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01.10.1976 - 

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Systemprüfer für die FachabteilungNotwendigkeit und Methoden

Die Ablösung der konventionellen Verarbeitung durch die automatisierte Verarbeitung mittels EDV erfüllt zwar die Zielsetzung nach Optimierung der Verfahren, birgt aber die Gefahr in sich, daß Fehler nicht nur einzeln, sondern systematisch vollzogen werden, was zwangsläufig zu einer Potenzierung des Risikos führt. Diese Gefahr ist um so akuter, je komplexen die Systeme ausgestaltet sind. Die offensichtlichen Risiken für das Unternehmen können nur durch systematische und regelmäßige Prüfungen aller Abläufe und Verarbeitungsschritte vermieden werden.

Viele Unternehmen haben deswegen ihre hausinternen Revisionsabteilungen neu gegliedert und neben der bislang üblichen nachvollziehenden Revisionsarbeit die Systemrevision eingeführt. Sie hat speziell die Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung zu überwachen, ist bei der Entwicklung von DV-Systemen mit eingeschaltet und hat die Systeme vor Einsatz auf Einrichtung wirkungsvoller Abstimmungen und Kontrollen sowie auf Zerlegung der Verarbeitungsprozesse in transparente Prüfkreise zu kontrollieren.

Fachabteilung bleibt verantwortlich

Die Systemrevision kann jedoch nicht die Verantwortung für die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse tragen. Die zuständige Fachabteilung trägt nach dem betrieblichen Delegationsprinzip prinzipiell die primäre Verantwortung für die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse; sie muß sich mit der EDV-Abteilung im Detail auseinandersetzen und ihre Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitserfordernisse durchsetzen. Dieses gilt nicht nur für Systemneuentwicklungen, sondern insbesondere für laufende Systeme.

Analog der Systemrevision

Aus dieser Systemverantwortung resultiert die Notwendigkeit für die Fachabteilung, eine zentrale Prüffunktion "Systemprüfung und -kontrolle" einzurichten, die (analog der Systemrevision) als spezielles Kontrollinstrument der Fachabteilung permanent tätig ist. Daß diese Funktion nicht von

einem Sachbearbeiter mitausgeübt werden kann, dürfte sich von selbst verstehen, da der Systemprüfer zum einen über spezifische System- und Revisionskenntnisse verfügen muß, zum anderen auch die Sachbearbeitung als Systemschnittstelle mit zu überwachen hat. Der Systemprüfer übt somit eine Spezialistenfunktion aus, analog dem Verfahrensanalytiker oder DV-Koordinator.

Zu seinen Aufgaben gehört es, je nach Art und Umfang der zu verarbeitenden Daten, die effizienteste Kontrollmethode einzusetzen, nämlich Gesamtabstimmungen als Totalprüfungen in Form der Posten- oder Stichprobenkontrolle bzw. Plausibilitätsprüfungen als Sicht- oder Abhängigkeitskontrolle. Hierdurch können unterschiedliche Fehlerarten aufgedeckt werden. Die Wahrscheinlichkeit der Aufdeckung ist von der Intensität der Prüfungen abhängig. Zur Fehlerfeststellung gehört zwangsläufig die Fehleranalyse (Finden der Fehlerursache). Die Kenntnis der Fehlerursachen ist notwendig, um zunächst den Mangel selbst zu beseitigen - und um Wiederholungen zu vermeiden.

Bernd Hentschel ist Leiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei den Ford-Werken, Köln.

Stellenbeschreibung Systemprüfer

Funktion:

Laufende Prüfung und Überwachung der manuellen und maschinellen Verfahren sowie der Ablauforganisation auf wirksame Kontrollpunkte. Selektion von Test- und Prüffällen nach bestimmten Auswahlkriterien bei Systemänderungen und -erweiterungen und Durchführung der Systemprüfungen. Aufstellen von Abstimm- und Kontrollsummen, Identifizierung und Analyse der festgestellten Abweichungen und Erarbeitung von Änderungsvorschlägen sowie Erstellung von Prüfberichten.

Ausbildung:

Betriebswirtschaftliches Studium. EDV-Ausbildung, Revisionsausbildung.

Wissen:

Umfassende Kenntnisse der einschlägigen Rechtsvorschriften und betrieblichen Regelungen, die die Fachabteilung zu beachten hat, sowie der Ablauforganisation und Verfahrens-/Systemtechniken. Spezielle Kenntnisse in der EDV-Revision.

Fortbildung:

Interne und externe Fortschulungsmaßnahmen, Selbststudium der einschlägigen Fachliteratur und Rechtsprechung. Teilnahme an Arbeitskreisen.

Auswahl- und Leistungskriterien:

Anwendung von Fachkenntnissen, Fertigkeiten und Erfahrungen; Arbeitsverhalten in Ausnahmesituationen; Behandlung und Weitergabe von Informationen; Bereitstellung komplexen Lösungen; Berücksichtigung von Prioritäten; Disposition; Fachliche Beratung und Vermittlung von Wissen; Kontrolle und Korrektur eigener Arbeit; Kostenverantwortung; Organisation und Planung; Probleme erkennen und lösen; Rationeller Einsatz und Gebrauch von Mitteln; Kreative Leistungen; Selbständigkeit; Termintreue.

Stellung:

Der Systemprüfer sollte dem Leiter der Fachabteilung direkt unterstellt sein und ihm auch direkt berichten. Der Abteilungsleiter leitet die erforderlichen Maßnahmen und Schritte ein und läßt die Wirksamkeit wiederum vom Systemprüfer überwachen.

Es bietet sich darüber hinaus an, den Systemprüfer als Anlauf- und Kontaktstelle für Kontrollfragen gegenüber der EDV und zur Betreuung der internen und externen Revisoren sowie der Betriebsprüfer zu benennen.