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10.08.2006

Test: Microsofts Blackberry-Alternative

Bereits vor über einem Jahr angekündigt, mausert sich Microsofts E-Mail-Push-Kombination aus Exchange und Windows Mobile, wie der CW-Test zeigt, langsam zur praxistauglichen Lösung.

Bei mobile E-Mail dominiert bislang bei den professionellen Anwendern die Blackberry-Lösung des kanadischen Herstellers RIM. Zwar hatte Microsoft bereits vor einem Jahr mit "Direct Push E-Mail" eine eigene Lösung angekündigt, die aus PDAs mit dem Betriebssystem Windows Mobile 5.0 ergänzt um das "Messaging & Security Feature Pack" (MSFP) sowie dem Exchange Server 2003 mit Service Pack 2 besteht - doch lange fehlten entsprechende Endgeräte und darauf zugeschnittene Angebote der Provider. Die computerwoche hatte jetzt Gelegenheit, Microsofts Mobile-E-Mail-Ansatz mit einem "Vodafone Managed Exchange Account "sowie den Windows-Mobile-PDAs "Qtek S200" von Handit und dem brandneuen "VPA III compact" von Vodafone zu testen.

Hier lesen Sie …

Plus Minus

Hosted Exchange

- Keine eigenen Server;

- gewohnte Bedienung per Outlook 2003 oder OWA;

- überall nutzbar;

- E-Mail-Push möglich.

- Oft muss Mail-Domain komplett transferiert werden;

- schwieriger Umgang mit fremden Mail-Adressen als Absender;

- Einrichtung der Push-Funktionalität auf dem Endgerät wenig strukturiert.

Steckbrief

Hosted Blackberry

Bislang konnten kleine und mittlere Unternehmen, die keinen eigenen Blackberry- Server betreiben wollten, den E-Mail-Push-Dienst von RIM nur eingeschränkt nutzen. Mit dem "Hosted Blackberry Enterprise Server" von RIM bekommt nun auch diese Klientel ihren eigenen, virtuellen Server und kann die gleichen Funktionen nutzen wie große Unternehmen, die den Enterprise Server in Eigenregie betreiben.

Noch vor RIM hatte das Flensburger Unternehmen Skyfillers die Idee, ein Blackberry-Hosting zu realisieren. Dazu wandten die Flensburger einen ebenso einfachen wie genialen Trick an: Sie betreiben selbst einen Blackberry Enterprise Server und kombinieren diesen mit einem Managed- Exchange-Mail-Konto.

Auf diese Weise benötigt der Anwender weder eigene Mail-Server noch einen Black- berry-Server, da er ja per Fernzugriff über Outlook 2003 oder OWA seine Postfächer verwalten kann. Die Weiter- leitung der Mails auf den Blackberry erfolgt dann direkt über Skyfillers, indem der Blackberry-Server auf das Managed-Exchange-Konoto zugreift.

Hosted-Exchange-Anbieter

• Schlund und Partner;

• 1&1;

• Vodafone;

• Thin Print;

• Arvato;

• Skyfillers.

Obige Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und dient nur zur ersten Orientierung.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/

572743: United Internet mobilisiert Exchange;

567401: Konkurrenz gegen Blackberry wächst;

557193: Microsoft bringt eigene E-Mail-Push-Technologie;

572774: Mobile Endgeräte für den Profieinsatz.

CW-TV

Einen Filmbeitrag zu den beiden getesteten Endgeräten S200 und VPA III compact finden Sie unter:

http://www.computerwoche. de/index.cfm?pid=700& videonr=234.

Exchange-Angebote

Microsofts Lösung kann im Vergleich zur Blackberry-Plattform in dreierlei Hinsicht punkten: Zum einen hat der Benutzer auch unterwegs das Windows-Look-and-Feel, wie er es vom Desktop her gewohnt ist. Zum anderen werden Mail-Anhänge wie PDFs, Word-Dokumente, Excel-Spreadsheets oder Powerpoint-Präsentationen nicht wie beim Blackberry konvertiert, sondern als Originaldatei weitergeleitet. Drittens benötigt der Anwender in der Windows-Welt nicht unbedingt einen eigenen Server, denn über Microsoft-Partner sind Hosted- oder Managed-Exchange-Postfächer erhältlich - ein Thema, bei dem RIM bisher passen musste (siehe Kasten "Hosted Blackberry").

Exchange-Angebote dieser Art offerieren beispielsweise Schlund und Partner, Vodafone, ThinPrint mit Cortado, 1&1 oder Arvato, um nur einige zu nennen. Bei der Auswahl des entsprechenden Anbieters sollte der Anwender jedoch nicht nur auf den Preis (die Tarife reichen von rund fünf Euro pro Monat bis zirka 20 Euro) und die Größe des Postfachs achten, sondern auch die Funktionalität des gehosteten Exchange-Dienstes berücksichtigen. Gerade preisgünstige Offerten beinhalten häufig nur die reine E-Mail-Funktion. Werden dagegen Features wie öffentliche Ordner, Gruppenverwaltung oder gemeinsame Terminverwaltung verlangt, so muss der User tiefer in die Tasche greifen.

Vodafones Lösung

Das von uns getestete Vodafone-Angebot Managed Exchange zählt zu den teureren Diensten, umfasst dafür aber die gesamte Exchange-Funktionalität. Zur Installation erhält der Anwen- der ein Set aus zwei CDs, das neben der eigentlichen Installa- tions-CD noch einen Outlook-2003-Client beinhaltet. Hat der User auf seinem PC bereits das Windows XP Service Pack 2 sowie Outlook 2003 installiert, kann er direkt mit der Einrichtung von Managed Exchange beginnen.

Installation

Hierzu meldet er sich zuerst auf der Vodafone-Business-Homepage als Administrator an, um die Unternehmensdaten sowie die Mail-Struktur festzulegen. Ein Vorgang, der gut überlegt sein will, denn hier gibt der Administrator auch die Subdomain für die Postfächer ein - und dies ist nur einmal möglich und kann später nicht geändert werden.

Bei der Wahl der Mail-Domäne hat der User zwei Optionen: Entweder er migriert eine bestehende zu Vodafone, zieht also mit seinen gesamten Postfächern um, oder er nimmt einen Vodafone-Account mit der Syntax "Firmenname.vodafonebusiness.de". Beide Verfahren haben ihre Vor- und Nachteile. Während für kleinere Unternehmen ein kompletter Umzug eventuell aus Kostengründen interessant ist, weil sie dann künftig kei- nen eigenen Exchange-Server mehr benötigen, werden größere Unternehmen (100 Postfächer kosten etwas über 1100 Euro pro Monat) häufig nur entsprechende Konten für die E-Mail-Push-Anwender einrichten wollen. Das Problem, dass der Anwender hierbei eine Vodafonebusiness-E-Mail-Adresse erhält, lässt sich mit einem Trick nach außen kaschieren: Eingehende Mails im Unternehmen werden als Kopie auf den Managed-Exchange-Account weitergeleitet. Ein Verfahren, das in unserem Test fast ohne Verzögerung funktionierte.

Um beim Beantworten von Mails nur die offizielle E-Mail-Adresse des eigenen Unternehmens zu verwenden, ist ein weiterer Workaround notwendig: Auf dem Client, egal ob Desktop oder mobiles Endgerät, ist ein zusätzliches Mail-Konto einzurichten, das als SMTP-Ausgangs-Server den unternehmenseigenen Server verwendet. Dann kann der Benutzer beim Beantworten von Mails auswählen, über welches Konto diese verschickt werden. Eine Hilfskonstruktion, die jedoch nicht beim Zugriff über Outlook Web Access (OWA) funktioniert. Einfacher wäre das Ganze, wenn der Anbieter des Hosted-Exchange-Accounts direkt die Möglichkeit offerieren würde, Mails mit einer externen Adresse zu versenden - was bei Vodafone leider nicht der Fall war, aber beispielsweise von Schlund und Partner angeboten wird.

User-Verwaltung

Sind diese Vorarbeiten abgeschlossen, kann der Administrator über eine Web-Oberfläche die Exchange-Postfächer der Mitarbeiter einrichten. Hier legt er auch gemeinsame Adressbücher, Kalender oder Ressourcen an. Die gemeinsame Ressourcenverwaltung kann etwa verwendet werden, um die Belegung von Konferenzräumen oder die Nutzung von Beamern zu organisieren.

Damit der User das gehostete Exchange-Postfach verwenden kann, sind in Outlook spezielle Einstellungen erforderlich, wozu ein Vodafone-Managed-Exchange-Outlook-Profil generiert wird. Dazu muss für den entsprechenden PC in der Firewall der Port 443 freigegeben sein. Hat der Benutzer das Profil erstellt, kann er es als Exe-Datei auf seinen Rechner herunterladen. Führt der Anwender die Datei aus, so wird das Vodafone-Exchange-Profil als Standard-Profil für Outlook eingerichtet. Bereits existierende Profile bleiben bestehen, müssen aber separat aufgerufen werden.

Portierung vorhandener Daten

Eine einfache Möglichkeit, um Adressbücher, Kalendereinträge oder E-Mails auf den Hosted-Exchange-Account zu portieren, ist das Starten von Outlook mit dem ursprünglichen User-Profil. Exportiert der Anwender dann seine Daten in eine PST-Datei, kann er sie beim nächsten Outlook-Aufruf mit dem Vodafone-Exchange-Profil importieren. Und siehe da, die alten Daten sind alle übernommen und stehen nun jederzeit und überall zur Verfügung. Uns begeisterte vor allem, dass mit Hosted Exchange selbst im Internet-Cafe mit einem Web-Browser via OWA auf das persönliche Postfach und die Terminplanung zugegriffen werden konnte. Dabei unterscheidet sich die Oberfläche kaum vom gewohnten Outlook-Client. Selbst am Arbeitsplatz ließ sich beim Arbeiten mit Vodafones Managed Exchange kein Unterschied im Vergleich zu einem lokalen Exchange-Server feststellen.

Funktioniert der Zugriff vom Desktop auf den gehosteten Exchange-Account, kann der Benutzer die Einrichtung seines Pocket-PCs oder Windows-Smartphones für den E-Mail-Push angehen. Vodafone hat hier gleich zu Beginn für den Benutzer eine unnötige Hürde eingebaut: Die Zugangsdaten, um den PDA mit dem Exchange-Server zu synchronisieren, entsprechen nicht den Informationen, mit denen sich der User per OWA oder Outlook 2003 am Exchange Server anmeldet.

Mobile Push einrichten

Zwar weist Vodafone darauf hin, dass Administratoren diese Informationen über die Verwaltungsoberfläche der Postfächer für jeden Benutzer erhalten, doch dieser Hinweis könnte deutlicher ausfallen, um langwieriges Suchen zu vermeiden. Grundsätzlich müssen sich Microsoft und Partner die Frage gefallen lassen, warum es nicht möglich ist, für die mobilen Endgeräte - ähnlich zum Profil für Outlook 2003 - eine vorgefertigte Installationsroutine zu generieren.

Mit der Suche der Kontodaten für Activesync ist es nämlich leider nicht getan. Die nach wie vor wenig durchdachten Netzwerk- beziehungsweise Activesync-Menüs von Windows Mobile nötigen den Benutzer zu einer wahren Odyssee durch zahlreiche Untermenüs, damit sein Endgerät E-Mails per Push-Verfahren empfängt. Wie verschachtelt das Ganze ist, verdeutlicht ein Beispiel: Im Activesync-Menü wählt der Benutzer zwar, wie sich sein Gerät zu Spitzen- und Normalzeiten verhalten soll, doch um die Spitzenzeiten zu definieren, muss er ein Untermenü aufrufen, das sich hinter dem Begriff Zeitplan verbirgt.

Vorsicht Kostenfalle

Ein anderer Punkt, der letztlich über die Höhe der monatlichen Mobilfunkrechnung entscheidet, versteckt sich unscheinbar bei den Server-Einstellungen für E-Mail unter den Einstellungsoptionen. Hier legt der User fest, wie alt die zu synchronisierenden E-Mails sein dürfen und wie viele Kilobyte einer Mail oder ihrer Anhänge automatisch übermittelt werden.

Passt der Anwender dabei nicht höllisch auf und berücksichtigt bei der Optionswahl den gewählten Tarif (beispielsweise Volumentarif versus Flatrate oder mobilen E-Mail-Tarif), entpuppt sich die mobile Erreichbarkeit schnell als teures Vergnügen. Schließlich überträgt die Microsoft-Lösung Mail-Anhänge im Gegensatz zum Blackberry als Originaldatei, weshalb der Benutzer den Download besser manuell vornehmen sollte. Dies erreicht er dadurch, dass er die Option "Dateianlagen einschließen" nicht aktiviert.

Ferner sollte der User genau darauf achten, welche Einstellung er für den Roaming-Betrieb, also die Nutzung im Ausland, verwendet. So erreichten uns Klagen von Anwendern, die sich nach einem sorglosen Umgang mit diesen Einstellungen mit Mobilfunkrechnungen in Höhe von 900 Euro und mehr konfrontiert sahen, weil der ausländische Roaming-Partner den Datenverkehr in 5-Kilobyte-Paketen abrechnete.

Nachdem wir die Einstellungshürden gemeistert und einen ersten Synchronisationsvorgang per Activesync angestoßen hatten, war der Pocket-PC ein zuverlässiger Begleiter, der uns über eingehende E-Mails - für den Test war die Option "Bei Elementeingang sofort synchronisieren" aktiviert - fast ohne Verzögerung informierte. Dem Tester, einem überzeugten Outlook-Benutzer, gefiel dabei besonders, dass sich das gesamte Handling von Mails, Kalendereinträgen oder Adressbuch auf dem Endgerät - im Gegensatz zum Blackberry - kaum von der gewohnten Desktop-Umgebung unterschied.

Akutelle Endgeräte

Als Endgeräte stellten uns Handit.de ein "Qtek S200" und Vodafone einen brandneuen "VPA III compact" zur Verfügung, die von der taiwanischen PDA-Schmiede HTC produziert werden. Beide Produkte verwenden Windows Mobile 5.0 als Betriebssystem und sind sowohl Telefon als auch mobiler Kleinstrechner, mit dem der Geschäftsreisende unterwegs im Internet browsen oder Word-, Powerpoint- und Excel-Dateien studieren kann.

Allerdings kann sich der Benutzer Powerpoint-Dateien lediglich anzeigen lassen, jedoch nicht weiterverarbeiten wie Excel- und Word-Dokumente. In Sachen Excel wartet Windows Mobile 5.0 im Vergleich zu früheren Pocket-PC-Betriebssystemen mit einer Neuerung auf: Auch auf dem mobilen Endgerät ist der Benutzer in der Lage, aus den Spreadsheet-Daten Grafiken zu generieren. Nach wie vor unterstützt das Mobile Office jedoch nicht alle Funktionen seines Desktop-Pendants. Dank der bereits angesprochenen E-Mail-Push-Funktion ist der User zudem jederzeit per E-Mail auf dem Laufenden.

Unterschiede im Detail

Auf dem Papier warten damit beide Geräte, sieht man einmal von der Rechenleistung ab (siehe "Steckbrief"), mit den gleichen Funktionen auf. Auch in Sachen Akkuleistung nahmen sich die Probanden nicht viel: Mit aktiviertem E-Mail-Push reichte eine Stromladung für einen längeren Arbeitstag inklusive Telefonieren. Somit spricht auf den ersten Blick vieles für das S200, denn es ist in seinem schwarzen Design nicht nur das schickere Gerät, sondern auch etwas kleiner und leichter als der VPA III. Aufgrund seiner Größe kann es zudem beim Telefonieren noch wie ein Handy benutzt werden, so dass der Griff zum beiliegenden Headset nicht unbedingt erforderlich ist.

Wer allerdings unterwegs viele E-Mails beantworten will, dürfte mit dem S200 kaum glücklich werden, denn das Schreiben mit der Bildschirmtastatur ist eine Qual. Hier kann der VPA III seine Stärke ausspielen: Er besitzt eine eingebaute Tastatur. Zudem unterstützt er mit UMTS und HDSPA die schnelleren mobilen Übertragungsverfahren als das S200, das lediglich das langsamere GPRS und Edge beherrscht. Letztlich haben also beide Modelle ihre Stärken und Schwächen, aber ein Blick auf den Preis erleichtert vielleicht die Entscheidung: Das S200 kostet ohne Mobilfunkvertrag knapp 480 Euro, während der VPA das Konto mit fast 900 Euro belastet, falls der User keinen neuen Vertrag abschließt.

In Kombination mit einem Hosted-Exchange-Account sind aber beide Geräte eine interessante Alternative zur Blackberry-Lösung. Das Microsoft-Angebot dürfte vor allem User ansprechen, die mit dem Look-and-Feel von Windows groß geworden sind, oder aber Unternehmen, die auf eine reine Microsoft-Infrastruktur setzen.