Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

14.10.2008

Teamarbeit 2.0: So helfen Wikis weiter

Firmen-Wikis stärken die Zusammenarbeit, entlasten den E-Mail-Verkehr und sammeln Wissen. Wer ihre Vorteile nutzen möchte, muss die Fallstricke kennen.

Enterprise 2.0, das ist mehr als der intensive Einsatz von RSS, Blogs, Tags oder Wikis. Hinzu kommen ein verstärktes Teamdenken im Allgemeinen sowie technische Lösungen wie VoIP, Instant Messaging und die Integration dieser Technologien und Strategien mit bestehenden vertikalen und horizontalen Geschäftsanwendungen. Teamarbeit bestimmt dabei vor allem die Wikis: Wenn Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten schreiben, überwinden sie viele althergebrachte Orts- und Formalitätshürden.

Firmeneigene Communities

Viele Unternehmen wollen sich immer dringlicher in Richtung Enterprise 2.0 entwickeln: So hat eine Umfrage des Marktforschungsinstituts International Data Corp. (IDC) unter 100 Unternehmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien vor kurzem gezeigt, dass 90 Prozent dieser Firmen moderne Kommunikationsmerkmale als sehr nützlich ansehen. Ein Beispiel ist die Möglichkeit, alle relevanten Dokumente und Mitteilungen innerhalb eines virtuellen Teams sofort zur Verfügung zu stellen. Fast ebenso viele Befragte - rund 86 Prozent - finden es sehr wichtig, sofort mit Kollegen in Kontakt treten zu können.

Aus genau diesen Gründen entwickelte T-Systems Multimedia Solutions ein unternehmenseigenes Team-Web mit verschiedenen integrierten Communities.

Abschied von Hierarchien

Diese Wikis beschäftigen sich gezielt mit Abläufen, Themen, Standorten oder strategischen Fragen sowie Arbeitsinteressen von Mitarbeitern. Die Anzahl der Communities lässt sich ohne weiteres erweitern. Das erste Wiki dieser Art im T-Systems Team-Web war das Stra-Wiki. Seit einigen Monaten nutzt die T-Systems-Tochter das Team-Web, um die Zusammenarbeit der 700 Mitarbeiter zu stärken.

Derzeit kommunizieren zehn Prozent auf diese neue Art, und es werden täglich mehr. Stefan Ehrlich, Leiter des Bereichs Content und Collaboration Solutions, ist parallel als Prozess-Manager Wertsicherung und Lernen verantwortlich für das Team-Web. Für ihn gehört ein solches Werkzeug zur Strategie eines zukunftsorientierten Unternehmens: "Wir wollten weg von der reinen Top-down-Kommunikation, die dem Wachstum des Unternehmens geschuldet ist. Das Team-Web ist Kommunikationswerkzeug für alle Mitarbeiter." Peter Klingenburg, Geschäftsführer bei T-Systems Multimedia Solutions, fügt hinzu: "Im Team-Web kann jeder seine Meinung kundtun, sein Wissen teilen oder einfach nur mit dem Tool arbeiten. So tragen wir - und zwar wir alle - kontinuierliche Verbesserung in die Firma hinein - das ist Wissens-Management 2.0, und spannend ist es obendrein."

Gute Akzeptanz der Blogs

Diese Web-orientierte Art des Wissens-Managements bezieht alle internen und externen Informationsquellen ein. Ganz im Sinne einer barrierefreien Information soll in einem weiteren Schritt das Feedback von Kunden, Kritikern und Partnern möglichst direkt im netzwerkzentrierten Informationssystem aufgenommen werden. Gut gepflegte Blogs oder Wissensnetzwerke sind dabei als Informationsquellen akzeptiert und integriert.

Sinnvoll ist zudem die Integration einer Enterprise-Wiki-Plattform als unternehmenseigene Community-Basis. Doch was passiert, wenn ein Mitarbeiter falsche Informationen in den geteilten Wissenspool hineinträgt? "Ein falscher Artikel lebt in der Wikipedia statistisch nicht länger als sechs Minuten, weil das sofort jemand korrigiert. Wir setzen auf den gleichen Effekt im Unternehmen, wobei dazu eine kritische Menge an Autoren benötigt wird, die wir noch nicht erreicht haben", berichtet Ehrlich.

Zu jedem Problem die Richtigen "Beim unternehmensweiten Wissens-Management sind wir auf einem guten Weg. Das passiert meistens automatisch, wenn wir das Team-Web als Arbeitsmittel zur Zusammenarbeit bezüglich konkreter Aufgaben und Abläufe einsetzen. Hier steht Wissens-Management gar nicht im Vordergrund." Ziel sei, über das Team-Web zu jedem Problem die richtigen Köpfe zu finden.

Eine dieser Communities ist das bereits erwähnte "Stra-Wiki", ein Wiki, in dem die Unternehmensstrategie im Mittelpunkt steht. Nutzer sind derzeit das aus Geschäftsleitung, Führungskräften und Stab bestehende Kern- und erweiterte Team. Das Stra-Wiki liefert Informationen zum Strategieprojekt mit Blog-Einträgen, Workshop-Dokumentationen, Analyseständen, Diskussionen oder Terminplänen. Außerdem kann jeder im Team Inhalte erstellen und die von Kollegen bearbeiten oder kommentieren.

Skeptiker versus Enthusiasten

Neben den Enthusiasten gibt es auch Skeptiker. "Der Start eines solchen Projekts ist ein viraler Prozess. Führungskräfte und Enthusiasten spielen dabei eine wichtige Rolle. Sie leben aktives Wiki- und Team-Web-Dasein vor", berichtet Ehrlich. Skeptiker würden vor allem durch ein gut funktionierendes Werkzeug überzeugt: "Sie erkennen, dass sie durch Team-Web viel Zeit sparen und in einen intensiveren Kontakt mit anderen Mitarbeitern treten können. Sie machen Powerpoint einfach zu und schreiben gleich im Wiki weiter. Außerdem sind diese Plattformen wichtig für jeden Mitarbeiter, der etwas über die Firma erfahren und nicht außen vor stehen möchte." Zugleich werde die E-Mail-Flut durch Diskussionen im Blog oder Wiki abgelöst: "So hat man alle Zusammenhänge an einer Stelle und spart sich ewiges Zusammensuchen."

Gut strukturierte Inhalte

Das Tagging von allen Inhaltstypen erleichtert außerdem die Suche und gibt einen guten Überblick zur aktuellen inhaltlichen Diskussion. T-Systems Multimedia Solutions will die gesammelten Erfahrungen aber nicht nur für die Weiterentwicklung der eigenen Unternehmenskultur nutzen. "Da immer mehr Unternehmen erkennen, wie hilfreich Werkzeuge wie Wikis und Blogs für sie sein können, möchten wir unsere Erkenntnisse auch für Beratungen nutzen. Wir haben es selbst ausprobiert und können anderen Unternehmen erklären, wie ein solches Projekt zu starten ist und ein Wiki zum Fliegen kommt", ist Klingenburg überzeugt.

T-Systems Multimedia

Der Geschäftsbereich Multimedia Solutions ist innerhalb von T-Systems verantwortlich für Internet-basierende Lösungen für Großkonzerne, aber auch für mittelständische Unternehmen.

Zu den Dienstleistungen gehören die Entwicklung und der Betrieb von Portalen für alle Branchen sowie branchenübergreifender Lösungen für E-Commerce, Informations-Management oder Streaming.

Das Unternehmen belegt 2008 im sechsten Jahr in Folge den ersten Platz des New Media Service Rankings.

Das Stra-Wiki

hilft Arbeitsgruppen dabei, auch ohne Präsenz-Meetings dezentral an gemeinsamen Themen zu arbeiten;

unterstützt die bereichsübergreifende Vernetzung von Kollegen anhand von Themen;

ermöglicht ursprünglich nicht involvierten Mitarbeitern den Einblick in Arbeitsgruppen und Projekte und die aktive Beteiligung daran.