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11.04.1980 - 

Rationalisierungseffekte stellen sich nicht automatisch ein:

Textverarbeitung lohnt nur bei richtiger Planung

Die Automatische Textverarbeitung wird heute vielfach zwar fast wie ein mikroprozessorgesteuerter Büro-Goldesel hingestellt, der automatisch Rationalisierungsgewinne liefert - doch auch bei diesen Maschinen ist nicht alles Gold, was glänzt. Das belegt beispielsweise eine Studie des britischen Industrieministeriums.

Danach kann die automatische Textverarbeitung nur etwa ein Drittel der gesamten Schreibarbeit eines typischen Büros übernehmen und überdies befassen Schreibkräfte und Sekretärinnen sichzumindest in Großbritannien - nur in 20 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit wirklich mit der Schreibmaschine. Demnach spart ein Textautomat den Unternehmen im Schnitt nur etwa ein Siebtel ihrer Bürounkosten ein - und das sei kaum attraktiv genug, die Nachfrage nach Textautomaten dramatisch zu beleben, heißt es in der Studie.

Nicht nur in Großbritannien, auch im technologisch-organisatorischen Vorreiter-Land USA weicht die anfängliche Textverarbeitungs-Euphorie vieler Firmen zunehmender Ernüchterung. Denn es zeigt sich, daß Rationalisierungseffekte eben nur bei sorgfältiger Planung der Systeme und bei ausreichender Schulung der Mitarbeiter zu erwarten sind Und daran hapert es noch oft.

Dann kann es durchaus passieren, daß die teuren elektronischen Wunderwerke kaum anders als herkömmliche Schreibmaschinen genutzt werden - mit verheerenden Auswirkungen auf die betriebliche Kostenrechnung. Dabei ist das Textsystem an sich meist durchaus in Ordnung, doch allein der Übergang vom herkömmlichen zum zentralisierten Schreibwesen - "gewachsene Strukturen" im Büro werden zerstört - kann bei ungenügender Planung so heftige Widerstände bei den Sachbearbeitern und den Schreibkräften auslösen, daß der avisierte Nutzeffekt blanke Hoffnung bleibt.

Das neue Textverarbeitungszentrum eines US-lndustriebetriebs beispielsweise wurde erst produktiv, als ein Fachberater engagiert wurde, der das Personal neu ausbildete, den Text-Raum in ein besser geeignetes Büro verlegte und einen erfahrenen Büroleiter engagierte.

Schreibmaschinen behalten ihren Platz

Viele Unternehmen machen den Fehler, dem teuren Textautomaten alle Schreibarbeit zu übertragen, obwohl Textautomaten, wie "Business Week" einen Fachmann zitiert, nur etwa zehn Prozent der ihnen ursprünglich zugedachten Einsatzgebiete wirklich produktiver als herkömmliche Büromaschinen bewältigen können. So lohne ein Textautomat sich etwa erst, wenn ein Brief zu mehr als einem Viertel abgeändert werden müsse. Grundvoraussetzung des sinnvollen Einsatzes von Textautomaten ist nach US-Erfahrungen ein Schreibvolumen, das zur täglichen vollen Auslastung der Maschine ausreicht. Um dies zu erreichen, wird in der Regel eine Konzentration aller im Betrieb vorhandener Textstationen in zentralen Text-Zentren anzustreben sein, die dann straff gemanagt werden.

Das heißt nicht, die Schreibmaschinen herkömmlicher Art hätten dann aus den Büros zu verschwinden - im Gegenteil:

Übertriebene Text-Zentralisierung endet bei manchen Firmen in einem Desaster mit überlasteten Schreibkräften und einem unzufriedenen Management, das unzumutbar lange auf seine Briefe, etc. warten muß. Es habe sich gezeigt, hört man von erfahrenen Leitern erfolgreich arbeitender Text-Zentren, daß die Schreibkräfte einen gewissen persönlichen Kontakt zu denen, die das Schriftgut diktieren, behalten müssen und daß es sich außerdem lohne, für sie spezielle, attraktive Laufbahnen zu schaffen: Sie sollen sich gegenüber herkömmlichen Sekretärinnen nicht als zweitrangig fühlen müssen.

Generell scheint sich bei Textautomaten der Fehler zu wiederholen, der vielfach schon bei der Einführung des Computers gemacht wurde: Man freut sich über das schicke neue Ding und sucht dann erst nach sinnvollen Aufgaben zu seiner Auslastung. Tatsächlich muß man aber bedenken, daß die neuen Maschinen tief in gewachsene, komplexe und eingeschliffene Arbeitssysteme eingreifen, die punktuelle Änderungen nicht so ohne weiteres vertragen. Es gilt also, beim Übergang auf Textautomaten systemanalytisch zu untersuchen, welche Strategie dabei im Detail zu verfolgen ist.

Bei dieser Aufgabe sollten die Anbieter von Textsystemen ihren Kunden Hilfestellung leisten - zumal die modernen Automaten von heute weniger Operator-Schulung denn je erfordern: Kann man da nicht den Schwerpunkt auf sorgfältiges Planen der betriebsinternen Arbeitsabläufe verlegen? Zumal sicher niemandem gedient ist, wenn Installation-Flops sich erst einmal herumsprechen und ein an sich nützliches Werkzeug ins Zwielicht rücken.

Egon Schmidt ist freier Fachjurnalist in München.