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19.07.1996 - 

Konvertierung wird zur Sisyphusarbeit

Textverarbeitungsprogramme zeigen Im- und Exportschwächen

Zwar warten alle heutigen Textverarbeitungen mit einer Reihe von Im- und Exportfiltern auf, doch oft sind diese Konvertierprogramme von schlechter Qualität. Grund dafür sind die kurzen Entwicklungszyklen der Software, die kaum Zeit lassen, alle am Markt aktuellen Dateiformate zu berücksichtigen.

In einem Test sollten daher gängige Windows-Textverarbeitungen unter Beweis stellen, wie gut sie mit fremden Formaten umgehen können. Zum Vergleich traten an:

- Microsoft Word in den Versionen 2.0, 6.0 und 7.0,

- Wordperfect 6.1 (früher Novell, jetzt Corel),

- Lotus Wordpro 96 und

- Starwriter 3.1 von Stardivision.

Verschiedene Formate bei Word

Daß Word für Windows dreimal vertreten ist, hat zwei Gründe: Zum einen soll das Programm zeigen, ob beim Versionswechsel Probleme auftreten, zum anderen verwenden laut Microsoft Word 6 und 7 dasselbe Dateiformat, eine Aussage, die es zu überprüfen galt.

Als Testbasis diente eine zweiseitige Datei, die folgende Merkmale enthielt:

- Text mit verschiedenen Attributen (fett, kursiv etc.),

- eine Gliederung mit zwei Ebenen,

- eine Kopf- und eine Fußzeile, die jeweils auf der zweiten Seite wechseln,

- Datum und Uhrzeit als Variable,

- zwei numerierte Fußnoten,

- eine Tabelle mit Rahmen,

- einen Positionsrahmen mit rechtsbündigem Text und farbigem Hintergrund,

- eine importierte Grafik,

- eine per OLE eingebettete Grafik und

- eine OLE-Verknüpfung mit einer externen Grafikdatei.

Damit sind die häufigsten Elemente von typischen Textdokumenten vertreten.

Die Datei wurde mit jedem Programm jeweils neu erstellt und dann in die anderen Textverarbeitungen importiert. Nur wenn kein Importfilter vorhanden war, wurde sie vom Quellprogramm aus in ein anderes Format exportiert. Als Testrechner diente ein Compaq Prolinea mit 486-Prozessor, 24 MB RAM und Windows 95.

Das wichtigste Ergebnis vorweg: Nur die Microsoft-Programme untereinander verstehen sich. Der Wechsel von Word 2.0 nach 6.0 klappt ebenso reibungslos wie von Word 6.0 nach 7.0. Rückwärts gibt es zwischen diesen beiden Word-Versionen ebenfalls keine Probleme. Word 6.0 liest die Datei der 32-Bit-Version fehlerfrei. Rückwärtskompatibilität zu früheren Versionen existiert jedoch nicht.

Dieses Problem gibt es auch bei anderen Herstellern. Es hat zur Folge, daß Anwender, die häufig Texte von auswärts erhalten, immer die aktuelle Version ihrer Textverarbeitung einsetzen müssen.

Aber auch Word 6- und Word- 7-Dateien Dateien unterscheiden sich immerhin deutlich genug, daß Wordperfect 6.1, das für Word 7 keinen Filter hat, nur die Word-6-Datei akzeptiert. Die neuere Version wird mit der lapidaren Fehlermeldung "Datei ist kein Dokument" abgelehnt.

Eine von Lotus Wordpro im Word-6-Format gespeicherte Datei erkennt Wordperfect ebenfalls nicht an - Word 6.0 dagegen akzeptiert sie klaglos.

Abgesehen von der Word-Familie kommt es bei jeder Paarung von Programmen zu Problemen. Hauptfehlerquellen sind die Grafiken. Insbesondere die OLE-Verknüpfung mit einer externen Bilddatei überlebt die Konvertierung oft nicht. Die eingefügte Grafik dagegen kommt fast immer an, wenn auch manchmal an unerwarteten Stellen. Für den Test liegen alle Grafiken im Windows-Bitmap- Format vor und sind auf dem Testrechner verfügbar. In der Praxis sind also bei Bildern im Text noch deutlich mehr Probleme zu erwarten. Zum einen, wenn das verwendete Grafikformat auf dem Zielrechner nicht gelesen werden kann, zum anderen, wenn eine OLE- Verknüpfung auf eine Datei zeigt, die nicht mit den Textdaten an den Empfänger gelangt.

Unerwartet viel Mühe haben die Programme mit dem Textrahmen. Zwar stimmt meist die Position des Rahmens, doch die Hintergrundschattierung und die Umrandung werden fast immer ein Opfer des Filterprogramms. In einigen Fällen bleibt auch die Ausrichtung des Textes auf der Strecke oder der Textfluß um den Rahmen wird nicht richtig übernommen. Der letzte Fall führt dazu, daß sich der Text im gesamten Rest der Datei verschiebt und so der Seitenaufbau durcheinandergerät.

Zu viel Ärger führt auch ein eigentlich harmloser manueller Seitenumbruch, der in der Originaldatei die beiden Seiten trennt. Oft ist er nach dem Import nicht mehr an derselben Stelle, wodurch die Seitenaufteilung gestört ist und sich die Elemente der beiden Originalseiten auf bis zu vier Seiten verteilen. Interessanterweise behält dabei die eingefügte Grafik ihre Position auf der zweiten Seite, so daß Textteile, die im Original vor der Grafik plaziert sind, nun plötzlich dahinter erscheinen. Bei einer zweiseitigen Datei hält sich der Aufwand für die Rekonstruktion noch im Rahmen, doch bei längeren Texten wird die Informationsverarbeitung zum Puzzle-Spiel.

Als hohe Hürde bei der Konvertierung erweisen sich auch Kopf- und Fußzeilen, insbesondere wenn linke und rechte Seiten unterschiedlich sind. Jede Textverarbeitung löst dieses Problem anders, wobei Word für Windows hier sehr flexibel ist. Es ist ohne viel Mühe möglich, linke und rechte Kopfzeilen zu definieren und für die erste Seite noch eine weitere Variante zu erstellen. Die meisten anderen Programme unterscheiden nur zwischen linken und rechten Seiten. Kein Wunder also, daß nach der Umwandlung in ein anderes Format häufig nur die erste Kopf- beziehungsweise Fußzeile richtig vorhanden ist. Ab der zweiten Seite fehlen die Zeilen oft oder sind mit der ersten Seite identisch.

Angesichts dieser Vielzahl von Problemen stellt sich natürlich die Frage: Was kommt denn überhaupt noch an? Zunächst einmal der reine Text: Er ging bei keiner Umwandlung verloren. Auch die Attribute wie Fett oder Kursiv machen keine Probleme. Die Formatierung kann allerdings vom Original abweichen, selbst wenn die verwendete Schrift auf dem Zielrechner installiert ist. Offensichtlich berechnen die einzelnen Programme die Laufweiten der Schriften und die Seitenbreite unterschiedlich.

Nach den Erfahrungen mit dem Textrahmen ist es erstaunlich, daß die Tabelle fast immer ordentlich umgewandelt wird. Lediglich die Linienbreite des Rahmens ändert sich in einigen Fällen. Die Gliederung dagegen kommt zwar praktisch immer an, die Numerierung der einzelnen Punkte gerät aber manchmal durcheinander oder fehlt ganz.

Alles in allem kann man also davon ausgehen, daß der Transfer einer Datei, die hauptsächlich Text und einfache Tabellen enthält, so weit funktioniert, daß die Daten lesbar bleiben. Alle Arten von Grafiken dagegen sind mit Vorsicht zu behandeln, und auch erweiterte Gestaltungsfunktionen wie Gliederungen und Kopfzeilen bereiten Probleme. Dabei ist es unerheblich, ob das Zielprogramm die Daten beim Import umwandelt oder das Quellprogramm die Datei im Format des Empfängers speichert. Die Filterfunktionen aller getesteten Programme sind in beiden Fällen nicht gut genug, um eine hundertprozentige Konvertierung zu gewährleisten.

Unser Test stellt den Softwareherstellern also insgesamt ein schlechtes Zeugnis aus, was die Qualität der Im- und Exportfilter betrifft. Die beste Leistung bei Fremdformaten lieferte Wordpro 96. Starwriter 3.1 brachte gute Ergebnisse beim Import von Word- Dateien, hat aber insgesamt nur eine bescheidene Auswahl an Filtern. Das ist um so ärgerlicher, als keine der anderen Textverarbeitungen im Test einen Importfilter für das Starwriter- Format enthält. Wordperfect 6.1 bildet in puncto Konvertierqualität das Schlußlicht. Für alle Hersteller gilt aber, daß neue Funktionen offensichtlich wichtiger sind als die Verbesserung der Kompatibilität mit anderen Programmen. Auch im Zuge der Versionspflege passiert nur wenig. Von den vier im Test vertretenen Herstellern stellt bisher allein Microsoft auf seinem Webserver zusätzliche oder verbesserte Konverter bereit. Allerdings arbeitet auch der dort befindliche neue Filter für Wordperfect-Dateien nicht fehlerfrei.

Einige Firmen haben sich des Problems angenommen und bieten spezielle Konvertierprogramme oder einen professionellen Konvertierservice an. Ein Beispiel dafür ist die Firma Markstein Software, die im Internet ein "Haus der Konvertierung" unterhält http://ourworld.compuserve.com/homepages/markstein . Hier gibt es unter anderem eine Liste von Dateiformaten mit Angabe des Konvertierprogramms, das damit umgehen kann. Auch Probekonvertierungen werden angeboten. Ein Service dieser Art lohnt sich jedoch nur für Firmen, die große Datenbestände auf ein neues Format umstellen wollen.

Bei der täglichen Arbeit kommt es aber oft nur darauf an, die Informationen ohne Mißverständnisse zu lesen. Eine Konvertierung zum Weiterverarbeiten muß daher nicht immer sein. In diesem Fall stehen auch andere Möglichkeiten zur Verfügung, eine Datei zu betrachten. Zum einen bietet sich in Windows 95 oder NT 4.0 die Schnellansicht an, mit der sich Grafiken, Tabellen und auch Textdateien anzeigen lassen. Im Lieferumfang des Betriebssystems sind aber nur relativ wenige Viewer enthalten. Erweitern läßt sich die Auswahl durch das Programm Quick View Plus von Inso (erhältlich bei Quid Novi). Ein kurzer Test zeigt: Wenn Quick View Plus einen Viewer für ein Dateiformat hat, vertauschen sich die Probleme. Die Grafiken sind fast immer einwandfrei sichtbar, egal ob sie eingebettet oder verknüpft wurden. Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten und Gliederungen werden dagegen ignoriert.

Eine andere Möglichkeit zeigt Microsoft: Was bei Präsentationsprogrammen schon länger üblich ist, nämlich ein Projektor, der nur zum Betrachten dient, gibt es hier auch für Word. Das Programm Wordview ist in zwei Versionen für Windows 3.1 und Windows 95/NT erhältlich und steht zum kostenlosen Download auf dem Microsoft-Server http://www.microsoft.de . Wer öfter Dateien im Word-Format erhält und eine andere Textverarbeitung einsetzt, sollte den Viewer installieren. Auch wenn eine Konvertierung nötig ist, hilft der Viewer, das originale Aussehen der Datei zu rekonstruieren und dadurch Fehler zu vermeiden. Bisher haben andere Hersteller auf diesem Gebiet noch nicht nachgezogen.

Das allgegenwärtige Internet kann aber auch hier die Entwicklung vorantreiben. Eine Firma, die ihre Texte ins Internet stellen will, kann sich viel Konvertierarbeit sparen, wenn für das verwendete Textformat ein Plug-in für die gängigen Web-Browser vorhanden ist. Eine andere Möglichkeit ist der Export ins HTML- Format, das in den neuen Versionen schon viele Formatierungsoptionen einer Textverarbeitung bietet. Tabellen, Gliederungen, Rahmen und Schriftattribute sind kein Problem, Grafiken lassen sich ebenfalls einbinden. Die Verwendung von Schriften wie Truetype ist nur noch eine Frage der Zeit. Kopf- und Fußzeilen oder Fußnoten sind in Hypertext Markup Language (HTML) darstellbar, wenn auch ohne automatische Verwaltungsfunktionen.

Bis sich HTML als universelles Dateiformat durchsetzt, gilt aber für den Austausch von Textdateien die Regel: Je einfacher der Text strukturiert ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, daß er lesbar beim Empfänger ankommt. Wenn Grafiken zu einem Text gehören, ist es meist besser, die Bilddateien getrennt zu verschicken und im Text nur einen Platzhalter einzusetzen. Gut geeignet zum Informationsversand per E-Mail ist das Rich Text Format. Es erlaubt Textformatierungen, Tabellen und auch Grafiken im Text. Wegen der einfachen Struktur sind RTF-Filter relativ leicht zu programmieren und daher weniger fehleranfällig als Konverter für ausgewachsene Textverarbeitungsformate.

Fazit: Der Datenaustausch zwischen Textverarbeitungen wird schnell zum Glücksspiel. Nur einfache Textattribute und Tabellen überleben die Umsetzung. Sobald komplexe Textverarbeitungsfunktionen ins Spiel kommen, ist kein Programm in der Lage, fehlerfreie Ergebnisse zu liefern. So bequem Technologien wie OLE die tägliche Arbeit machen, so hinderlich sind sie beim Austausch über die Grenzen des eigenen Rechners hinaus. Auf lange Sicht bieten Internet-Technologien wie HTML, Plug-ins oder ActiveX-Controls den besten Ansatz für WYSIWIS - What You See Is What I See.

*Thomas Markgraf ist freier Journalist in München.