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17.06.1977 - 

Anwenderbericht: Axel Springer Verlag

Systemkenntnis auch in der Fachabteilung

Was uns zur Auswahl des Kostenrechnungs-Systems "SKR" (Flexible Standard-Kostenrechnung) der Organisationspartner GmbH aus den auf dem Softwaremarkt angebotenen Produkten geführt hat, sind neben der Flexibilität, auf die nachfolgend ausführlicher eingegangen wird, insbesondere das betriebswirtschaftliche Konzept und die Geschlossenheit des Systems, die eine integrative Wirkung nicht nur auf die EDV-Technik, sondern auch im Fachabteilungsbereich ausübt. Mit diesem Produkt haben wir eine größere Anzahl weitgehend selbständiger Systeme abgelöst, die im Laufe der letzten sechs bis sieben Jahre entstanden waren. Hier gab es eine Vielzahl von speziellen Verarbeitungsprogrammen, die sich redundant mit Leistungsbewertung, Kumulierung von Auftragskosten und Kostenverrechnung beschäftigten. Mit "SKR" werden alle Verfahren vereinheitlicht und gleichzeitig variabel gestaltet.

Flexibilität durch Steuerungscodes

In besonderem Maße hat uns die Flexibilität des Systems beeindruckt, die sich in der Leistungsverrechnung durch die sogenannten Bewertungs- und Verrechnungscodes (BC, VC) und in der Kostenträger- und Kostenstellenrechnung durch die Auftragsschlüssel und Zeilensteuerungscodes (ASL, Z1 - Z3) ergibt. Stellen sich künftig veränderte oder neue Anforderungen, so wird die Fachabteilung nicht mehr abhängig von Kapazitätsengpässen in der EDV. Das Gros derartiger Veränderungen wird von der Fachabteilung selbst durch Stammänderungen/Stammpflege abgefangen. Das erspart Programm-Pflegekosten und macht EDV-Mitarbeiter frei für andere wichtige Aufgaben. Weitaus gravierender noch ist für die Fachabteilung der Vorteil, daß viele bisher manuell abgewickelte Verrechnungen jetzt maschinell gelöst werden, einschließlich aller spezifischen Gegenbuchungen.

Stammdaten-Test unerläßlich

Natürlich erfordert das Programmpaket auch ein gerüttelt Maß an Kenntnis über die Systemzusammenhänge. Wir haben diese Kenntnisse aber nicht in unserer EDV-Organisation konzentriert, sondern sie lange vor der Installation an die betreffenden Fachabteilungen weitergegeben. Hierzu diente in erster Linie der sogenannte "Testmandant", eine Scheinfirma, für die ein umfangreicher Testdatenbestand aufgebaut wurde. Hier-an konnte die Fachabteilung selbst beurteilen, ob "SKR" geeignet ist, alle wesentlichen Anforderungen des Hauses abzudecken. Unterstützt wurden diese Bemühungen durch die Dokumentation (Benutzerhandbuch, Programmbeschreibungen etc.). Somit verfügte ein größerer Kreis von Mitarbeitern bereits in der Phase der Parallelläufe über Detailkenntnisse. Die Fachabteilung war in der Lage, sowohl für die Parallelläufe als auch für die anschließenden Produktionsläufe ihre Stammdaten selbst zu erstellen. Dabei ist zu beachten, daß die zum Teil mehrstufig ablaufenden Steuerungen so komplex sein können, daß ein konsequentes Austesten des Stammes bei Ersteinrichtung, das heißt vor Produktionsbeginn, unerläßlich ist (vergleichbar den Tests in der Programmierung). Als Ergebnis dieser intensiven Vorbereitung ist festzustellen, daß alle Stammdaten nahezu fehlerfrei eingerichtet worden waren. Die Sauberkeit der Stammpflege wird unterstützt durch Querprüf-Programme in der Stammverwaltung, die die wichtigsten gespeicherten Informationen, dort wo sie sich zwangsläufig wiederholen, mit Hilfe der Tabellenverarbeitung auf Richtigkeit prüfen.

Listenauswahl zwingend erforderlich

Besonders hervorzuheben ist auch die Listensteuerung: Nahezu jede Liste kann über Versions-Nummern variiert werden. Unterdrückung der Liste; Einzel- oder Summenanschreibung, Voll- oder Grenzkostenauswertung, das sind einige der Auswahlmöglichkeiten. Innerhalb der gewünschten Version können bis zu zehn Von-bis-Bereiche sämtlicher Gruppenbegriffe ausgewählt werden. Ohne diese Möglichkeiten könnten wir dieses System nicht wirtschaftlich einsetzen. Der Kostenartenbericht ("Controllerliste") umfaßt beispielsweise in

seinen vier von der Kostenstellen Hierarchie abgeleiteten List-Nummern bei vollem Ausdruck über 10 000 Seiten, so daß eine Beschränkung auf das Notwendige zwingend erforderlich ist. Theoretisch kann jede Liste auf den Umfang einer Seite oder gar eines Postens beschränkt werden, so daß nur die auch wirklich wichtigen Informationen ausgegeben und keine "Zahlenfriedhöfe" erzeugt werden.

Beschränkung tut not

Aus allem geht hervor, daß es sich bei "SKR" um ein System handelt, das dem Benutzer ein breites Angebot an Steuerungsmöglichkeiten bietet. Gleichzeitig wird dem Anwender die Verantwortung für die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes übertragen. Er kann ihr nur dadurch gerecht werden, daß er nicht der Versuchung erliegt, von der großen Palette der Möglichkeiten allmonatlich reichlich Gebrauch zu machen, sondern sich kostenbewußt einer vernünftigen Beschränkung

unterzieht. In diesem Sinne ist es uns gelungen, für unsere etwa 300 000 monatlichen Bewegungssätze (zirka zwei Drittel davon sind Leistungsdaten der Druckereien) einen Kompromiß zwischen Informationsbedürfnissen einerseits und einem wirtschaftlich vertretbaren Verwaltungsaufwand andererseits zu finden.

Daß die ausgedruckten Listen und die darin enthaltenen Einzelinformationen in den verschiedenen Unter-nehmensbereichen auch richtig verstanden werden, dafür sorgte die Betriebsabrechnung: Sie informierte in vielen vorbereitenden Gesprächen die Bereichsleiter, traf mit ihnen Abstimmungen und kommentierte zur Einführung des Systems noch einmal ausführlich die wichtigsten Veränderungen.

*EDV/Organisation, Axel Springer Verlag AG.