinern.

Mittelständische Unternehmen sind zum Teil Mitglied in branchenbezogenen oder regionalen Einkaufsgemeinschaften. Diese meist von Verbänden oder regionalen Organisationen gesteuerten Geschäftsbeziehungen bieten Vorteile bei der Erzielung attraktiver Einstandpreise. Administrative Aufwendungen für solche Gemeinschaften übersteigen jedoch schnell den Nutzen, den sie bringen sollen.

E-Procurement kann ohne administrativen Aufwand verschiedene Einkaufsbörsen in virtuellen Einkaufsgemeinschaften zusammenschließen und so Unternehmen verhelfen, ihre Marktmacht zu steigern. Solche virtuellen Einkaufsgemeinschaften können darüber hinaus genutzt werden, um den Einkauf in Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ohne zusätzliche Kosten zu zentralisieren.

Die Unabhängigkeit von festgelegten Produktkatalogen ist maßgeblich für den Zusammenschluss von Einkaufsbörsen verschiedener Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen. In Verbindung mit dem Reverse-Auction-Verfahren (das bedeutet: Einkäufer definieren einen Höchstpreis, Lieferanten unterbieten diesen), gibt es zudem Möglichkeiten, Sammelbestellungen über anonymisierte Ausschreibungen zu generieren. Bei diesem Auktionsverfahren können beliebige Ausschreibungen einem vorher definierten Kreis potenzieller Lieferanten angezeigt werden. Lieferanten haben die Möglichkeit, den anvisierten Maximalpreis des Einkäufers zu unterbieten und so am Ende der Auktion den Zuschlag zu erhalten. Die Attraktivität für Lieferanten, Einstandspreise zu unterbieten, steigt mit der zunehmenden Abnahmemenge. Einkäufer können so mitunter Einkaufspreise erzielen, die bisher nur Großabnehmern vorbehalten waren.

Einmal von einer Lösung überzeugt, ist der Mittelstand aufgeschlossen, in Softwareprojekte zu investieren. Wenn sich die Einrichtung von eigenen Einkaufsbörsen durch Einsparungen in den Einstandpreisen und Optimierungen in der Bestellabwicklung rentiert hat, steht der Wunsch nach einer individuellen Gesamtlösung unter Einbeziehung existierender ERP- und Warenwirtschaftssysteme im Vordergrund. Insofern muss die grundlegende E-Procurement-Software über standardisierte Schnittstellen verfügen, um mit gängigen Systemen beispielsweise von SAP und Navision nahtlos zusammen zu arbeiten. Spätestens mit dieser vollständigen Anbindung verfügt der Mittelstand dann über eine maßgeschneiderte, bedarfsgerechte E-Procurement-Lösung, die im Leistungsumfang den von großen Unternehmen genutzten Systemen in nichts nachsteht.

Die Anbieter von E-Procurement-Lösungen haben sich inzwischen mit den Bedürfnissen des Mittelstands auseinandergesetzt und derartige Lösungen für die Zukunft in Aussicht gestellt. Inwieweit diese Anbieter jedoch alle Möglichkeiten des E-Procurement für den Mittelstand anbieten können, ist zumindest derzeit noch fraglich.

*Alexander Graf von der Schulenburg ist CEO und Geschäftsführender Gesellschafter der outpark.com GmbH in Berlin.

Abb.1: Einfach einkaufen

In der Testphase mit den nicht produktionsrelevanten Gütern - so genannten C-Gütern - beginnen. Quelle: outpark.com

Abb.2: Günstig

Auch ohne administrativen Aufwand können Einkaufsgemeinschaften für Sammelbestellungen genutzt werden. Quelle: outpark.com

Abb.3: Kompliziert

Einsparpotentiale lassen sich nur realisieren, wenn Medienbrüche minimiert werden. Quelle: outpark.com

Abb.4: Einzelunternehmen

Bedarf an Massgeschneiderten E-Procurementlösungen für den Mittelstand. Quelle: outpark.com