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09.08.2005

Therapie für die Uniklinik Aachen

Barbara Wankerl
Mit einem Steuerungssystem auf Basis einer Balanced Scorecard hat sich das Universitätsklinikum Aachen für die nächsten Sparrunden im Gesundheitswesen gerüstet. Die Klinik kann nun schneller abrechnen, das Mahnwesen optimieren und ein effizientes Controlling vornehmen.

Das Gesundheitswesen befindet sich im Umbruch: In den Kassen der Länder und der Kommunen klaffen gewaltige Finanzlöcher. Zugleich ist wegen der ungünstigen demografischen Entwicklung nicht zu erwarten, dass die Kosten für die medizinische Versorgung der Bevölkerung sinken werden. Im Gegenteil: Die ständig steigende Lebenserwartung der Menschen hat die Zunahme typischer Alterskrankheiten wie Krebs- und Herzleiden zur Folge - verbunden mit einer hohen Inanspruchnahme teurer medizinischer Leistungen.

Hier lesen Sie …

• was die Uniklinik Aachen mit Balanced Scorecards und einem Data Warehouse anfängt;

• wieso Controller in der Medizin immer wichtiger werden;

• welche entscheidende Rolle die Datenkonsistenz spielt;

• dass Patienten zudem mit einem verbesserten Mahnverfahren rechnen müssen.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/go/

*62528: Geschäftsprozesse überwachen;

*71368: Der weite Weg zur Business Intelligence;

*61705: Business-Process-Management;

148645: Woran die Balanced Scorecard krankt;

147912: Steuerungssysteme für Entscheider.

Vor diesem Hintergrund wurden in den letzten Jahren verschiedene Reformen auf den Weg gebracht, mit denen sich der medizinische Standard in Deutschland auf lange Sicht halten und finanzieren lassen soll. Die Zeichen für Krankenhäuser stehen also auf Privatisierung und einer immer stärkeren betriebswirtschaftlichen Ausrichtung ihrer Leistungen und Prozesse. Diese Entwicklung hat auch vor dem Universitätsklinikum Aachen (UKA) - mit etwa 6300 Beschäftigten in 33 Kliniken und 21 Instituten eines der größten deutschen Krankenhäuser - nicht Halt gemacht. Seit dem Jahr 2001 wird das Klinikum als Anstalt öffentlichen Rechts weitgehend privatwirtschaftlich geführt.

Allerdings war das UKA mit den vorhandenen heterogenen IT-Systemen - darunter verschiedene SAP-Module und ein Krankenhausinformationssystem (KIS) von Siemens - nicht in der Lage, den Betrieb mittels verlässlicher Kennzahlen zu steuern. Daher entschied sich das Haus für den Aufbau einer Balanced Scorecard (BSC), die auf einem klinikweiten Data Warehouse des Business-Intelligence-Anbieters SAS basiert. Die ersten Projekte im Rahmen des neuen Management-Konzepts waren der Aufbau des Fallpauschalen- und des Personalkosten-Controllings. Hinzu kamen Auswertungen aus dem SAP-Umfeld wie zum Beispiel die Investitionssteuerung und Materialwirtschaftsanalysen.

Die größte Schwierigkeit im Krankenhaus-Management bestand in der fehlenden Konsistenz der Daten. Die Systeme für das interne Berichtswesen im UKA waren ausgesprochen heterogen, denn neben den operativen Systemen, die im Rahmen der Plattformstrategie des UKA bereits stark harmonisiert sind, gab es "Access"-Datenbanken mit "Excel" oder selbst programmierten Anwendungen. Daher herrschte im UKA vor Einführung des Data Warehouse eine Art babylonisches Sprachgewirr: Die Anwender nutzten für die gleichen Informationen unterschiedliche Quellen, für Begriffe wie Fallzahl oder Notfall gab es je nach Anwendung und Abteilung unterschiedliche Definitionen. Dies hatte zur Folge, dass der Vorstand zum Teil mit widersprüchlichen Berichten versorgt wurde.

Eine weitere Herausforderung ergab sich, als innerhalb kürzester Zeit ein Fallpauschalen-Controlling aufgebaut werden musste. Um dieses Berichtswesen von Anfang an auf eine solide und konsistente Datenbasis zu stellen, beschloss das UKA, ein Data Warehouse einzuführen. Im Vordergrund stand dabei die Zusammenführung der verschiedenen Daten in einem einheitlichen Auswertungssystem. In diesem Zusammenhang waren als weitere Punkte die Datenqualität und das schnelle Erstellen von Berichten von großer Bedeutung.

Ein wichtiges Kriterium bestand in der Fähigkeit, Daten aus SAP-Modulen zu extrahieren und auszuwerten. Im Einsatz befinden sich unter anderem SAP-Module für Finanzwirtschaft, Controlling, Personalverwaltung und Materialwirtschaft. Das UKA legte Wert auf ein möglichst flexibles System, mit dem die Anwender Daten aus allen relevanten Quellen für Auswertungen heranziehen können. Hier spielt das KIS "medico//s" eine tragende Rolle. Da das Krankenhaus über die SAP-Software nur eingeschränkt auf das KIS zugreifen konnte, musste die neue Lösung in der Lage sein, mit beiden Anwendungen zuverlässig zu arbeiten.

Nach einem intensiven Auswahlverfahren, bei dem insgesamt sechs Anbieter begutachtet wurden, entschied sich das UKA für SAS. Der Grund: Der Anbieter verfügt über die flexibelsten Extraktionsprogramme und die am besten nutzbaren Schnittstellen zu anderen Systemen. Zwar wäre die Auswertung von SAP-Daten grundsätzlich auch mit dem SAP Business Warehouse möglich gewesen, doch hätte dies für die IT-Abteilung einen zu hohen Parametrisierungsaufwand bedeutet. Zudem hätte das UKA den Zugriff auf verschiedene Quellsysteme mit einer reinen SAP-Lösung nicht so effizient wie gewünscht verwirklichen können.

Für SAS sprach außerdem die Möglichkeit, mit Hilfe der Lösung "Strategic Performance Management" die geplante Balanced Scorecard (BSC) auf eine tragfähige Informationsbasis zu stellen. Seit 2005 befindet sich im UKA eine strategische BSC im Einsatz, die die Anwender aus dem Vorstand sowie die Klinikleiter mit Kennzahlen zur Steuerung ihres Aufgabenbereiches versorgt. Da alle Kennziffern wie Fallzahlen, Patientenzufriedenheit oder die Anzahl formalisierter interdisziplinärer Kooperationen aus SAS-Berichten stammen, hat das UKA mit der BSC ein hohes Maß an Integrität und Konsistenz erreicht.

Sämtliche Berichte werden in einem zentralen Informationsportal veröffentlicht, wo sie den Anwendern aus dem Patienten-Management, dem Medizin- und Finanz-Controlling sowie den Fachabteilungen und Kliniken zur Verfügung stehen. Selbst komplexe Abfragen lassen sich schnell beantworten. Während die Anwender vor der Einführung des Data Warehouse häufig Wochen oder sogar Monate auf Berichte warten mussten, benötigt die IT-Abteilung jetzt für den größten Teil der Anfragen weniger als vier Stunden. Ein Oberarzt oder ein Klinikdirektor kann heute sehr viel früher steuernd in Prozesse eingreifen, wenn sich ungünstige Entwicklungen abzeichnen - beispielsweise, wenn die Operationssäle nicht wirtschaftlich sinnvoll ausgelastet sind oder die Fallgruppen-Auswertungen einen sinkenden Case-Mix-Index (= die mittlere Fallschwere) ausweisen.

Betriebswirtschaft entscheidet

Dem Bereich "Medizinisches Controlling" kommt bei der zunehmenden betriebswirtschaftlichen Orientierung des UKA eine entscheidende Rolle zu. Der Geschäftsbereich ist zuständig für das Controlling der Codierung und der Dokumentation der angefallenen Leistungen, die nach umfassenden internen Kontrollen zur Abrechnung mit den Krankenkassen freigegeben werden. Im Zuge der Reformen im Gesundheitswesen wurde im Jahr 2002 das Abrechnungsprozedere zwischen Krankenhäusern und Krankenkassen nach dem "DRG"-System standardisiert: Mit Diagnosis Related Group bezeichnet man eine bereits 1975 in den USA eingeführte Klassifikation, mit der Patienten nach medizinischen und ökonomischen Aspekten in kostenhomogene Fallgruppen eingeteilt werden.

In der Krankenhauspraxis bedeutet dies für die Ärzte, ihre Behandlungsfälle nach vordefinierten Schlüsseln für Diagnose und Therapien zu kategorisieren. Je präziser und schneller die DRG-Codierung durch das UKA erfolgt, umso eher kann das Klinikum seine Leistungen mit den Krankenkassen verrechnen. Ein erheblicher Mehrwert ergab sich bereits zu Beginn der Einführung, als ein eindeutiger Definitionskatalog im Portal hinterlegt wurde. Alle Kennzahlen (zum Beispiel Fallzahlen oder Notfälle) in den Berichten basieren daher auf denselben Grundlagen, und die Definitionen sind jederzeit einsehbar.

Mit dem neuen System konnte das UKA zudem die im KIS medico//s hinterlegten Daten schneller bereinigen, konsolidieren und damit die Codierqualität deutlich verbessern - mit erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen: "Ohne SAS hätte das Management der DRG-Prozesse im UKA nicht so schnell und zielorientiert vorangetrieben werden können", erklärt Walter Behrendt, Leiter des Geschäftsbereichs Medizinisches Controlling im UKA. "Wir rechnen täglich ein Volumen von rund einer Million Euro ab. Durch den Geschwindigkeitsgewinn sichern wir unsere Liquidität und senken unsere Zinsverluste deutlich."

Schneller mahnen, früher Geld

Auch das Mahnverfahren ließ sich optimieren: Hier wurden Daten zum Patienten-Management in medico//s und zur Finanzbuchhaltung in SAP mit der Software für das Mahnwesen verknüpft, so dass sich der Status der eingegangenen Zahlungen jetzt jederzeit nachvollziehen lässt. Zudem erhält das medizinische Controlling tagesaktuell Berichte zu Kennziffern wie Fallzahlen, Verweildauer oder der mittleren Fallschwere der Patienten (Case-Mix-Index) und kann sich daraufhin ein Bild zur aktuellen Lage der erbrachten medizinischen Leistungen machen.

Im "Daily Business" des Krankenhausbetriebes wurden ebenfalls Verbesserungen erzielt - auch zum Wohle der Patienten. So zeigten Analysen Schwachpunkte bei der planbaren Auslastung der Operationssäle: Diese waren zum Teil überbelegt, andererseits gab es immer wieder Leerzeiten. Mit dem neuen System ließ sich die OP-Effizienz steigern, indem Wartezeiten verkürzt und somit wirtschaftlich sinnvolle und patientenfreundliche OP-Belegungen sichergestellt wurden. Für Behrendt liegen die Vorteile des einheitlichen UKA-Informationssystems klar auf der Hand: "Die Codierungsprozesse und die Qualität der codierten Daten wurden erheblich verbessert, was uns nachweisliche Kostenvorteile verschafft." Die Akzeptanz des neuen Berichtswesens beurteilt der Controller als sehr gut: "Die Ärzte arbeiten gern mit dem System, weil es ihnen die ungeliebten Buchhalteraufgaben erleichtert." Behrendt macht das an den steigenden Zugriffsraten fest.

Eine gemeinsame Sprache

Mit der Einführung des Informationssystems spricht das UKA jetzt eine gemeinsame Sprache, alle Anwender und Abteilungen verwenden die gleiche Terminologie. Das SAS-System liefert verlässliche Zahlen, die im ganzen Haus als nachvollziehbar und vertrauenswürdig gelten. Außerdem nimmt das Uniklinikum Aachen mit der Prozessoptimierung auf Data-Warehouse-Basis eine Vorreiterrolle unter den sechs Unikliniken Nordrhein-Westfalens ein: Diese haben sich für eine gemeinsame Koordination ihrer IT-Aktivitäten mit dem Ziel zusammengeschlossen, bessere Einkaufskonditionen zu erhalten und die Implementierungsgeschwindigkeit zu erhöhen. (ajf)