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08.01.1999 - 

Tips vom Profi als Hilfestellung für Projektverantwortliche

Tips vom Profi als Hilfestellung für Projektverantwortliche Zehn Grundregeln für erfolgreiches Verhandeln

PARIS (qua) - Die Arbeit eines IT-Managers oder Projektleiters besteht zu einem großen Teil aus Verhandlungen. Beinahe täglich muß er um Budgets, Ressourcen, Prioritäten und Termine ringen. Auf der diesjährigen Project Leadership Conference der ABT Corp. in Paris verriet Herb Cohen, Autor des bei Bantam Books erschienenen Ratgebers "You Can Negotiate Anything", ein paar von den zahlreichen Tricks, die er sich während seiner jahrzehntelangen Arbeit als Unterhändler für Großunternehmen und Regierungsstellen angeeignet hat.

Nicht, daß Cohen vom Fach wäre! Doch die Situation der leitenden IT-Mitarbeiter ist ihm offenbar vertraut. "Es sieht ganz so aus, als wären sie in Ewigkeit dazu vergattert, andere von ihren Ansichten überzeugen zu müssen", konstatiert er. Wann immer ein Projektverantwortlicher darauf ziele, das Verhalten der Anwender oder das der Geschäftsleitung zu beeinflussen, spiele er zwangsläufig das "Verhandlungsspiel".

Cohen wählt die Vokabel mit Bedacht. Seiner Ansicht nach ist jede Verhandlung - so bedeutungsvoll ihr Gegenstand für den einzelnen Manager und die Qualität seines Arbeitsplatzes auch sein mag - ein Spiel mit ungeschriebenen Regeln. Wer in diesem Spiel Punkte sammeln will, sollte Cohens "zehn Ratschläge und Denkanstöße zum Mitnehmen" beherzigen.

1. Machen Sie es wie die Prostituierten, verhandeln Sie vorher. Die beste Ausgangsposition haben Sie dann, wenn man Ihnen gerade die Leitung eines Projekts angeboten hat, also bevor Sie den Job tatsächlich annehmen. Dieses Zwischenstadium sollten Sie nutzen, um auszuhandeln, wieviel Finanzmittel, Personal, Ausstattung und Kompetenzen Sie erhalten, um Ihre Ziele zu verwirklichen.

2. Es gibt nichts, worüber sich nicht verhandeln ließe. Die Priorisierung eines Projekts, die verfügbaren Ressourcen, die an das Vorhaben geknüpften Erwartungen und die Deadline sind nicht gottgegeben, sondern das Ergebnis von Verhandlungen. Über all das kann noch einmal geredet werden.

3. Sich dumm stellen ist besser, als den Smarten spielen. Beantworten Sie unannehmbare Vorschläge nicht mit direkter Opposition. Fragen Sie lieber höflich nach den Beweggründen und Zielen, die dazu geführt haben.

4. "Nein" ist immer eine gute Ausgangsposition. Projektleiter stehen permanent unter Druck, haben also keine Zeit, jeden Vorschlag sofort bis ins Detail zu prüfen. Deshalb müssen sie ab und an etwas sagen wie: "Ich würde Ihnen gern entgegenkommen, aber das begrenzte Budget und der Zeitdruck hindern mich momentan daran." Der Wechsel von einem anfänglichen "nein" auf ein späteres "ja" ist leichter als der umgekehrte Weg. Wenn Sie also vor eine neue, unerwartete Entscheidung gestellt werden, sagen Sie erst einmal "nein".

5. Versuchen Sie den Standpunkt der anderen Seite einzunehmen. Hören Sie interessiert zu; machen Sie sich Notizen, auch wenn Sie der Ansicht sind, daß das, was Ihr Gegenüber sagt, lächerlich sei. Fragen Sie nach: "Habe ich das richtig verstanden?" Lassen Sie Vorurteile beiseite und verschwenden Sie keine Zeit damit, ihrem Gegenspieler klarzumachen, wo er sich irrt.

6. Nehmen Sie das Tempo aus dem Spiel. Eile bedeutet hohes Risiko - vor allem für die Seite, die weniger gut vorbereitet ist. In den meisten Fällen sollten Sie also versuchen, mit dem Schweigen und der Unsicherheit zu leben. Lernen Sie, Vorstandsmitgliedern gegenüber einzugestehen: "Ich brauche mehr Zeit, um darüber nachzudenken."

7.Stil ist wichtiger als Inhalt. Als Projektleiter sollten Sie sich den Umgangsformen desjenigen anpassen, den Sie überzeugen wollen. Die Gegenseite mißt der Art und Weise, wie Sie auf sie zugehen, im allgemeinen wesentlich mehr Bedeutung bei als Ihrem eigentlichen Anliegen.

8. Heben Sie sich die kritischen Punkte bis zum Schluß auf. Diskutieren Sie zunächst unproblematische Themen, beispielsweise gemeinsame Interessen und Erfahrungen. Wenn Sie das Wetter, die Nachrichtenlage und den Sport hinter sich gelassen haben, können Sie sich allmählich den Reibungsflächen nähern. Auf diese Weise bringen Sie die andere Seite dazu, eine Menge Energie in den Verhandlungsprozeß zu investieren, was oft schon die halbe Miete ist.

9. Machen Sie sich und den anderen richtig Arbeit. Die Wertschätzung, die einem Verhandlungsergebnis beigemessen wird, hängt unmittelbar davon ab, wieviel Anstrengung es gekostet hat, es zu erreichen. Am besten, Sie beginnen mit einem relativ großen Zugeständnis und geben im Laufe der Verhandlung immer weniger nach. Oft nimmt die Verhandlung erst kurz vor Ablauf eines Ultimatums die für Sie entscheidende Wendung. Im Falle eines Falles sollten Sie trotzdem nicht aufgeben. Anstatt Ihr Notizbuch zuzuklappen und aus dem Büro zu stürmen, können Sie Ihr Gegenüber beispielsweise fragen: "Nun, da es vorbei ist: Was habe ich eigentlich falsch gemacht?" Oft ist dies der Auftakt für eine neue Verhandlungsrunde.

10. Legen Sie sich die geistige Haltung einer "bewußten Unaufmerksamkeit" zu. Mit wem auch immer Sie Ihren nervenaufreibenden Arbeitstag lang zu tun haben: Denken Sie ständig über mögliche Alternativen und Optionen nach. Ihr Mantra sollte lauten: Ja, es ist mir schon wichtig, aber so wichtig nun auch wieder nicht.