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26.03.1999 - 

Outsourcing/R/3-Outsourcing auf den Host des Dienstleisters

Thyssengas überläßt Alldata die DV in der Personalverwaltung

Wie läSSt sich die "unproduktive" Verwaltung kostengünstiger und straffer organisieren? Diese Frage stellt sich heutzutage wohl jedes Unternehmen ab einer bestimmten Größe. Eine der Antworten liegt auf der Hand: Viele der Funktionen im Umfeld der Personalverwaltung lassen sich ohne Abgabe von strategischem Know-how und damit Verlust an Wettbewerbsfähigkeit auslagern. Frank Ingemey* schildert dies anhand eines spezifischen R/3-Outsourcing-Projektes bei der Thyssengas GmbH in Duisburg.

Grundsätzlich stehen einem Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten offen, bestimmte Funktions- oder Kompetenzbereiche "fremdzuvergeben", um seine Leistungserstellung effizienter zu gestalten. Die Palette der Outsourcing-Alternativen ist breit - sie reicht vom Bezug der reinen Rechenleistung in einem externen Rechenzentrum über entsprechende Migrationsleistungen bis hin zum Full-Service-Paket eines einzelnen Outsourcing-Anbieters. Diese Praktiken stehen auch für DV-technische Problemstellungen im allgemeinen und für die Auslagerung der Personalabteilung eines Unternehmens, also eines "indirekten" Bereichs, offen. Gerade die Dienstleistungen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählen zu den "Pionieren" der Outsourcing-Bewegung in Deutschland. Bereits in den 60er Jahren gingen Unternehmen dazu über, ihre Gehaltsabrechnungen und Lohnzettel nicht mehr, wie bis dato üblich, im eigenen Hause zu bearbeiten. Sie übergaben die allmonatlich wiederkehrenden Routineaufgaben an Service-Rechenzentren. Hauptmotiv der Auslagerung war damals die Kostenfrage. Heute stehen nicht mehr nur finanzielle Überlegungen im Vordergrund. Es ist fast schon eine Selbstverständlichkeit, diese Abrechnungen von externen Dienstleistern erstellen zu lassen.

In vielen Firmen hat sich ein grundsätzlicher Wandel innerhalb der "Personalarbeit" vollzogen: weg von der reinen Personalverwaltung hin zum Human Resource Management. Vor allem die derzeit vielzitierten "lernenden Unternehmen" sehen in dieser Entwicklung einen wesentlichen Schritt zur Sicherung ihrer Wettbewerbsfähigkeit. So auch die Thyssengas GmbH, das älteste Ferngasunternehmen Deutschlands mit einem Umsatz von etwa 1,7 Milliarden Mark (1997) und insgesamt 480 Mitarbeitern (siehe Kasten "Der Anwender"). Im Zuge einer internen Umstrukturierung der Verwaltungsbereiche entschied sich unser Unternehmen vor rund eineinhalb Jahren, die DV-basierte Personal- und Reisekostenabrechnung auszulagern.

Vorrangiges Ziel war dabei, die Ressourceneffizienz bei gleichzeitiger Kostenminimierung zu steigern. Anders formuliert: Die Mitarbeiter sollten von einfachen Verwaltungsaufgaben entlastet werden und Freiraum für anspruchsvollere Tätigkeiten erhalten.

Die Alldata Service GmbH, Düsseldorf, unterbreitete im Rahmen der allgemeinen Ausschreibung als einer der großen Anbieter kaufmännischer DV-Dienstleistungen ein Angebot. Dieses war zum einen individuell auf die Belange von Thyssengas zugeschnitten und basierte zum anderen gleichzeitig auf SAP-Standardtechnologie - ein Kriterium, das letztendlich mit ausschlaggebend dafür war, daß die Offerte unsere Zustimmung fand. Hinzu kam, daß die Düsseldorfer als günstiger Anbieter sowohl für Inhouse- als auch für Outsourcing-Lösungen bekannt sind und bei uns bereits mit Erfolg andere SAP-Umstellungen vorgenommen haben.

Im Juni 1997 wurde Alldata beauftragt, die Personal- und Reisekostenabrechnung von R/2 auf R/3 umzustellen. Seit Januar 1998 läßt Thyssengas über das ebenfalls in Düsseldorf ansässige Rechenzentrum des Dienstleisters seine gesamte Personalabrechung, die Druckaufbereitung der Entgeltnachweise sowie die Reisekostenabrechnung abwickeln. Die Verbindung zum entsprechenden Unix-Host von Alldata erfolgt via TCP/IP-Router über die Thyssengas-eigene Firewall per Datendirektverbindung (64 Kbit/s), die ebenfalls von uns bereitgestellt wird (siehe Abbildung).

Der Outsourcing-Anbieter, der sich, wie erwähnt, schon bei einer früheren R/2-Umstellung von Release 4.3 auf 5.0 als kompetenter Partner erwies, bewährte sich auch bei der Abwicklung des Outsourcing-Projekts. Während für die Auslagerung der Personal- und Reisekostenabrechnung die Migration von "R/2 RP 4.3" auf das Euro- und Jahr-2000-fähige "HR R/3" notwendig war, blieben alle übrigen SAP-Anwendungen von Thyssengas im Releasestand "R/2 5.0". Dies stellte die Projektverantwortlichen vor große Herausforderungen und erforderte in Teilbereichen eine spezifische Beratung.

So ging man, auf Empfehlung des Outsourcing-Anbieters, bei der Umstellung auf R/3 nicht den direkten Weg, sondern implementierte zunächst das "Dummy"-System "R/2 RP 5.0". Der Vorteil dieser Vorgehensweise lag in einer beträchtlichen Verringerung des Arbeitsaufwandes, zumal das System gar nicht erst bei Thyssengas installiert werden mußte, sondern direkt vom Rechenzentrum aus betrieben werden konnte. Dort wurden auch die Daten eingelesen - das heißt, die Umstellung erfolgte direkt beim Outsourcer und ersparte uns als Auftraggeber neben viel Arbeit auch unnötige Kosten. Nachdem die umfangreichen Abstimmungen im Dummy keine größeren Probleme befürchten ließen, erfolgte der erste wesentliche Migrationsschritt bereits Ende August 1997. Dieser beinhaltete alle Aktivitäten wie Ablaufplanung, technische Systemumstellung, Schulung der Anwender sowie Implementierung der Berechtigungsverfahren. Anfang Januar 1998 wurden der "Feinschliff" vorgenommen und der Produktivbetrieb des alten Systems beendet. Noch im gleichen Monat gingen Freigabe und Inbetriebnahme des neuen Systems planmäßig über die Bühne. Einige Restarbeiten legten wir bewußt auf einen späteren Zeitpunkt, da diese für den Produktivstart nicht ausschlaggebend waren.

Folgende vier Phasen kennzeichneten den Datentransport zwischen dem R/2- und dem R/3-System:

1.Systemvorbereitung/Precustomizing,

2.Datenexport aus dem R/2-System,

3.Transfer der Daten zum Zielsystem und

4.Datenimport in das R/3-System.

Dabei konnten die Schnittstellen in bezug auf die Fachlogik unverändert beibehalten werden. Allerdings war eine DV-technische Umsetzung für das R/3-System erforderlich. Das vorhandene Berechtigungskonzept ließ sich methodisch ebenfalls übernehmen. Da es sich jedoch mit der Verwendung von R/3 logisch verändert hatte, konnte es technisch nicht eins zu eins umgesetzt werden.

Mit Handling und Projektabwicklung zufrieden

Das gesamte Projekt wurde mit Hilfe von jeweils sechs Mitarbeitern aus beiden Unternehmen - Thyssengas und Alldata - koordiniert. Derzeit sind neun Arbeitsplätze in unserer Personalabteilung mit der Datenbank im Alldata-Rechenzentrum verbunden, wo alle für die Gehalts- und Reisekostenabrechnung relevanten Daten erfaßt werden. Dazu gehören die regelmäßige monatliche Abrechnung von laufenden Bezügen, die Zahlung von wiederkehrenden Be- und Abzügen (Kontoführungsgebühr, Darlehen, Telefongebühren) sowie die Erfassung, Bewertung und Abrechnung von geldwerten Vorteilen (Direktversicherung, Dienstfahrzeuge, Reisekosten etc). Hinzu kommen die Erstellung von Banküberweisungen auf entsprechenden Datenträgern, Vergütungsabrechnungen, die Lohnsteueranmeldung, die Beitragsnachweise für Krankenkassen sowie die Anspruchsermittlung des Urlaubs.

DÜVO/DEÜV-relevante Vorgänge werden per DEVO-(monatlich) und DÜVO/DEÜV-Jahresmeldung gemeldet, wobei alle Formulare den internen Vorgaben bei Thyssengas entsprechen. Die Abrechnungsergebnisse und Sozialversicherungsbeiträge werden direkt in die Finanzbuchhaltung übergeleitet. Die dafür notwendigen Batch-Input-Daten werden im R/3-HR-System erstellt und dann in R/2 5.0 verarbeitet und abgespielt. Damit ist eine zeitnahe Buchung der HR-Daten möglich. Die Bewertung von Lohnarten erfolgt anhand von Durchschnittswerten, die Aliquotierung der Monatsentgelte nach dem persönlichen Schichtplan. Über die bereits genannten Punkte hinaus übernimmt der Outsourcing-Anbieter auch die negative Zeiterfassung, die Abbildung variabler Schichtpläne (feste Arbeitszeit/ Gleitzeit), den Soll/Ist-Vergleich der Arbeitszeiten und die Erfassung von Fehlzeiten. Die Erfassung, Bewertung und Abrechnung von steuerpflichtigen Mehrarbeitsstunden und Zuschlägen ist ebenfalls im Leistungsumfang von Alldata inbegriffen.

Zur Abrechnung der Reisekosten werden die Reisefakten zentral im Alldata-Rechenzentrum erfaßt, die Vorschußdokumentation ist indes Sache der Finanzbuchhaltung von Thyssengas. Die Abrechnung basiert auf der gesetzlichen Reisekostenverordnung und bildet auch unternehmensinterne Regelungen wie Verpflegungsaufwand ab. Der externe Dienstleister fungiert hier also als Schnittstelle zur Lohn- und Gehalts- beziehungsweise Finanzbuchhaltung des Auftraggebers.

Für die effiziente R/3-Einführung war natürlich die qualifizierte Ausbildung des Projektteams notwendig. Die hierfür erforderlichen Personalentwicklungsmaßnahmen wurden ebenfalls vom Outsourcing-Anbieter durchgeführt. Da sich die Logik der Stammdatenpflege prinzipiell nicht verändert hatte, konnte der Umfang der Schulung auf das notwendige Maß begrenzt werden. Vollkommen neu stellte sich indes die SAP-Systemarchitektur und das Handling des Systems dar. Auf diese Schwerpunkte wurde deshalb beim Coaching der Mitarbeiter besonderen Wert gelegt. Auf einem speziell dafür eingerichteten Demo-System konnten die Mitarbeiter die erlernten Kenntnisse direkt in die Praxis umsetzen. Auf dieses Demosystem kann übrigens auch nach der Schulung vom Thyssengas-Standort Duisburg remote, also ferngesteuert, zugegriffen werden. Folgende Komponenten wurden vermittelt: R/3-Architektur, R/3-Einführung in das System, Personaladministration, Personalabrechnung und Reisekostenabrechnung.

Zieht man ein erstes Fazit, so ist festzustellen: Heute gibt es keine redundanten Bestände mehr. Daher ist der reibungslose und uneingeschränkte Zugriff der Mitarbeiter auf das R/3-System für Thyssengas von außerordentlich großer Bedeutung. Dieser ist durch das SAP-Berechtigungskonzept geregelt. Weitere Einschränkungen betreffen lediglich wartungsbedingte Services. Bis dato läßt sich also sagen: "Thyssengas ist mit dem Handling und der gesamten Projektabwicklung durch Alldata sehr zufrieden. Der Zeitplan wurde bisher exakt eingehalten."

Dennoch steht auf unserer Wunschliste eine noch schnellere Durchlaufzeit beziehungsweise eine Verbesserung bei der Zustellung der Entgeltnachweise. Allerdings wurde hier zum Teil bereits Abhilfe in Form einer organisatorischen Lösung geschaffen: Thyssengas meldet dem Rechenzentrum jeweils telefonisch, daß der Druck der Entgeltnachweise abgeschickt wurde. Damit wissen die Mitarbeiter von Alldata, daß Daten an sie unterwegs sind, und können zeitnah reagieren, wenn es Probleme mit der Übertragung gibt.

Für das erste Halbjahr 1999 ist die Ausweitung des Outsourcing-Projektes auf die Module der Personalplanung und Seminarverwaltung vorgesehen. Hiervon verspricht sich unser Unternehmen eine weitere Entlastung der Personalabteilung. Die Einführung dieser Module im R/3-System ist bereits angelaufen. Die erste Ist-Aufnahme fand im Februar 1999 statt.

Der Anwender

Thyssengas GmbH

Gegründet: 1921Firmensitz: DuisburgMitarbeiter: 480Umsatz (1997): 1,7 Milliarden MarkLeistungsspektrum: Beschaffung von Erdgas im In- und Ausland, Transport, Speicherung, Qualitätssicherung und Lieferung an Städte und Gemeinden, Industrie und Kraftwerke, Beratung in Fragen der Energietechnik.

Angeklickt

Auslagern der DV-gestützten Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Reisekostenbearbeitung - nach wie vor Kernaufgaben der Personalverwaltung. Für manchen Zeitgenossen klingt das nach "Datev", nach Alltagsroutine in Großunternehmen, die kein spektakuläres Outsourcing-Projekt vermuten läßt. Was insofern stimmen mag, wenn, wie im vorliegenden Fall der Thyssengas GmbH, aus Sicht des Auftraggebers alles reibungslos funktioniert. Doch im Zeitalter des "Human Resource Management" fristet die Personalabteilung bekanntlich kein Schattendasein mehr. Kommt noch dazu SAP R/3 ins Spiel, ist schnell eine für das Anwenderunternehmen strategische Dimension erreicht.

*Frank Ingemey ist stellvertretender Leiter des beschiebenen R/3-Outsourcing-Projektes bei der Thyssengas GmbH in Duisburg.