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07.10.1994

Teilloesungen zu einem Ganzen fuegen Das Dokumenten-Management versagt noch bei der Integration

Von Eberhard Rademeier*

Nur wenige Fachtermini wurden bislang so unterschiedlich interpretiert wie der Begriff "Dokumenten-Management". Die Erklaerungspalette reicht vom Edel-DTP bis hin zu Retrieval- Systemen. Das Anforderungsprofil an ein Dokumenten-Management- System ist weit gesteckt - die dafuer verfuegbaren Produkte, auch wenn sie noch so gut sind, kommen eher als Teilloesungen in Betracht. Was fehlt, ist die uebergeordnete Integration in ein Gesamtsystem.

Ein Dokument durchlaeuft in seinem typischen Lebenszyklus die Stationen Erstellen, Aendern, Freigabe, Verteilen, Archivieren und Wiederauffinden; einige davon mehrfach wie die Freigabe- und Aenderungszyklen. Prinzipiell gilt das fuer alle Arten von Dokumenten, gleichgueltig, ob es sich um einen Text, eine Zeichnung, einen Videofilm oder um eine Kombination aus allem handelt. Dokumenten-Management wird heute jedoch noch vielfach mit seinen Einzelkomponenten gleichgesetzt. Fuer jede von ihnen sind sehr gute Produkte am Markt. An Tools, mit denen sich Dokumente in allen Stationen bearbeiten lassen, fehlt es jedoch.

Die meisten der heute erhaeltlichen Textverarbeitungssysteme sind auf das reine Erstellen von Dokumenten spezialisiert, ihnen fehlen in der Regel alle Funktionen fuer die uebrigen Stationen. Die Archivierung erfolgt bei solchen Systemen ausschliesslich anhand des Dateinamens. Zur Recherche muss der Benutzer also wissen, welche Information in welchem Dokument steckt.

Einige Systeme bieten heute bereits Ansaetze fuer inhaltsbezogenes Suchen, indem jede Datei mit zusaetzlichen Informationen ueber Inhalt, Autor und die letzte Aenderung versehen wird. Mehr als ein Ansatz zum Dokumenten-Management ist das allerdings nicht. Noch schlechter sieht es bei der Unterstuetzung von Aenderungs- und Freigabeprozeduren aus. Die gesamte Aenderungshistorie eines Dokuments laesst sich meist nicht protokollieren, und aeltere Versionen werden ueberschrieben, falls die neue Version nicht unter anderen Namen gespeichert wurde. Automatismen, die alte Versionen grundsaetzlich erhalten, existieren nicht.

Besteht ein Dokument aus mehreren Komponenten, beispielsweise Text, Tabellen und Grafiken, die mit unterschiedlichen Systemen erzeugt wurden, so bieten DTP-Pakete unter Windows oder auf dem Macintosh durchaus die Moeglichkeit, einzelne Teile automatisch zu aktualisieren. Das DTP-System weiss, welche Tabellen oder Grafiken im jeweiligen Dokument verwendet werden, und es merkt, ob diese Komponenten seit dem letzten Aufruf veraendert wurden. Die Einzelkomponenten wissen jedoch nicht, in welche Dokumente sie eingebunden sind. Wird eine bestimmte Tabelle, die in drei verschiedenen Dokumenten benutzt wird, geaendert, so schlaegt sich diese Aenderung in allen drei Dokumenten nieder - gleichgueltig, ob eine Aktualisierung beabsichtigt ist oder nicht. Vollstaendig unter den Tisch faellt auch die Kontrolle, ob die veraenderten Teile eines Dokuments bereits freigegeben sind.

Ebenso unberuecksichtigt bleibt hier das Workgroup-Computing, also die Arbeit mehrerer Angehoeriger einer Arbeitsgruppe an einem Dokument. Selbstverstaendlich koennen in einer Netzwerkumgebung die Teammitglieder nacheinander auf das gleiche Dokument zugreifen. Aber bereits die Regelung der Zugriffsrechte bleibt Sache des Betriebssystems, der Netzwerksoftware oder von speziellen Revisions-Management-Systemen.

Ein weiterer Problembereich im Rahmen des Dokumenten-Managements ist das Archiv. Dort verbirgt sich ein unschaetzbares Kapital - und zwar in doppelter Hinsicht. Zum einen wird in jedem Archiv das Know-how eines Unternehmens dokumentiert. Zum anderen steckt in einem Archiv auch das Kapital in Form von bereits geleisteter und wiederverwertbarer Arbeit. Eine Voraussetzung fuer die Mehrfachnutzung ist jedoch das schnelle und komfortable Auffinden bereits existierender Dokumente. Wie vieles hier noch im argen liegt, zeigt sich zum Beispiel in der Fertigungsindustrie. Dort werden taeglich Bauteile neu konstruiert, anstatt auf Vorlagen fuer aehnliche Elemente zurueckzugreifen und diese zu aendern. Und das nur, weil die bereits existierende Konstruktion irgendwo in den Tiefen des Systems verschollen ist.

Fuer diesen Aufgabenbereich gibt es hochentwickelte Systeme. Soweit Schriftstuecke, Zeichnungen und Grafiken noch in Papierform vorliegen, werden sie gescannt und auf Mikrofilm, magnetischen oder optischen Datentraegern abgelegt. Folgt nach dem eigentlichen Scanvorgang, der nur Pixeldaten liefert, ein OCR-Lauf, so ist mit diesen Systemen in Altdokumenten ebenso wie in elektronisch erstellten Unterlagen eine Volltextrecherche moeglich. Bei einem Suchlauf genuegt die Eingabe eines einzelnen Wortes, um eine Auflistung aller Dokumente zu erhalten, in denen der Begriff vorkommt. Als Stand-alone-Loesung ersetzen solche Archivierungs- und Retrieval-Systeme im Grunde aber nur Papier- durch Pixel- Berge. Sie sorgen dafuer, dass die Suche nach Unterlagen oder Informationen komfortabler, schneller und sicherer ablaeuft, im eigentlichen Sinn automatisiert wird dagegen nichts.

Haeufig finden sich bei Loesungen, die als Dokumenten-Management- Systeme angeboten werden, die Funktionskombinationen Erstellen und Verteilen, Aenderung und Freigabe sowie Archivierung und Retrieval. Die fehlenden Features lassen sich, wenn ueberhaupt, nur mit relativ hohem Aufwand durch die Einbindung von Drittprodukten ergaenzen. Erheblich groessere Integrationsprobleme ergeben sich beim Versuch, hochspezialisierte, leistungsfaehige Einzelkomponenten zu einem Gesamtsystem zusammenzufassen.

Komplexe Werkzeuge in Framework einbinden

Von den Schwierigkeiten abgesehen, die sich durch den Einsatz heterogener Rechnerwelten, unterschiedlicher Betriebssysteme und ebensolcher Datenstrukturen der Anwendungsprogramme ergeben, ist bei der Integration von mehr oder weniger komplexen Einzelwerkzeugen ein entscheidender Punkt zu beachten: Grundsaetzlich muss sich eine DV-Loesung an die bestehende Unternehmensstruktur und an die Arbeitsablaeufe anpassen lassen.

Eine solche Modifikation kann in der Regel nur mit einer zusaetzlichen Software, auch Framework genannt, durchgefuehrt werden. Ein Framework wird den einzelnen Tools ueberlagert, steuert beispielsweise Zugriffsberechtigungen und Informationsfluesse, nutzt jedoch die darunterliegenden Werkzeuge nur zum Teil. Hoehere Kosten, steigende Fehleranfaelligkeit und laengere Implementierungszeiten sind die Folge.

Abhilfe kann hier nur ein integriertes Dokumenten-Management- System schaffen, von einer Integration sind wir allerdings noch weit entfernt.