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08.08.2007

Südzucker bändigt die Papierflut

Europas größter Zuckerproduzent verwaltet heute Unterlagen zentral in einem DMS und strafft dadurch Arbeitsabläufe. Dies gelang nur dank eines abgestimmten Projektvorgehens mit Augenmaß.

Mit dem Ausbau der Geschäftsfelder, der nicht zuletzt auch eine Reaktion auf den Fall des Zuckermonopols im letzten Jahr war, begann die Südzucker- Gruppe mit dem Umbau und der Straffung ihrer Organisation. "Dabei kann auch IT einen Beitrag zur Konzernstrategie leisten, indem sie durch eine einheitliche Sicht auf alle wichtigen Konzerndaten eine effizientere Unternehmenssteuerung ermöglicht", formuliert Dirk-Alexander Kogel, Teamleiter im Zentralbereich Organisation/IT-BA bei Südzucker, eine der künftigen Kernaufgaben im Konzern. Zugleich mussten aber auch die Ausgaben für Wartung und Administration der Systeme sinken.

Wo die Vorteile des DMS liegen

Weniger Raumverbrauch durch Aktenschränke.

Bei Umzügen sind die Akten bereits im DMS vorhanden.

Schneller Zugriff auf die Dokumente direkt aus der SAP-Software heraus.

Teamarbeit ist sehr einfach möglich, da Dokumente einmalig und zentral vorliegen und viele Anwender darauf zugreifen können, sofern sie die Berechtigung dazu haben.

E-Mails in Outlook lassen sich prozessbezogen ablegen. Die Zahl der internen Mails mit Anhängen sinkt, da nur Links versendet werden.

Durch das neue Modul "Elo Mobil" lassen sich Akten auf dem Notebook speichern und lokal bearbeiten.

Best Practices

Die vom DMS gebotenen Standardprozesse und seine Datenablage sollten immer genau an die Bedürfnisse der Endanwender angepasst werden.

Die Benutzeroberfläche muss zum Endanwender passen (Blick auf den Aktenschrank).

Die Archivstruktur muss noch vor der Implementierung feststehen.

Für die Einrichtung von Rollen und Zugriffsrechten muss genügend Zeit eingerechnet werden.

Ein DMS sollte sukzessive eingeführt werden, um Anwender funktional nicht zu überfordern.

Ein frühes Scannen von Dokumenten und Rechnungen beschleunigt Prozesse. Der Umstieg muss aber mit Umsicht erfolgen, da manche Anwender nicht gewohnt sind, papierlos zu arbeiten.

Die Ausbildung und Hilfe von "Key-Usern" in den Fachabteilungen erhöht die Akzeptanz der Lösungen und entlastet den IT-Support.

Die Dokumente werden in der Originalsprache der Konzerntöchter abgelegt.

Eine logische Trennung von Inhalten (Mehrmandantenfähigkeit) mindert Sicherheitsbedenken.

Projektsteckbrief

Projektart: Einführung eines zentralen, mehrmandantenfähigen Dokumenten-Management-Systems mit Web- und Windows-Clients für die Südzucker-Gruppe.

Branche: weiterverarbeitende Industrie.

Zeitrahmen: Update und Einführung des DMS im Jahr 2005.

Stand heute: Bis Ende 2007 Rollout in alle deutschen Werke.

DMS-Produkte: "Elo Enterprise 5.0" von Elo Digital Office, "Ascent Capture" von Kofax, "Smartfix" von Insiders Technologies.

Dienstleister: intern.

Umfang: Das DMS speichert derzeit fast ein Terabyte Daten (Labordatenblätter, Personalakten, Daten aus dem Elo- und SAP-Records-Management, Rechnungen, Office-Dokumente, Projektunterlagen, Betriebsanleitungen, CAD-Zeichnungen, Bilder und Videos. Neben den SAP-Anwendern gibt es zwischen 80 und 200 weitere Nutzer.

Ergebnis: effizientere Prozesse, weniger Raumbedarf, schnellere Zusammenstellung von Vorgängen, Sicherung wichtiger Unterlagen.

Herausforderung: wachsende Datenmengen.

Nächster Schritt: Fortsetzung des Rollouts, Aufbau eines Qualitäts-Managements und E-Mail-Archivierung.

Mehr als Zucker

Neben dem traditionellen Geschäft mit seinen 40 Zuckerfabriken und Werken in West- und Osteuropa erzeugen heute andere Konzernbereiche der Südzucker-Gruppe Functional Food (Lebensmittelzutaten), Stärkeprodukte (Food- und Nonfood-Bereich), Portionsartikel, Backzutaten, Tiefkühlprodukte (Pizza) sowie Fruchtzubereitungen und Fruchtsaftkonzentrate. Seit neuestem wird zudem Bioethanol in einer der größten und modernsten Anlagen dieser Art in der Europäischen Union erzeugt. Derzeit arbeiten rund 19 600 Mitarbeiter bei Südzucker. Der Umsatz betrug letztes Jahr 5,76 Millionen Euro.

Um beide Vorgaben zu erfüllen, beschloss die Südzucker-Gruppe vor wenigen Jahren, ihre IT zu "harmonisieren". Dies gelang, indem bislang weit verstreuten Ressourcen in der Konzernzentrale in Mannheim konzentriert sowie Anwendungen und Verfahren standardisiert wurden. So löste 2006 ein zentrales R/3-System bisher parallel betriebene SAP-Systeme (SAP R/3 und SAP R/2 bei den Tochterfirmen) sowie eine Archivlösung des Anbieters Mobius ab. "Wir machten aus fünf Systemen eins und konsolidierten die Daten und Prozesse", skizziert Jakob Lang, Abteilungsleiter Zentralabteilung Organisation/IT bei Südzucker, das Ergebnis.

Tipp von den Endanwendern

Teil der IT-Harmonisierung war der Aufbau eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS), an dem Ursula Conrad, Leiterin der Zentralabteilung Organisation, maßgeblich beteiligt war. Dessen Anfänge gehen auf den Oktober 2000 zurück, als in Mannheim ein Archivsystem insbesondere für die Finanzbuchhaltung gesucht wurde. Anwender hatten daraufhin die Software des Anbieters Elo Digital Office aus Stuttgart empfohlen, weil sie privat mit dem Produkt in seiner Office-Version bereits gute Erfahrungen gesammelt hatten. In den folgenden Jahren mauserte sich das DMS (in der Version "Elo Professional 3.0") zum Archiv für das zentrale SAP-R/3-System in Mannheim sowie eine separate SAP-R/3-HR-Installation. Zusätzlich ist es heute mit Microsoft Office und Lotus Notes integriert. Die Digitalisierung eingehender Rechnungen und anderer Dokumente übernehmen die Scan-Software "Ascent Capture" vom Anbieter Kofax und das Produkt "Smartfix" der Firma Insiders Technologies. Letzteres ermöglicht ein frühes Scannen von Dokumenten. Dabei liest es die Informationen aus den Eingangsrechnungen aus, gleicht sie mit den Bestellungen ab und übergibt die Daten an das SAP-Finanzmodul "SAP FI". Zwar bedeutete die Implementierung dieses Prozesses zunächst einen erheblichen Mehraufwand für das DMS-Projekt, doch wiegt die damit gesparte Zeit in der Buchhaltung diesen mehr als auf, berichtet Kogel.

DMS passt zu den Anforderungen

Trotz der Präferenz für das Elo-Produkt prüfte die Südzucker-Gruppe 2005 nochmals in einer Machbarkeitsstudie verschiedene Produkte, kam aber zum selben Resultat: "Wir haben uns an die Software gewöhnt und bisher nie Probleme etwa bei Upgrades gehabt. Der Hersteller erkundigt sich jährlich in einem Strategie-Meeting nach unseren Wünschen und Zielen", resümiert Kogel.

Zudem ist das DMS von Elo für die Portalprodukte "SAP Enterprise Portal" und "Microsoft Sharepoint Portal Server 2007" zertifiziert. Ersteres wird derzeit bei Südzucker eingeführt, um es als Integrationsumgebung für eine effektivere Bearbeitung der Prozesse und Daten zu nutzen. Nach einem Upgrade im Lauf des Jahres 2005 bildet die Software "Elo Enterprise 5.0" im Moment das Herzstück der zentralen DMS-Umgebung in Mannheim. Sie ließ sich laut Kogel schnell einführen und kommuniziert über die SAP-Archivelink-Schnittstelle mit dem zentralen SAP-System R/3 4.7 und seinen diversen Modulen (HR, PM, SD, MM, FI, SRM, EH&S, PS). Ferner ist das DMS über die "Trex"-Suchmaschine der SAP an das CRM-Modul von R/3 gekoppelt, da technisch nur so eine Archivsuche möglich ist. Gleiches gilt für die Projekt-Management-Software der SAP "cProjects", für die Kogel und sein Team als erster deutscher Elo-Anwender zusammen mit der SAP eine Schnittstelle entwickelten. Das DMS basiert auf einem DL585-Proliant-Speicher-Server von Hewlett-Packard und dem Datenbanksystem "Microsoft SQL Server". Diese Konfiguration reichte laut Kogel bisher aus, um den wachsenden Benutzergruppen und Datenmengen standzuhalten, zumal die Lösung skalierbar sei und sich Daten mit der Zeit auf ein "Centera"-Speichersystem von EMC auslagern ließen.

DMS nicht nur für SAP-Anwender

Neben der SAP-Umgebung hat die IT über Web-Services weitere Fachanwendungen von Südzucker und den Tochterfirmen mit dem System verbunden. So sind heute die Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook/Exchange), die Standardsoftware "Labbase" im Bereich F&E (Verwaltung von Laborinformationen zu Forschung und Entwicklung), die Anwendung "AMI" (Beteiligungs-Management) sowie eine Lösung zur Rübenabrechnung angeschlossen. Weitere Kandidaten sind das selbst entwickelte BIS-System (Berichtslösung innerhalb der Zentralabteilung für Entwicklung) und das Produkt Labware LIMS in der Produktion. Neben den SAP-Anwendern (über Archivelink angebunden) arbeiten zurzeit weitere 80 bis 200 gleichzeitige Nutzer weltweit über Terminal-Server-Technik mit dem DMS. Je nach Herkunft sind die Dokumente in Englisch, Deutsch, Französisch, Niederländisch, Spanisch und Italienisch gespeichert. Die SAP-Anwender können Dokumente im ERP-Client als PDF oder Tiff betrachten, alle anderen Nutzer benötigen bisher einen Windows-Full-Client. Dies soll sich laut Kogel ändern, denn künftig will man nur noch auf Web-Clients und Portaloberflächen setzen.

Sind einmal alle Werke und Töchter der Südzucker-Gruppe mit dem DMS verbunden, sollen Anwender ihre Labordatenblätter, Personalakten, Daten aus dem Elo- und SAP-Records-Management, Rechnungen, Office-Dokumente, Projektunterlagen, Betriebsanleitungen, CAD-Zeichnungen, Bilder und Videos nur noch zentral im DMS speichern. Für Christian Lenz, frisch gebackener CIO der Südzucker-Gruppe, liegt der wesentliche Nutzen eines DMS darin, Anwendern effiziente Services zu bieten sowie Geschäftsprozessen und Fachbereichen einen Mehrwert zu verschaffen. Das geschehe beispielsweise durch den schnelleren konzernweiten Zugriff auf und das Finden von Dokumenten sowie durch die Möglichkeit, Vorgänge schnell zusammenzustellen. Die genaue Höhe der durch ein DMS erzielten Einsparungen sei hingegen kaum zu benennen, aufgrund der großen strategischen Vorteile aber auch nicht entscheidend.

Virtueller Aktenschrank

Damit das DMS tatsächlich den erwünschten Erfolg hat, musste die IT die vom DMS gebotenen Standardprozesse und dessen Datenablage möglichst genau an die Bedürfnisse der Endanwender anpassen. Ebenso wichtig ist eine ansprechende Benutzeroberfläche: "Anwender können in das System schauen, als wäre es ein Aktenschrank", beschreibt Kogel das Ergebnis. Ferner ist das DMS als mehrmandantenfähige Lösung entworfen. Sie umfasst logisch getrennte Archive für den Vorstand, die Zentralabteilung Personal sowie für alle anderen Nutzer. In Kombination mit den Zugriffsrechten auf die zum Teil unternehmenskritischen Unterlagen trägt dieser Ansatz erheblich zur Akzeptanz der Lösung bei. Grundsätzlich sollten Unternehmen nie versuchen, Anwendern eine Lösung "überzustülpen", da dies fast immer schiefgehe, rät CIO Lenz. "Sie müssen die Leute zu Beteiligten machen, nicht zu Betroffenen."

Und es gibt noch weitere Aspekte, die laut Kogel und Lang den Aufbau eines unternehmensweiten DMS bremsen beziehungsweise beflügeln können. So sind die Archivstrukturen eines DMS bereits vor der Neuinstallation zu klären, das geplante System sollte unabhängig von den Quellsystemen sein. Nicht zu unterschätzen ist auch der Aufwand für den Aufbau eines Berechtigungs- beziehungsweise Rollenkonzepts, da dies erfahrungsgemäß sehr komplex und langwierig sein kann. Kogel und sein Team konnten diesbezüglich die Optionen in Elo nutzen, doch war eine Anbindung an das Active Directory von Microsoft zunächst nicht möglich, da es sich für die Anforderungen bei Südzucker nicht "granular" genug einrichten ließ, erklärt Kogel. Es läuft jedoch eine neuerliche Machbarkeitsprüfung.

Verstärkung durch Key User

Weiter sollte die Einführung eines DMS schrittweise erfolgen, um die Benutzer nicht zu überfordern. So wird bei der Südzucker-Gruppe beispielsweise ein frühes Scannen von Dokumenten langsam eingeführt, da manche Anwender sich noch an ein papierloses Arbeiten mit Rechnungen gewöhnen müssen. Die enge Zusammenarbeit der IT mit speziell geschulten "Key Usern" hilft zudem, Probleme mit dem System bereits in der Abteilung zu lösen, was den Helpdesk und Kogels Team stark entlastet. Das Team kann sich somit mehr um die interne Beratung der Bereiche kümmern und einen Service von der Prozessanalyse bis zur Implementierung in den Fachabteilungen zur Verfügung stellen.

Kleine Truppe, viele Aufgaben

Hilfe durch die Fachbereiche ist willkommen, denn Langs Abteilung "Business Applications" muss mit nur 26 Mitarbeitern die gesamte Softwareinfrastruktur der Südzucker-Gruppe betreuen: von den Anwendungen in den Abteilungen Logistik, Einkauf, Produktion und Verkauf über solche für die Rohstoffverwaltung bis hin zu den HR- und Buchhaltungssystemen sowie einem Cross-Functions-Support für das DMS, der "SAP Exchange Infrastructure" und dem "SAP Business Information Warehouse". Trotz dieser Herkulesaufgabe zieht die Abteilung nur bei Belastungsspitzen und neuen Anwendungen externe Hilfe hinzu, und auch dies nur, bis eigenes Know-how aufgebaut ist. Derweil steigen die Anforderungen. So wachse das Datenvolumen im DMS "fast stündlich" und bewege sich mittlerweile nahe dem Terabyte-Bereich, erzählt Kogel.

Laufend neue Datenquellen

Und neue Anwendungen und Quellen kommen laufend hinzu. So werden seit diesem Jahr auch handschriftliche Belege der Rübenanbauer erfasst. Während der Zuckerproduktion gehen zudem zweimal pro Woche etwa 30 000 Dokumente in das DMS, nachdem sie zuvor ein Elo-Workflow geprüft und freigegeben hat.

Ein anderes Beispiel gab kürzlich eine Abteilung aus dem Bereich Forschung und Entwicklung, die umgehend 1500 Ordner a 400 Dokumente (entspricht etwa 30 Gigabyte) komplett gescannt in das Archiv auslagern wollte. Weitere 6000 Ordner sollen folgen und ihr Inhalt per Index- und Volltextsuche über den Bildschirm schnell auffindbar sein. Hinzu kommt, dass Forschungsdaten komplett zu speichern sind und keine Auswahl und Aufbereitung mit Methoden des "Data Cleansing" gestatten, wie dies in anderen Abteilungen möglich wäre. Doch selbst dort fehlt laut Kogel meist die Zeit, um Daten vor der Archivierung durch die Mitarbeiter bereinigen zu lassen. "Immerhin können wir durch Kompressionsverfahren die Datenmengen verringern."

Die nächsten Meilensteine bei der konzernweiten Einführung des DMS sind der standardisierte Rollout in den deutschen Werken bis Dezember 2007 sowie die Einführung einer Lösung zur Qualitätskontrolle, die eine übergreifende Sicht auf archivierte Dokumente ermöglichen soll.

Ein anderes Projekt behandelt die Verwaltung elektronischer Post. Hierzu wird derzeit eine spezielle Software für E-Mail-Archivierung erprobt. Hilfe bietet aber auch das DMS, indem sich E-Mails in Workflows einreihen und zusammen mit anderen Dokumenten und Anlagen ablegen lassen. Gleiches gilt für Links und Web-Seiten. Trotz aller Vorzüge eines zentralen DMS ist laut Kogel aber klar, dass sich wohl nur Rechnungen und Belege komplett digital ablegen lassen. Endanwender werden auch künftig manche Dokumente und E-Mails lokal speichern und vor allem ausdrucken. Das liege in der Natur des Menschen: "Ein papierloses Büro wird es nie geben, höchstens ein papierarmes."