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11.02.1983 - 

"Anlac"- Möglichkeiten noch nicht voll ausgeschöpft:

Teures Redesign führte zu SSW-Einsatz

Ein echtes Redesign vorhandener Software ufert schnell in Investitionsgrößen aus, mit denen zu Beginn einer Umstellung meist keiner rechnet. So brachte auch die Ausweitung des Steigenberger-Konzerns eine Neuorientierung der betrieblichen EDV mit sich: Die Verantwortlichen errechneten gemeinsam mit den Fachabteilungen, daß ein Redesign der vorhandenen Software zwei Mannjahre verschlingen würde. Deshalb setzte man schließlich ein Standardpaket für die Anlagenbuchhaltung ein. Die Erfahrungen beschreibt der EDV-Leiter der A. Steigenberger Hotelgesellschaft KGaA, Ton Tilburgs, im folgenden Beitrag.

Zwar nutzt die Steigenberger Hotelgesellschaft bislang nur rund 60 Prozent der Funktionen, die die Standard-Anlagenbuchhaltung "Anlac" bietet, doch läßt sich nach einjähriger Nutzung des Systems jetzt sagen, daß das Programmsystem für den Hotelkonzern zu einer wichtigen Datenquelle für Managementinformationen geworden ist. Wir werden Anlac, das wir in Lizenz von der Offenbacher AC-Service GmbH erworben haben, in naher Zukunft noch intensiver nutzen. In erster Linie denken wir dabei an eine Investitionskontrolle und die Überprüfung der Versicherungswerte des Anlagevermögens.

Die Ende der 70er Jahre erfolgte Ausweitung des Steigenberger-Konzerns um weitere zwölf Hotel- und Restaurantbetriebe blieb auf die betriebliche EDV nicht ohne Folgen. Wachsende Benutzeranforderungen verursachten Kapazitätsprobleme, und so musterten wir 1979 unsere alte DV-Anlage aus und nahmen eine /370-125, später eine 4331 herein. Alle Applikationen waren auf IBM-Kompatibilität zu konvertieren. Dies führte bei der Anlagenbuchhaltung zu Problemen, denn so gut wie alle Anlagenprogramme waren in Easycoder geschrieben, was eine doppelte Umsetzung erforderlich machte.

Im Nu hatten wir mit unserem Anlagenbuchhaltungssystem den bekannten Anwendungsstau und konnten den Jahresabschluß erst etwa drei Monate nach dem Jahresabschluß der Wirtschaftsprüfer vornehmen. Was uns als Anlagenbuchhaltungssystem zur Verfügungstand, hatte keinerlei Ähnlichkeit mit einem "decision support system" sondern war zu einer Art Textsystem degeneriert: Die Wirtschaftsprüfer errechneten die Zahlen unseres Anlagenspiegels, und die EDV sorgte, dafür, daß der betreffende Spiegel ausgedruckt wurde.

Teures Redesign führte zur SW-Suche

Diesem unbefriedigenden Zustand rückten wir zu Leibe und fanden, unterstützt von Fachabteilungen, Wirtschaftsprüfern und einem früher bereits erarbeiteten Anlagenbuchhaltungskonzept, heraus, daß ein echtes Redesign unserer Software uns mindestens zwei Mannjahre und damit 100 000 Mark kosten würde. Darum wandten wir uns dem Standardsoftware-Markt zu, der damals etwa 35 Packages bot, die zwischen 10 000 und 70 000 Mark kosteten und zum Teil auch Dialogeigenschaften hatten.

Wir waren uns über zwei Dinge im klaren: Ein Fertigpaket würde uns Kompromisse abnötigen; und die Systemauswahl könnte leicht teurer werden, als das Standardprodukt

schließlich kosten wurde.

Darum wurde beschlossen, auf die Erstellung eines aufwendigen Pflichtenheftes zu verzichten, ebenso auf eine Ausschreibung und auf die Zusammenstellung von Testdaten und ihre Auswertung. Statt dessen informierten wir uns in Kundenseminaren verschiedener Anbieter und entschieden uns dann Ende 1981 für Anlac.

Modifikationen in Grenze

Vor Inbetriebnahme mußte AC-Service einige für uns bedeutsame, Modifikationen an Anlac vornehmen, die aber innerhalb der Grenzen des Standards lagen.

Ein Kennzeichen mußte hinzugefügt werden, um Anlagenzugänge und Teilabgänge klassifizieren zu können nach Zu- oder Abgang von:

- Firmenfremden,

- Umsetzungen im Konzern,

- Umsetzungen in der Gesellschaft.

Es wurde eine Erweiterung des Systems geschaffen, die es ermöglichte, Anlagen im Bau zu bewerten. Auch für die geringwertigen Wirtschaftsgüter (Glas, Silber, Porzellan) wurde erreicht, daß diese Güter in einer Periode abgeschrieben werden und nicht nochmals der Sechs-Monate-Alinierungsregel unterliegen.

Trockenübung vor Vertragsschluß

Vor Unterzeichnung des Vertrags haben wir jede mögliche Variante der Abschreibung im AC-Rechenzentrum in Offenbach durchgespielt. Diese Vorgehensweise ist je für den Endbenutzer möglich, ohne Belastung des eigenen Systems und ohne zusätzliche Kosten sich ausgiebig mit der Materie zu befassen. Der Aha-Effekt wird durch den Lerneffekt ergänzt, der sich als geringerer Aufwand nach der Implementierung auf das eigene System auszahlt.

Das Offenbacher Unternehmen stellte uns ein Band zur Verfügung, auf dem 70 Moduln, zehn Programme und drei Testsegmente gespeichert waren. Diese Programme wurden in unser Programmverwaltungssystem übernommen und umgewandelt.

Da wir die allererste DOS-Installation von Anlac bekommen haben, ergaben sich einige syntaktische Umwandlungsfehler, die aber innerhalb einer Woche durch Zusendung eines neuen Bandes behoben waren. Die zugehörige Job-Control haben wir anhand des Datenflußplanes ohne weitere Unterstützung erstellen können. Wir haben darauf geachtet, daß das Anstoßen eines. Verarbeitungsvorganges möglichst dem Benutzer zugeordnet wurde. Dieser Vorgang hat nach Empfang des ersten Bandes bis zur Fertigstellung und Bereitstellung der Programme und Job-Control zwei Kalenderwochen in Anspruch genommen.

Außerdem wurde ein Schnittstellenprogramm geschrieben, bei dem aus den alten Anlagedateien Sätze in einem Eingabeformat für Anlac erstellt wurden. So mußten etwa unsere internen Betriebsnummern erweitert, die Bilanzpositionen in die Anlagenkontonummer integriert und einige Werte neu errechnet werden.

Mit Hilfe dieses Programms haben wir 95 Prozent aller Anlagegüter übernehmen können. Der Rest wurde durch manuelle Erstellung von Erfassungsbelegen in den Fachabteilungen im normalen Verarbeitungsrhythmus erledigt. Erstaunlicherweise traten trotz Jahresabschlußarbeiten keine Engpässe in der Verarbeitug auf.

Die Einführung des Standardsystems in den 37 Steigenberger-Betrieben haben wir durch den Einsatz der IBM-5285-Datenerfassungsgeräte optimal gestalten können. Die 5285 war in unseren Betrieben schon vorhanden. Wir haben lediglich die Eingabeformate der Anlac-Erfassungsbelege auf Erfassurtgsmasken übertragen.

Die Eingaben werden vom Erfassungsprogramm mittels Feldabgrenzungen, Prompt-Meldungen und syntaktischer Fehlerprüfungen gesteuert. Somit wird vermieden, daß die Verarbeitungsvorgänge im Hostrechner aufgrund von Eingabefehlern wiederholt werden müssen. Andererseits wird der Anwender bei seiner Erfassungstätigkeit weitgehend so geführt, daß er nur noch in besonderen Fällen in seinem Handbuch nachschlagen muß.

Der Abruf eines Verfahrens für unsere rund 7500 Anlagegüter erfordert etwa eineinhalb Stunden reine Laufzeit, wobei das System zu 65 bis 95 Prozent belastet ist. Der Output liegt nach 80 Minuten gedruckt vor (3178 Seiten).

Auswertungen monatlich

Die Auswertungen finden wegen der Ergebnisrechnung und Investitionskontrolle einmal monatlich statt. Die minimale Partionsgröße ist 512 K, bedingt durch das Space-Management unter VSAM und die größeren GET-VIS-Bereiche, die das System benötigt.

AC-Service hat die Dokumentation aufgeteilt nach AV und Benutzer. Diese Dokumentation ist übersichtlich und reicht völlig aus. Sie ist sogar unter Umständen für einen Sachbearbeiter etwas zu umfangreich. Unsere Empfehlung: Das Benutzerhandbuch sollte als Basis benutzt und dann betriebsspezifisch aufgebaut werden. Die Remote-Maintenance, die AC uns bietet, gibt zu keinen Klagen Anlaß.

Wenn eine Fehlermeldung richtig und spezifiziert weitergeleitet wird, können die Offenbacher den Fehler simulieren. Es liegt dann meistens innerhalb von drei Stunden eine Lösung vor.

Die monatlichen Ergebnisrechnungen- dies sei wegen der enormen Bedeutung für uns abschließend noch einmal unterstrichen- können jetzt mittels der Standard-Datenschnittstelle um reale Abschreibungssummen ergänzt werden, anstatt prognostizierte Zahlen verwenden zu müssen. Die Endbenutzer erhalten monatlich die Fortschreibung ihres Anlagevermögens in Jeder gewünschten Auf- und Darstellung: entweder mit Ausdruck aller Anlagegüter oder nur mit Summenbildung pro Anlagekonto und/oder nur mit Summenbildung pro Betrieb. Dies dämpft die von anderen Systemen her bekannte Papierflut.