Benötigte technische Infrastruktur
Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Voraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist - also entweder firmenintern existiert oder von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.
Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist zunächst ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich mit dem Programm PowerPoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit enthält mehr Funktionen, weil mit ihm keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation ermöglicht werden soll.
Denn bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen finden oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten statt, deren Auswertungen dann - sozusagen per Knopfdruck - grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt.
Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen, und deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert sein, sondern auch präsentierbar und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld der Veranstaltung die Vorlagen erstellt.
Für das Durchführen der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur von Nöten, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann:
mindestens einem Digital Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern,
mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und
einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.