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11.11.1983 - 

Der Bürocomputer - Sein Einsatz und seine Folgen

Teil 2

Von Prof. Dr. Giernot Wersig, Freie Universität Berlin, Arbeitsbereich Informationswissenschaft

Die Folgen der Büroautomatisierung im angedeuteten Sinne werden in jedem Betrieb gesondert zu betrachten sein. Dennoch sollten einige allgemeinere Tendenzen mehr oder weniger überall zu wirken beginnen. Dazu sind etwa zu zahlen:

Integration bisher getrennter Tätigkeitsbereiche

Eine Fülle von Tätigkeiten sind bisher nach ihren formalen Charakteristika als unterschiedliche Tätigkeitsmerkmale und zum Teil sogar verschiedenen Tätigkeitsbildern zugewiesen. Grundlegend hierfür ist zunächst die Trennung von "Information" und "Kommunikation":

- Im "Informationsbereich" werden Daten erhoben, überprüft, miteinander vereinigt aggregiert, analysiert, gespeichert, gesucht etc. Dies trennt sich dann noch in solche Vorgänge, bei denen die Daten auf -physischen Trägern aufgezeichnet und verwaltet werden (zum Beispiel Bibliotheken, Archive, Registraturen) oder Teile elektronisch durchgeführt werden (meist in speziellen DV-Abteilungen, die um maschinelle Anforderungen und Expertenwissen herum gewachsen sind).

- Im "Kommunikationsbereich" werden Nachrichten physisch im Betrieb transportiert (Botenwesen), nach außen geleitet (Briefwechsel), multipliziert (Druckerei), aber auch energisch übermittelt, wobei keine Fixierung stattfindet (Telefon), letztlich auch durch den physischen Transport von Menschen übermittelt (Reisen Sitzungen).

Dies alles wachst technologisch zusammen: Immer mehr Unterlagen werden bereits maschinenlesbar erfaßt und sind damit auch elektronisch zu übermitteln (Integration von Transport und Übertragung) damit sind sie aber auch bereits der elektronischen Überprüfung, Vereinigung, Aggregation, Analyse, Speicherung

und Suche zugänglich. Der multifunktionale Arbeitsplatz wird irgendwann eine Fülle von unterschiedlichen Kommunikationsverbindungen (Text, Bild, Daten, Ton) hausintern und -extern verbinden, aber gleichzeitig auch eine Bearbeitung dabei erhaltener Unterlagen und deren Weiterleitung ermöglichen. Daß ein Vorgang über Teletex ein kommt, auf das firmeninterne Bearbeitungsformat gebracht wird, an einer Datenbank über prüft, mit Daten von einer am Arbeitsplatz vorhandenen Bildplatte ergänzt, an den betreffenden Telekommunikationsnetz bestätigt, alles in geeigneter Form aufgezeichnet und gespeichert wird, ist eine Vision, die so weit weg auch für den kleineren Betrieb nicht mehr ist. Damit wird sich nicht nur der Arbeitsplatz verändern, sondern auch das Tätigkeitsbild des "Büroarbeiters". Die Desintegration in "reine Arbeitsplatze" mit einer oder wenigen Funktionen läßt sich derart nicht oder kaum aufrechterhalten, sondern wird zur Re-lntegration in Form von "Mischarbeitsplätzen" führen. Besonders betroffen werden die Funktionen kommunikativer Art sein (zum Beispiel Telefonzentralen und -dienste, Botendienste, Poststellen, Dokumentproduktion), das heißt solche Tätigkeiten, deren Funktionen bisher spezielle Geräte erforderten, die nun funktional integriert werden. Damit werden auch Teile heutiger bürointerner Differenzierungen tendenziell sich auflösen, insbesondere der geschlossene Funktionsbereich des Sekretariats dürfte betroffen sein: Funktionen wie zentrale Verteilung, Kommunikationssteuerung können technisch realisiert werden, Nachrichtenproduktion und Ablage in die Sachbearbeiterbereiche verlagert werden.

"Entgrenzung" des Büros

Durch die Integration von Information und Kommunikation bis hin zum Handeln, das heißt Produktion, Vertrieb wird die Grenzziehung des Büros sich in zweierlei Hinsicht verändern:

- Im Betrieb werden Daten eher an dem Ort, an dem sie anfallen, zum Teil automatisch, bereits so erfaßt, daß sie weiterverarbeitet werden Sachbearbeiterentscheidungen können sofort exekutiert werden. Die vielen "Schnittstellen", die heute das Büro mit den anderen betrieblichen Bereichen verbinden, werden zum Teil ..transparent" werden, das heißt Erfassungs- und Wiedergabegeräte und Kommunikationswege durchdringen in integrierter Weise den gesamten Betrieb.

- Nach außen werden sich die Beziehungen ebenfalls verändern: Mit Kooperationspartnern und Kunden sind gemeinsame Datenbestände über verteilte Datenverarbeitung führbar, Kommunikationswege verbinden das Büro mit sich selber auf die gleiche Art und Weise wie mit externen Partnern, Wissensquellen, Kunden, Auftragnehmern. Für bestimmte Zwecke können sich Büros miteinander zeitweilig verkoppeln - sei es, um im Selbstbuchungssystem einer Fluggesellschaft einen Platz zu buchen oder eine Telekonferenz mit einem Kunden zu etablieren.

Die existierenden Weisungs- und Verantwortungswege lassen sich mit diesen Bedingungen nur schwer aufrechterhalten und wenn, dann auf die Gefahr hin, hinderlich zu werden (zum Beispiel werden Kompetenzen für Außenkontakte erheblich mehr verteilt, Steuerentscheidungen dezentralisiert werden müssen).

"Entsequentialisierung" des Büros

Büros sind ja bereits in gewisser Weise Maschinen, in denen die zu bearbeitenden Prozesse in Einzelschritte aufgeteilt sind, die durch Sequenzvorschriften die Struktur des Büros darstellen. Wer einen Vorgang nach wem bekommt, macht die zeitliche und funktionale Struktur aus, die sich dann auch in Kommunikations-, Verantwortungs- und Weisungshierarchien niederschlägt. Daß dabei der physische Träger, an dem gearbeitet wird, eine wesentliche Rolle spielt, ist kaum bestreitbar. Mit dem tendenziellen Ersatz des physischen Trägers durch ein Netz von Kommunikationswegen, die alle gleichzeitig an einem Problem arbeiten können, wird dies durchbrochen: Die neuen Technologien erlauben es, gleichzeitig oder in unterschiedlicher Reihenfolge, zu nicht festgelegten Zeiten und von variablen Plätzen zuzugreifen und zu manipulieren.

Damit sind ganz neue Strukturierungsformen einzuführen, die sich nicht mehr an verbindlichen Zeitleisten, Handlungssequenzen festmachen, sondern eher an Entscheidungspunkten.

"Entmaterialisierung" des Büros

Die Notwendigkeit, daß sich Büro auch räumlich manifestiert, wird teilweise durchbrochen. Wenn der physische Datenträger entfällt, entfällt auch weitgehend der Zwang, Transportwege kurz zu halten; wenn über ein Kommunikationssystem jeder zeitlich flexibel erreichbar ist, entfällt die Notwendigkeit, alle auf engem Raum zu versammeln; Personen, die nur informationelle oder kommunikative Funktionen wahrnehmen müssen können dies von einem nahezu belieben Ort aus (wobei sie noch durch die Entwicklung mobiler Technologien unterstützt werden); die Koordinations- und Aufwandszwänge, mehrere Personen zur gleichen Zeit am gleichen Ort zu versammeln, können durch neue Gruppenkommunikationstechnologien (wie Telekonferenzen unterschiedlichster Art) erheblich reduziert werden.

Ein Büro muß nicht mehr da sein, sondern kann sich von Zeit zu Zeit durch ein bestimmtes Kommunikations- und Interaktionsmuster realisieren.

Natürlich sind alle diese Entwicklungen nicht unproblematisch. Läßt man hier einmal die generelle Frage der Arbeitsplatzreduzierung außer acht, dann erscheinen drei Problemkreise als besonders schwierig:

Arbeitsplatzbeschreibung

Es ist durchaus absehbar, daß die neuen Technologien zu einer Vergrößerung von Differenzen zwischen Arbeitsplätzen führen werden. In einigen Fällen wird der Sachbearbeiter zur multifunktionalen Bürokomponente sich entwickeln, dem einerseits auch bisher anderen Stellen übertragene Aufgaben, wie Erstellung und Versand von Dokumenten, auferlegt werden. Damit würde eine Verarmung der bisherigen Unterstützungsdienste eintreten (zum Beispiel Sekretariat). Die Schere kann sich also weiter öffnen, insbesondere dann, wenn die neuen Aufgaben, die sich aus der Technologie selber ergeben (Formate festlegen, Wegentscheidungen treffen, Programmergänzungen), spezialisiert werden. Andererseits kann aber die Schere auch geschlossen werden, wenn der Wegfall bisheriger Funktionen gleichmäßig verteilt wird, wenn die Multifunktionalität an jedem Platz genutzt wird, das heißt wenn nicht einige Plätze multifunktionaler und andere monofunktionaler werden, sondern sich alle Plätze Funktionszuwachs und -entzug teilen. Ökonomisch und arbeitsorganisatorisch sollten beide Ansätze ins Gleichgewicht zu bringen sein, wenngleich auch letzteres erfordert

- Schulungs- und Qualifikationsmaßnahmen (die allerdings durch die Technologien ohnehin notwendig werden),

- beratende Unterstützung (etwa in Form eines betriebsinternen Kommunikationsberaters),

- Unterstützung von Eigeninitiative (zum Beispiel in der Technologieausnützung) und Erfahrungsaustausch, wobei auch spielerische Elemente eine wichtige Rolle spielen können.

Auflösung bisheriger Strukturen

Entscheidungs-, Kompetenz-, Kommunikationsnetze waren bisher relativ einfach hierarchisch strukturiert. Würde man Multifunktionalität verteilen, würde sich diese Hierarchisierung nicht derart halten lassen. Gewisse Dezentralisierungen werden technisch ohnehin unvermeidlich, wobei allerdings nicht vergessen werden darf, daß hinter allen Dezentralisierungen gleichzeitig eine starke zentralisierende Komponente steht (das ..Netz" kann alles wissen). Es wäre technisch relativ einfach, die Tendenzen zur Auflösung von festen hierarchischen Beziehungen durch eine Intensivierung von Kontrollverfahren zu ergänzen, wie sich dies etwa bei Personalinformationssystemen, die mit Arbeitsplatzerfassungssystemen gekoppelt sind, andeutet.

Dies muß nicht notwendigerweise so sein, da die Technologien auch neue Organisationsformen anbieten, wie etwa an den ..Expertensystemen" der künstlichen Intelligenz deutlich wird: Jede funktionale Einheit hat eine bestimmte Aufgabe, die sie eigenverantwortlich bearbeitet, die Aufgabenerfüllung ergibt sich durch Zusammenwirken aller Experten. Andere Modelle sind zum Beispiel in Parallelprozessoren zu finden. Die Rezepte sind noch nicht allgemein entwickelt, deuten sich aber an für denjenigen, der die Technologien nicht nur als Fortsetzung der Hierarchie mit anderen Mitteln, sondern in sich selber als Anstoß betrachten kann.

Verhältnis von formaler und informeller Organisation

Daß formale Organisation von Menschen nur dann funktioniert, wenn eine entsprechende informelle Organisation zwischen ihnen zugelassen und hergestellt wird, ist bekannt. Hier droht allerdings die größte Gefahr: räumlich disperse Arbeitsplätze, Heimarbeitsplätze, Wegfall der persönlichen Begegnung sind alle technisch machbar, gehen aber zu Lasten der informellen Strukturen. Selbst wenn man bereit wäre, das zu akzeptieren, wird es nicht gut gehen. Möglichkeiten, hier die Technologien selber einzusetzen, gibt es eine Reihe, etwa

- Freigabe der Technologien (intern und extern) auch für informelle Strukturen (wie Kommunikationsnetze, Spiele, Gruppenaktivitäten),

- räumliche Zusammenführung funktional einander ergänzender Arbeitsplätze (das heißt Organisation um Prozesse hemm und nicht um gleichartige Funktionen herum),

- anstelle von Heimarbeitsplätzen wahlweise auch lokale Kommunikationszentren, an denen Angehörige verschiedener Betriebe die technischen Mittel nutzen und so eine aus ihrer Arbeitssituation heraus stammende informelle Struktur etablieren können.

Grundsätze

- Bereits letzteres zeigt, daß die Umstellung der Bürotätigkeit auf die neuen Technologien nicht nur als einzelbetriebliches Problem betrachtet werden darf. Die intensivierte technische Kommunikation, die "Entgrenzung" des Büros erfordert die überbetriebliche Zusammenarbeit ebenso auf unternehmerischer Ebene wie auf Arbeitnehmerseite,

- Die Einführung der neuen Technologien in den Bürobereich ist keine isolierte Maßnahme vergleichbar der Ersetzung etwa einer mechanischen durch die elektrische Schreibmaschine, sondern (selbst wenn im Einzelfall so betrachtbar) bereits immer auch das EinfalIstor, aus dem sich mittelfristig die Umstellung der gesamten betrieblichen Organisation ergeben wird. Wir können heute die Entwicklung durchaus 50 weit absehen, daß wir hierfür mittelfristige Strategien anlegen können, die die Einzelmaßnahme bereits in diese Perspektive stellen.

- Die Vielfalt der neuen Technologien und die sich daraus ergebenden Konsequenzen sind von so erheblicher Komplexität, daß sie mit Sicherheit eine Fülle von Betrieben in ihrer eigenen Kapazität überfordern und diese Überforderung vermutlich auch vor etablierten Beratungsinstitutionen nicht haltmacht, Die Entwicklung eines neuen Beratungszweigs, der sich mit dem verträglichen Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien im Rahmen mittelfristiger betrieblicher Organisationsstrategien befaßt, ist daher eine Notwendigkeit, der sich Ausbildungsinstitutionen und Anwender bewußt sein sollten.

(Entnommen aus DSVR, Zeitschrift für Praxisorganisation, Betriebswirtschaft und elektronische Datenverarbeitung, Heft 9, 1983, Verlag C. H. Beck, München)