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01.09.1995

Suites und Office-Pakete/Einige Pakete bieten auch branchenspezifische Loesungen Sechs integrierte Programme fuer die Arbeit der Kaufleute

Von Michael Matzer*

Integrierte Komplettloesungen sollen Routineablaeufe im kaufmaennischen Buero automatisieren. Ihr typisches Merkmal ist, dass sie fuer mehrere User in einem Netzwerk zugaenglich und einzurichten sind. Zudem erheben sie oftmals den Anspruch der kompletten Versorgung des Benutzers. Doch inwieweit ist dieser Anspruch gerechtfertigt?

Die Mehrzahl der kaufmaennischen Komplettloesungen auf dem deutschen Markt umfasst als zentrale Komponenten eine Adressdatenbank und eine Textverarbeitung, so dass zumindest Serienbriefe etwa fuer Angebote, Mitteilungen oder einfache Rechnungen erstellt werden koennen. Da die Pakete meist auf den kaufmaennischen Bereich abgestellt sind, beinhalten sie in der Regel auch Komponenten der Fakturierung, wie etwa Auftragsbearbeitung, Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Artikeln. Dazu gehoeren aber auch Auswertungen wie etwa eine Uebersicht offener Posten sowie ein Modul fuer das Mahnwesen. Einzelne Pakete bieten zusaetzlich branchenspezifische Loesungen an, zum Beispiel fuer das Handwerk.

Die meisten der hier vorgestellten Pakete moechten den Benutzer komplett mit allen noetigen Funktionen versorgen, doch bei manchen fragt sich der Anwender, wie er einen Brief nach Winword exportieren oder eine Tabelle aus Excel importieren soll. Sind die noetigen Schnittstellen vorhanden? Ist beispielsweise der Datenaustausch mit der Datev und ueber eine Datanorm-Schnittstelle moeglich, um fremde Stammdaten einzulesen? Die COMPUTERWOCHE hat sechs Bueroloesungen mit kaufmaennischem Einsatzbereich daraufhin untersucht, ob sie ihrem Anspruch gerecht werden.

Eine wichtige Erfahrung vorweg: Kalkulationsmoeglichkeiten bestehen in Bueroware (siehe Kasten) und Prisma Office sowie in einzelnen Modulen der uebrigen Pakete. Dennoch wird ein Benutzer, der komfortable Tabellenkalkulation betreiben und aussagekraeftige Diagramme haben will, auf Excel, Quattro Pro oder 1-2-3 zurueckgreifen.

Faktuman Office 1.6 fuer Windows

Faktuman Office von Novoplan ist ein Buero-Management-System, das auf der Adressverwaltung als Kernstueck basiert, das daneben aber eine Textverarbeitung mit Textbausteinen und Formatvorlagen sowie eine Termin- und Vorgangsverwaltung integriert, wie sie im kaufmaennischen Bereich notwendig ist. Das Programm laesst sich in heterogenen Netzwerken, die auf Novell Netware basieren, unter DOS, Windows und Mac-OS einsetzen. Ebenso wie die DOS-Version integriert Faktuman fuer Windows die schnelle Foxpro-Engine.

Das Paket hat trotz seines Namens nichts mit Fakturierung zu tun - es sei denn, man erwirbt die Zusatzmodule Easyfakt (Einzelplatz: 400 Mark), Artikelverwaltung, Auftragsbearbeitung und Mahnwesen. In der Grundversion jedoch stehen eine Adressverwaltung und die Verwaltung von Terminen, Vorgaengen, der Korrespondenz und des Zahlungsverkehrs zur Verfuegung. Mit der Adressdatenbank lassen sich eine optimale Serienbriefgestaltung sowie Termin- und Vorgangsverwaltung erledigen.

Hier kann der Benutzer Werte suchen und ersetzen, sortieren und komplexe speicherbare Filter einsetzen. Zu der Standardeingabemaske lassen sich bis zu 40 weitere, selbstdefinierte Eingabefelder festlegen, um eine Branchenloesung zu erstellen. In jedem Fall empfiehlt es sich, weitere Infofelder anzulegen, die quasi kleine Karteikarten mit Zusatzinfos darstellen. Diese Memofelder lassen sich auch in andere Datenbanken, die das Foxpro-Format lesen, uebernehmen.

Da im Editor keine Textattribute wie Fett oder Kursivschrift zur Verfuegung stehen, kann die stilistische Weiterverarbeitung in die zuvor angebundene externe Textverarbeitung fuehren. Die Uebernahme von (Serien-)Briefen zum Beispiel in Winword erfolgt reibungslos. Die gesamte Korrespondenz verwaltet Faktuman in der Termin- und Vorgangsverwaltung. So hat man schnellen Zugriff und kann die Wiedervorlage - auch fuer verschiedene Sachbearbeiter - veranlassen.

Mit dem Editor ist auch das Drucken von Listen und Etiketten realisierbar, wobei man sich in der Vorschau stets vergewissern kann, ob das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Hat man Texte und Bilder archiviert, findet man sie ueber die Dateiverwaltung rasch wieder. Der Export von Daten erfolgt in mehreren Formaten von Datenbanken und Tabellenkalkulationen.

Mehrere Mitarbeiter lassen sich im Netzwerkbetrieb verwalten, die Sicherheit im Netz ist gewaehrleistet. An der Schnittstelle zu Novoplans Finanzbuchhaltung Fibuman laesst sich die automatische Vergabe von Debitoren- und Kreditorenkonten in der Buchhaltung realisieren, wobei anfallende Rechnungen und Gutschriften direkt in Fibuman gebucht werden. Denn externe Programme fuer Text, Grafik, Faxen und Scannen lassen sich anbinden, und DDE wird ebenso wie OLE unterstuetzt.

Der Etiketteneditor unterstuetzt Barcode. Nur wenn man Adressenbestaende einlesen will, benoetigt man ein optionales Importmodul. Faktuman Office eignet sich als Buerosoftware sowohl fuer Freiberufler als auch fuer den mittelstaendischen Betrieb, wobei besonders die Datenkompatibilitaet in gemischten Netzen auf unterschiedlichen Plattformen besticht (fuer DOS, Windows 3.x, Mac; Versionen fuer Unix und OS/2 sind in Vorbereitung). Der Preis schliesst auch einen kostenlosen Hotline-Service fuer ein Jahr ein.

PC-Kaufmann 1.1 fuer Windows

Beim PC-Kaufmann 1.1 fuer Windows von KHK Software handelt es sich um eine komplett neuentwickelte Windows-Version des DOS-Klassikers PC-Kaufmann, von dem seit 1990 ueber 120000 Exemplare verkauft wurden. Kleine und mittelstaendische Betriebe koennen mit diesem Programm ihre Buchhaltung und Auswertungen ebenso wie die Auftragsbearbeitung abwickeln. Daneben fuehrt PC-Kaufmann die Lagerbestaende und bietet ein Bestellwesen mit verschiedenen Lieferantenkonditionen.

Auch die Anforderungen des EG-Binnenmarkts mit EG- Quartalsmeldungen und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sind beruecksichtigt. Laut KHK wurde der Fibu attestiert, dass das Programm allen gesetzlichen, steuerlichen und buchhalterischen Vorgaben entspricht.

Die Buchhaltung umfasst mit 13 Perioden pro Jahr und Vorjahr den Jahresabschluss samt nachtraeglicher Abschluss- und Korrekturbuchungen. Die Erfassung im Dialog, die gleichzeitige Anzeige des aktuellen Kontostands fuer jedes gerade bebuchte Konto, die nachtraegliche Aenderungen der soeben erfassten Buchung, die Stornierung auf Knopfdruck oder die Offene-Posten-Buchhaltung sind selbstverstaendlich - ebenso wie verschiedene fertige Kontenrahmen fuer die deutschsprachigen Laender.

Mit dem elektronischen Buchhalter erledigt der Benutzer jede Buchung schrittweise. Es erscheinen Eingabefenster, in denen er die einzelnen Angaben zu jeder Buchhaltung erfragt. Beispiele und Grafiken erlaeutern jeden Teil des gerade laufenden Vorgangs. Am Ende ist alles erledigt, ohne dass der Anwender selbst alle Konten und Steuersaetze auf einmal angeben musste. Verschiedene Auswertungen bis hin zur Bilanz runden das Buchungswesen ab.

Um den Geldeingang kuemmert sich das Mahnwesen. Damit Geld ins Haus kommt und Forderungen termingerecht eingehen, ueberwacht es alle offenen Posten. Werden Forderungen nicht termingerecht beglichen, uebernimmt das Mahnwesen alles weitere.

Saeumige Zahler werden auf Wunsch an Aussenstaende erinnert. Den umgekehrten Weg erledigt der automatische Zahlungsverkehr: Zahlungen an Lieferanten erfolgen skonto- und termingerecht wahlweise per Scheck, Ueberweisung oder beleglosen Zahlungsverkehr.

Die Auftragsbearbeitung wird durch die Lagerverwaltung und das Bestellwesen ergaenzt.

Zum Lieferumfang gehoert MS-Works 3.0 fuer Windows. Es deckt Textverarbeitung, Tabellenkalkulation sowie Datenbankfunktionen ab und ist bekanntermassen gut zu bedienen. Fuer den weiteren Datenaustausch sorgen die eingebaute Datev-Schnittstelle und die DFUE-Funktion von Works.

Prisma Office fuer Windows 4.1

Prisma Office 4.1 bildet ein flexibles Instrument fuer alle Bueroarbeiten, vom Schreiben ueber Rechnen bis hin zu Mailings, Faxen und E-Mail. Die Textverarbeitung erlaubt neben den ueblichen Funktionen auch das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses und eines Indexes. Das umfangreiche Woerterbuch prueft 280000 deutsche Woerter und kennt die Sonderfaelle der deutschen Silbentrennung.

Sehr hilfreich fuer Assistenten sind das Glossar, das eine gute Textbausteinverwaltung - auch fuer OLE-Objekte und Grafiken - darstellt, und die Ablage, eine Dokumentenverwaltung mit der Moeglichkeit, bis zu 35 Zeichen lange Dokument- und Ordnernamen zu vergeben. Fuer die Version 4.1 wurde sie durch einen Index beschleunigt. Um ausgefeiltere Dokumente zu erstellen, lassen sich Rahmen fuer Texte, Tabellen, OLE-Objekte und Grafiken integrieren, da Prisma Office unter anderem ueber einen kleinen Tabelleneditor verfuegt.

Die relationale, Dbase-IV-kompatible Datenbank erlaubt die Uebernahme auch von Einzeladressen in einen Serienbrief. Der Anwender kann zudem auf SQL-Datenquellen wie Informix oder Oracle zugreifen. Die Uebernahme von Adressen fuer das Mischen ist bequemer kaum noch zu gestalten. Der Austausch von Daten und Dokumenten laesst sich ueber DDE, OLE, ein Netzwerk, E-Mail (via MHS) und Fax- Schnittstelle realisieren. Beim Datenaustausch werden europaeische Normen sowie mehrere Netzwerke unterstuetzt.

Die effiziente Makrosprache Prismajob erlaubt das Programmieren von Ablaeufen, das individuelle Konfigurieren und die Benutzerfuehrung ueber Dialogboxen. Prisma Office ist auf den Einsatz in heterogenen Netzwerken zugeschnitten, die in Netware eingebunden sind (fuer MHS-Einsatz). Es ist inzwischen auf Windows 95 lauffaehig. Kaufmaennisch interessantere Komponenten wie Fakturierung, Mahnwesen und Offene-Posten-Verwaltung sind nicht integriert. Dennoch eignet sich das Paket fuer den Einsatz in einer Bueroumgebung, in der man auch auf MS-Office-Programme zugreifen moechte. Wer also umfangreichere Berechnungen etwa fuer Leasingraten etc. anstellen und Diagramme entwerfen moechte, wird von Excels Funktionsvielfalt besser bedient.

Tex-Ass 5.6 fuer Windows

Tex-Ass 5.0 fuer Windows, das von b+s Carosoft in Bochum hergestellt und vertrieben wird, vereint in einer Bueroloesung eine leistungsfaehige Textverarbeitung mit einer relativ einfachen Datenbank. Der Editor, der mehr als 70 Fremdformate - neuerdings auch RTF und Winword 6.0 - kennt und verarbeitet, bietet alle modernen Werkzeuge, die heute gebraucht werden. Ueber den Filter fuer RTF lassen sich Tabellen etwa aus Excel im- und dorthin exportieren.

Das Bearbeiten eines Dokuments wird von der Trennhilfe und der Rechtschreibpruefung, die schon waehrend des Schreibens arbeiten, gut unterstuetzt. Der Benutzer kann zahlreiche Platzhalter fuer Serienbriefe etc. sowie Rahmen fuer verschiedene Zusatzelemente wie etwa Grafiken einfuegen. Ueber Stichwortsuche und Dokumentenverwaltung behaelt der Anwender den Ueberblick ueber die auf den Speichermedien vorhandenen Dokumente.

Aus der nichtrelationalen, Dbase-III- und -IV-kompatiblen Datenbank, die sich in erster Linie fuer Adressen eignet, laesst sich eine ausgewaehlte Adresse bequem und einfach mit wenigen Tastendruecken in einen Serienbrief uebernehmen. In der Version 5.0 ist ein leistungsfaehiger Reportgenerator hinzugekommen, der Listen- und Etikettendruck ermoeglicht. In der Version 5.5 wurde eine Abfragesprache mit Formel-Compiler und Indexoptimierung integriert. Leider werden ausser Dbase und ASCII keine weiteren Datenbankformate unterstuetzt, und der Anwender kann nicht auf SQL- Datenquellen zugreifen.

Fuer den Komfort ist anderweitig gesorgt: Die Makrosprache Texacula erlaubt die Automatisierung von Arbeitsablaeufen im Editor und in der Datenbank, die Arbeitsumgebung laesst sich somit weitgehend individuell anpassen. Tex-Ass ist besonders fuer den Einsatz in heterogenen Netzwerken unter DOS und Unix geeignet, allerdings fehlen ihm noch Kommunikationsmoeglichkeiten wie E-Mail und eine richtige Fax-Schnittstelle. Das Faxen ist lediglich nach einem Eintrag in eine INI-Datei moeglich, wo ein Makro aktiviert wird.

Noch wird OLE 2.0 nicht unterstuetzt, sondern lediglich OLE 1.0 und DDE. Ein Pluspunkt des Pakets besteht in der Kompatibilitaet zu den Tex-Ass-Versionen fuer DOS und verschiedene Unix-Plattformen, auf die der Anwender zugreifen kann.

DB Kompakt 1.31

Einen ganz anderen Ansatz als Tex-Ass weist DB-Kompakt 1.31 von DB-Soft vor : Das Paket vereint Auftragsbearbeitung, Bestellwesen und Offene-Posten-Verwaltung. Zu einem recht guenstigen Preis erhaeltlich, integriert es eine Kunden-, Lieferanten- und Artikeldatenbank, deren Datensaetze sich in ein Dokument der integrierten Textverarbeitung mischen lassen, um Serienbriefe zu erstellen.

Die Bedienung der Textverarbeitung wie auch des Hauptmoduls ist allerdings gewoehnungsbeduerftig, weil beide nicht dem Windows- Standard fuer die Menuegestaltung entsprechen. So sind etwa die Optionen fuer die Bearbeitung (Kopieren/Einfuegen) ganz woanders zu suchen als im eigentlichen Bearbeiten-Menue. Dass deutsche Softwarehersteller individuelle Wege gehen, ist jedoch nichts Neues.

Eine Angebotsverwaltung (Zusatzmodul) sowie ein automatisches Mahnwesen sind ebenfalls integriert. Die Mandantenfaehigkeit kostet extra. Der Anwender kann seine Buchungen an eine externe Finanzbuchhaltung uebergeben. Der Datenaustausch ist ueber Schnittstellen zu Datev (Steuerunterlagen) und von Datanorm (Industriestandard) moeglich.

Texte lassen sich nur im Textformat (ANSI oder ASCII) einlesen, was doch recht bescheiden ist. Die Weiterverarbeitung der Datenbankdaten erfolgt mit Dbase III und Foxpro. Mit dem integrierten Formular- und Listengenerator lassen sich diverse Auswertungen, zum Beispiel fuer statistische Zwecke und Grafiken, sowie Formulare erzeugen.

Mit 200 Seiten genuegt das Handbuch bescheidenen Anspruechen, und die Hilfefunktion verfuegt nur ueber zwei bis drei Hierarchieebenen, was ebenfalls auf die Einfachheit des Gesamtpakets hinweist. Die hoeheren Funktionen muessen gegen Aufpreis hinzugekauft werden, da man mit DB-Kompakt keine mandanten- und mehrplatzfaehige Einzelplatzloesung erhaelt.

DB-Kompakt ist jedoch netzwerk- (ab Netware 3.11) und - gegen 1092 Mark Aufpreis - mehrplatzfaehig, so dass sich auch eine Benutzerverwaltung realisieren laesst.

Um mehr Funktionalitaet zu erhalten, ist der Benutzer auf die Schwestersoftware DB-Best (Bestellwesen, 2012 Mark), DB-Auf (Auftragsbearbeitung, 2242 Mark) und DB-Fib (Finanzbuchhaltung, 2012 Mark) angewiesen. Bis Ende 1995 soll das Produkt auch Datex- J-Anbindung und ein Kassenbuch erhalten. Alle diese Programme sollen auf Foxpro 3.0 fuer Windows 95 umgestellt werden, was voraussichtlich eine Neuentwicklung erforderlich machen wird. Versionen fuer OS/2 sind nicht geplant.

* Michael Matzer ist freier DV-Fachautor in Seefeld, Oberbayern.