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19.05.2000 - 

Schneller, billiger und leicht zu erlernen

Teamsoftware: Die Internet-Alternative für Projekt-Management

MÜNCHEN (IDG) - Die räumlich getrennte Arbeit an Projekten wird für Unternehmen zunehmend wichtiger. Web-basierte Teamware stellt hier eine kostengünstige Alternative zu traditionellen Programmen dar, im Funktionsumfang lassen sie allerdings noch zu wünschen übrig.

Für die Projekt- und Teamverwaltung waren Groupware-Applikationen lange Zeit der Weisheit letzter Schluss. Programme wie "Notes" von Lotus, "Groupwise" von Novell oder Microsofts "Exchange" verfügen über einen großen und ausgereiften Funktionsumfang, jedoch sind die Clients ziemlich mächtig. Außerdem ist die Einrichtung und Betreuung der Programme in der Regel teuer: Dies erstreckt sich vom Kaufpreis über die Hardwareausstattung, Backup-Funktionen und Performance-Fragen bis hin zum Training der Anwender.

Um diese Klippen zu umschiffen, greifen in den USA immer mehr Unternehmen auf Collaboration-Programme im Internet zurück. Die Anbieter heißen beispielsweise Hotoffice ("Hotoffice 3.0"), X-Collaboration ("X-Community 2.0"), Intraactive ("Intandem 3.6") oder E-Room Technology ("E-Room 4.1"). Das letztere Angebot lässt sich zwar auch intern hosten, allerdings sind alle externen Dienste von Applikations-Service-Providern (ASPs) schon für rund 20 Dollar pro Mitarbeiter und Monat erhältlich.

Dabei kümmert sich allein der ASP um die Betreuung und Aktualisierung der Software, IT-Leiter haben also den Rücken frei für andere Projekte. Auch ist der Trainingsaufwand geringer, denn die Anwender greifen über den gewohnten Browser auf die Groupware-Lösungen zu. Darin liegt andererseits auch das größte Manko der Dienste, denn in puncto Funktionsumfang können sie ihren traditionellen Konkurrenten nicht immer das Wasser reichen. Daran werden wohl auch vorerst neue Browser-Plug-ins oder Active X Controls nicht viel ändern.

Alle Teamware-Services verfügen über vier Kernkompetenzen: Erstens beherrschen sie das Projekt-Management über gemeinsame Kalender, Zeitpläne und Aufgabenlisten. Zweitens lassen sich mit den Tools die Ideen der Mitarbeiter über Diskussionsforen und Echtzeit-Chat-Funktionen verwalten. Drittens können Dokumente online gespeichert, verteilt und mit unterschiedlichen Versionsnummern versehen werden, und viertens unterstützen alle Programme den Zugriff über einen Browser.

Trotz dieser Gemeinsamkeiten teilen sich die Angebote in zwei Spezialgebiete auf. Hotoffice und Intandem sind eher für Unternehmen konzipiert, die nach einer Outsourcing-Lösung für das eigene Intranet suchen. Mit beiden Produkten kann der Teamleiter Homepages erstellen, auf denen Informationen und Links vorgehalten werden. Die anderen Programme eignen sich dafür, virtuelle Teams auf Projektbasis zu bilden. Hotoffice und E-Room bieten darüber hinaus starke Features bei der Verwaltung von Dokumenten innerhalb der Arbeitsgruppe.

Zwar stellen die Teamware-Dienste im Web kaum technische Anforderungen an den Anwender, jedoch sind einige Hürden vor dem Einsatz zu bewältigen. So muss der Verantwortliche im Vorfeld Regeln für den Gebrauch des Systems aufstellen. Beispielsweise ist festzulegen, wie häufig die Teammitglieder das elektronische Forum nach neuen Inhalten oder Terminen abfragen sollen. Gerade am Anfang eines Projekts muss der Manager die Mitglieder wiederholt zur aktiven Teilnahme drängen.

Außerdem ist es - wie bei jeder neuen Software auch - dringend erforderlich, die Anwender vom Nutzen der Lösung zu überzeugen. Kürzere Laufzeiten, geringere Kosten und reduzierte Reisen oder Meetings sind die häufigsten Argumente für den Einsatz einer Teamware. Gleichzeitig sind Konventionen für den Umgang mit Files und Dokumenten festzulegen. Wenn die Projektarbeiter nicht wissen, wo und unter welchem Namen sie Dateien speichern sollen, verzögert dies den Fortschritt. Des Weiteren sollten ein oder zwei Mitglieder zu Online-Managern berufen werden, die beispielsweise ungenutzte Files löschen und sich um die Einhaltung der Regeln kümmern.

Web-TeamwareVorteile

-niedrige Kosten,

-universeller Zugang,

-geringerer Trainingsaufwand.

Nachteile

-nicht alle Funktionen der traditionellen Groupware werden unterstützt,

-einige Dienste erfordern, um sie nutzen zu können, spezielle Plug-ins für den Browser.

Web-Adressen

www.x-community.com,

www.hotoffice.com,

www.intraactive.com,

www.eroom.com.