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28.06.1985 - 

PPS-Systeme auf dem Prüfstand

(Teil 1)

Als weitgehend untauglich erweisen sich offensichtlich die meisten PPS-Systeme von der Stange: Nur durch umfangreiche Anpassungen technischer und organisatorischer Art kommen letztlich praxisgerechte Produkte zustande. Den oft beklagten Mangel an geschlossenen, integrierten Produktionsplanungs- und -Steuerungssystemen bestätigte jetzt eine Untersuchung, die von Thomas Schwichtenberg und Thomas Noth* in Zusammenarbeit mit der Siemens AG durchgeführt wurde. COMPUTERWOCHE veröffentlicht diese Studie in zwei Folgen: Teil 1 setzt sich mit den Beurteilungskriterien für die PPS-Bewertung auseinander. Dabei scheiterten bereits in einem Pre-Check-Verfahren mehr als 80 Prozent aller Programme an den simpelsten Anforderungen.

Das Angebot computerunterstützter Planungs- und Steuerungssysteme für Softwareprojekte wird zunehmend unübersichtlicher. Der Anwender benötigt daher neben einem entsprechenden Marktüberblick für die Auswahl eines geeigneten Systems insbesondere Beurteilungskriterien, die unternehmensspezifische Belange berücksichtigen.

Die Beurteilungskriterien für computerunterstützte PPS-Systeme stützen sich auf Erfahrungen und Anforderungen, die von Praktikern in zahlreichen Gesprächen genannt wurden, und auf Ergebnisse eines zu diesem Thema durchgeführten Workshops. Sie werden unterteilt in die funktionalen Beurteilungskriterien, deren Grundlage die Komponenten des Projektmanagements sind, und die Beurteilungskriterien für die Systemeigenschaften.

Nachfolgend sollen die Aspekte herausgestellt werden, die die Praxis als notwendig ansieht und die Bestandteile des Kriterienkatalogs sind, anhand dessen die Bewertung der einzelnen computerunterstützten Planungs- und Steuerungssysteme vorgenommen wurde (siehe Abb. 1).

Die funktionalen Beurteilungskriterien werden zur zweckmäßigen Klassifizierung der einzelnen Kriterien in die Abschnitte "Übergeordnete Funktionen", "Planung', "Überwachung und Steuerung" sowie "Dokumentation und Ergebnisverwaltung" unterteilt.

Zu den Anforderungen an die Übergeordneten Funktionen zählen die Unterstützung bei der Speicherung und Modifizierung von Standard Checklisten für Projektfunktionen, Phasenergebnisse oder Projektstrukturpläne. Ferner kommt der Anpaßbarkeit des Funktionsumfangs an die Projektgröße eine zentrale Bedeutung zu.

Für die Planung sollten computerunterstützte Planungs- und Steuerungssysteme die Möglichkeit zur Erfassung, Änderung sind Darstellung beliebiger Strukturen bieten und auf Basis der Netzplantechnik die Terminplanung vornehmen können. Darüber hinaus werden zur komfortableren Handhabung der Netzplantechnik die Bearbeitung von Teilnetzen, hierarchische Verdichtung von Netzplänen sowie die Erstellung und Verwaltung von Standardnetzen gefordert.

Die realistische Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitspaketen benötigt im Rahmen der Mitarbeitereinsatzplanung zahlreiche Kalender (Werktage, Schulungen, Urlaub). Die Berücksichtigung sämtlicher Interdependenzen eines Projekts macht eine integrierte Termin-, Kosten- und Kapazitätenplanung unumgänglich.

Die Terminplanung sollte sowohl termintreu als auch kapazitätstreu erfolgen können, die Kostenplanung eine Bewertung nach Zeiteinheiten und Kostensätzen, Hochrechnungen und die Eingabe von Kostensätzen je Mitarbeiter, Aktivität oder Projekt erlauben. Innerhalb der Kapazitätsplanung muß die Differenzierung nach Kapazitätsarten und die Angabe von Prioritäten möglich sein.

Unterstützt werden sollte die Projektplanung und -steuerung durch Simulationen und die Möglichkeit, Simulationsdaten in den Stammdatenbestand zu übernehmen. Für die Ausgabe der Planungsergebnisse in tabellarischer oder grafischer Form werden Standardfunktionen erwartet. Besonders Grafiken sind für ein erfolgreiches Projektmanagment wichtige Kommunikationsmittel.

Für die notwendige Kontrolle der Planung wird von den computerunterstützten Planungs- und Steuerungssystemen die Unterstützung der Projektüberwachung und -steuerung verlangt. Im einzelnen gehören hierzu die Projektfortschrittsmessung, ein leistungsfähiges Berichtswesen und ein Reportgenerator für frei formatierbare Berichte. Verdichtete Auswertungen werden dem hierarchischen Charakter eines Projektes gerecht, indem sie den Informationsbedarf des jeweiligen Empfängers berücksichtigen.

Für die richtige Einschätzung der Termin-, Kosten- und Kapazitätssituation des Projekts auf Grundlage der rückgemeldeten Daten dienen Abweichungs- und Termin-Trend-Analysen, die Ausgabe von Mahnungen mit Kommentierungsmöglichkeiten, die Aufwandskontrolle über alle Ebenen und Zwischenkalkulaton sowie Kapazitätsübersichten und -trendberechnungen.

Der Soll-Ist-Vergleich hat nach Möglichkeit Frühwarnmöglichkeiten einzuschließen. Da sich während eines Projekts zahlreiche Änderungen ergeben können, muß die Überarbeitung der Planung möglich sein. In diesem Fall ist eine Unterstützung besonders für die Berücksichtigung neuer Abhängigkeiten, Termine, Kosten und Kapazitäten notwendig.

Die praxisorientierten Anforderungskriterien an die Dokumentation und Ergebnisverwaltung zielen auf einen kontrollierbaren und nachvollziehbaren Projektverlauf ab. Dazu sollte die Dokumentationsverwaltung die freie Definition von Standards zulassen und eine eindeutige Ablageordnung und ÄnderungsverwaItung besitzen. Außerdem ist die direkte Übernahme von Planungsdaten in die Dokumentation vorzusehen.

Zur Erleichterung der Handhabung und Verbesserung der Akzeptanz ist ein Textverarbeitungssystem mit einheitlichem Editor notwendig. Von besonderer Bedeutung ist die Unterstützung der Dokumentation durch ein integriertes Konfigurations-Management oder eine Schnittstelle zu einem existierenden Konfigurations-Management-System.

Die Systemeigenschaften bestimmen das Erscheinungsbild computerunterstützter Planungs- und Steuerungsdaten bezüglich Einbettung, Aufbau, Anwendung und Einsatzverhalten. Die nachfolgend beschriebenen Ausprägungen dieser Eigenschaften werden in der Praxis als wichtige Kriterien für die Beurteilung angesehen.

Für die Systemeinbettung sind das Schnittstellenverhalten und die Anpaßbarkeit an Datengerüste von besonderer Bedeutung, da sie die mögliche Einbeziehung bereits existierender Programme festlegen und damit die Grenzen des Einsatzes aufzeigen. Bezüglich des System-Aufbaus stehen die Forderungen nach Anpaßbarkeit an die spezifische Aufbau- und Ablauforganisation, Konzeption als dezentrales System und Datenhaltung in einer relationalen Datenbank im Vordergrund.

Für die Anwendung eines Planungs- und Steuerungssystems sind dessen Dialogfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit die wichtigsten Beurteilungskriterien. Gerade die Benutzerfreundlichkeit ist für die Sicherstellung der Akzeptanz durch die Anwender besonders wichtig. Sie läßt sich mit Hilfe einer Reihe von Maßnahmen verbessern, zu denen Help-Funktionen, ein Laien- und Expertenmodus, die grafische Interaktion sowie deutschsprachige Handbücher und Schulungen zählen.

Isolierte Systeme sind praxisfremd

Für das Einsatzverhalten sind in erster Linie Hardware/Software-Re(...)ktionen von Bedeutung, die sich in mangelnder Kompatibilität äußern können. Ein weiteres wichtiges Beurteilungskriterium ist der Herstellerservice, der Wartung, Versionspflege und unternehmensspezifische Anpassungen wahrnehmen sollte. Das umfangreiche und unübersichtliche Marktangebot von computerunterstützten Planungs- und Steuerungssystemen macht es unmöglich, einen vollständigen Marktüberblick zu geben oder gar sämtliche Systeme zu vergleichen. Viele der unter diesem Namen angebotenen Hilfsmittel für das Projektmanagement stellen lediglich isolierte Systeme dar, die wichtige von der Praxis gestellte Anforderungen nicht erfüllen.

Dazu zählen besonders die Möglichkeiten zur Speicherung von Standardablaufplänen, Kostenschät(...)ungsmethoden sowie eine maschinelle Verbindung zwischen Überwachung und Ergebnisverwaltung. Außerdem werden von den Anwendern im Hinblick auf die Fülle der notwendigen Erfassungsformulare Dialogsysteme bevorzugt.

Das PPS-System schlechthin läßt sich nicht finden

Das von Praktikern verlangte geschlossene und integrierte Projektmanagement-System wird sich aber unter den am Markt angebotenen Systemen aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensstrukturen, Einsatzgebiete und Erwartungen nicht finden lassen.

Daher ist es bei dem vorgenommenen Vergleich auch nicht möglich, ein bestimmtes System als bestgeeignet herauszustellen. Vielmehr wird unter Berücksichtigung der praxisorientierten Beurteilungskriterien versucht, computerunterstützte Planungs- und Steuerungssysteme zu beschreiben, die sich deutlich von "nur"-Insellösungen abheben.

Die in den Vergleich einbezogenen 66 computerunterstützten Planungs- und Steuerungssysteme sind die nach Meinung der Praktiker im Rahmen der Fragestellung wichtigsten angebotenen Systeme. Sie wurden dem ISIS Software Report unter den Rubriken "Projektplanung, Projektüberwachung und Netzplantechnik" und "Software-Entwicklungssysteme, Programmgeneratoren, Programmierhilfen" sowie der Zeitschrift International Journal of Project Management" entnommen oder sind in Diskussionen mit Praktikern genannt worden.

Da ein kritischer Vergleich sämtlicher Systeme nicht durchführbar war, sollte mit einer Vorauswahl, der die verfügbaren Informationen zugrunde lagen, der Betrachtungsumfang auf die relevanten Systeme eingeschränkt werden. Im Vordergrund standen dabei integrierte Lösungen, denen folgende Mindestanforderungen gegenübergestellt wurden:

Funktionale Anforderungen

- Termin-, Kosten- und Kapazitätsrechnung auf Basis der Netzplantechnik oder zumindest eine komfortable Schnittstelle an Netzplansoftware

- Soll-Ist-Vergleich

- Berichtswesen

- Verwaltung von Projektdaten

Anforderungen an Systemeigenschaften

- Anpaßbarkeit an die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation

- Dialogfähigkeit

- Einsetzbarkeit in der vorhandenen DV-Umgebung

Das Ergebnis der Vorauswahl (siehe Abb. 2) bestätigt den in der Praxis beklagten Mangel an geschlossenen, integrierten Projektmanagement-Systemen.

Nur Teilbereiche abgedeckt

Über die Hälfte der betrachteten Planungs- und Steuerungssysteme unterstützt die genannten funktionalen Anforderungen und Systemeigenschaften nur in Teilbereichen, zwölf Systeme führen ausschließlich Netzplanberechnungen durch und neun können Software-Produktionsumgebungen zugeordnet werden, die den Software-Erstellungsprozeß selbst unterstützen, wobei ihre Projektmanagment-Funktionen nicht "stand-alone" einsetzbar sind. Lediglich elf Systeme erfüllten die Mindestanforderungen und wurden detailliert betrachtet.

Die nach der beschriebenen Vorauswahl nicht weiter im einzelnen zu untersuchenden computerunterstützten Planungs- und Steuerungssysteme weisen im Hinblick auf die Unterstützung des Projektmanagements interessante Gemeinsamkeiten auf: Die meisten dieser Produkte erlauben die Netzplantechnik mit zahlreichen Berechnungen, Festlegung der Anordnungsbeziehungen und Speicherung von Standardnetzplänen zur Unterstützung der Terminplanung.

Die integrierte Terminplanung und -überwachung ist der nächsthäufige Einsatzschwerpunkt, der von diesen Systemen zum Teil mit einem komfortablen Berichtswesen angeboten wird. Grafiksysteme zur Darstellung von Netz-, Balken- und Strukturplänen bilden die letzte große Gruppe zur Unterstützung eines Teilgebiets des Projektmanagements.

Demgegenüber fällt ebenso deutlich auf, daß die wenigsten dieser Systeme eine Kosten- beziehungsweise Kapazitätsplanung und -kontrolle anbieten. Die nicht realisierte Dokumentationsverwaltung und das Fehlen einer Datenhaltung in relationalen Datenbanken sind weitere Schwachpunkte dieser computerunterstützten Planungs- und Steuerungssysteme.

*Thomas Schwichtenberg und Thomas Noth sind Mitarbeiter des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik (Prof. Dr. Peter Mertens) der Universität Erlangen-Nürnberg. Der Erhebungszeitraum für die PPS-Untersuchung endete im Februar 1985. Seither eingetretene Veränderungen sind in dieser Studie nicht berücksichtigt.