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08.03.2007

Test: Google Apps - Office aus dem Netz

Thomas Hümmler 
Das klingt verlockend: 50 Dollar pro Mitarbeiter im Jahr für ein komplettes Office-Paket inklusive IT-Service. Google Apps verspricht ein ortsunabhängiges Web-basierendes Arbeiten.

Fünf Dinge braucht der moderne Büromensch: ein Telefon, einen PC mit Office-Paket, E-Mail sowie einen Internet-Zugang. Um den Mitarbeitern des eigenen Unternehmens diese Technik zur Verfügung zu stellen, ist eine Infrastruktur notwendig, die vom File-Server bis zur Telefonanlage, vom Office-Programm bis zur Groupware-Lösung reicht. Anschaffung und Lizenzen machen dabei häufig nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten aus, der größere Brocken entfällt auf die IT-Gemeinkosten. Dazu zählen das Personal vom Supporttechniker bis zum CIO, die regelmäßigen Datensicherungen sowie eventuell benötigte, komplexe Softwareanpassungen.

Google Apps Professional Edition

• E-Mail-Programm,

• Instant Messenger und VoIP-Telefonie,

• Einzel- und Gruppenterminplanung,

• Textverarbeitung,

• Tabellenkalkulation,

• Web-Publishing-Tool,

• Homepage,

• Kosten: 50 Dollar pro Nutzer und Jahr,

• Homepage: www.google.com/a.

Pro und Kontra

-- 10 GB Speicher pro E-Mail-Konto,

- 99,9 Prozent Verfügbarkeit für Google Mail,

- ohne zusätzliche Produkte interessant für Kleinstunternehmen.

- Anwendungen zum Teil noch auf Englisch,

- Werbeeinblendungen per Google Adsense,

- Unternehmensdaten liegen auf fremden Servern.

Suchmaschinist Google will diesen Aufwand verringern und die Kosten drastisch senken. Das Produkt Google Apps (http:// www.google.com/a) enthält in der für Unternehmen interessanten Professional Edition verschiedene Web-Dienste und Anwendungen: Pro Nutzer gibt es ein 10-GB-Konto für E-Mails, ein Instant-Messaging-Programm zum Chatten oder VoIP-Telefonieren, gemeinsame Kalender, um Besprechungen und Termine zu koordinieren, eine einfache Tabellenkalkulation und Textverarbeitung, um weltweit im Team an Dokumenten zu arbeiten, sowie ein Programm zum Veröffentlichen von Web-Seiten auf einer personalisierten Homepage.

Flaggschiff der Apps ist Google Mail, ein Web-basierendes Mail-System, wie man es auch von anderen Anbietern kennt. Es hat ein paar nette Funktionen wie etwa das Chatten mit Kontakten direkt aus dem Mail-Programm heraus oder das Abrufen der Mails vom Web-Browser eines Blackberry-Handys. Dafür garantiert Google eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent, also weniger als acht Stunden Ausfall im Jahr. Als störend hingegen kann der Benutzer Dinge wie die Google-Adsense-Technik empfinden, mit der in manchen Bildschirmmasken passend zu den empfangenen Mails inhaltsbezogene Werbung von Google eingeblendet wird.

Google Talk lässt sich wie das Mail-Programm ebenfalls mit einem Blackberry nutzen. Auch sonst bietet der Instant-Messenger einige sinnvolle Funktionen. Ist zum Beispiel ein Gesprächspartner nicht erreichbar, spricht man einfach eine Mitteilung in dessen Mailbox. Allerdings wird der Nutzer eingeschränkt: Kostenlose Voice-over-IP-Telefonie ist nur mit anderen Anwendern von Google Talk möglich.

Sinnvoll für Teamarbeit

"Docs & Spreadsheet" lautet die Bezeichnung für Web-basierende Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Beides sind einfache Anwendungen - vergleichbar mit den entsprechenden Komponenten aus KOffice, dem Office-Programm der KDE-Desktop-Umgebung für Linux. Sie beherrschen die Standardfunktionen, einem Vergleich mit Boliden wie Microsoft Office oder OpenOffice halten sie nicht stand - und sollen es auch nicht. Beide Anwendungen sind hingegen sinnvoll dort einzusetzen, wo im Team gearbeitet wird. So kann ein Benutzer beispielsweise ein Dokument öffnen und andere per Mail zum Mitschreiben im Dokument beziehungsweise zur Diskussion im seitlich angeordneten Chat-Fenster einladen.

Einschränkungen gibt es in Docs & Spreadsheet nicht nur in den Funktionen, sondern auch im verfügbaren Speicherplatz: Jeder Benutzer kann bis zu 1000 Dokumente und 1000 Bilder speichern, ein Dokument darf dabei 500 KB nicht überschreiten, ein eingebundenes Bild nicht mehr als 2 MB beanspruchen. Die Tabellenkalkulation legt die Obergrenze auf 100 Tabellen fest, ferner auf pro Dokument ausreichende 10 000 Reihen und 256 Spalten, allerdings maximal 50 000 Zellen. Es lassen sich Tabellen im Excel- und Open-Document-Format sowie Komma-separierte Textdateien importieren.

Zunächst nur in Englisch

Die Rechtschreibprüfungen gibt es für über 30 Sprachen. Trotzdem werden sich einige deutsche Anwender schwertun, denn die Programme selbst liegen zunächst nur in Englisch vor. Das gilt auch für die Online-Hilfe und den telefonischen Support - sie sind ebenfalls nur auf Englisch verfügbar.

Auch Google Apps kommt nicht ohne Administrationsaufgaben aus. Die können sich darauf beschränken, Domain und Nutzerkonten zu verwalten. Es ist mit mehr Aufwand aber ebenso möglich, Google Apps per API in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Verlockend erscheint die Möglichkeit, eine wartungsfreie Lösung zu erhalten. Der Werbetext zielt hier auf Unternehmen ab, die "bisher nicht über das Budget oder die technischen Kenntnisse zur Bereitstellung von E-Mail- und anderen Kommunikationsdiensten für ihre Mitarbeiter verfügten". Dafür bieten die rund um Google Apps versammelten Partnerfirmen Lösungen und Dienstleistungen von kostenlos bis 50000 Dollar an, die teilweise eine entsprechende Infrastruktur wie zum Beispiel Active Directory voraussetzen. Wer keine eigene IT-Abteilung hat, kann diese Services bei Google-Partnern buchen.

Allerdings wird das für deutsche Unternehmen zunächst nicht einfach. Google Apps zielt derzeit noch klar auf den US-amerikanischen Markt ab. Dort positioniert es sich als Konkurrenz gegenüber dem ähnlichen Dienst "Office Live Premium" von Microsoft. Der bietet für 480 Dollar im Jahr 50 E-Mail-Accounts mit je 2 GB Fassungsvermögen (über die Preise für Deutschland schweigt Microsoft noch). Google Apps bekommt man zu diesem Preis gerade mal für neun Benutzer, wenn auch mit einem enormen E-Mail-Volumen, das die meisten Anwender vermutlich nie ausschöpfen werden. Mittelständische Unternehmen mit 50 Mitarbeitern werden dann bereits mit 2500 Dollar zur Kasse gebeten.

Nicht außer Acht lassen sollte man den Sicherheitsaspekt. Google liefert zwar eine Infrastruktur, die etwa in Hinsicht auf die Verfügbarkeit beachtlich ist - Dinge wie das Wiederherstellen eventuell verlorener Daten und die Erreichbarkeit der Online-Konten sollten kein Problem mehr sein. Ob sich allerdings viele deutsche Unternehmen finden werden, die vertrauliche Daten auf US-amerikanischen Servern lagern möchten - Absichtserklärungen hin, Industriespionage her - , ist fraglich. (ue)