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08.08.1980 - 

Anwenderbericht Henz AG, Stahlgroßhandlung in Suhr, Aargau:

Synonyme optimieren den Dialogbetrieb

SUHR (sg) - Die Verwendung von Synonymen - sinnverwandten oder bedeutungsähnlichen Identifikationsbegriffen - in alphanumerischer Kurzschreibform, welche anstelle der numerischen Identifikations-Schlüssel zum Beispiel zur Kennzeichnung von Waren und Kunden eingesetzt werden, ist genaugenommen nur dank der dialogorientierten Datenverarbeitung aufgekommen. Sie hat dem Anwender überhaupt erst die Möglichkeit für Synonymen-Verwendung eröffnet. Bisher gibt es allerdings nur sehr wenige entsprechende EDV-Installationen.

Das ist nicht weiter erstaunlich. Die organisatorischen Vorarbeiten zur Bildung solcher Synonyme sowie die laufende Abstimmung mit ihren späteren Benutzern erfordert neben einem guten Einfühlungsvermögen in die Begriffswelt eines Mitarbeiters einer bestimmten Branche einen erheblichen Mehraufwand. Die Synonyme müssen zum Beispiel zur Artikel-Identifikation stets waren-sinn-verwandt sein, wenn nicht sogar aus bereits bestehenden Kurzschreibformen heraus entwickelt.

Daß sich indes ein derartiger Aufwand, der niemandem so recht ins Konzept paßt, lohnt; steht außer Zweifel.

Aber nur mit einer Einführung oder anläßlich einer grundlegenden Umstellung einer EDV-Organisation laßt sich überhaupt an die Verwendung "waren-sinn-verwandter" Synonyme denken. Wer dennoch meint, in dem Verfahren stecke kein meßbarer Gewinn, der mag sich am Beispiel der Henz AG, einer Stahlgroßhandlung mit Sitz in Suhr, Aargau, eines Besseren belehren lassen.

Das Unternehmen begann bereits vor Jahren unter der Leitung seines findigen Inhabers, Peter Henz, nach Möglichkeiten zu suchen, die bis dahin weitgehend beziehungslose Artikel-Numerierung durch ein System von Synonymen zu ersetzen. Was dabei herausgekommen ist, nämlich das derzeit einzige in der Schweiz für den Stahlhandel anwendbare, waren-sinn-verwandte Synonymen-System, darf sich sehen lassen. Auch deswegen, weil es die Henz AG überdies verstanden hat, ihrem System gleich eine weitere Pionierleistung, nämlich eine in ihrem Leistungsumfang ebenso einmalige EDV-Applikation, selbstverständlich unter konsequenter Verwendung der Synonyme, folgen zu lassen.

Für Jedermann im Betrieb

Nach gut einem Jahr Betriebszeit, haben sich die Erwartungen in erfreulichem Maße bestätigt. Das Unternehmen hatte den Dialogbetrieb mit einem von der Büro-Computer AG Zürich als Generalunternehmer gelieferten, in bezug auf die angeschlossenen peripheren Geräte, gut ausgebauten System CTM 70/900 im April 1979 aufgenommen.

Jedermann im Betrieb, ob nun Verkaufs-Disponent, Lagerist oder Einkäufer, fällt heute bei bloßer Nennung Eines der weit über 10 000 im Sortiment der Henz AG geführten Artikel sofort dessen Synonym ein. Dadurch kann nun jedermann via Bildschirm exakt die von ihm gewünschten Auskünfte über Artikelstammdaten abfragen. Die Zeiten, da zunächst über das Heraussuchen einer Artikel-Nummer aus einem Verzeichnis der Zugang zu bestimmten Daten möglich war, gehören der Vergangenheit an.

Liegt allein in diesem Vorgang schon ein beachtlicher, zeitlicher Gewinn, so zahlt sich das Synonymen-System darüber hinaus aber auch noch in vielen anderen Bereichen aus. Sei dies nun im Verkehr mit Kunden und Lieferanten, oder im internen Gebrauch, immer hat man mit dem Synonym sofort die eindeutige Identifikation eines Artikels gefunden.

Um nun aber diesen Idealzustand überhaupt erreichen zu können, mußten die Synonyme zunächst einmal folgende grundlegende Bedingung erfüllen:

- Die Synonyme dürfen nur jeweils wenige Stellen lang sein, um an die Merkfähigkeit der Benutzer möglichst geringe Anforderungen zu stellen. Sie müssen eine eindeutige Identifikation beinhalten.

- Die Gliederung der Synonyme hat über ein eigentliches System nach einheitlichen Regeln, an deren Anfang ein alphabetischer Warenbegriff steht und dem dann Dimension und Ausführung angehängt werden, zu erfolgen.

- Die Schreibweise der Synonyme muß linksbündig-fortlaufend bei variabler Stellenzahl bis maximal zwölf Stellen sein. Interpunktionszeichen dürfen nicht benutzt werden.

Bei den von der Henz AG verwendeten Synonymen sind diese Bedingungen nahezu hundertprozentig eingehalten worden. Um hierzu einige Beispiele zu geben sei auf die nachstehende Tabelle verwiesen. Diese macht deutlich, welchen Erfolg man in dem Bemühen um kurze und dennoch eindeutige Synonyme zu verzeichnen hatte Die Tabelle zeigt aber auch, wie einfach es für den Benutzer ist, das jeweils auf einen Artikel passende Synonym augenblicklich zu bestimmen.

Der Bestimmungsvorgang beginnt zunächst mit der Frage, welcher alphabetische Warenbegriff einem Artikel zugeordnet ist. Dieser Warenbegriff, der im System nie mehr als vier Buchstaben (Versalien) beinhaltet, wird entweder- aus den Anfangsbuchstaben der Bezeichnung eines Artikels gebildet oder besteht in einer branchenüblichen Kurzform.

Über die Branche hinaus

Unmittelbar anschließend an den alphabetischen Warenbegriff folgt der Bereich des Synonyms, in den die Dimension oder Ausführungsart, und zwar alpha-numerisch, zu einem Artikel steht. Dieser Bereich kann maximal acht Stellen lang sein. Dabei wird die Dimension, wie die vorstehende Tabelle es zeigt, jeweils ohne Interpunktionszeichen und fortlaufend geschrieben. Bei Dimensionsangaben in Zoll werden anstelle numerischer Angaben Buchstaben gemäß nachstehender Tabelle verwendet.

Mit Hilfe der Synonyme wurde auch die Idee, die Computerleistung an jeden Arbeitsplatz zu bringen, zur Realität. Außerdem wurde die Grundlage für eine optimale Gestaltung einer dialog-orientierten Auftragsabwicklung geschaffen, die über den bloßen Bereich der Branche des Stahlgroßhandels hinaus von Bedeutung sein dürfte.