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31.05.2007

Teamarbeit mit Office 2007

Ursula Eilers 
Der "Sharepoint Server 2007" dient als Drehscheibe für Teamarbeit und das Dokumenten-Management. Die neue Version bietet Funktionen, die ohne aufwändige Server-Installationen auskommen.

Viele Unternehmen haben schon seit längerer Zeit Sharepoint eingeführt, sei es als Sharepoint-Server oder als Sharepoint-Services, die Microsoft mit Windows Server 2003 ausliefert. Die Software bietet eine gemeinsame Ablage für Office-Dokumente und erlaubt es, Arbeitsabläufe für ein Team zu dokumentieren und vieles mehr, um Mitarbeiter zu informieren.

Fazit

Die Teamfähigkeit ist bei Office 2007 erheblich erweitert worden. Es gibt kaum eine Anwendung, die nicht auf irgendeine Art für die Kommunikation im Team nutzbar ist. Und Microsoft öffnet jetzt auch kleineren Unternehmen ohne Server-Infrastruktur die Möglichkeit der Online-Zusammenarbeit, sei es über das Internet (Groove, Outlook) oder durch direkte Verbindungen im firmeneigenen Netz (Groove, OneNote).

Sharepoint überall

Die engere Integration des neuesten Sharepoint-Servers in das Office-Paket macht sich bei vielen Gelegenheiten bemerkbar. So verfügt beispielsweise das Dateimenü in Word, Excel oder PowerPoint jetzt über einen Punkt "veröffentlichen". Hier kann der Benutzer Texte in einem Weblog publizieren, Dokumente über das Netzwerk auf dem Sharepoint-Server zu speichern oder dort einen neuen Dokumentarbeitsbereich erstellen.

Aber nicht alle Unternehmen, die Microsoft Office einsetzen, arbeiten mit den Sharepoint-Services oder mit dem Sharepoint-Server. Hinzu kommt, dass ein zentraler Server in einigen Szenarien keine ideale Lösung darstellt. Das gilt etwa für den Zugriff von außen durch die Firewall oder bei der Kooperation mit externen Projektmitgliedern, die kein Benutzerkonto im Unternehmensnetz besitzen.

Mit dem Kauf von Groove Networks, der Firma des jetzigen Chief Software Architect Ray Ozzie, gelangte die gleichnamige Peer-to-Peer-Anwendung vor zwei Jahren zu Microsoft. Obwohl das Tool Sharepoint und Outlook ergänzte, verfügte es über mehrere Basisfunktionen, die sich mit Microsoft-eigener Technik überschnitten. Deshalb blieb die Positionierung von Groove länger unklar. In Office 2007 ist es nun als Teil der Desktop-Suite mit von der Partie. Trotz des P-to-P-Hypes vor einigen Jahren und der IT-Legende Ozzie im Hintergrund blieb Groove bei Office-Anwendern aber noch weitgehend unbekannt.

Wer Groove installiert, legt auch gleichzeitig ein Groove-Konto an, das auf einem öffentlichen Server gelistet wird (das kann man aber auch ausschließen). Über dieses Konto können Kollegen und Team-Mitglieder per Mail oder direkt über Groove eingeladen werden, einem speziellen Arbeitsbereich, der auf dem eigenen lokalen PC eingerichtet wird, beizutreten. Nimmt der Kollege diese Einladung an, werden die beiden PCs über das Internet miteinander verbunden (Peer-to-Peer) und auf dem zweiten Computer wird ein Abbild dieses Arbeitsbereichs erstellt. Die Mitglieder eines Arbeitsbereiches müssen nicht immer alle online sein, sobald sie jedoch in Groove einloggen, wird der Arbeitsbereich synchronisiert, wenn auch nur ein anderer Teilnehmer ebenfalls online ist. Wenn sich in den Groove-Daten etwas verändert, dann werden die Anwender darüber automatisch benachrichtigt.

Die ausgefeilte Synchronisierung von Daten zählt zweifellos zu den nützlichsten Funktionen von Groove. Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien müssen diese innerhalb von Groove geöffnet und gespeichert werden, weil ein Abgleich mit der Ursprungsdatei außerhalb des Systems nicht stattfindet.

Verzeichnisse synchronisieren

Groove ermöglicht es aber auch, ganze Ordner innerhalb des Netzwerkes zu abzugleichen, was nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Einzelpersonen interessant ist (etwa die Synchronisierung eines Desktop-PCs mit dem Laptop). Hier wird kein "echter" Arbeitsbereich eingerichtet, sondern es wird ein Ordner auf dem PC mit allen darin befindlichen Dateien freigegeben. Anders als im Standard-Arbeitsbereich kann hier mit den ursprünglichen Dateien gearbeitet werden. Wird dann auf einem anderen Rechner, auf dem das gleiche Konto installiert ist, die Datei verändert, wird sie sobald der Rechner im Netz ist, auf den anderen Rechnern, die ebenfalls dieses Konto haben aktualisiert. Auf allen Rechnern wird die gleiche Ordnerstruktur eingerichtet, den Speicherort bestimmt aber jeder Teilnehmer selbst.

Projekt-Management

Neben den Synchronisierungsfunktionen bringt Groove weitere Anwendungen mit. Dazu zählen ein Disskussionsforum, eine Problemverfolgung für Projekte, ein Team-Kalender für einfaches Projekt-Management sowie eine Ablage für Bilder und Zeichnungen. Darüber hinaus unterstützt das Tool elektronische Formulare, die entweder dort oder mit Infopath erstellt und ausgefüllt werden können. Schließlich bietet Groove 2007 noch einen Anschluss an Sharepoint-Server, so dass Teammitglieder Dokumente in den Sharepoint-Bibliotheken bearbeiten und erstellen können. Durch die automatische Integration werden die Dokumente im Sharepoint freigegeben, während das Team in Groove arbeitet.

Weitere Möglichkeiten zur Teamarbeit bietet schon seit längerer Zeit Outlook. War der Mail-Client früher nur für Unternehmen mit Exchange-Server interessant, so verbessern sich in der aktuellen Ausführung auch die Fähigkeiten der Software im Stand-alone-Betrieb. In Outlook 2007 ist es jetzt möglich, den eigenen Kalender über das Internet freizugeben und ohne Exchange-Server mit der elektronischen Terminverwaltung von Kollegen abzugleichen. Will man nicht alle Termine für andere einsehbar machen, ist es auch möglich einen zweiten Kalender zu erstellen, der nur die Termine enthält, die für andere wichtig sind.

Online Kalender

Es gibt viele Einstellmöglichkeiten, welche Daten der Kalender, der veröffentlicht wird, enthalten soll und für wen er sichtbar sein darf. Um einen nicht öffentlichen Kalender aus dem Internet nutzen zu können, müssen die Berechtigten explizit per Mail eingeladen werden. Er kann dann von den Eingeladenen in das eigene Outlook integriert werden. Allerdings sollte man den Kalender nicht automatisch aktualisieren, denn das belastet die Ressourcen von Outlook sehr. Stattdessen lässt er sich bei Bedarf manuell synchronisieren. Die verschiedenen Kalender können in Outlook nebeneinander dargestellt oder aber auch überlappend, was einen besseren Abgleich ermöglicht, da jeder Kalender und seine Termine in einer anderen Farbe erscheinen.

Outlook bietet neben dem Kalenderabgleich eine weitere Teamfunktion durch die Integration mit OneNote. Sowohl Kundenkontakte als auch Mails und Aufgaben können aus Outlook nach OneNote übertragen und dort verwaltet werden. Das wäre jedoch für die Teamarbeit noch nicht relevant, aber OneNote 2007 kann ein Notizbuch auch für andere freigeben. Und dazu ist auch hier nicht unbedingt ein Sharepoint notwendig, das Notizbuch wird auf dem eigenen Computer freigegeben und andere, eingeladene Mitarbeiter können darauf zugreifen.

Um auf diese Weise Termine, Kundendaten und ähnliche Informationen auszutauschen, erstellt man ein neues Notizbuch, das man schon beim Anlegen für andere freigibt. Das funktioniert nur im eigenen Netzwerk und nicht wie bei Groove auch von außerhalb. Während das Notizbuch von OneNote erstellt wird, erscheint gleichzeitig eine Online-Hilfe und eine schon mit Text gefüllte Mail, die zur Einladung anderer Kollegen dient. Alle Eingeladenen können dann mit dem Notizbuch arbeiten und jeder ist auf dem neuesten Stand, da die Notizbücher über das Netz abgeglichen werden. (ws)