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08.04.1982 - 

Datenverarbeitung in einer Spedition:

Stufenweise geschult und umgestellt

Um möglichst schnell das Geld vom Kunden hereinzuholen, setzt die mittelständische Spedition Niessen einen Kleincomputer von Olivetti ein. Zusätzliche Personalkosten fallen nicht an.

In Kaldenkirchen, nahe der niederländischen Grenze, ist die internationale Spedition C. A. Niessen zu Hause. Zwar beschäftigt sie nur 19 Mitarbeiter, hat aber dafür ein um so größeres Aufgabenspektrum zu bewältigen: Schwerpunkt ist das Verzollungsgeschäft an der Grenze, das die Einhaltung und Abführung von Einfuhr-Umsatzsteuern beinhaltet. Hinzu kommen Frachtvermittlung und Frachtlagerung (in erster Linie für Bekleidung) sowie ein eigenes Frachtunternehmen.

Nachdem man rund fünf Jahre mit einem Buchungsautomaten gearbeitet hatte, war das Geschäft so gewachsen, daß man mit dem Buchen nicht mehr nachkam. Außerdem waren die Rechnungen, die bis dato per Schreibmaschine erstellt wurden, kaum noch zu bewältigen. Also entschloß sich Josef Heitzer, der Leiter der Buchhaltung und gleichzeitig für die Datenverarbeitung zuständig ist, einen Computer einzusetzen.

Der Computer, der einen integrierten Drucker und zwei flexibe Magnetplatten besitzt, ist geleast. Er kostet monatlich 807 Mark. Die Software kaufte man für 9500 Mark, darin sind sowohl die Standardprogramme für Buchhaltung, betriebswirtschaftliche Auswertungen und Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch das auf Speditionen zugeschnittene Fakturierungsprogramm enthalten.

Zusätzliche Kosten für "Computer-Personal" fallen nicht an, denn die Buchhaltungsarbeiten und den Monatsabschluß erledigt die Halbtagskraft, die zuvor den Buchungsautomaten bediente. Die Fakturierung, die immer nachmittags läuft, übernehmen die dafür zuständigen Speditionssachbearbeiter.

Allein im Buchhaltungsbereich, der jetzt vollständig über die Datenverarbeitung läuft, spart der Computer der Spedition sehr viel Zeit. Denn einerseits entfällt die - beim Buchungsautomaten erforderliche aufwendige Arbeit mit den Kontenkarten, andererseits bucht der Computer automatisch die bei der Fakturierung anfallenden Daten auf den entsprechenden Konten, so daß hierfür die Eingabe der Daten völlig entfällt.

Hätte man den Computer nicht, so würde man allein für das Buchen einen zusätzlichen Buchungsautomaten und mindestens noch einen Mitarbeiter benötigen. Insofern bringt der Computer allein dadurch seine Kosten schon wieder herein. Doch viel wichtiger ist, daß er im Rahmen der betriebswirtschaftlichen Auswertungen auch die Kosten und Erlöse detailliert aufschlüsseln, so daß das Unternehmen jederzeit einen Überblick über die Ertragssituation hat. Grundlage dieser Aufschlüsselung sind Kennzeichen bei den einzelnen Rechnungspositionen, zum Beispiel für die diversen Mehrwertsteuersätze.

Aber der Computer spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch Zinsen. Im Verzollungsgeschäft wird nämlich die Einfuhr-Umsatzsteuer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Das bedeutet, daß die Spedition möglichst schnell das Geld vom Kunden "hereinholen" muß, denn schließlich kann sie es sich speziell bei den heutigen hohen Zinsen - nicht leisten, den Kunden ein bis zwei Millionen Mark "vorzustrekken".

Das Geld "schnell hereinholen" heißt aber nichts anderes als: möglichst schnell fakturieren sowie rechtzeitig mahnen. Dabei kommt der Mahnung besondere Bedeutung zu, weil die Zahlungsfrist nur fünf Tage beträgt. Für den Computer ist das kein Problem. Er fakturiert sofort und mahnt im Zehntagesrhythmus. Damit erspart er dem Unternehmen Zinsverluste.

Der Computer kam, wie bestellt, im Juli 1981 und funktionierte sofort. Auch die Umstellung brachte keine großen Probleme mit sich, was unter anderem auf die gute Einarbeitung durch den Lieferanten zurückzuführen ist. Allerdings wurde stufenweise geschult und umgestellt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft beispielsweise erst seit Anfang dieses Jahres.

Die Übernahme weiterer Arbeiten auf den Computer ist allerdings nicht geplant. Denn voraussichtlich wird schon gegen Ende des Jahres die Kapazität der flexiblen Magnetplatte für die steigende Anzahl der Konten nicht ausreichen. Vermutlich wird also auch hier - wie bei vielen anderen mittelständischen Betrieben, die dieselben Erfahrungen bei Einführung der Datenverarbeitung machten - der Computer durch einen größeren "Nachfolger" abgelöst. Der dann ebenso die Kosten und Erlöse analysiert wie sein Vorgänger.