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Software für Warenwirtschaft/Einerseits mittelstandstauglich, andererseits flexibel genug

Textilunternehmen verläßt sich auf Branchenzuschnitt und Objektorientierung

03.12.1998
Die bisherige Unternehmensstruktur der HB Schutzbekleidung, Thalhausen/Westerwald, reichte nicht mehr aus, um schnell und effektiv individuell angepaßte Kleidungsstücke herzustellen. Klaus Berthold* berichtet über Auswahl und Einsatz einer integrierten Standardsoftware, die einerseits mittelstandstauglich, andererseits flexibel genug ist, die Belange des Unternehmens zu erfüllen.

Der weltweite Wettbewerb, der in der Textilbranche schon sehr frühzeitig einsetzte, veranlaßte die HB Schutzbekleidung schon vor einigen Jahren, Teile der Produktion ins Ausland zu verlagern. Die Administration befindet sich hingegen weiterhin in Thalhausen/Westerwald, insbesondere Disposition, Vertrieb und Materialbereitstellung. Bekannt ist der Mittelständler für schnelle Umsetzung individueller, exakt auf den Kunden zugeschnittener Kleidungswünsche. Zu den Kunden gehören auch die großen deutschen Automobilhersteller BMW und Audi.

Stark steigende Nachfrage stellte das Unternehmen allerdings vor ein Problem: Die bisherige Unternehmensorganisation reichte nicht mehr aus, um schnell und effektiv die individuell angepaßten Kleidungsstücke herzustellen.

IT-gestützt arbeitet die größtenteils mittelständisch organisierte Textilbranche nur in wenigen Bereichen. So auch hier: Karteikarten für die Bestandsführung sowie Aktenordner und Rohrpost für die innerbetriebliche Korrespondenz strukturierten Arbeitsabläufe und Betriebsvorgänge. Vieles wurde weiterhin händisch abgearbeitet.

Dies lag nicht zuletzt an der IT-Infrastruktur. Ein Altsystem - eine Handelssoftware - war zwar im Einsatz, sie berücksichtigte jedoch weder die Materialwirtschaft und Produktionsplanung noch die Kostenrechnung. Die Anpassung der gesamten Abläufe in der Warenbewirtschaftung, Lohnbuchhaltung und Zeitwirtschaft an die Erkenntnisse moderner Büroorganisation waren dringend notwendig. Die Geschäftsführung von HB Schutzbekleidung setzte dabei auf Informationstechnologie des State-of-the-art. Klar war, daß eine moderne IT-Infrastruktur erforderlich war, die zum Rückgrat des Unternehmens werden sollte. Die Grundsatzentscheidung für die Implementierung einer neuen, umfassenden Lösung fiel im Herbst 1997.

Zunächst wurde eine Projektgruppe aus verschiedenen Unternehmensbereichen gebildet. Ihr Auftrag: Sie sollte aus einer eingehenden Analyse der Schwachstellen der internen Unternehmensorganisation ein Pflichtenheft mit dem Anforderungsprofil und ein umfassendes Konzept zur Optimierung der Geschäftsabläufe entwickeln. Ihr Ergebnis bestätigte die zuvor erwähnten Probleme und definierte abgestufte Maßnahmen für die Einführung der Software.

Im Kern ging es um die DV-gestützte Organisation der internen Prozesse, von der Hauspost über die Lohnbuchhaltung und Bestandsführung bis zur Verwaltung von Schnittvorlagen. Die Formel "Weg vom Papier, hin zur Datenverarbeitung" verkürzt das Konzept indes unzulässig. Denn bisher wurde durchaus mit Office-Anwendungen und mit dem Altsystem für die Verwaltung der Produkte gearbeitet.

Zentraler Gedanke ist die Integration aller Bereiche in ein Informationsmodell, das auf einer offenen und erweiterbaren Architektur basiert. Eine wesentliche Schwachstelle traditioneller, papiergestützter Bürokommunikation ist die Redundanz der Daten durch verteilte, mehrfache Haltung. Die Integration auf Grundlage einer von allen Abteilungen genutzten Datenbasis und einer Standardsoftware für die Betriebsorganisation sorgt dagegen für einheitliche Informationen, strafft die Betriebsabläufe und setzt Potentiale frei. So sollten bisher getrennt voneinander arbeitende Abteilungen, etwa Auftragserfassung und -änderung, Einkauf, Bestandsführung und Kostenrechnung, Vertrieb, ebenso wie Lohnbuchhaltung, über eine Standardsoftware verbunden werden.

Der Ablauf sollte gestrafft werden

Eine wesentliche Anforderung war deren Flexibilität und Erweiterbarkeit, um schnell auf Kundenwünsche reagieren und sie intern weiterentwickeln zu können.

Wirtschaftliches Ziel der Einführung der Software war die Umsatzsteigerung und Pünktlichkeit ohne zusätzlichen Personalbedarf durch eine DV-gestützte Ablauforganisation. Die Integrationsmöglichkeit von EDI (Electronic Data Interchange) sowie offene Schnittstellen zu Datenerfassungssystemen (Scanner) mußten vorhanden sein.

Über Broschüren, Marktübersichten in der einschlägigen Fachpresse und auf Messen verschaffte sich der Konfektionär einen Überblick über aktuell verfügbare, moderne Software und untersuchte sie vor dem Hintergrund des Pflichtenhefts. Bekanntere Standardsoftware-Pakete schieden im Rahmen der Entscheidungsfindung aus, da ihr Funktionsumfang einerseits zu mächtig, andererseits aber nicht flexibel genug für die Textil- und Bekleidungsbranche ist. In die engere Wahl kamen schließlich betriebswirtschaftliche Spezialpakete für die Industrie, darunter die Standardsoftware "Tibis-MMs" der Münchner Softwareschmiede Ctos GmbH, für die sich HB Schutzbekleidung entschied.

Ausschlaggebend war neben dem Leistungsspektrum, das dem Anforderungsprofil des Bekleidungsunternehmens sehr nahe kommt, vor allem die komponentenbasierte Architektur. Diese ermöglicht eine strikte Trennung zwischen der Abbildung eines Geschäftsprozesses und der einzelnen Komponenten, was die Anpassung anwenderspezifischer Einstellungen enorm vereinfacht. Ändert der Anwender etwa die Bearbeitungsmaske für die Auftragserfassung, generiert das System vorhandene, parametrisierte Bausteine und fügt daraus eine veränderte Maske zusammen. Für den Anwender entfällt dadurch die direkte Programmierarbeit. Die Software erfüllt damit zwei wesentliche Anforderungen: Flexibilität und leichte Erweiterbarkeit. Tatsächlich paßt sie sich also an die Geschäftsprozesse des Unternehmens an und nicht umgekehrt.

Die Implementierung der Software erfolgte ab März 1998 während des laufenden Produktionsbetriebs. So wurden in den Monaten April und Mai die Lohndaten traditionell mit Lohnkarten und parallel dazu computergestützt erhoben; ebenso wurde die Bedarfsermittlung phasenweise in die digitale Datenverarbeitung überführt. Seit dem 1. Juli 1998 arbeitet die Software produktiv. Alle betriebswirtschaftlichen Geschäftsvorgänge bis auf die Finanzbuchhaltung sind jetzt Teil des integrierten Systems. Dazu gehören die komplette Logistik von der Auftragserfassung bis zum Versand, Einkaufsabwicklung, Zeitwirtschaft und Bruttolohnabrechnung.

Allerdings ist der Versand noch nicht voll digitalisiert. In einer zweiten Phase ist geplant, diesen durch Scanner-Unterstützung weiter zu optimieren. Aktuell wird in einem Tochterunternehmen das Gesamtsystem eingeführt und dabei auch die Finanzbuchhaltung getestet - bei positivem Ergebnis soll diese ebenfalls im Stammhaus genutzt werden.

Kleinere Probleme entstanden dadurch, daß einige Mitarbeiter mit der althergebrachten Arbeitsorganisation im Kopf an das neue System herangingen. So mußten sie sich eine strikte Vorgehensweise bei der Auftragserfassung erst "erarbeiten". Schulung "on the job" und auch die verständliche objektorientierte Architektur halfen rasch, diese Anfangsschwierigkeiten zu überwinden.

Fazit: Man kann schon jetzt, nach wenigen Monaten einen enormen Produktivitätsschub feststellen. Wo früher vieles zwei-, dreimal in die Hand genommen wurde, beschleunigt die Software heute viele Geschäftsprozesse, viele wurden allein deswegen gestrafft, weil sie integriert ablaufen. Dies zeigt sich unmittelbar bei der optimierten Benutzerführung. So verlangen zum Beispiel die Bearbeitungsmasken in der Bestandsführung bestimmte, vom System überprüfte Angaben, bevor die Transaktion abgeschlossen wird. So ist es möglich, vorgeschriebene Geschäftsprozesse einzuhalten und gleichzeitig zu verhindern, daß notwendige Informationen versehentlich nicht eingetragen werden. Insgesamt vereinfacht und verbessert die Standardisierung die Arbeitsabläufe.

Geschäftsprozesse automatisiert

Ein weiterer Vorzug ist die weitgehende Automatisierung von Geschäftsprozessen. In Stücklisten sind größenunabhängige und größenabhängige Zutaten hinterlegt, aus denen sich leicht bestimmte Modelle generieren lassen. Sollen etwa für einen Schutzanzug in den vom Kunden gewünschten Größen alle Komponenten zusammengestellt werden, generiert das System automatisch aus der Stückliste mit größenunabhängigen Gleichteilen - Knöpfe, Futter, Stoff - den Verbrauch der benötigten Komponenten. Der Verbrauch größenabhängiger Komponenten wird über Berechnungsalgorithmen aus den zur Verfügung stehenden Stamm- und Stücklisteninformationen ebenfalls automatisch generiert. Eine sich daran anschließende Verfügbarkeitsprüfung erlaubt die sofortige Reaktion auf die (dispositiv) fehlenden Materialien.

Durch den Einsatz der Software gelang die Optimierung der gesamten Geschäftsprozesse. Die manuelle Bearbeitung von Vorgängen gehört in vielen Bereichen mittlerweile der Vergangenheit an.

Das System

Die Standardsoftware Tibis MM von Ctos, München, arbeitet auf einem HP-Server, ausgestattet mit 512 MB Hauptspeicher und SCO-Unix-Betriebssystem, auf einer Oracle-Datenbank, Version 7.3. Eingebunden ist sie in ein Novell-Netzwerk mit 30 Windows-95-Client-Rechnern.

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HB Schutzbekleidung ist ein mittelständischer Hersteller von Schutzbekleidung für verschiedene Berufsgruppen. Das Produktprogramm umfaßt Schweißer-, Flammschutz- und Reinraumbekleidung sowie Säureschutzkleidung für die chemische Industrie. Im Zuge der Modernisierung der IT-Infrastruktur hat das Unternehmen eine integrierte Standardsoftware eingeführt, die speziell auf die Textil- und Bekleidungsbranche zugeschnitten ist. Seit drei Monaten im Produktionsbetrieb, zeichnet sich der erhoffte Erfolg ab: Die Betriebsorganisation wurde optimiert, die Warenbewirtschaftung erfolgt effizienter.

*Klaus Berthold ist Geschäftsführer der HB Schutzbekleidung in Thalhausen/Westerwald.