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09.11.1979 - 

Vor der Verbindung stehen Probleme:

Textverarbeitung: Auf der DV-Seite kein Pendant

Die insbesondere Information kann teuer sein. So wirkt unverständlich, daß die vorhandenen Techniken zur schnellen Unterrichtung, zur maschinellen Dokumentation und zur vereinfachten Archivierung nicht voll genutzt werden. Norbert Hartmann* untersucht die Schwierigkeiten automatisierter Informationsverfahren.

Voraussetzung für die Verwirklichung der genannten Möglichkeiten ist die Speicherung der benötigen Informationen auf einer DV-Anlage. Individuelle Informationsbedürfnisse lassen sich am einfachsten erfüllen, wenn der die Information anfordernde Personenkreis über Terminals Zugang zum "Gedächtnis" hat. Können Online-Systeme verwendet werden, die für andere Zwecke angeschafft wurden, sind die den Kosten der zusätzlichen Verwendungsart gering. Der Produktivitätsgewinn besteht hauptsächlich im Abbau von Sucharbeiten und Wartezeiten bei Arbeitskräften, die in der oberen Hälfte der Gehaltsskala anzusiedeln sind.

Die Verwirklichung neuer Konzepte zum Erstellen von maschinellen Dokumentationen beziehen sich auf den Einsatz einfach zu handhabender, unternehmenseinheitlicher Textformatierungsprogramme und auf das Herstellen einer Verbindung zwischen Text- und Datenverarbeitung (hard- und softwareseitig). Die Verbindung scheint wesentlich, um den vielfach vorherrsche Informationsverlust abzubauen. Er entsteht, wenn Informationen, die bereits auf der Textverarbeitungs(TV-)seite maschinell erfaßt wurden, auf der DV-Seite noch einmal erfaßt werden müßten, wollte man sie in die dort vorhandenen Retrieval-Möglichkeiten integrierten. Auch DV-Textinformationen können dann auf der Textverarbeitungsseite (TV) kostengünstiger erfolgen.

Die Archivierung wird beim Vorhandensein von Retrieval-Systemen auf der DV-Seite und einer voll funktionsfähigen Verbindung, zwischen Text- und Datenverarbeitung begünstigt. Das (historische) Archiv muß dann nicht mehr notwendigerweise den selben Aktualitätsgrad besitzen wie vor Einführung eines jederzeit abfragbaren Retrieval-Systems mit aktuellem Inhalt.

Da andererseits alle Textverarbeitungsdokumente auf der DV-Seite in der gleichen Weise formatierbar sind, können sie dort mikroverfilmt werden. Dadurch lassen sich alle Archivinhalte in festzulegenden Zyklen vollständig aus-

Verbindung mindert Informationsverlust

tauschen. Archive in der seitherigen Form haben nur noch für Handakten (Recopies, Manuskripte, Query-Ergebnisprotokolle), in nächster Zukunft noch für externe Dokumente (soweit keine Abstracts angefertigt werden) und Abbildungen eine Existenzberechtigung. Die Archivierungskosten dürften sinken, weil Mikrofilmarchive kostengünstiger zu führen sind.

Ein Unternehmen, das mittelfristig diesen Weg der Informationsverarbeitung beschreiben will, muß sich zunächst klarwerden, welche Informationen maschinell erfaßt und weiterverarbeitet werden sollen. Den Löwenanteil dürften hierbei die über die Textverarbeitung anfallenden Dokumente ausmachen. Ferner sind DV-Texte, wie Programm-

Archivierung begünstigt

akten, Projektdokumentationen, Leitfäden und Handbücher, zu nennen, die nicht in Papierform verteilt werden. Auf der DV-Seite entsteht zunehmend das Bedürfnis, Informationssubjekt-Kategorien in zentrale Dictionary-Systeme aufzunehmen, die mehr Bezugs- oder Verknüpfungsinformationen beinhalten als Textinformationen.

Auf der Seite der Programmierung sollten die in den Programmierung enthaltenen Textinformationen, Copy-Elemente und Querverweise für Text-Edierungszwecke sowie zur Aufnahme in ein Dictionary-System genutzt werden.

Bei einigen Unternehmen dürfte auch die maschinelle Erfassung von Abstracts über externe Informationen (Artikel, Bücher, Prospekte) eine erhebliche Rolle spielen, solange um noch nicht die Volltexte über OCR-Scanner erfassen und speichern kann.

DV-Neulingen ist es unverständlich, weshalb zwischen Text- und Datenverarbeitung noch heute eine beträchtliche Lücke klafft. Die Unterschiede dürften im wesentlichen historischen Ursprungs sein. Abweichungen in Anwendungsbedürfnissen und Hardware-Entwicklungen führten zu den heute vorhandenen Code-Unterschieden.

Will man eine in beide Richtung nutzbare Verbindung zwischen DV und TV herstellen, müssen zuvor das Code-Konvertierungsproblem und das Übertragungsproblem gelöst werden.

Code-Konvertierungen sind in diesem Fall schwer zu bewältigen, weil es auf TV-Seite eine Vielzahl von Funktionen gibt, die sich in einem Code-Zeichen niederschlagen. Für einige gibt es auf der DV-Seite nur Ausweichlösungen oder gar kein Pendant. Ein einfaches Beispiel mag dies erläutern:

Eine Wortunterstreichung wird im EBCDIC-Code, durch ein Code-Zeichen am Wortende dargestellt. Will man diese Funktion DV-gerecht umsetzen, zum Beispiel für Ausgabe über Schnelldrucker, so muß die Unterstreichung in einen Zweizeilendruck aufgelöst werden. Die erste Zeile wird mit einem normalen Zeilenvorschub gedruckt und enthält das zu unterstreichende Wort, die zweite Zeile wird ohne Vorschub gedruckt und enthält nur an der entsprechenden Stelle die Unterstreichungszeichen.

Wesentlich für die Beurteilung der zu erwartenden Code-Konvertierungsprobleme ist der auf TV-Seite eingesetzte Code - zum Beispiel ASCII, EBCDIC-DP, EBCDIC-WP - sowie der organisationsindividuell verwendete Funktionsvorrat. Zur Zeit scheint es keine Standardsoftware zu geben, die dieses Konvertierungsproblem löst, TV-Hersteller bieten bisweilen einer Konvertierung in EBCDIC-DP an, was jedoch, die Probleme allenfalls einschränkt.

Die Code-Konvertierung kann man umgehen, indem man die Texte auf der DV-Seite in speziellen Datenbanken archiviert und über einfache Retrieval-Funktionen wieder zurückholt, in Mengen, die entsprechende TV-Anlage auch verkraftet. Dies wäre aber nur zu den entsprechenden TV-Anlagen möglich. Eine Textredaktion auf der DV-Seite oder Ausgabe über Schnelldrucker oder COM ist nicht durchführbar.

Datenübertragungsfunktionen bieten die TV-Hersteller, die es mit der Verbindung zur DV ernst meinen, in der Form einer RJE-fähigen BSC-Leitungprozedurenunterstützung gegen Aufpreis an.

Die zu übertragenden Texte werden in den benötigten ICL-Kartenstrom, eingebettet. Beim Abruf vort Texten wird nur ein ICL-Kartensatz versandt. Die Übertragungen können über Stand- oder

Historisches Archiv entlastet

Wählleitungen erfolgen. Zusätzlich zur Übertragung zur DV-Seite ergeben sich beim Einsatz, von Wählleitungen die Möglichkeiten des Internal Mailings. Unmittelbar nach dem Erstellen von Texten können sie also über die (Telefon-)Leistungsverbindung ausgedruckt werden.

Als neue Variante in diesem Spiel sind die auf der Schnittstelle zwischen Text- und Datenverarbeitungs anzusiedelnden "Infomationsdistributoren" zu betrachten. Sie bieten die Möglichkeiten des Internal Mailings, auf Magnetkartenbasis, oder in unmittelbaren Druckausgaben, können DV-Texte (nach Verkleinerung auf DIN A4) mit TV-Texten mischen (Vorderseite DV-Text, Rückseite TV-Text), besitzen eine, bestechende Schriftqualität (besser als bei einem gut justierten Ink-Jet-Printer), eine höhere Schreibgeschwindigkeit und können zudem als "normaler" Bürokopierer eingesetzt werden. Kenner der Szene vermuten, diese Trickkiste würde demnächst auch noch mit einem OCR-Scanner angeboten.

Die Verbindung zwischen Text- und Datenverarbeitung ist erst, dann, in beiden Richtungen voll durchlässig, wenn TV-erfaßte Texte zur DV, übertragen werden können, dort beispielsweise redigiert oder bei größeren Änderungen zurückübertragen werden können - sei es auch nur; um die auf der TV-Seite vorhandenen Möglichkeiten des Hochqualitätsdrucks zu nutzen.

Auf der DV-Seite muß das Code-Konvertierungsproblem gelöst werden und die notwendigen Einrichtungen (DV-Terminals mit Groß-/Kleinschreibung) vorhanden sein. Bringt man DV- und TV-Mitarbeiter an einen Tisch, um diese Probleme anzugehen, so besteht die Hauptschwierigkeit darin, daß beide unterschiedliche Sprachen sprechen und nur selten füreinander das nötige Problemverständnis aufbringen.

*Norbert Hartmann ist lnhaber der gleichnamigen DV-Unternehmensberatung in Frankfurt.